Bogotá D.C.

Concepto 069 de 2003.

Junio 20 de 2003.

Doctora

Directora Departamento Administrativo de Bienestar Social

Calle 11 No. 8-49

Bogotá D.C.

Cordial saludo Doctora Angela María:

Hemos recibido el documento de la referencia en el que nos informa sobre los acuerdos económicos realizados por esa Entidad con algunos ex trabajadores respecto de las indemnizaciones que tuvieron lugar en el año 1997, luego de la reestructuración de la Entidad. De igual manera, nos comunican que los cruces de cuentas realizados con los ex trabajadores tuvieron como soporte el concepto emitido por la Secretaría de Hacienda Distrital.

Posteriormente, el DABS nos explica que en el proceso de reliquidación se determinó, entre otras, que existían diferencias de montos en algunos de los factores inicialmente liquidados y los que arrojó el nuevo ejercicio. Así, un ex trabajador podía tener saldos a favor por determinados conceptos y a su vez, ser deudor de la Administración por otros. En este caso, la Administración expidió dos (2) actos administrativos diferentes, uno reconociendo la deuda a favor del ex trabajador y otro requiriendo del ex trabajador el pago de lo adeudado.

Además, se nos informa que en varios de estos casos la Entidad realizó acuerdos con los ex trabajadores para que operara la figura de la compensación o cruce de cuentas, quedando las partes a paz y salvo hasta por el saldo compensado. Sin embargo, en otros eventos no fue posible obtener la autorización de los ex trabajadores para realizar el cruce de cuentas. Entonces, con relación a este ultimo aspecto, se consulta:

1. Sin existir solicitud de cruce de cuentas puede la Administración proceder a pagar los dineros adeudados a los Ex servidores públicos que le deben y lo pagado puede ser embargado por el Juzgado de Ejecuciones Fiscales, quien adelanta los procesos de cobro coactivo?

2. Puede la Administración tratar las obligaciones como independientes y continuar los procesos en la Unidad de Ejecuciones Fiscales de la Tesorería Distrital ¿ Secretaría de Hacienda?

Para efecto de absolver la consulta planteada, se tendrá en cuenta lo siguiente:

Tal como lo reseñara la Secretaría Distrital de Hacienda en el concepto al que alude la solicitud, es viable realizar compensaciones entre particulares y el Estado por cuanto ésta es una forma de extinguir las obligaciones recíprocas prevista en el ordenamiento jurídico Colombiano, esto es, por ejemplo, Código Civil y Ley 344 de 1996 artículo 29. Sin embargo en materia laboral, es necesario que previamente a la compensación, medie autorización del empleado, ya que sólo se pueden deducir las sumas aceptadas y autorizadas por el funcionario, quien debe contar con el título ejecutivo donde conste una obligación clara, expresa y exigible a su favor y a cargo de la Entidad.

Situación diferente se presenta cuando existiendo deudas y acreencias recíprocas, entre la Entidad y el ex trabajador, no existe la autorización clara y expresa de este último. En tal caso no le está permitido a la Administración deducir suma alguna de los salarios, salvo que medie mandamiento judicial que así lo ordene en cada caso particular con indicación precisa de la cantidad que debe retenerse y su destinación¹.

En el caso particular, encontramos que los saldos a favor reconocidos a los ex trabajadores en el proceso de reliquidación, corresponden a factores salariales o prestacionales dejados de cancelar al momento de la primera liquidación, por tanto, las normas sobre retención, deducción o compensación de salarios y prestaciones a las que aluden el Código Sustantivo del Trabajo y los Decretos 3135 de 1968 y 1848 de 1969 son de obligatoria observancia, sin importar que a la vez existan acreencias en favor de la Entidad.

De otra parte y en el entendido que se expidieron actos administrativos de carácter particular y concreto que reconocen las deudas a favor de los ex trabajadores, tampoco sería posible realizar el cruce de cuentas sin que medie la autorización de estos, porque ello implicaría la revocatoria de dichos actos particulares, sin que se presenten las causales del artículo 73 del Código Contencioso Administrativo, esto es, que hayan sido producto de maniobras fraudulentas o se haya inducido en error a la Administración para su expedición.

Respecto del primer interrogante: Ante la existencia de saldos a favor de ex trabajadores del DABS reconocidos en actos administrativos particulares y concretos, a quienes no les ha prescrito su derecho y ante la ausencia de solicitud expresa de realizar la compensación o cruce de cuentas, la Entidad se encuentra en la obligación de efectuar los respectivos pagos, porque de otra manera incurriría en retención ilegal contra expresa prohibición de las normas que rigen la materia. Adicionalmente tiene el deber de promover las acciones ejecutivas correspondientes por las acreencias a su favor, ó, sí estas ya se iniciaron, es necesario advertir al Juzgado de Ejecuciones Fiscales de los pagos realizados, para que a su vez éste decrete los embargos respectivos en las condiciones establecidas en la ley.

Respecto del segundo interrogante: Como quedó atrás señalado, ante la imposibilidad de realizar el cruce de cuentas sin que previamente se obtenga la autorización del ex trabajador, la Administración se encuentra en la obligación de cancelar las deudas reconocidas en los actos administrativos particulares y concretos y, además, tiene el correlativo deber de iniciar o continuar con las acciones ejecutivas tendientes a cobrar sus acreencias ante la instancia respectiva. Entonces, existiendo correspondencia de deudas y verificada la improcedibilidad de la compensación, puede decirse que las obligaciones deben tratarse de manera independiente porque los procesos para su recaudo son diferentes.

En los anteriores términos respondemos la consulta formulada por Usted sobre el tema de la referencia. De igual manera le manifestamos que estaremos dispuestos a atender cualquier inquietud adicional relacionada con aquel.

Atentamente,

Subsecretario de Asuntos Legales (E)

Hagm/MAO/FAMG/407

CC. Oficina Jurídica DABS

Oficina Jurídica Sec. Hacienda.