CIRCULAR 021 DE 2020

(Julio 28)

PARA: DOCENTES Y DIRECTIVOS DOCENTES DE COLEGIOS OFICIALES Y AQUELLOS CON LOS QUE SE CONTRATE LA PRESENTACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO.

DE: SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO.

FECHA: 28 DE JULIO DE 2020.

ASUNTO: DIRECTRICES SOBRE USO DE IMAGEN Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO.

La Secretaría de Educación del Distrito -SED, a través de la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa, desarrolla, crea, divulga, publica, emite y reproduce material audiovisual, gráfico y fotográfico pertinente para socializar el avance de la política educativa de la ciudad; material que también puede ser utilizado por la Alcaldía Mayor de Bogotá. Lo anterior, en el marco de la dimensión de “Información y Comunicación” del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.

Marco normativo

El uso de la imagen y el tratamiento de otros datos personales debe efectuarse conforme a la regulación vigente en la materia, esto es, las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, el Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y el Libro 2, Parte 2, Título 1, Capítulo 4 del Decreto 1081 de 2015, que establecen el Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y, a nivel Distrital, las Directivas 002 de febrero 6 de 2018 y 005 del 25 de Julio de 2019 de la Secretaría Jurídica Distrital y demás normatividad concordante.

Alcance y definiciones

Lo dispuesto aplica a los datos personales entendidos como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que se encuentren en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas, comprendidos estos como el conjunto o depósito organizado de datos, que se asocian a una o varias personas naturales determinadas o determinables, sujetos a tratamiento. El tratamiento por su parte se refiere a la posibilidad de utilización, recolección, almacenamiento, circulación y supresión de los datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos o archivos de entidades públicas o privadas y en cuyo procesamiento se utilicen medios tecnológicos o manuales.

Es importante señalar que en el caso particular de fotografías en las que aparecen niños, niñas y adolescentes, la imagen por medio de la cual se reconoce o identifica al menor de edad, constituye un dato personal en los términos del literal c) del artículo 3° de la Ley 1581 del 2012 y el Decreto 1074 de 2015, por lo tanto, le es aplicable el Régimen de Tratamiento de Datos Personales. En esa medida, además de conservar copia de la autorización para su tratamiento, la SED debe velar porque éste se realice de conformidad con las finalidades para las cuales fue autorizado y se conserve la información en condiciones de seguridad y confidencialidad suficientes para evitar su adulteración, acceso fraudulento o divulgación no autorizada.

Para la presente circular se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Lo anterior en concordancia con la política de tratamiento de datos personales de la SED, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales recolectados en ejercicio de sus funciones, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Autorización para el tratamiento de datos personales

De manera que, en virtud de lo dispuesto en las normas de uso de imagen y protección de datos personales, lo procedente es que para cada tipo de evento o actividad en la que participen estudiantes de los colegios oficiales y aquellos con los que se contrate la prestación del servicio público educativo, docentes, colaboradores y/o particulares de quienes se obtenga material audiovisual, gráfico, fotográfico u otros datos personales, se obtenga permiso del titular o su representante legal, según corresponda, a través de documento textual, sonoro o audiovisual, donde de forma previa, expresa e informada autorice la respectiva obtención, registro y si es necesaria, la divulgación de datos.

Es importante aclarar que en ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca para autorizar el tratamiento de datos personales.

Así mismo y sin perjuicio de la obtención individual de cada permiso y/o autorización para su tratamiento, la entidad u organismo distrital deberá omitir los datos personales sensibles, privados y semiprivados en actos administrativos, conceptos, informes y demás documentos que deban ser publicados en su página web, así como restringir su acceso a aquellos servidores y contratistas que en el ejercicio de sus funciones, requieran dicha información, según lo dispuesto en el artículo 2.1.1.4.1.1 y siguientes del Decreto 1081 de 2015.

Suministro de datos y casos en que es dable prescindir de la autorización para su tratamiento

El Tratamiento de datos “sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento”, según lo dispuesto en el artículo 4°, literal c de la Ley 1581 de 2012. En este sentido, se requiere, por regla general, la autorización del titular.

Sin perjuicio de lo anterior y de acuerdo con lo establecido en la Directiva 005 de 2019 de la Secretaría Jurídica Distrital sobre la materia se aclara que, la autorización deberá establecer las finalidades para las cuales se hará tratamiento de la información y para ello, se tendrá en cuenta la opinión del menor sobre el tratamiento de sus datos. En cualquier caso, su opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor de edad para comprender el asunto.

Así mismo y según lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, la información que se haya recogido sobre las personas en bases de datos o archivos podrá suministrarse a las siguientes personas: a) a los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) a los terceros autorizados por el titular o por la ley.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

La autorización para el tratamiento de los datos personales no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas, de conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012.

Solicitud de corrección, actualización o supresión de datos y revocatoria de la autorización para su tratamiento

Los titulares o sus representantes podrán en todo momento solicitar ante la SED la corrección, actualización o supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo ante la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Conforme a lo señalado en la citada norma, en el supuesto en que en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un infante o adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, en los términos del artículo 8 ibid. y lo expuesto en sentencia C-478 de 2011, cuando se determine la existencia de conductas contrarias al ordenamiento o en virtud de solicitud libre y voluntaria, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria.

La solicitud de revocatoria de la autorización puede ser total o parcial y así deberá señalarse expresamente. Será total cuando se solicite la revocatoria de todas las finalidades consentidas a través de la autorización; será parcial cuando se solicite sólo respecto de algunas finalidades.

De acuerdo con lo anterior, se sustituye y deroga la Circular 004 de 2019; se solicita dar cumplimiento al Régimen de Tratamiento de Datos Personales previamente referido, a la política de tratamiento de datos personales de la SED y se insta a emplear las medidas necesarias para garantizar el derecho fundamental al hábeas data de los titulares de la información, así como prevenir cualquier investigación por parte de la Procuraduría General de la Nación por el presunto incumplimiento de la legislación correspondiente.

Agradecemos la gestión respectiva.

EDNA CRISTINA BONILLA SEBÁ

Secretaria de Educación del Distrito

NOTA: Ver Anexo.