CIRCULAR  024 DE 2019

(Julio 16)

Para:  Subsecretario/a, Directores/as, Jefes/as de Oficina y Responsables de Rubros de Funcionamiento ylo Proyectos de Inversión de la Secretaría Jurídica Distrital

De: SECRETARIA JURÍDlCA DISTRITAL

Asunto: Directrices internas para cerrar la vigencia 2019 y presentar la Programación Presupuestal para la Vigencia 2020.

Teniendo en cuenta la Circular Conjunta No. 003 del 28 de junio de 2019, en donde las Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación establecen la Guía de Ejecución, Seguimiento y Cierre Presupuestal 2019 y Programación Presupuestal Vigencia 2020, se definen directrices y el cronograma que se adelantará al interior de la Secretaría Jurídica Distrital para elaborar la Programación Presupuestal 2020.

Así mismo, la presente Circular precisa los lineamientos para elaborar el Plan Contractual de la Entidad 2020 y el respectivo PAC Inicial de esa vigencia.

En este sentido, de manera atenta les solicito dar cumplimiento a todas y cada una de las directrices de esta Circular, con el fin de lograr una óptima ejecución presupuestal en la presente vigencia y una programación de los recursos de funcionamiento e inversión para la vigencia 2020.

1. Directrices para cerrar el presupuesto de la vigencia 2019

- Atendiendo los principios de eficiencia y efectividad, es importante que cada responsable de rubro de funcionamiento y/o proyecto de inversión, realice una evaluación técnica y financiera de los procesos contractuales que viene adelantando y los recursos que aún no tienen registro presupuestal, en aras de ejecutar oportunamente la totalidad del presupuesto asignado en esta vigencia, así como elevar al máximo la ejecución de los giros.

- Igualmente, si existen recursos que no vayan a ser utilizados, se deben iniciar los trámites necesarios para efectuar traslados internos. Lo anterior, con el fin de constituir el menor monto posible de reservas presupuestales para el siguiente año.

-En relación con las reservas constituidas al cierre de la vigencia 2018, que no se paguen en su totalidad al cierre de la vigencia 2019, fenecerán sin excepción en el Sistema de Información Presupuestal del Distrito (proceso que se realiza automáticamente el 31 de diciembre de 2019). En caso de presentarse esta situación, claramente se convertirán en Pasivos Exigibles y en consecuencia, el reconocimiento y pago de dicho pasivo, se deberá atender con el presupuesto disponible en la vigencia en que se haga exigible el respectivo pago.

2. Criterios para consolidar y presentar el Anteproyecto de Presupuesto 2020

El año 2020, es un año de transición entre la actual Administración y el nuevo Gobierno electo. Un año en donde se presenta la armonización presupuestal entre los planes de desarrollo; de allí la importancia de realizar un responsable y cuidadoso cálculo del presupuesto que permita culminar los compromisos fijados en el Plan de Desarrollo "Bogotá Mejor para Todos".

Cabe aclarar, que la programación presupuestal se debe realizar para toda la vigencia 2020. Por lo tanto, se deben incluir los recursos requeridos para culminar las metas que se adelantan a través de los proyectos de inversión, involucrar los recursos necesarios para financiar los compromisos registrados en las políticas públicas; los cuales son considerados como inflexibles, así como aquellos gastos e inversiones indispensables para darle continuidad a la misionalidad de la Secretaría Jurídica Distrital.

- Para estimar el valor de las necesidades de gasto de funcionamiento e inversión, es importante considerar los precios del mercado, para lo cual, es importante hacer cotizaciones preliminares y así evitar grandes diferencias entre lo asignado a cada necesidad y los precios reales, los cuales redundan en el presupuesto total solicitado.

- Todas las cifras estimadas deben presentarse en pesos, redondeándose los últimos tres dígitos a miles, por lo cual, los valores menores a $500, se ajustarán al valor inferior y los mayores o iguales a $500, al valor superior.

- En relación con los servicios personales, se deben proyectar e incorporar la información en el Sistema de Información Presupuestal, considerando el 100% de la planta de personal y los empleos de carácter temporal, si los hay. Así mismo, se requiere registrar los datos básicos asociados a la Nómina, para lo cual, se deberá seguir los lineamientos expresados en la Circular 003 del 28 de junio de 2019, emitida por las Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación.

- Cabe señalar, que para el cálculo de los contratos de prestación de servicios, es importante ceñirse a la tabla de honorarios de la Entidad, teniendo en cuenta la actualización del índice de Precios al Consumidor - IPC, y en todos los casos, garantizar que los giros estén dentro de la vigencia, para evitar la generación de reservas presupuestales. La programación de los gastos del rubro "Otros Servicios Jurídicos N.C.P." (Honorarios), estará a cargo de cada uno de los directivos de la entidad, con la aprobación de este Despacho, para lo cual, será necesario que se justifique cada una de las contrataciones de prestación de servicios profesionales, que requiera el área, identificando el objeto, el valor del contrato y el plazo de ejecución, esta información debe ser remitida a la Dirección de Gestión Corporativa, para su consolidación, en los plazos establecidos en el cronograma.

- El cálculo de los gastos de la Adquisición de Bienes y Servicios, (Gatos Generales), estará a cargo de la Dirección de Gestión Corporativa, quien consolidará las necesidades justificadas de las áreas.

- Es de vital importancia realizar mesas de trabajo al interior de la Entidad para una acertada asignación de recursos al Rubro de Adquisición de Bienes y Servicios. Así mismo, se requiere efectuar una revisión exhaustiva de los bienes y servicios previstos por la Administración saliente, los cuales serán entregados a través de los proyectos de inversión, en el marco del Plan de Desarrollo "Bogotá Mejor para Todos".

- Las apropiaciones para los rubros de Seguros Entidad, Servicios Públicos e Impuestos, tasas, contribuciones, Derechos y multas, deberán estar cubiertos en su totalidad, y en lo posible, no deberán contracreditarse durante la vigencia.

- Para los gastos de funcionamiento relacionados con servicios TIC, se recomienda incluir los costos de conectividad a internet, correos y aplicaciones de mensajería electrónica (buzones), así como soluciones de almacenamiento en la nube y otras a las que hubiere lugar.

- Además de lo anterior, es indispensable que cada Responsable de Proyecto ajuste previamente el documento de formulación del proyecto con las magnitudes a desarrollar y los recursos necesarios para ello, identificando de manera clara, las cantidades de bienes y/o servicios que espera entregar, y el presupuesto identificado, conforme al Plan Plurianual de cada proyecto. En caso de requerirse un incremento en el gasto superior al tope definido en el Flujo de Costos de un Proyecto de Inversión, se debe presentar la justificación económica y técnica que sustente la variación en el flujo del proyecto.

- En todo caso, se conservarán los criterios de racionalización y austeridad del gasto, en concordancia con lo establecido en la Ley de Saneamiento Fiscal (617 de 2000). Por lo tanto, es importante que se continúen priorizando los gastos y se eliminen aquellos que no sean indispensables.

- La Oficina Asesora de Planeación estructurará el Plan Operativo Anual de Inversión de la Entidad — POAI 2020, teniendo

en cuenta la cuota establecida por la Secretaría de Hacienda.

CRONOGRAMA PARA CONSOLIDAR Y PRESENTAR EL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 2020

3. Directrices generales para aprobar el Plan Contractual de la Entidad

Es de vital importancia efectuar una revisión exhaustiva al Plan Contractual previsto para la vigencia 2020 y realizar los ajustes que sean necesarios, así:

- La Dirección de Gestión Corporativa, analizará cada objeto contractual en términos de descripción de objetos contractuales, además, que haya coherencia en los tiempos de la etapa precontractual y contractual, teniendo en cuenta las pautas legales de la contratación.

- Simultáneamente, la Oficina Asesora de Planeación, revisará la concordancia del Plan Contractual frente al Plan de Desarrollo, es decir, que la esencia de cada objeto de inversión, apunten al cumplimiento de una actividad formulada y a su vez, que se relacione con una meta del proyecto de inversión correspondiente.

- Cada uno de los responsables de rubros de funcionamiento y/o proyectos de inversión, realizarán las correcciones, que sean necesarias, según las observaciones efectuadas por la Dirección de Gestión Corporativa y la Oficina Asesora de Planeación.

- Una vez efectuada la revisión y ajuste correspondiente, el Comité de Contratación aprobará el Plan Contractual mediante acta, para que sea publicado nuevamente por la Dirección de Gestión Corporativa en el Sistema SECOP.

-Los contratos relacionados con la adquisición de tecnología informática y comunicaciones de la Entidad, serán regulados por la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

- Para efectos de posteriores modificaciones y ajustes al Plan Contractual, tenga en cuenta la Resolución 029 de agosto de 2016 "Por el cual se conforma y reglamenta el funcionamiento del Comité de Contratación y de adjudicaciones de la Secretaría Jurídica Distrital"

4. Directrices específicas para ejecutar el presupuesto de la vigencia 2020.

- El PAC Inicial presentado a la Tesorería Distrital, no tendrá modificaciones en el primer mes del año 2020, lo que quiere decir, que los giros programados para dicho mes, se efectuarán según lo acordado.

- En relación con los procesos licitatorios y concurso de méritos, se debe iniciar la etapa precontractual en el momento que está proyectada, garantizando siempre que la ejecución y los respectivos giros estén previstos dentro de la anualidad.

- Los giros proyectados entre febrero a diciembre, se harán de acuerdo con el último PAC que se haya proyectado. No obstante, las reprogramaciones financieras deben ser lo más acertado posible, teniendo en cuenta que los recursos programados en un mes y que no sean girados, se trasladan automáticamente a la columna "PAC sin Ejecutar".

- Las cuentas de pago deberán presentarse de acuerdo con el calendario dispuesto por la por la Dirección de Gestión Corporativa.

- Recuerde que, para solicitar un trámite contractual, se deberán reunir previamente todos los documentos exigidos por la Dirección de Gestión Corporativa.

Nota: Si bien es cierto, el Plan Contractual y la programación presupuestal permiten efectuar ajustes, estos deben ser los estrictamente necesarios, de lo contrario se atrasará la ejecución, afectando los resultados físicos de la Entidad, además de evidenciar los niveles de planeación que manejan los Responsables de Rubros de Funcionamiento y/o Proyectos de Inversión

- En términos de autocontrol, es importante que el Comité Directivo de la Entidad efectué una reunión trimestral para verificar

el desarrollo del Plan Contractual, dejando en un acta las decisiones tomada

- La Oficina de Control Interno velará para que se cumplan las directrices establecidas en esta Circular.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

Proyectó: Victor Hernando Murillo Hurtado – Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeació

Jesús María Montoya M – Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Revisó:   Ethel Vásquez Rojas – Directora de Gestión Corporativa

                Camilo Peña Carbonell – Jefe Oficina Asesora de Planeación

Aprobó:   Dalila Astrid Hernández Corzo – Secretaría Jurídica Distrital