MEMORANDO 1320206200000383 de 2020

 

(Marzo 30)

 

620

 

PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS 

                     

DE: ALCALDE LOCAL (E) BARRIOS UNIDOS

                     

Asunto: Protocolo de la Alcaldía Local de Barrios Unidos Emergencia de Aislamiento COVID-19 (Coronavirus). TELETRABAJO Y PRECAUCIONES DURANTE LA EMERGENCIA.

 

En el presente documento encontrarán las instrucciones e información necesaria para el desarrollo de las actividades y tareas propias de la Alcaldía Local de Barrios Unidos, que deberán continuar su curso de conformidad con las funciones y obligaciones de cada uno de ustedes, utilizando los medios y herramientas disponibles en la emergencia. 

 

Este documento se expide teniendo en cuenta el marco normativo de la Declaratoria de Emergencia, y el documento de Orientaciones generales de trabajo en casa y de continuidad de procesos misionales en las Alcaldías Locales de Bogotá D.C. en el marco de la emergencia causada por el COVID  19 de la Secretara Distrital de Gobierno.

 

1. SISTEMA DISTRITAL DE SOSTENIMIENTO SOLIDARIO EN CASA: 

 

La Administración Distrital creó el Sistema Distrital de Sostenimiento Solidario en Casa, Decreto 093 de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria y económica generada por el COVID - 19.

 

La alcaldía mayor de Bogotá ha desarrollado Bogotá solidaria en casa, con el objetivo de priorizar la población con más vulnerabilidad para beneficiarla con transferencias, bonos solidarios, mercados en especie o alojamientos temporales según lo disponga la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

Los sectores de la administración y las alcaldías locales trabajarán en conjunto para identificar las demandas, ofertas, beneficiarios, estrategias de entrega, infraestructura necesaria, sistema de financiación, en cada una de sus localidades.

 

La Secretaria Distrital de Hacienda en su portal web https://www.shd.gov.co/shd/bogotasolidariaencasa, ha establecido llegar a 350.000 familias en pobreza, sin embargo y promoviendo la donación y cooperación, se espera beneficiar a 150.000 familias vulnerables adicionales. Se socita a los alcaldes locales informar a través de los canales y/o medios de comunicación a su alcance la difusión del Sistema Distrital Bogotá Solidaria en Casa.

 

Así mismo, se brindará por parte de las entidades distritales lineamientos operativos para la implementación del sistema, los cuales serán socializados con alcaldes y alcaldesas locales por cada una de las secretarías del distrito.

 

En el marco del artículo 23 del Decreto 093 del 25 de marzo de 2020, se establece que adicional a las acciones dirigidas en el marco del Sistema Distrital Bogotá Solidaria en Casa, se desarrollaran las siguientes estrategias para mitigar los impactos en la generación de ingresos:

 

a) Las entidades pertenecientes al sector desarrollo económico podrán suspender pagos de contratos de usos y aprovechamiento del espacio público y cuotas de participación ferial durante el periodo de emergencia, así como condonar intereses a beneficiarios morosos durante el tiempo que dure la calamidad.

 

b) El IPES y la Secretaria de Desarrollo Económico gestionaran la vinculación focalizada de tiendas populares al Sistema Distrital Bogotá Solidaria en Casa, como parte de la red para la provisión de bienes y servicios por medio de estrategias digitales.

 

c) Promover instrumentos y mecanismos para identificar alterativas que permitan mitigar el impacto económico y el cuidado del empleo existente mediante la articulación de alianzas público-privadas.

 

d) Adelantar las acciones y alianzas pertinentes para fomentar el sector productivo de Bogotá D.C., afectado por la emergencia del COVID 19, en aras de incrementar la sostenibilidad de las empresas y el mantenimiento de empleos mediante el lanzamiento de líneas de crédito en alianza con Fondo Nacional de Garantías y Bancóldex, entre otros.

 

2. ORIENTACIONES GENERALES PARA EL TRABAJO EN CASA: 

 

Se establecen a través del presente documento las condiciones e instrumentos de seguimiento y verificación sobre el cumplimiento de obligaciones laborales y contractuales de los servidores públicos vinculados a la Alcaldía Local de Barrios Unidos, para que contribuyan a la misionalidad de la Entidad. 

 

Canales de comunicación permanente: 

 

2.1. Correo electrónico Institucional: Todos los funcionarios y contratistas de la ALBU, cuentan con un correo institucional al cual se dirigirán todas las comunicaciones, instrucciones, y a través de los cuales se envían para revisión de los líderes de áreas los documentos y procesos adelantados durante el estado de emergencia.

 

2.2. A través de la cuenta de OFFICE 365 se han venido creando equipos de trabajo, cuya invitación llega al Correo Electrónico Institucional. En estos grupos se comparte información, archivos y se adelantan las reuniones de equipo necesarias para la continuidad en el funcionamiento de la Alcaldía. Ingresando a la cuenta, deben ingresar a la herramienta TEAMS, ahí figurarán los equipos a los cuales ha sido incluido. 

 

2.3. Así mismo, se han creado a través de SHARE POINT, asociado a cada grupo de TEAMS, carpetas donde se puede hacer el cargue de la información (archivos en los diferentes formatos PDF., Excel, Word, entre otros). 

 

2.4. Durante la jornada laboral de la Alcaldía Local, los funcionarios y contratistas deberán mantenerse en contacto con el superior jerárquico o líder de área y/o con sus compañeros de área. Se debe estar atento a las convocatorias de reunión virtual. 

 

2.5. La jornada laboral de la Alcaldía durante la emergencia, se fija de lunes a viernes en el horario de 7:00 am y 4:30 pm. 

 

2.6. Excepcionalmente, algunos servidores de la Alcaldía desarrollarán sus funciones y actividades en terreno durante la emergencia. Para ello deben estar cobijados bajo las exclusiones señaladas en el Decreto 092 del 24 de marzo y debe mediar autorización expresa y escrita por parte del Alcalde Local. De esta situación se reportará a la ARL para que esté cobijado dentro de su protección. 

 

2.7. Al término del período de cuarentena, el servidor público deberá reincorporarse a su lugar de trabajo o desarrollo de actividad, excepto si acredita incapacidad médica o las demás causales establecidas por la Ley. 

 

3. ORIENTACIONES ESPECÍFICAS PARA EL TRABAJO EN CASA EN LA ALBU: 

 

3.1. El único medio de comunicación oficial será el correo institucional. Si no tiene aún acceso a la cuenta deberá reportarlo al correo sistemas.bunidos@gobiernobogota.gov.co. 

 

3.2. Utilice la herramienta TEAMS para realizar reuniones y conversaciones en línea. 

 

3.3. El acceso a los aplicativos    institucionales se realiza a través de la intranet: http://gaia.gobiernobogota.gov.co/. 

 

3.4. La herramienta de radicación de correspondencia interna es ORFEO. 

 

 

3.5. El acceso a los aplicativos Mercurio, Mimec, SIAP, Sicapital, Siactua 2, será por medio de VPN, por lo cual deberán solicitar acceso a través del correo sistemas.bunidos@gobiernobogota.gov.co, indicando nombre de usuario e identificación y el aplicativo al cual solicita ingreso.

 

3.6. Se debe mantener confidencialidad de la información recibida. 

 

3.7. No se debe hacer uso de software pirata.

 

3.8. Toda la información se debe guardar y consultar directamente en One Drive o en las carpetas dispuestas en la aplicación SHARE POINT. 

 

Verifique en el siguiente cuadro si requiere acceso VPN. 

 

 

4. RECOMENDACIONES PARA PREVENIR CONTAGIO DE VIRUS COVID-19 AL INTERIOR DE LA ENTIDAD Y EN EL LUGAR DONDE SE ENCUENTRAN FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS: 

 

3.9. Todos los funcionarios y contratistas deben tener conocimiento de las normas que se encuentran en el marco normativo, y acatar las recomendaciones ahí señaladas, especialmente la tendiente a la contención del COVID-19 y teletrabajo extraordinario. 

 

3.10. Se recomienda consultar permanentemente la página del Ministerio de Salud y Protección Social, Instituto Nacional de Salud, Alcaldía Mayor de Bogotá, Secretaría Distrital de Salud, Secretaría Distrital de Gobierno, Secretaría Distrital de Integración Social, entre otras. 

 

5. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL: 

 

3.11. Todos los documentos producidos durante la emergencia, deberán subirse por parte de los líderes de área a las carpetas definidas para tal fin en la herramienta SHARE POINT y TEAMS. 

3.12. Todos los documentos que requieran impresión, serán escaneados y cargados a One Drive por parte del Despacho de la Alcaldía Local. 

 

3.13. Con el fin de dejar trazabilidad de la revisión, modificación y aprobación de los documentos, cada uno de los funcionarios y contratistas deberán remitir los mismos a los correos Institucionales de quien revisa los documentos y de los líderes de área, éstos deberán subir todos los documentos a la aplicación TEAMS. 

 

3.14. Una vez superada la emergencia, si se requiere, se vincularán los archivos digitales en físico a los expedientes respectivos y se desarrollará el proceso necesario de gestión documental. 

 

3.15. Los servidores públicos que venían realizando labores de archivo, deben apoyar el teletrabajo extraordinario en funciones y actividades alrededor de ORFEO, y las demás que sus jefes inmediatos o líderes de área dispongan. 

 

6. PLAN DE TRABAJO DE FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS PARA TELETRABAJO EXTRAORDINARIO:  

 

Cada grupo de trabajo desarrollará un plan para el desarrollo de funciones y actividades con su jefe inmediato o líder de área. Estos planes de trabajo serán compartidos a través del grupo en TEAMS creado para tal fin y harán parte de la revisión de cumplimiento de funciones y obligaciones al final de cada período y seguimiento por parte de los supervisores designados. 

 

Para cada área se desarrolla una matriz con la siguiente información: 

 

 

Los siguientes serán los líderes de área, con el fin que cada funcionario y contratista establezca contacto permanente: 

 

 

7. PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE HONORARIOS: 

 

Se fijó a través de memorando 20206200000373 del 25 de marzo de 2020. 

 

Se anexa memorando e instructivo para cargue de cuentas en el SECOP II. 

 

8. ATENCIÓN AL CIUDADANO

 

3.16. Las instrucciones fueron dadas a través del memorando 20206220002873 del 25 de marzo. 

 

3.17. Se        habilitaron    los      correos         de      CDI: liliana.ramirez@gobiernobogota.gov.co;  miguel.martinez@gobiernobogota.gov.co. 

 

3.18. Sólo el personal de CDI será el encargado de hacer el cargue de entradas a ORFEO y direccionar las dependencias correspondientes para darle respuesta. El soporte será un correo en PDF que se podrá consultar en el aplicativo ORFEO.

 

3.19. Cada dependencia deberá hacer respuesta, radicándola en ORFEO. Es responsabilidad de cada dependencia asociar la solicitud a la respuesta dada y realizar el cargue de todos los anexos digitalizados. Los responsables de cada dependencia deberán remitir la respuesta escaneada para realizar trámite de envío, al correo electrónico dispuesto liliana.ramirez@gobiernobogota.gov.co;  miguel.martinez@gobiernobogota.gov.co. 

 

3.20. El personal de CDI será el encargado de remitir la respuesta vía correo electrónico. Todas las solicitudes recibidas por este mecanismo se dará respuesta correo electrónico. 

 

3.21. La Alcaldía orientará a la comunidad a través de difusión de lo anterior en los medios de comunicación oficiales. 

 

9. SERVICIO AL CIUDADANO CANALES VIRTUALES: 

 

La atención al ciudadano de la Alcaldía Local de Barrios Unidos se continuará a través de canales virtuales, sobre los siguientes temas: 

 

3.22. Información y orientación sobre la organización, funciones, competencias, requisitos, trámites y servicios de la Secretaría Distrital de Gobierno y Alcaldía Local.

 

3.23. Recepción de quejas por vulneración de las medidas sanitarias tomadas por el Gobierno Nacional y/o Distrital en relación con la pandemia por el COVID 19, incluidos las relacionadas con el aislamiento preventivo y sus excepciones.

 

3.24. Recepción de quejas relacionadas con la vulneración al orden público en la localidad, incluyendo afectaciones ambientales y al espacio público. Así como cualquier violación a las disposiciones del Código Nacional de Policía Ley 1801 de 2016, incluidos el control a los establecimientos de comercio que podrían funcionar en el marco de las medias de aislamiento preventivo.

 

3.25. Las solicitudes de certificación de residencia de la localidad.

 

3.26. Abuso en tarifas de parqueaderos, que en el marco de las excepciones a la orden de aislamiento preventivo pudieran estar funcionando. 

 

3.27. Quejas en contra de servidores públicos.

 

3.28. Solicitudes de Permisos de Ocupación sobre edificaciones en que se presten servicios y actividades permitidas en el marco de la emergencia sanitaria.

 

3.29. El Área de Gestión Policiva de la Localidad, se encargará de dar trámite a todo lo relacionado con las quejas que se radiquen en la Alcaldía Local en relación con las afectaciones al orden público, las disposiciones del Código Nacional de Policía y a las regulaciones sobre el aislamiento preventivo ordenado por las autoridades nacionales y distritales, realizando la actuación en articulación con las demás autoridades distritales administrativas y policivas pertinentes, o en caso de no ser el competente remitiendo a la autoridad que lo sea. Igualmente, emitirá la Certificación sobre existencia y representación legal de las personas jurídicas relacionadas con la Ley 675 de 2001. 

 

3.30. La Alcaldía orientará a la comunidad a través de difusión de lo anterior en los medios de comunicación oficiales.

 

10. Marco normativo declaratoria de emergencia: 

 

Constitución Política Artículo 2. Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado de los particulares.

 

Ley 1751 de 2015, artículo 5.  El Estado es responsable de respetar, proteger y garantizar el goce efectivo del derecho fundamental a la salud, para lo cual deberá velar por el cumplimiento de los principios del derecho fundamental a la salud en todo el territorio nacional, según las necesidades de salud de la población.

 

Decreto 385 del 12 de marzo de 2020, Ministerio de Salud y Protección Social, declara la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional, por causa del coronavirus COVID-19.

Decreto 087 del 16 de marzo de 2020, Alcaldesa Mayor de Bogotá, declara emergencia económica con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-19).  

 

Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, declara un Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional. 

 

Decreto 440 de 2020, se adoptan medidas de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica derivada de la Pandemia COVID-19. 

 

Decreto 457 de 2020, se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público, dentro de las cuales se encuentra la orden de aislamiento preventivo obligatorio de todos los habitantes de la República de Colombia, entre el 25 de marzo de 2020 y el 13 de abril de 2020. 

 

Decreto 092 del 24 de marzo, Alcaldesa Mayor de Bogotá, imparte órdenes e instrucciones necesarias para la debida ejecución de la medida de aislamiento obligatorio ordenada mediante el Decreto 457 de 2020, dentro de las cuales ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de Bogotá D.C., entre el 25 de marzo y el 13 de abril de 2020.

 

Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplen funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.

 

Orientaciones generales de trabajo en casa de continuidad de procesos misionales en las Alcaldías Locales de Bogotá D.C. en el marco de la emergencia causada por el COVID  19 de la Secretara Distrital de Gobierno. El alcalde o alcaldesa local, dispondrá de los medios establecidos en el marco del teletrabajo extraordinario, para el cumplimiento de tales fie.  

 

Cordialmente, 

 

VÍCTOR MANUEL RESTREPO ROJAS

 

Elaboró: Adriana Montealegre Riaño ² Abogada contratista Despacho, Leonardo Moya Guaje ² Abogado contratista Despacho

 

Revisó: Román Albornoz Barreto ² Profesional Especializado Código 222 grado 24 AG.D.L.