RESOLUCIÓN 610 DE 2019

(Octubre 31)

Por la cual se adopta e implementa el Sistema Integrado de Conservación - SIC de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte

LA SECRETARIA DE DESPACHO

De la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 11 del Acuerdo 06 de 2014 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, la Ley 594 de 2000, el Decreto 037 de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 46 de la Ley 594 de 2000 “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.

Que el Artículo 1º del Acuerdo No. 006 de 2014- Objeto del Sistema Integrado de Conservación – SIC, del Archivo General de la Nación, señala que “La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental”.

Que el artículo 5º del citado Acuerdo señala que “Los planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos. (...)”, indicando para el efecto su estructura y elementos mínimos.

Que el artículo 11º del mismo Acuerdo, dispone que: “El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité”

Que el Decreto 1080 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” compiló y racionalizó las normas de carácter reglamentario que rigen en el Sector Cultura, estableciendo en su artículo 2.8.2.5.9 que la gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles debe comprender como mínimo los siguientes procesos: a) Planeación, b) Producción, c) Gestión y trámite, d) Organización, e) Transferencia, f) Disposición de documentos, g) Preservación a largo plazo, h) Valoración.

Que el numeral 7 del artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015 establece como función del Comité Interno de Archivo la de “Aprobar el plan aseguramiento documental con miras a proteger documentos contra diferentes riesgos.”

Que la Resolución No. 107 de 2019, “Por medio de la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte”, en el Capítulo V - Equipos Técnicos de Gestión y Desempeño Institucional- , en el Artículo 22- Funciones de los equipos técnicos de gestión y desempeño institucional-, establece las Funciones del Equipo Técnico de Archivo, entre otras, las de: “Asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, los programas de trabajo y los planes relacionados con la función archivística institucional y definir y aprobar la política de gestión de documentos e instrumentos archivísticos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad. “

Que mediante Acta No. 03 del 31 de octubre de 2019 del Equipo Técnico de Archivo, se socializó y se aprobó el documento del Sistema Integrado de Conservación – SIC – de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, por lo que se hace necesario su adopción con el fin de asegurar la conservación y preservación de toda la documentación que maneja la entidad.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Sistema Integrado de Conservación — SIC - de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, atendiendo el concepto emitido por el Equipo Técnico de Archivo de la Secretaría, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO. Implementar el Sistema Integrado de Conservación – SIC - en la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, de acuerdo a lo señalado en el correspondiente documento y realizar la actualización conforme a las necesidades identificadas.

ARTÍCULO TERCERO: El Sistema Integrado de Conservación – SIC - será ajustado anualmente según los recursos presupuestales efectivamente apropiados para su ejecución.

ARTÍCULO CUARTO. Ordenar la publicación del presente acto administrativo en la página web de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, link de Transparencia, Instrumentos de gestión de información Pública, y en el Registro Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir del día siguiente al de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 31 días de mes de octubre del año 2019.

MARÍA CLAUDIA LÓPEZ SORZANO