CIRCULAR 014 DE 2020

(Marzo 21)

PARA: A Todo Idu

DE: Director General

REFERENCIA: Excepciones al proceso PRP-TH-12 de pago a contratistas por razón de declaratoria de emergencia sanitaria.

Con ocasión de la declaratoria de calamidad pública efectuada mediante el Decreto Distrital 087 de 2020, y de la declaratoria de cuarentena para todo el país desde el próximo martes 24 de marzo, por un término de 19 días decretada por el Presidente de la República, se hace necesario modificar temporalmente el procedimiento “Pago a Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales y Apoyo a la Gestión del IDU” (PR-TH-12), el numeral 2.9. Recibir soporte del pago mensual de Seguridad Social, el cual deberá efectuarse de la siguiente manera:

- Los contratistas enviarán por correo institucional a facilitadores, los soportes de pago a la seguridad social e informe de gestión.

- El supervisor de contrato y el facilitador respectivo verificarán el cumplimiento del objeto contractual y que el pago de seguridad social se ajuste a la normatividad vigente. Igualmente ingresarán la información en Kactus (SELFSERVICE), para generar el certificado de cumplimiento.

Para continuar con el este procedimiento “Pago a Contratistas de Prestación de Servicios Profesionales y Apoyo a la Gestión del IDU” (PR-TH-12), se tendrá lo siguiente:

- La STRT habilitará un repositorio por dependencias el cual se puede alimentar por el DRIVE, en éste los facilitadores después de realizar las verificaciones y generar certificado de cumplimiento, cargarán en la carpeta destinada para cada dependencia, los documentos soportes para el pago (seguridad social, informe de gestión y certificado de cumplimiento).

- Con relación al certificado de cumplimiento en razón a la contingencia, se entiende que el mismo no puede ser firmado por el supervisor del contrato, pero al incorporarse en el repositorio garantizaría la liquidación de los honorarios.

- El repositorio antes mencionado tendrá fecha de cierre, para garantizar que después de estas fechas no se ingresen o actualicen documentos. Para el proceso de pago de honorarios a contratistas se mantienen las fechas del cronograma establecidas para el año 2020.

- Posterior al cierre de este repositorio, la STRH procederá a realizar la liquidación respectiva de honorarios en el sistema KACTUS, generando un archivo de Excel por dependencias con la liquidación de cada contratista. El citado archivo se enviará vía correo institucional al Supervisor del contrato y facilitador, para que se genere la verificación del valor liquidado y el facilitador de los contratos enviará las observaciones respectivas a que haya lugar. Posteriormente y cuando el archivo esté verificado y se ajuste a lo certificado, el supervisor confirmará y aprobará la liquidación, garantizando que el contratista cumplió con las obligaciones contempladas en el correspondiente contrato de prestación de servicios, por lo cual es procedente realizar el pago respectivo.

Esto se realizará vía correo electrónico institucional e igualmente quedará en el repositorio.

Cordialmente,

Diego Sánchez Fonseca

Director General