CIRCULAR 024 DE 2019

 

 (Septiembre 6)

 

PARA: Direcciones Territoriales de Salud (DTS), Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), Profesionales médicos que prestan el servicio social obligatorio (SSO) y otro personal de salud autorizado para certificar nacimientos o certificar defunciones, Comités Departamentales, Distritales y Municipales de Estadísticas Vitales (EEVV).

 

De: Ministro de Salud y Protección Social

 

ASUNTO: Instrucciones para el diligenciamiento de las variables de tipo y número de identificación en el certificado de nacido vivo y en el certificado de defunción.

 

FECHA: 6 de septiembre de 2019.

 

En relación con el diligenciamiento de las variables tipo y número de identificación en el certificado de nacido vivo y en el certificado de defunción, la normativa pertinente establece el uso de nuevos tipos de identificación relacionada con:

 

- La creación del Permiso Especial de Permanencia (PEP) - Resolución 5797 de 2017 del Ministerio de Relaciones Exteriores, adoptada por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 3015 de 2017.

 

- La definición del Permiso Especial de Permanencia (PEP) como documento que sirve de identificación a los nacionales venezolanos en territorio colombiano. Por disposición de Decreto 1288 de 2018, el PEP les permite permanecer temporalmente en condiciones de regularización migratoria y acceder a la oferta institucional en materia de salud, educación y trabajo, así como a otro tipo de servicios como la apertura de cuentas bancarias, y en esa medida, es imperioso que todos los nacionales venezolanos inscritos en el Registro Administrativo de Migrantes Venezolanos cuenten con este documento.

 

- La inclusión de nuevos tipos de documentos de identidad que permitan reconocer la atención de personas indocumentadas en situación de vulnerabilidad, Resolución 4622 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social.

 

- Los acuerdos suscritos por la Comisión Intersectorial para la Gestión de Estadísticas Vitales y el Comité Técnico ad hoc, para introducir cambios en los campos de tipo de documento y números de identidad que permitan reconocer en los registros administrativos a la población indocumentada y de nacionalidad extranjera en cualquier condición de permanencia en todo el territorio nacional.

 

- El certificado de nacido vivo como documento de identificación para la afiliación de menores hasta los 3 meses, según el Decreto 780 de 2016, artículos 2.1.3.5, 2.1.3.10 y 2.1.3.12.

 

- Las identificaciones para AS y MS en Listados Censales de acuerdo a la Resolución 1838 de 2019 corresponde con lo establecido en la Resolución 4622 de 2016.

 

- Las políticas adoptadas para el registro civil de nacimiento de niños y niñas nacidos en Colombia, que se encuentran en riesgo de apatridia por ser hijos de padres venezolanos que no cumplen con el requisito de domicilio, según lo dispuesto en la Resolución 8470 de 2019 de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

- La inclusión de oficio de la nota “válido para demostrar nacionalidad” en el Registro Civil de Nacimiento de niñas y niños nacidos en Colombia que se encuentren en riesgo de apatridia, hijos de padres venezolanos, que no cumplen con el requisito de domicilio, de conformidad con la Resolución 8470 de 2019 de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario INSTRUIR a los profesionales médicos y demás personal en salud autorizado para certificar nacimientos o para certificar defunciones en el país, sobre el diligenciamiento de las variables relacionadas con la identificación de la madre o con la identificación del fallecido de la siguiente forma:

 

SOBRE EL TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN

 

Cuando la persona sea nacional de Colombia deberá usar alguno de los siguientes tipos de identificación, en su orden:

 

- Cédula de Ciudadanía (CC)

 

- Tarjeta de Identidad (TI)

- Registro Civil (RC)

 

- Certificado de nacido vivo (CN) (Solo para los Certificados de Defunción de menores sin Registro Civil de Nacimiento)

 

Si la persona no posee ninguno de los documentos anteriores, pero pertenece a una población especial del régimen subsidiado y se encuentra en el correspondiente listado censal, se utilizará:

- Adulto sin identificar (AS)

- Menor sin identificar (MS)

 

En caso de que la persona no posea ninguno de los documentos anteriormente relacionados se deberá registrar como:

 

- Sin identificación (SI)

 

En el Anexo: Tabla 1. Características de los tipos de documentos de identificación para las personas nacionales de COLOMBIA se detallan los documentos válidos.

 

Cuando la persona sea extranjera deberá usar alguno de los siguientes tipos de identificación en su orden:

 

- Cédula de Extranjería (CE)

 

- Pasaporte (PA)

 

- Carné Diplomático (CD)

 

- Salvoconducto (SC)

 

- Permiso Especial de Permanencia (PE)

 

- Documento extranjero (DE)

 

En caso de que la persona no posea ninguno de los documentos anteriormente relacionados se deberá registrar como:

 

- Sin identificación (SI)

 

En el Anexo: Tabla 2. Características de los tipos de documentos de identificación para las personas extranjeras se detallan los documentos válidos.

 

SOBRE EL NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN

 

 

Cuando la persona sea nacional de Colombia

 

- Deberá diligenciarse de acuerdo con el tipo de documento que presente la persona.

 

- Para los documentos AS=Adulto sin identificar y MS=Menor sin identificar se deberá tener en cuenta lo establecido en la Resolución 4622 de 2016. Ver Anexo: Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS.

 

- En caso de que el tipo de documento sea SI=Sin identificación, no se registra ningún valor en este campo.

 

Cuando la persona sea extranjera

 

- Deberá diligenciarse de acuerdo con el tipo de documento que presente la persona.

 

- Para los documentos CE=Cédula de Extranjería, PA=Pasaporte, CD=Carné Diplomático, DE=Documento extranjero, SC=Salvoconducto, y PE=Permiso Especial de Permanencia, se le debe anteponer el código del país de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres de acuerdo a la norma internacional ISO3166-1. Ver Anexo: Procedimiento consulta código de país.

 

- En caso de que el tipo de documento sea SI=Sin identificación, se registra solo el código del país de nacionalidad de la persona.

 

Los usuarios a quienes van dirigidas estas instrucciones encontrarán las opciones antes señaladas incorporadas en la plataforma electrónica del RUAF-ND.

 

FORMULARIOS FÍSICOS

 

En los formularios físicos del Certificado de Nacimiento o del Certificado de Defunción y de los respectivos Antecedentes para el Registro Civil deberán incluirse las variables relacionadas con el tipo y número de identificación así:

 

1. PARA EL CERTIFICADO DE NACIDO VIVO ANTECEDENTE PARA EL REGISTRO CIVIL, Y EL CERTIFICADO DE NACIDO VIVO

Si el tipo de documento no aparece en la lista de documentos del formulario, se debe registrar en la opción Otro ¿Cuál? indicando la sigla del tipo de documento no listado.

 

Para la persona nacional de Colombia

 

- AS = Adulto sin Identificar

 

- MS = Menor sin Identificar

 

Para la persona extranjera

 

- CD = Carné Diplomático

 

- DE = Documento Extranjero

 

- SC = Salvoconducto

 

- PE = Permiso Especial de Permanencia

 

En el campo de número de identificación se deberá registrar así:

 

- Cuando sea persona nacional colombiana, según la composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS, establecido en la Resolución 4622 de 2016.

 Ver Anexo: Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS.

 

- Cuando sea persona extranjera se le debe anteponer el código del país de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres de acuerdo a la norma internacional ISO3166-

 

1. Ver Anexo: Procedimiento consulta código de país.

 

2. PARA EL CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN ANTECEDENTE PARA EL REGISTRO CIVIL, Y EL CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN

 

Si el tipo de documento no aparece en la lista de documentos del formulario, se debe registrar en la opción Otro ¿Cuál? indicando la sigla del tipo de documento no listado.

 

Para la persona nacional de Colombia

 

- CN= Certificado de nacido vivo (Solo para los Certificados de Defunción de menores sin Registro Civil de Nacimiento)

 

- AS = Adulto sin Identificar

 

- MS = Menor sin Identificar

 

Para la persona extranjera

 

- CD = Carné Diplomático

 

- DE = Documento Extranjero

 

- SC = Salvoconducto

 

- PE = Permiso Especial de Permanencia

 

En el campo de número de identificación se deberá registrar así:

- Cuando sea persona nacional colombiana, según la composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS, establecido en la Resolución 4622 de 2016. Ver Anexo: Tabla 3. Composición del número de identificación para los tipos de documentos AS y MS; o el número del certificado de nacido vivo, solo para los Certificados de Defunción de menores sin Registro Civil de Nacimiento.

 

- Cuando sea persona extranjera se le debe anteponer el código del país de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres de acuerdo a la norma internacional ISO31661.

 

1. Ver Anexo: Procedimiento consulta código de país.

 

La notación anterior aplica para el tipo y número de documento del fallecido o de la madre cuando se trate de muertes fetales y menores de un año.

 

3. DENUNCIANTE O DECLARANTE PARA LA INSCRIPCIÓN DE NACIMIENTOS Y DEFUNCIONES EN EL REGISTRO CIVIL

 

Para la inscripción de los hechos vitales en el Registro Civil en Colombia, además del documento antecedente, se debe contar con un denunciante o declarante debidamente identificado como lo dispone el Decreto Ley 1260 de 1970. Los documentos de identidad del declarante, válidos para la inscripción de nacimientos y defunciones ante la Registraduría Nacional del Estado Civil, son:

 

Para nacionales colombianos:

 

- Cédula de Ciudadanía (CC)

 

- Tarjeta de Identidad (TI) Para los extranjeros:

 

- Cédula de Extranjería (CE)

 

- Pasaporte (PA)

 

Cuando se trate de niños y niñas nacidos en Colombia, que se encuentran en riesgo de apatridia por ser hijos de padres venezolanos que no cumplen con el requisito de domicilio, la inscripción en el registro civil y la identidad de los padres, podrá registrarse con los documentos válidos solo para ciudadanos venezolanos, así:

 

- Cédula de Extranjería vigente

 

- Permiso Especial de Permanencia (PEP) vigente

 

- Cédula de identidad expedida por la República Bolivariana de Venezuela vigente o vencida.

 

- Pasaporte expedido por República Bolivariana de Venezuela vigente o vencido.

 

Cuando el padre, la madre, los demás ascendientes y parientes mayores, no cuentan con documento de identidad válido para la inscripción en el registro civil, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil en Colombia (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad) o el respectivo Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Cédula de extranjería) o del país de origen (pasaporte), el gerente, director o administrador de la institución de salud donde funcionan oficinas del Registro Civil en que haya ocurrido el hecho, está llamado a servir como declarante de los nacimientos y defunciones de connacionales y extranjeros en dichas circunstancias (Decreto Ley 1260 de 1970, artículo 45, numeral 5).

     

4. COMUNICACIÓN

 

Para efectos de garantizar su aplicación y teniendo en cuenta que estas instrucciones interesan a la Registraduría Nacional del Estado Civil, a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) y al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (INMLCF), esta circular se comunicará a estas entidades para su divulgación a nivel de sus dependencias de los niveles nacionales y territorial.

 

Para cualquier información, inquietud o duda el punto de contacto es el correo electrónico estadisticasvitales@minsalud.gov.co.

 

La presente circular entrará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial y se incorporará en la página WEB de este Ministerio.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D. C., a 6 de septiembre de 2019.

 

El Ministro de Salud y Protección Social,

 

Juan Pablo Uribe Restrepo.