CIRCULAR EXTERNA 020 DE 2020

(Junio 11)

PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, GERENTES DE SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PUBLICAS POR ACCIONES, RECTOR ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, PRESIDENTE DEL CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDOR DISTRITAL, PERSONERA DE BOGOTÁ, CONTRALOR DE BOGOTÁ, JEFES DE PERSONAL DE CADA UNA DE LAS ENTIDADES O QUIENES HAGAN SUS VECES.

DE: DIRECTORA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA ACTUALIZACION DE LA DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS - DECRETO 484 DE 2017.

Los servidores públicos[1] y contratistas[2] vinculados en las entidades y organismos distritales cumplen con su obligación de presentar su Declaración de Bienes y Rentas, a través del Sistema Distrital de Información del Empleo y la Administración Pública (SIDEAP), y para efectos de efectuar la actualización anual de la misma, se deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:

1. Oportunidad para la actualización de la Declaración de Bienes y Rentas

De acuerdo con el Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto Nacional 484 de 2017, los servidores públicos de las entidades y organismos del Distrito Capital, deben realizar la actualización de la declaración de bienes y renta y de la actividad económica, entre el 1 de junio y el 31 de julio del 2020[3].

Resulta pertinente recordar que por tratarse de una obligación legal su incumplimiento u omisión puede dar lugar a la imposición de sanciones disciplinarias, previa aplicación del procedimiento establecido en la Ley 734 de 2002.

2. Diligenciamiento del formato de Declaración de Bienes y Rentas para la actualización - Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP -

Si bien es cierto la normatividad establece de manera genérica que la actualización de la declaración de bienes y rentas se realiza en principio a través del Sistema de Información y Gestión de Empleo Público -SIGEP, cabe señalar que el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento Administrativo del Servicio Civil suscribieron Convenio de Delegación No. 096 de 2015, que entre otros aspectos contempla la consolidación de un sistema de administración del talento humano en el Distrito Capital, que actualmente corresponde al Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP, ordenado que el mismo se articule con el Sistema de Información y Gestión de Empleo Público - SIGEP.

Por lo anterior, la actualización de la Declaración de Bienes y Rentas debe ser realizada por los servidores públicos de las entidades y organismos del distrito a través del SIDEAP, en el link https://sideap.serviciocivil.gov.co/sideap/, donde quedarán incorporados los datos que sean suministrados y se generará registro de la(s) fecha(s) en que se realice la correspondiente actualización.

3. Entrega de los Formatos de Declaración de Bines y Rentas a las Oficinas de Talento Humano

De acuerdo con las normas que regulan la obligación de presentación de la Declaración de Bienes y Rentas, para dar cumplimiento a la actualización, los servidores públicos luego de realizar el diligenciamiento del formulario en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP, deben imprimir el formato, firmarlo y remitirlo en físico a la oficina de talento humano para que sea validado y adjuntado a la hoja de vida del servidor.

Sin embargo, en la actualidad nos encontramos en una situación extraordinaria por causa de la pandemia declarada por la Organización Mundial de la Salud - OMS, como consecuencia del virus CODIV-19, lo que ha llevado a que tanto el gobierno nacional como el distrital adopten medidas para la evitar la propagación y contención del virus.

De una parte, el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la de Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 declaró la emergencia sanitaria hasta el 30 de mayo de 2020, la cual fue prorrogada por la Resolución No. 844 del 26 de mayo de 2020 hasta el 31 de agosto del 2020.

Por otra parte, el gobierno nacional, a través del Decreto Legislativo 457 de 2020 ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas de la República de Colombia, desde las cero horas (00:00 a.m.) del 25 de marzo de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria causada por el Coronavirus - COVID-19, orden de aislamiento que fue prorrogada a su vez por el Decreto Legislativo 749 del 28 de Mayo de 2020, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del 1 de julio de 2020.

De otro lado, el artículo 3 del Decreto Legislativo 491 del 2020, previó, para evitar el contacto entre las personas y propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria, que las entidades públicas y sus servidores prestaran sus servicios mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones, salvo aquellos casos que sean indispensables para prevenir, mitigar y atender la pandemia, y los que se requieran para garantizar el funcionamiento de los servicios del Estado[4].

Por lo tanto, en las circunstancias extraordinarias señaladas, siempre que esté rigiendo alguna orden presidencial o distrital de aislamiento preventivo obligatorio, como medida fundamental para mitigar la propagación del coronavirus - Covid-19, y mientras un número importante de servidores de la administración distrital se encuentren prestando sus servicios en la modalidad de trabajo en casa, con el fin de propiciar el distanciamiento social, no resulta pertinente hacer exigible la entrega física de la actualización Impresa y suscrita de la Declaración de Bienes y Rentas en las respectivas oficinas de Talento Humano de los diferentes organismos y entidades distritales.

Así, la obligación de actualización de la Declaración de Bienes y Rentas a cargo de los servidores públicos, se efectuará realizando el registro correspondiente dentro en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP, entre el 1 de junio y el 31 de julio de 2020, en el módulo de Declaración de Bienes y Rentas.

Adicionalmente se deberá imprimir el Formato de Declaración de Bienes y Rentas que le genera el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP, una vez efectúe la actualización correspondiente, se suscribirá y se aportará al área de Talento Humano respectiva, una vez finalice la orden de aislamiento preventivo obligatorio, y/o la emergencia sanitaria, a fin de que repose en su hoja de vida.

4. Actualización de Publicación y Divulgación Proactiva de la Declaración de Bienes y Rentas, del Registro de Conflictos de Interés y la Declaración del Impuesto Sobre la Renta y Complementarios - Ley 2013 de 2019

La ley 2013 de 2019 “Por medio del cual se busca garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad mediante la publicación de las declaraciones de bienes, renta y el registro de los conflictos de interés”, estableció la obligación para determinados servidores públicos y contratistas del Estado, de efectuar la publicación y divulgación proactiva de la declaración de bienes y rentas, el registro de conflicto de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, como requisito para posesionarse, ejercer y retirarse del cargo.

Respecto de la oportunidad para la actualización de la presentación y registro de los mencionados documentos, el artículo tercero señala:

Artículo 3°. La presentación y registro de la declaración de bienes y rentas, del registro de conflictos de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá ser actualizada cada año mientras subsista la calidad de sujetos obligados de acuerdo con el artículo 2° de la presente ley.

Todo cambio que modifique la información contenida en la declaración de bienes y rentas, y en el registro de conflictos de interés, deberá ser comunicado a la respectiva entidad y registrado dentro de los dos (2) meses siguientes al cambio.

La copia de la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios se deberá actualizar dentro del mes siguiente a la presentación de la última declaración del año gravable ante la DIAN. (Negrilla fuera de texto)

Del artículo trascrito y teniendo en cuenta que la Ley 2013 fue promulgada el 30 de diciembre de 2019, siendo su cumplimiento exigible de manera inmediata, la obligación de actualización de los documentos señalados en la misma, se llevaría a cabo en los siguientes términos:

- La actualización de la Publicación y Divulgación Proactiva de la Declaración de Bienes y Rentas y de Conflictos de Intereses de que trata la Ley 2013 de 2019, bajo el entendido que los destinatarios de la ley debieron realizar su registro luego de promulgada la ley, de acuerdo con el artículo transcrito, se efectuará cuando se cumpla el año de su registro, a través del Sistema de Información y Gestión de Empleo Público - SIGEP, salvo cuando se presente algún cambio, caso el cual deberá ser informado a la entidad respectiva y registrado en el del Sistema de Información y Gestión de Empleo Público - SIGEP, dentro de los meses siguientes a su ocurrencia.

- En cuando a la actualización de la Declaración del Impuestos sobre la Renta y Complementarios, correspondiente al año gravable 2019, la misma deberá publicarse dentro del mes siguiente a su presentación, de acuerdo con el calendario tributario que establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, en el Sistema de Información y Gestión de Empleo Público - SIGEP.

Finalmente resulta pertinente recordar lo establecido en el Parágrafo 3° del artículo 4 de la Ley 2013 de 2019 en donde contempla que “En todo caso con lo contemplado en esta ley, no se generan cambios a lo dispuesto para los sujetos obligados en la Ley 190 de 1995, respecto a la obligación del registro de información”, lo cual significa que el deber de efectuar la publicación y divulgación proactiva de la declaración de bienes y rentas, el registro de conflicto de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, es adicional y no remplaza la obligación de actualización de la Declaración de Bienes y Rentas, de que trata el Decreto Nacional 484 de 2017, que tal como quedó establecido en los numerales 1, 2, y 3 de esta circular, se deberá efectuar a través del Sistema Distrital de Información del Empleo y la Administración Pública (SIDEAP), entre el 1 de junio y el 31 de julio del 2020.

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD atenderá y prestará soporte en todo lo relacionado con Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP, a través del correo electrónico sideap@serviciocivil.gov.co y a través de la línea telefónica 3680038 opción 1 y de manera general a través de nuestro servicio de Ventanilla Virtual a través del link https://www.serviciocivil.gov.co/portal/form/ventanilla_virtual.

Cordialmente,

NIDIA ROCÍO VARGAS

Directora

Proyectó: Paola Silva Vásquez – Subdirectora Técnico Jurídico

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