DIRECTIVA 009 DE 2019

(Diciembre 31)

PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO; DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS; GERENTES, PRESIDENTES Y DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS; UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES; EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO; SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA; EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS; SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO; ALCALDES LOCALES Y RECTOR DEL ENTE UNIVERSiTARIO AUTÓNOMO.

DE: ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D.C., SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C., ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES-TIC.

ASUNTO: DIRECTRIZ PARA EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL DISTRITO CAPITAL

De conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la Constitución Política "son fines esenciales del Estado servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución Asimismo, el artículo 113 del mismo cuerpo normativo establece que, "los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas, pero colaboran armónicamente para el cumplimiento de sus fines.

Por su parte, el artículo 6 de la Ley 489 de 1998 prescribe que:

"En virtud del principio de coordinación y colaboración, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales. En consecuencia, prestarán su colaboración a las demás entidades para facilitar el ejercicio de sus funciones y se abstendrán de impedir o estorbar su cumplimiento por los órganos, dependencias, organismos y entidades titulares”.

A su turno, el Decreto Ley 1421 de 1993 "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá", dispone en su artículo 149 que:

"El Distrito, sus localidades y las entidades descentralizadas podrán celebrar con tratos, convenios y acuerdos previstos en el derecho público y en el derecho privado que resulten necesarios para el cumplimiento de sus funciones, la prestación de los servicios y la construcción de las obras a su cargo. En tales contratos, convenios o acuerdos se deberán pactar las cláusulas o est4mlaciones que las partes consideren convenientes y necesarias para asegurar su ejecución, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley y el orden público”

De otra parte, el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011 modificado por el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015 "por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país ", establece lo siguiente:

"Para el desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en el Plan Nacional de Desarrollo y en general para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas, pondrán a disposición de las entidades públicas que así lo soliciten, la información que generen, obtengan, adquieran o controlen y administren, en cumplimiento y ejercicio de su objeto misional El uso y reutilización de esta información deberá garantizar la observancia de los principios y normas de protección de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, así como las demás normas que regulan la materia ". [Subrayado y negrita fuera de texto]

Para tal efecto, el artículo 3 del Decreto Nacional 235 de 2010 "Por el cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas" modificado por el artículo 1 del Decreto Nacional 2280 de 2010 dispuso:

"Para efectos de formalizar el intercambio de información, de manera ágil, oportuna y confiable, las entidades públicas o los particulares encargados de una función administrativa podrán emplear el mecanismo que consideren idóneo para el efecto, tales como cronograma de entrega, plan de trabajo, protocolo o convenio, entre otros”.

En este contexto, es importante tener en cuenta el Manual para la Implementación de Gobierno Digital que desarrolla la Política de Gobierno Digital elaborado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, dirigido a entidades públicas del orden nacional y territorial, que establece como propósito de la política, entre otros, el siguiente:

“C. Tomar decisiones basadas en datos a partir del aumento en el uso y aprovechamiento de la información: consiste en mejorar la toma de decisiones por parte de la entidad, ciudadanos, usuarios y grupos de interés, para impulsar el desarrollo de servicios, políticas, normas, planes, programas, proyectos o asuntos de interés público, a partir del uso y aprovechamiento de datos que incorporan estándares de calidad y seguridad en su ciclo de vida (generación, recolección, almacenamiento, procesamiento, compartición, entrega, intercambio y eliminación)”

Así las cosas, en virtud de la función consagrada en el numeral 4 del artículo 8 del Decreto Distrital 425 de 2016, el Alto Consejero Distrital para las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones debe "liderar la formulación, articulación y seguimiento de las políticas y estrategias del gobierno digital o en línea del Distrito Capital en cuanto a la promoción del uso de la información de las entidades distritales y apropiación de las Tecnologías de Información y Comunicaciones "; y las establecidas en los numerales 6 y 7 del artículo 2 ídem, son funciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., "liderar, orientar y coordinar la política del sistema integral de información y su desarrollo tecnológico" y "realizar seguimiento y monitoreo a las políticas, programas y/o proyectos de interés prioritario para la ciudad, en aras de fortalecer la Gestión Pública Distrital, la eficiencia administrativa y la transparencia organizacional "; es pertinente establecer lineamientos para el intercambio información entre las entidades y organismos distritales.

Para tal efecto, resulta procedente reiterar lo dispuesto por la Comisión Distrital de Sistemas - CDS- en el artículo 28 de la Resolución 305 de 2008, modificado por el artículo 8 de la Resolución 004 de 2017, el cual señala que:

"Las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital cumplirán con las obligaciones que les son aplicables en virtud de la Ley de Transparencia (Ley 1712 de 2014), la normatividad de Gobierno en Línea, el Decreto Nacional 415 de 2016 (que adicionó el Decreto Nacional 1083 de 2015) o aquellas normas que las modifiquen, complementen o sustituyan. Para el efecto, observarán la normatividad nacional y los lineamientos dictados por entidades nacionales competentes en la materia, incluyendo aquellos dictados por el Mm TIC y otras entidades que la Ley 1712 de 2014 ha señalado como competentes sobre el particular”.

Adicional, la Secretaría Jurídica Distrital expidió la Directiva Distrital 002 de 2018, cuyo asunto es el tratamiento de datos personales, en la que se describe en el numeral 5 que, la respectiva entidad y organismo del orden distrital, informará al Titular los datos personales que serán recolectados, las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, la posibilidad de que sean transmitidos, transferidos o consultados por otras entidades y el tiempo que permanecerán en las bases de datos.

En ese sentido, y con el fin de hacer eficiente e integral la gestión pública Distrital, las entidades y organismos que conforman la administración distrital deberán intercambiar su información para el cumplimiento de sus funciones, con observancia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida, y las disposiciones vigentes en materia de protección de datos personales y reserva de la información, esto es, las Leyes 1266 de 2008, 1437 de 2011, 1581 de 2012, y la Ley 1712 de 2014, así como todas aquellas normas que las modifiquen o sustituyan.

Asimismo, en el ejercicio de intercambio de información entre entidades y organismos del orden distrital, estas deberán tener en cuenta la Circular Externa Conjunta No. 04 del 5 de septiembre de 2019, de la Superintendencia de Industria y comercio y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y las Directivas Distritales 002 de 2018 y 005 de 2019, expedidas por la Secretaría Jurídica Distrital relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales.

Vale la pena precisar que, conforme lo señaló la Secretaría Jurídica Distrital en la Directiva Distrital 002 de 2018, en armonía con lo dispuesto por la Corte Constitucional en Sentencia C-748 de 2011, que una vez la entidad y organismo distrital acceda, a través del intercambio de información, al dato personal, adoptará la posición jurídica de usuario dentro del proceso de administración de datos personales, hecho que le impone el deber de garantizar los derechos fundamentales del titular de la información, previstos en la Constitución Política y, en consecuencia deberán: (i) guardar reserva de la información que les sea suministrada por los operadores y utilizarla únicamente para los fines que justificaron la entrega, (u) informar a los titulares del dato el uso que le esté dando al mismo; (iii) conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento; y (iv) cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de la legislación estatutaria.

Para tal efecto, las entidades y organismos deberán utilizar el formato para el intercambio de información entre entidades Distritales que se encuentra anexo a la presente directiva, el cual debe diligenciarse de acuerdo a las necesidades de cada entidad y organismo, atendiendo al tipo de información que se pretenda intercambiar, sin perjuicio de las modificaciones que consideren pertinentes.

Lo anterior, deberá ajustarse también a lo dispuesto en el Capítulo 6 "TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACION" del Decreto Único Reglamentario 1078 de 2015 del Sector de Tecnologías de la Información y las comunicaciones saben las buenas prácticas del modelo de seguridad y privacidad de la información emitido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o un sistema de gestión de seguridad de la información, con el fin de salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información.

En ese orden de ideas, los mecanismos magnéticos, electrónicos o telemáticos para integrar, compartir y/o suministrar la información que por mandato legal se requiere, o permitir el acceso total dentro del marco de la Constitución Política y el derecho fundamental a la intimidad, a las bases de datos completas que requieran otras entidades y organismos para el ejercicio de sus funciones, de que trata el artículo 2 del Decreto Nacional 235 de 2010, serán los que determine la Comisión Distrital de Sistemas para cada entidad y organismos de acuerdo con lo establecido en el literal b) del numeral 2 del artículo 3 del Decreto Distrital 680 de 2001.

Finalmente, todas las inquietudes que se tenga frente a la aplicación de la regulación de Protección de Datos Personales deberán ser elevadas a la Oficina Asesora de Jurídica de cada entidad u organismo distrital o la que haga sus veces.

Cordialmente,

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO

Alcalde Mayor de Bogotá D.C.

RAÚL JOSÉ BUITRAGO ARIAS

Secretario General

CARLOS SÁNCHEZ RAVE

Alto Consejero Distrital de Tecnología de Información y Comunicaciones