De manera excepcional y temporal, se flexibiliza el horario laboral, con fines preventivos, y para favorecer la mitigación del riesgo en el marco del COVID 19. Se adopta para todos los funcionarios dos horarios para la jornada laboral, de la siguiente manera:

Cada jefe de área determinará e informará a talento humano el horario de sus colaboradores, garantizando que no haya afectación en el servicio ni se altere la atención al ciudadano.

3. Teletrabajo extraordinario

Los jefes de cada área, una vez evaluadas las necesidades del servicio,  los  parámetros de seguridad de la información y las condiciones funcionales de cada área, tienen la autonomía para diseñar la estrategia de teletrabajo extraordinario.

Para la determinación de los servidores que van a desempeñar sus funciones en estas condiciones temporales y excepcionales, se deben observar las condiciones y parámetros establecidos la Circular No. 024 del 12 de marzo de 2020, emanada de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., autorizándose en los siguientes casos:

a. A  los   servidores   públicos   que   recientemente  hayan  llegado  de  algún  país  con incidencia de casos COVID-19; por catorce (14) días calendario, continuos.

b. Cuando un servidor público haya estado en contacto  con  pacientes  diagnosticados con COVID-19; por catorce (14) días calendario, continuos.

c. Cuando el servidor presente sintomatología respiratoria leve o moderada, fiebre, tos persistente, secreciones nasales o malestar general, deberá acordar con su superior la aplicación de teletrabajo extraordinario, conviniendo el tiempo de duración  de la medida, que no podrá superar catorce (14) días calendario, continuos.

Para estos tres casos, la prestación del servicio bajo la modalidad de teletrabajo extraordinario se realizara en días hábiles y dentro de la jornada laboral habitual de trabajo, incluyendo la hora de “Descanso Compensado – Semana Santa 2020”.

Al término del plazo conferido, el servidor público deberá reincorporarse a su lugar de trabajo, excepto si acredita incapacidad médica.

d. Servidores mayores de sesenta (60) años,  personas  con  enfermedades  de   alto  riesgo o mujeres en estado de gestación, se autorizará de manera ininterrumpida para todos los días hábiles y dentro de la jornada laboral, hasta  tanto  este  vigente la presente circular. En todo caso, estos servidores deben acordar con su superior inmediato por lo menos una reunión presencial a la semana.

e. Con los servidores públicos que no estén en las situaciones previstas en los literales anteriores, se deberá acordar la modalidad de teletrabajo extraordinario  para un máximo de tres (3) días hábiles a la semana, y tomando en cuenta los siguientes criterios:

- Características funcionales del empleo.

- Número de servidores públicos en la dependencia.

- No afectación del servicio

- Condiciones para teletrabajar en el lugar de domicilio.

La entidad garantizará que una tercera parte de los servidores estén teletrabajando.

4. Consideraciones Generales

Cada Jefe reportará al Área de Talento Humano, en formato Excel los siguientes datos:

El área de Talento Humano proyectará el acto administrativo para reconocer la calidad de teletrabajador extraordinario de los servidores públicos.

El área de Talento Humano reportará a la ARL la información de los servidores a quienes se les ha concedido teletrabajar de manera extraordinaria.

Los  jefes  de  cada  una  de  las  dependencias  coordinarán  con  el  área  informática la disponibilidad de accesos remotos en  aquellos  casos en los que para el desarrollo  de la función se requiera.

El área de informática  coordinará  la  existencia de canales de comunicaciones permanentes (correo electrónico, videoconferencia, aplicación  de  trabajo  colaborativo, chat y/o teléfono) durante la jornada laboral, para permitir el contacto entre  el  servidor y su superior jerárquico y/o sus compañeros de trabajo.

Cada superior jerárquico definirá con cada servidor al que se le haya reconocido la calidad de teletrabajador extraordinario, los productos diarios que deberán ser reportados al final de cada jornada.

Por tratarse de una medida preventiva, temporal y excepcional en virtud de un asunto de salud pública, el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP, no asumirá gastos asociados al consumo de energía, telefonía e internet en el domicilio del teletrabajo extraordinario.

No se podrá acordar teletrabajo extraordinario con servidores que de acuerdo con la naturaleza de sus empleos tengan la responsabilidad de prestar servicios directos a la ciudadanía.

No obstante, lo anterior, es deber de los funcionarios estar disponibles para atender cualquier requerimiento del jefe inmediato, ya que no se puede afectar la operación de la entidad.

5. Promoción y prevención:

La Subdirección Financiera y Administrativa gestionará las acciones tendientes a incrementar, mejorar y garantizar, las condiciones de aseo, limpieza y seguridad en las instalaciones físicas del FONCEP, siguiendo las recomendaciones de los organismos de salud.

Se suspenden temporalmente  y  hasta nueva orden  las  jornadas de inducción, capacitación y bienestar que hayan sido previamente programadas.

Todos los funcionarios deben aplicar las medidas de prevención impartidas, que serán difundidas en los diferentes canales de comunicación oficial.

Se deberán atender por canales virtuales o telefónicos, situaciones manejadas en reuniones, evitando así espacios con alta afluencia de personas.

El servicio de atención al ciudadano en su modalidad presencial será suspendido teniendo en cuenta la protección a los adultos mayores (quienes son la población objetivo de la entidad por definición). El servicio de atención se garantizará en la modalidad virtual, telefónica y en línea, el cual continuará en los horarios habituales.

6. Necesidad de las medidas:

FONCEP difunde esta circular acogiendo las medidas adoptadas a nivel distrital para dar aplicación a los protocolos, procedimientos y lineamientos definidos por los organismos de salud, con  ocasión a  que  la  OMS  elevó  a  categoría  de pandemia  global el virus  COVID-19.

Las medidas adoptadas a través de la presente circular estarán vigentes hasta tanto se disponga lo contrario.

Agradecemos su especial atención,

MARTHA LUCÍA VILLA RESTREPO

Directora General

Aprobó: Melba Cecilia Nuñez – Subdirectora Financiera y Administrativa

Revisó: Carlos Enrique Fierro Sequera - Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Margarita Aguilar Barragán - Asesor Responsable Área de Talento Humano