CIRCULAR 023 DE 2019

(Octubre 25)

Para: SUBSECRETARIOS JURÍDICOS, DIRECTORES JURÍDICOS Y JEFES DE OFICINAS JURÍDICAS DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DE BOGOTÁ, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, JEFES DE CONTROL INTERNO, OFICINAS FINANCIERAS

De: SUBSECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA EN SIPROJ WEB Y SOLICITUD DE RELACIÓN DE PAGOS DE SENTENCIA CON SUS RESPECTIVOS ESTUDIOS DE ACCIÓN DE REPETICIÓN, PERIODO 2016 A SEPTIEMBRE DE 2019

Radicado No. 2-2019-14696

Respetados Doctores:

La Secretaría Jurídica Distrital se constituye "como ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito y tiene por objeto formular, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital; la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de contratación estatal, gestión judicial, representación judicial y extrajudicial, gestión disciplinaria Distrital, prevención del daño antijurídico, gestión de la información jurídica e inspección, vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro"[1].

De conformidad con el Decreto 430 de 2018, el cual adoptó el Modelo de Gestión Jurídica Pública de Distrito Capital, en su artículo 52 otorgó a la Secretaría Jurídica Distrital la administración general de los sistemas de información y a las entidades y organismos distritales la corresponsabilidad en la gestión de la información, entendiendo los sistemas de la información jurídica como herramientas que permiten a las entidades del Distrito Capital y al cuerpo de abogados contar con los recursos e instrumentos para la administración, tratamiento, gestión, organización, seguimiento y control de la información jurídica de impacto para el Distrito Capital.

De conformidad con el artículo 31 de la Resolución 104 de 2018[2] el "El SIPROJWEB se constituye en una herramienta para el seguimiento de la actividad litigiosa y cumplimiento de las decisiones judiciales y extrajudiciales en las que son parte los organismos, órganos y entidades públicas del Distrito Capital, permite realizar diagnósticos y análisis gerencial para la toma de decisiones, la formulación y seguimiento a la implementación de políticas de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico, y proporciona la información en relación con el éxito procesal del Distrito Capital, de forma cuantitativa y cualitativa en tiempo real, bajo los presupuestos de confiabilidad y veracidad de la información", así mismo, dicho sistema es actualizado por cada uno de los apoderados judiciales de todas las entidades, órganos y organismos distritales y administrado por la Secretaría Jurídica Distrital.

De acuerdo a lo anterior, en razón a la función de administración y coordinación del SIPROJ- WEB que ejerce la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico[3] de la Secretaría Jurídica Distrital, se está realizando una labor de análisis, corrección y actualización de la información registrada en dicho sistema, respecto de cada uno de los módulos que se encuentran en el SIPROJ-WEB, para ello es importante entre otros que se verifique y actualice la siguiente información, de acuerdo a los lineamientos impartidos mediante resolución 104 de 2018:

1. MÓDULO DE PROCESOS

1.1. Judiciales. "Los procesos deben ser actualizados cuando se produzca la respectiva actuación o a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la actuación; en caso de que no se generen actuaciones procesales se deberá revisar el proceso como mínimo cada tres (3) meses, previo a la calificación del contingente judicial. Se deben incorporar las actuaciones, providencias y demás documentos que resulten relevantes, dependiendo de la naturaleza del proceso"[4]

1.2. Tutelas. El criterio adoptado frente a las tutelas activas en el sistema ha sido, de una parte, las que se encuentren en espera de decisión judicial o que estén sujetas al proceso de selección para revisión por parte de la Corte Constitucional, otorgando como plazo prudencial un período de seis (6) meses contados a partir de la ejecutoria del último fallo proferido, que permite presumir la exclusión de la tutela de dicha revisión.

Para efectos operativos del SIPROJ-WEB, para dar por terminada una tutela dentro del sistema se tomará automáticamente como "Estado de Terminado" el registro de la sentencia ejecutoriada favorable o desfavorable en 2 ^a instancia y envío del expediente a revisión; si el proceso se encuentra con sentencia de 1 ^a instancia y ésta no es impugnada, la entidad u organismo distrital deberá ingresar el estado de "Ejecutoria Fallo de Primera Instancia", con la fecha de ejecutoria de dicha providencia, es decir, al vencimiento del término para la presentación de la impugnación, dando así por terminado el proceso.

En el evento en que la sentencia que haya puesto fin al proceso, sea seleccionada para revisión por la Corte Constitucional, se reabrirá en el sistema el proceso actualizando los estados y actuaciones; esta medida permitirá brindar información oportuna y confiable en módulo de tutelas.

1.3. Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos - MASC. Debido a que la implementación de este submódulo responde al propósito de gerenciar adecuadamente las contingencias y riesgos que se derivan de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, se reitera el lineamiento impartido mediante Circular 034 de 2018, para la respectiva actualización del mismo, en los siguientes términos:

"Los pasos para dar terminación efectiva de las conciliaciones extrajudiciales radicadas en el Sistema SIPROJ-WEB, son los siguientes:

- Una vez efectuada la respectiva audiencia de conciliación se deberá incorporar el estado "AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN FALLIDA" o "AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN", estado en el cual se incorporará copia del acta suscrita entre las partes con la decisión tomada.

Toda vez que, el estado "AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN", no da terminación automática del proceso, se deberá registrar como segundo estado "TERMINADO", con la fecha en la cual se efectuó la respectiva actuación extrajudicial.”

2. MÓDULO COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Debido a que es una herramienta gerencial para los comités de conciliación de las entidades del Distrito Capital, para la toma de decisiones, la definición de políticas de prevención del daño antijurídico y la defensa judicial, permite ser diligenciado por el abogado a cargo de los procesos judiciales y extrajudiciales las respectivas fichas de conciliación, repetición, acuerdo de pago, llamamiento en garantía y pacto de cumplimiento, según sea el caso, las cuales deberán ser llevadas a estudio ante el comité de conciliación, así como las actas suscritas por los miembros con las respectivas decisiones.

3. MÓDULO CUMPLIMIENTO DE SENTENCIAS. Instrumento administrativo idóneo para registrar la información de lo pagado por el Distrito Capital como consecuencia de fallos adversos (condenas) y pago de costas judiciales, así como el control y seguimiento del procedimiento de cumplimiento y pago de sentencias a cargo de cada entidad u organismo distrital.

El registro de los pagos en el SIPROJ-WEB obedece a desembolsos que ya han sido formalizados por parte de la entidad obligada a realizarlo. Por lo anterior, se parte de la base que los pagos se hicieron efectivos y se registran tantos pagos como hayan efectuado por proceso.

Debido a que el adecuado y oportuno registro de los pagos en el sistema constituye una fuente de información trascendental para el análisis económico de los mismos y para la emisión de estadísticas confiables, se presenta la necesidad urgente de que se verifiquen las sentencias desfavorables con obligaciones de pagar para que sean incorporadas al SIPROJ-WEB junto con todas y cada una de las fichas de pago correspondiente, y así evitar posteriores desacatos o altas sumas de dinero por concepto de intereses moratorios a causa del incumplimiento de la respectiva obligación.

4. MÓDULO DE CONTINGENTE JUDICIAL. Para el cumplimiento del Procedimiento de Valoración de las Obligaciones Contingentes Judiciales, cada abogado que represente al ente distrital respectivo, deberá realizar la calificación de sus procesos judiciales en SIPROJ-WEB, cuatro veces al año, para lo cual se habilitará ordinariamente el módulo de valoración en el Sistema, durante los quince (15) primeros días de cada trimestre.

5. INFORMES. Se solicita verificar el reporte de Carga laboral por abogado al interior de cada entidad, toda vez que existen procesos activos con abogados que no están ya en la entidad y que se encuentran inactivos en el sistema de información.

6. MODULO PENALES. Se solicita la actualización y/o depuración de los procesos penales de su entidad u organismo registrados en sistema de información.

De otra parte, se solicita que se remita un listado de las actas de los respectivos comités conciliación donde se haya decidido iniciar la acción de repetición pertinente junto con una relación de los pagos registrados en SIPROJ WEB, como consecuencia de los procesos judiciales donde han sido condenada las entidades y organismos distritales. Para ello tendrán un plazo no superior a 20 días hábiles, contados a partir de la notificación de la presente circular, de igual forma, se requiere expedir una certificación en donde se exprese que la información se encuentra actualizada, dicha información podrá remitirse al correo electrónico mpescobar@secretariajuridica.gov.co.

Cualquier duda al respecto, con gusto será atendida por la Dirección de Defensa Judicial y Prevención del Daño antijurídico en número telefónico 3813000, extensión 1653, 1652, 1664, 1674.

Cordialmente,

GLORIA EDITH MARTINEZ

Subsecretaría Jurídica Distrital

Proyectó: Sonia Teresa Roa-María Pilar Escobar R.

Revisó: José Ignacio Córdoba Delgado

Aprobó: Luz Elena Rodríguez Quimbayo

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