RESOLUCIÓN 209 DE 2020

(Abril 15)

Por la cual se implementa la utilización de la firma electrónica en la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y se dictan otras disposiciones

EL SECRETARIO DE DESPACHO

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 257 de 2006 y el Decreto Distrital 037 de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que, el artículo 209 de la Constitución Política, consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que, el artículo 6º de la Ley 962 de 2005, “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. señala que la implementación de medios tecnológicos es para atender los trámites y procedimientos de su competencia, razón por la cual   los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de la función administrativa.

Que el documento Conpes 3620 de 2009 define. “La firma digital y la firma electrónica son formas de identificación personal en el contexto digital, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo, La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras la firma digital es una especie de firma electrónica”.

Que, el Decreto 2364 de 22 de noviembre de 2012, “Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones,” define la firma electrónica, los criterios para la seguridad y su confiabilidad de la misma, así como los efectos jurídicos y las obligaciones del firmante, entre otros aspectos.

Que, los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley.

Que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto Ley 019 de 2012, los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir.

Que se hace necesario utilizar la firma electrónica tanto en los documentos internos (memorandos, circulares, certificaciones para servidores públicos y contratistas, formatos, resoluciones internas) como en los externos (resoluciones, correspondencia externa), tramitados a través de las dependencias que conforman la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

Que por otra parte,  la Alcaldesa Mayor de Bogotá, profirió el Decreto Distrital 087 del 16 de marzo de 2020 “Por el cual se declara la calamidad pública con ocasión de Ia situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-I 9) en Bogotá, D.C”, conforme las recomendaciones efectuadas en sesión del Consejo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, al analizar Ia situación que se viene presentando en Ia ciudad por el riesgo de contagio del COVID-19 particularmente lo consagrado en su numeral séptimo, emitiendo concepto favorable atendiendo Ia inminencia de calamidad pública que puede generarse en Bogotá D.C.

Que mediante los Decretos distritales 090 y 091 de 2020, del 19 y 22 de marzo de 2020 se establecen medidas transitorias para garantizar el orden público en Bogotá D.C., con ocasión de la declaratoria de calamidad pública, fijando limitaciones a la libre circulación de vehículos y personas en el territorio de Bogotá D.C.

Que el Gobierno Nacional además ha expedido un paquete de medidas con los Decretos 418, 419, 420 del 18 de marzo de 2020 y 440 y 444, del 20 y 21 de marzo de 2020, respectivamente entre otros, dirigidos a contemplar medidas en materia de orden público, en el marco de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del COVID-19.

Que el Presidente de la República, a través del Decreto 457 del 22 de marzo de 2020, establece un aislamiento preventivo obligatorio o cuarentena de todas las personas habitantes de la República de Colombia durante los 19 días posteriores a su promulgación, para enfrentar la pandemia del COVID-19 e insta a los gobernadores y alcaldes para que, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, adopten las instrucciones, actos y órdenes necesarias para la debida ejecución de estas medidas.

Que la situación se viene analizando tanto por el Gobierno Nacional como por el Distrital, para poder seguir expidiendo diferentes reglamentaciones, que nos conlleva a establecer acciones que brinden la oportunidad y confiabilidad de los documentos que se expiden en la entidad, así como su archivo.

Que el Acuerdo Distrital 257 de 2006, “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”, por mandato del artículo 90 ibidem, esta Secretaría se hizo parte de la organización sectorial del Distrito Capital, al transformar al Instituto Distrital de Cultura y Turismo en Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y al designarla como cabeza del Sector Cultura, Recreación y Deporte, cuya misión es garantizar las condiciones para el ejercicio efectivo, progresivo y sostenible de los derechos a la cultura, a la recreación y al deporte de los habitantes del Distrito Capital, así como fortalecer los campos cultural, artístico, patrimonial y deportivo.

Que la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte tiene por objeto orientar y liderar la formulación concertada de políticas, planes y programas en los campos cultural, patrimonial, recreativo y deportivo del Distrito Capital en coordinación con la Secretaría Distrital de Planeación y con la participación de las entidades a ella adscritas y vinculadas y la sociedad civil.

Que la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, como resultado de una prueba piloto, mediante la Circular No. 003 del 17 de enero de 2020, implementó la firma electrónica para todos los documentos internos de la Entidad a través de la herramienta informática Orfeo del Sistema de Gestión Documental, la cual se ha venido cumpliendo por toda la comunidad institucional, en debida forma y bajo los parámetros técnicos y jurídicos que requiere la firma electrónica.

Que, la Secretaría a través de sus funcionarios y contratistas autorizados, debe garantizar la comunicación interna y externa y su correspondiente gestión documental, para lo cual debe implementar el uso adecuado, pertinente y conveniente de los medios tecnológicos y especialmente el uso de la firma electrónica.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.  Implementar el uso de la firma electrónica en los documentos externos e internos que expida la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, en el ejercicio de las funciones propias de cada dependencia, o de las obligaciones propias de cada contrato, a través de la herramienta Orfeo, de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva del presente acto administrativo.

PARÁGRAFO: La Firma Electrónica que aquí se adopta tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita que se considera confiable y segura dado que los datos de creación de la misma corresponden exclusivamente al funcionario competente o contratista suscriptor del documento y la entidad puede detectar cualquier alteración no autorizada después del momento de la imposición de la misma y la comprobación de su validez.

ARTÍCULO SEGUNDO. La Dirección de Gestión Corporativa, a través del Grupo Interno de Sistemas tendrá a su cargo los procesos tecnológicos que garanticen la conservación de las características de seguridad, verificación de la firma electrónica e integridad del documento en el marco de la normatividad vigente; y a través del Grupo Interno de Recursos Físicos la custodia de los expedientes virtuales que se originen como resultado de la operación,

ARTÍCULO TERCERO: Ordenar a la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, solicitar la publicación del presente acto administrativo en la Gaceta Distrital.

ARTÍCULO CUARTO: Ordenar a la Oficina Asesora de Comunicaciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte publicar el contenido del presente acto administrativo en la intranet y en la página web de la entidad.

ARTÍCULO QUINTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá, D.C., a los 15 días del mes de abril del año 2020.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

NICOLÁS FRANCISCO MONTERO DOMÍNGUEZ

Secretario de Despacho