RESOLUCIÓN 356 DE 1998

(diciembre 4)

por la cual se deroga la Resolución 0108 de 1996 y se adopta el Manual sobre el manejo, mantenimiento, control y procedimientos del equipo automotor de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C.

El Secretario de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Resolución 0699 del 31 de mayo de 1995, expedida por la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., y

Que el Decreto 265 de mayo 1991 " Por el cual se crea y estructura la Autoridad Única del sector vías, Tránsito y Transporte en cabeza de la Secretaría de Tránsito y Transporte del Distrito Capital de Bogotá", en su artículo 7º faculta al Secretario para expedir los actos administrativos propios de la Secretaría de Tránsito y Transporte.

Que la Resolución 01675 del 3 de diciembre de 1996 actualiza el Manual de Funciones y requisitos de los funcionarios de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., siendo el titular de tal Entidad el responsable de todos los bienes de la misma.

Que se hace necesario adoptar medidas que desarrollen la política de austeridad en materia de costos de inversión en equipo automotor y gastos en insumos y combustibles del mismo.

Que en virtud de lo anterior es indispensable reglamentar y establecer parámetros concretos sobre al asignación, el buen uso, manejo y custodia de los vehículos de propiedad de la Secretaría de Tránsito y Transporte para mantenerlos en óptimo estado mecánico y estético.

Que mediante Resolución 0108 de 1996 la Administración adoptó el "Manual de Procedimientos de la Sección Mantenimiento y el reglamento sobre el manejo y control del equipo automotor", que para efectos de modificar dicho manual es necesario derogar la Resolución 0108 de 1996 y adoptar un nuevo manual sobre manejo, mantenimiento, control y procedimientos de equipo automotor de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

Artículo 1º.- Derógase la Resolución 0108 de 1996 por la cual se adoptó el "Manual sobre el Manejo, Mantenimiento, Control y Procedimientos" del equipo automotor de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Artículo 2º.- Adóptase el presente Manual sobre Manejo, Mantenimiento, Control y Procedimientos del equipo automotor de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe Bogotá, D.C.

Artículo 3º.- Manejo, Mantenimiento y Control del Equipo Automotor. La Secretaría de Tránsito y Transporte contará con un parque automotor que será mantenido en buen estado para garantizar el desarrollo y cumplimiento de la función para garantizar el desarrollo y cumplimiento de la función administrativa conforme a los principios de economía, celeridad, eficacia, racionalidad, oportunidad y responsabilidad. El Jefe de Dependencia de Apoyo Logístico o quien haga sus veces de oficio o por solicitud del responsable de la Dependencia de Mantenimiento Automotor podrá negar la asignación de los vehículos a aquellos conductores que presenten antecedentes de mal manejo de los mismos.

No se podrán efectuar arreglos o reparaciones del parque automotor de la S.T.T., por fuera de las instalaciones del Área Mantenimiento Automotor sin previo diagnóstico y visto bueno dado por escrito por parte del Jefe de Apoyo Logístico previo concepto del responsable del mantenimiento automotor.

Una vez efectuados los arreglos y entregado el vehículo por el taller particular al área de Mantenimiento, el particular debe además, entregar por escrito los arreglos discriminando los repuestos cambiados y especificando la duración de la garantía correspondiente.

Artículo 4º.- Vehículos con Asignación Especial. Tendrán la calidad de asignación especial aquellos vehículos que quedan a disposición del funcionario las 24 horas del día tanto laborales como festivos, dentro del Área del Distrito Capital.

En la Secretaría de Tránsito y Transporte exclusivamente tendrán vehículos especiales con asignación los siguientes funcionarios:

1. Secretario de Tránsito y Transporte.
2. Subsecretarios de Despacho.

Artículo 5º.- Vehículos con Asignación Ordinaria. Tendrán la calidad de asignación ordinaria aquellos vehículos que conforman:

1. El Pool Operativo cuya coordinación estará a cargo del Subsecretario Técnico o quien haga sus veces y durante el horario preestablecido por tal Despacho.

 

Dichos vehículos serán destinados para realizar funciones estrictamente administrativas operativas que cumpla la S.T.T.

 

2. El Pool Administrativo cuya coordinación estará a cargo del Subsecretario Administrativo o quien haga sus veces y durante el horario establecido por tal Despacho.

Dichos vehículos serán destinados para realizar funciones estrictamente administrativas que cumpla la S.T.T.

Parágrafo.- Al término de tales horarios deberán quedar los vehículos estacionados en el parqueadero que se les ha asignado.

Artículo 6º.- Designación y Novedades. La Subsecretaría Administrativa determinará la cantidad de vehículos que asigne con carácter especial y ordinario para cada Pool, identificándolos plenamente.

Cualquier novedad deberá quedar en el registro de inventario y será comunicada dentro de las 24 horas siguientes al Jefe de la Dependencia de Apoyo Logístico.

Artículo 7º.- Identificación de los Vehículos. Los vehículos de la S.T.T., que estén destinados para desarrollar funciones de tipo operativo deberán marcarse en las puertas laterales delanteras y con puerta trasera con el logotipo oficial, el nombre de la Dependencia y la frase " PARA USO OFICIAL EXCLUSIVAMENTE".

Parágrafo.- En el caso de las motocicletas, para su correcta identificación, estas deberán llevar el logotipo oficial además de su respectiva placa de identificación ubicada en lugar visible de la parte trasera. Los guardabarros serán en acrílico blanco, el tanque, las tapas laterales y el carenaje de color azul.

Artículo 8º.- Prioridad en el Mantenimiento. La Subsecretaría Administrativa por medio del Área de Mantenimiento Automotor o de la dependencia que haga sus veces dará prelación para la reparación y arreglo a los vehículos operativos.

Artículo 9º.- Clasificación de los Vehículos:

1. DE TRANSPORTE OPERATIVO:

Conformado por el equipo automotor destinado a la movilización de equipos, materiales, instrumentos, elementos y personal de supervisores, ingenieros y otros funcionarios que desarrollen labores con fines eminentemente operativos, está constituído por:

1. Furgones.
2. Camiones.
3. Camionetas.
4. Camperos.
5. Motocicletas.
6. Busetas.

1. TRANSPORTE ADMINISTRATIVO:

Es el equipo automotor liviano, destinado a la movilización del personal de oficina en funciones oficiales, esta compuesto por:

1. Automóviles.
2. Camperos.
3. Camionetas.
4. Motocicletas.

Artículo 10º.- Inventario Motocicletas y Vehículos. Cada motocicleta o vehículo de propiedad de la S.T.T., será entregado con su respectivo inventario en el cual se detallará el estado en que este se encuentra con el visto bueno del Jefe de Apoyo Logístico. El inventario será firmado por el funcionario que recibe como por el que hace entrega del automotor. Esta actividad se realiza por el responsable del área de Mantenimiento Automotor.

En caso de vacaciones, licencias o suspensiones, el vehículo o la moto asignada deber ser entregada al Jefe de Apoyo Logístico para su inmediata reasignación.

Parágrafo.- Los funcionarios que tengan vehículos asignados, serán responsables del cuidado técnico de los mismos; ciñiéndose en todo caso a lo estatuído por la Ley 200 de 1995.

Artículo 11º.- Responsabilidades. Cualquier daño o accidente debe ser comunicado en forma escrita por el conductor del vehículo al responsable del Mantenimiento Automotor dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia del hecho.

La responsabilidad por los daños ocurridos durante el período de tiempo en que la moto o el vehículo este en servicio será asumida por el correspondiente funcionario o conductor previo cumplimiento de la investigación administrativa, si se comprueba su culpa o negligencia en el cuidado y manejo del mismo.

Si la entidad ha cubierto los daños, el funcionario responsable estará obligado a efectuar el reintegro total del valor correspondiente a el excedente del riesgo no cubierto por la aseguradora.

Parágrafo.- Cuando el vehículo ingrese para cualquier tipo de reparación, el conductor del mismo debe quedar a órdenes de la Subsecretaría Administrativa o de quien haga sus veces, hasta que el vehículo salga nuevamente al servicio.

Artículo 12º.- Control y Entrega de Llaves. Cuando los vehículos de asignación ordinaria (de transporte administrativo). Se encuentren en los parqueaderos de la entidad luego del horario prestablecido, las llaves correspondientes a la puerta y encendido, deben permanecer bajo la custodia del Jefe de Apoyo Logístico o de quien haga sus veces, cuyos funcionarios las devolverán al inicio de la jornada al conductor responsable, salvo autorización escrita del Subsecretario Administrativo para que sean entregadas a otra persona.

Artículo 13º.- Disposiciones Especiales. Adóptase el presente Manual para el manejo de vehículos de propiedad de la Secretaría de Tránsito de Santa Fe de Bogotá, D.C.

Queda absolutamente prohibido a los funcionarios de la S.T.T., destinar los vehículos de propiedad de la Entidad para los siguientes menesteres.

1. Colocar los automotores de uso oficial a disposición a para uso de los contratistas de la Secretaría de Tránsito, excepto en los casos en que lo contemplen los contratos entre las partes.

 

2. Destinar los vehículos para actividades de proselitismo político y/o religioso, caravanas, propagandas, etc.

 

3. Efectuar actividades tales como trasteos o transporte de materiales y/o bienes muebles y enseres que no sean propiedad de la institución y que no contribuyan con el objeto de esta.

 

4. Hacer intercambio o préstamo sin el consentimiento del Subsecretario Administrativo, de automotores de diferentes dependencias.

 

5. Suministrar combustible a vehículos particulares substrayendo el mismo de los tanques de propiedad de la institución.

 

6. Prestar los automotores de uso oficial para que sean manejados por personas que no laboren en la Secretaría aunque tengan placa particular.

 

7. Efectuar salidas del área de influencia de la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., sin el respectivo permiso otorgado por la Alcaldía Mayor de la ciudad. Todos los funcionarios de la entidad tendrán la obligación de velar por el cumplimiento de lo establecido en esta Resolución so pena de ser sancionados conforme a lo establecido en las normas vigentes.

 

8. El responsable del vehículo deberá cumplir y hacer cumplir estrictamente todas y cada una de las disposiciones establecidas en esta Resolución.

Parágrafo.- El Jefe de Apoyo Logístico deberá prevenir y solucionar las contingencias que se llegaren a presentar para la correcta utilización de los vehículos.

Artículo 14º.- Causal de Mala Conducta. Es causal de mala conducta violar el Código de Ética y lo establecido por la presente Resolución, por parte de quienes utilizan o son responsables por los vehículos de la Entidad.

Parágrafo.- La Subsecretaría Administrativa a través de la Dependencia de Servicios Generales o quien haga sus veces, hará entrega a cada usuario de un ejemplar del presente Manual y el cual se relacionará en el inventario de cada vehículo.

Artículo 15º.- Procedimientos. Adóptase el Manual de Procedimientos del Área de Mantenimiento Automotor.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O REPARATIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA S.T.T.

OBJETIVO: Desarrollar en forma ordenada sistemática y planificada el mantenimiento preventivo del parque automotor de la SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE SANTA FE DE BOGOTÁ, D.C.

1. PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR.

 

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MECANICO	ASISTENTE

 

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN

DEL PARQUE AUTOMOTOR

 

No.	FUNCIONARIO RESPONSABLE	DEPENDENCIA	ACTIVIDAD
01	MECANICO	TALLER MANTENIMIENTO	Recoge el vehículo en el taller, inspecciona y diagnostica las fallas de tipo mecánico que éste pueda presentar.
02	ASISTENTE	TALLER MANTENIMIENTO	Verifica en la hoja de vida del vehículo, la fecha de la última reparación efectuada. Si dicha reparación no ha cumplido el mínimo tiempo de garantía establecido, se informará al jefe del taller, quien autorizará el servicio y presentará el informe correspondiente al Subsecretario Administrativo.
03			Si el vehículo no requiere la reparación inmediata y si no existe disponibilidad para el arreglo en el momento, se programará una fecha futura notificándose al conductor la correspondiente citación por escrito, previa firma del mismo.

 

MECANISMO DE CONTROL:

 

Si existe disponibilidad en el momento, se procederá a abrir la orden con la respectiva asignación del mecánico o en su defecto al momento de cumplir la citación programada.

 

Cuando no existan mecánicos o recursos disponibles para los vehículos que requieran reparación inmediata y no se puedan estos movilizar, se debe "programar inventariar y parquear en las instalaciones de la S.T.T., con vigilancia, mientras hay recursos.

 

Si el vehículo permanece más de un día en el taller se debe llevar a cabo el inventario. En caso de que la reparación no se encuentre dentro de la capacidad del taller de mantenimiento, el jefe del mismo decidirá si el costo de este arreglo puede ser cancelado por caja menor o solicitar el mismo a la Subsecretaría Administrativa.

 

 

 

CONDUCTOR	OPERADOR	RECEPCIONISTA	ALMACENISTA

 

PROCEDIMIENTO MONTALLANTAS

 

 

Al momento de salir el vehículo del taller, luego de su reparación se debe verificar con su placa el marcado de llantas nuevas y baterías. Esta información generada por el mantenimiento preventivo o reparativo al automotor debe ser incluída tanto en la hoja de éste como en el archivo del sistema elaborado para tal fin.

 

2. PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE MONTALLANTAS

OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la prestación de un servicio eficiente de montallantas al parque automotor de la S.T.T.

• Orden de servicio.
• Solicitud de cambio de neumático.

OBJETIVO: Establecer el procedimiento para el cambio de llantas a los vehículos y motocicletas de la Entidad.

• Orden de servicio.
• Solicitud de cambio de llantas.

OBJETIVOS: Este ítem maneja el mantenimiento preventivo que incluye la utilización de los aceites para motor, caja, transmisión, sistema hidráulico y engrase.

• Orden de servicio.
• Listado de repuestos.

Los parámetros para el cambio de aceite y filtros serán establecidos por la jefatura de la sección y con base en ellos se decide la prestación del servicio.

El suministro de gasolina se realizará en las instalaciones de Mantenimiento Automotor, en los horarios prestablecidos en coordinación con la Dependencia de Apoyo Logístico.

La cantidad de combustible a suministrar a cada una de los vehículos del parque automotor de la S.T.T., será establecido por el Jefe de Apoyo Logístico o quien haga sus veces en coordinación con el jefe responsable de Mantenimiento Automotor.

Para realizar el aprovisionamiento de combustible a los vehículos y motocicletas, el bombero suministrará a los conductores las planillas de control, en las cuales el colocará en forma clara y legible el tipo de vehículo, placa, nombre, número de cédula de ciudadanía y cantidad de combustible, el suministro tanto en números como en letras.

Cada conductor llevará mensualmente una planilla para el control de provisionamiento y consumo de combustible y aceite, la cual deberá ser entregada los primeros cinco días de cada mes en el Área Taller Mantenimiento Automotor. (Ver anexo).

El bombero, al iniciar y al finalizar labores debe medir las existencias de combustible en el tanque de almacenamiento y colocar la información en la primera planilla respectivamente.

Al terminar labores, el bombero debe entregar al almacenista o su delegado, las planillas del día con su firma y número de carnet.

Los funcionarios encargados de estos servicios deberán informar con anticipación las existencias de dichos insumos antes que estos se agoten.

1. PROCEDIMIENTO PARA LA REPACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA S.T.T.

OBJETIVO: Implementación de un procedimiento adecuado para proyectar la ejecución de los trabajos realizados en las reparaciones de los vehículos de la S.T.T., siguiendo una programación preestablecida por la jefatura del Área Mantenimiento Automotor.

• Orden de servicio
• Listado de repuestos
• Solicitud de repuestos

Cuando el vehículo presenta daños mecánicos por consecuencia de mal uso por parte del conductor, el mecánico deberá informar inmediatamente las novedades al jefe inmediato, para que se inicie la investigación respectiva.

Una vez compara la lista de repuestos en la respectiva hoja de vida, si es procedente se autorizará la entrega de los mismos al almacén. En caso contrario se informará al jefe del Área quien procederá a tomar medidas pertinentes.

Todos los trabajos realizados a los vehículos deberán ser consignados por escrito en la hoja de vida y procesados en el sistema de datos.

1. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE ACCIDENTES

OBJETIVO: Conseguir que la compañía de seguros se haga cargo del arreglo de las partes efectadas o de la reposición del valor del vehículo en caso de perdida total.

1. Informe por escrito a la Jefatura del taller de mantenimiento sobre accidente.
2. Fotocopia del croquis.
3. Fotocopia licencia de conducción.
4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
5. Fotocopia licencia de tránsito.
6. Fotocopia seguro obligatorio y voluntario.
7. Relación de daños por parte del taller de.
8. Formulario de declaración del evento.
9. Denuncia ante autoridad competente (en caso de robo).

Documentos y requisitos que debe presentar el conductor al delegado del corredor de seguros.

MECANISMOS DE CONTROL

El delegado del corredor de seguros le informará el lugar y la fecha de presentación del vehículo ante el departamento de indemnizaciones de automóviles de la compañía de seguros, debidamente inventariado por el taller de mantenimiento de la S.T.T. El delegado del corredor de seguros, deberá informar al taller periódicamente la ubicación y estado de los vehículos en recuperación.

La compañía de seguros hará entrega del vehículo reparado al jefe del taller de mantenimiento ubicado en la Cra. 30 No. 16-01 sur, quien verificará el inventario y los trabajos realizados para proceder a la firma de la autorización de desembolso hacia el taller que efectúo la reparación.

El Jefe de Taller de Mantenimiento informará al jefe de la dependencia respectiva para la presentación del conductor responsable del vehículo, con el objeto de hacer entrega y poner al servicio el automotor.

El conductor debe solicitar, el Área Mantenimiento Automotor copia de los arreglos efectuados al vehículo por parte de la compañía de seguros y firmar el recibo a satisfacción.

Si la compañía de seguros determina perdida total, este concepto debe ser ratificado por el jefe del taller de mantenimiento para posteriormente adicionar los siguientes requisitos:

La Subsecretaría Administrativa debe llevar a cabo el trámite del traspaso y asignará el interventor del contrato de seguros.

En caso de terceros afectados que reclamen al conductor, éste NO DEBE ACEPTAR RESPONSABILIDAD ALGUNA DEL HECHO Y REMITIR LOS RECLAMANTES al corredor de seguros.

1. Original licencia de tránsito a favor de la compañía de seguros donde figure el vehículo como servicio particular.

 

2. Recibo de pago de impuestos.

 

3. Una vez efectuado el traspaso de la S.T.T., a la compañía de seguros, se debe verificar que sería entregado a la compañía de seguros el automotor en el estado en que se quedó.

• Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
• Fotocopia de la licencia de conducción.
• Fotocopia licencia de tránsito (T.P.)
• Fotocopia croquis y,
• Fotocopia seguro obligatorio y voluntario.
• Diligenciar el formulario de la declaración del evento.
• Relación de daños por parte del taller de mantenimiento.

1. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN CASO DE HURTO DE VEHÍCULOS.

OBJETIVO: Establecer el procedimiento a seguir en caso de hurto de vehículos de propiedad de la Entidad.

• Copia al carbón de la denuncia por robo del automotor.
• Informe al jefe inmediato.
• Informe al taller de mantenimiento automotor.

El corredor de seguros adjunta a la documentación anterior la siguiente que deberá obtener de la S.T.T.

1. Fotocopia cédula de ciudadanía.
2. Fotocopia de la licencia de conducción.

 

CONDUCTOR	JEFE DE ÁREA

 

Procedimiento en Caso de Hurto de Vehículo

 

3. Fotocopia licencia de conducción.
4. Fotocopia tarjeta de seguro obligatorio y voluntario (tradicional)
5. Diligenciar el formulario de declaración del evento.
6. Original de la licencia de tránsito a favor de la Previsora como servicio particular.
7. Recibo de pago de impuestos.
8. Recibo de indemnización firmado y sellado.

Remisión por parte del corredor de seguros de la documentación completa a la compañía de seguros para que se proceda a la indemnización.

Si los documentos están incompletos no se dará trámite ante la Previsora.

7. PROCEDIMIENTO INVENTARIO DE VEHÍCULOS.

OBJETIVO: Verificar el estado del parque automotor de la S.T.T., y comparar esta información con el inventario inmediatamente anterior, para establecer si existen daños o faltantes e incluir en cuanta de responsabilidades.

1. Formato inventario A1 y M1.
2. Listado del parque automotor.
3. Licencia de tránsito.
4. Licencia de conducción.
5. Seguro obligatorio.
6. Carnet de asignación.

7. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE VEHÍCULOS ASIGNADOS

OBJETIVO: Llevar un control y establecer responsabilidad por el manejo y uso de los vehículos de la entidad.

• Inventario.
• Memorando de asignación.
• Carnet de asignación.

• Inventario.
• Memorando de asignación.

7. PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN PROVISIONAL DE VEHÍCULOS

OBJETIVO: Asignar los vehículos propiedad de la S.T.T., por períodos de tiempo determinados para evitar la Subutilización de los mismos por no tener un conductor asignado. Este tipo de asignación será permitida en casos particulares tales como: Vacaciones, licencias incapacidades superiores a 15 días, etc.

Una vez terminado el período de asignación provisional los conductores deben presentarse en el taller de mantenimiento para que se lleve a cabo formalmente la entrega del vehículo al conductor titular junto con su respectivo inventario.

Para las asignaciones provisionales menores de 24 horas, la coordinación se debe hacer directamente con el jefe de la Subsecretaría Administrativa.

Artículo 16º.- La Secretaría de Tránsito y Transporte adoptará una estrategia encaminada a la reposición de los automotores de la Entidad.

Artículo 17º.- Todos los funcionarios que tengan vehículos asignados de la S.T.T., deberán ceñirse a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Mantenimiento Automotor contenido en la presente Resolución.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 4 de diciembre de 1998.

El Secretario de Tránsito y Transporte, GUILLERMO SALCEDO HERNÁNDEZ.