CIRCULAR 030 DE 2020

(Septiembre 10)

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS

DE: GERENCIA GENERAL SECRETARÍA GENERAL

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL DE ENTRADA, SALIDA Y COMUNICACIONES INTERNAS

Con el fin de continuar avanzando en el proceso de implementación del Sistema integrado para la gestión, correspondencia y archivo SIGA, así como el de optimizar los procesos de radicación y seguimiento a la correspondencia interna y externa de la Lotería de Bogotá, a través de la presente circular se imparten lineamientos a tener en cuenta por los servidores públicos y contratistas para el manejo de correspondencia, en los siguientes términos:

1.            CORRESPONDENCIA DE SALIDA:

a)           La radicación de la correspondencia de salida debe ser tramitada por el área y usuario que la genera directamente en el sistema SIGA, a través de la opción radicación salida y salida electrónica.

Si se va a dar respuesta a una comunicación recibida del medio externo o memorando electrónico (recibida en soporte físico o por correo electrónico), se debe indicar el número de radicado al cual están respondiendo para así conectar las entradas con las respuestas.

b)           Únicamente están autorizados para suscribir correspondencia de salida los Directivos, Jefes de oficina y líderes de dependencia, no obstante, lo anterior, los profesionales o el personal de apoyo del área pueden realizar el registro y proyección de comunicados para revisión y firma de su jefe inmediato de acuerdo con los flujos de aprobación que contempla el sistema de información.

c)            La correspondencia que deba ser remitida en físico por el servicio de mensajería, una vez firmada y radicada, deberá ser entregada en la ventanilla de correspondencia al auxiliar administrativo de la oficina del SICA para gestionar el respectivo envío.

d)           En las comunicaciones de salida que lleve anexos, estos deben adjuntarse en el SIGA y debe relacionarse en el contenido de la comunicación el número de folios que se adjuntan.

2.            COMUNICACIONES INTERNAS ENTRE DEPENDENCIAS DE LA LOTERÍA DE BOGOTÁ

a) La radicación de las comunicaciones internas entre las diferentes dependencias de la Lotería de Bogotá debe ser tramitada por el área y usuario que la genera exclusivamente en el sistema SIGA, a través de la opción memorandos electrónicos.

b) Es responsabilidad de todos los Servidores Públicos y Contratistas consultar las solicitudes que le sean remitidas en el sistema de información SIGA con los respectivos anexos, en tal sentido no se debe exigir que se remitan de manera adicional a la radicación en SIGA las solicitudes vía correo electrónico dado que esto genera duplicidad en información, tramites y no permite cumplir con el propósito en la automatización del sistema de correspondencia.

c) Así mismo es responsabilidad de cada Directivo, Jefe de Unidad y Líder de dependencia exigir que todas los tramites que por su naturaleza deban ser radicados en el sistema de información SIGA, surtan el procedimiento establecido en la presente circular y de cada trabajador o contratista en el marco de sus obligaciones contractuales cumplir con los lineamientos establecidos por la Entidad para tal fin.

d) En el caso de correspondencia de salida o memorandos electrónicos, que por su naturaleza o por disposición legal deban mantenerse también en expediente físico (ejemplo: tramites precontractuales como solicitud de contratación, expedientes para archivo del SICA), deberán ser impresos con sus respectivos soportes por el área remitente y entregados al área destinataria.

e) En los memorandos electrónicos que lleven anexos, estos deben adjuntarse en el SIGA y debe relacionarse en el contenido de la comunicación el número de folios que se adjuntan.

3.            CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

* La correspondencia de entrada se continuará recibiendo por los siguientes medios:

^* Ventanilla física (presencial) SICA de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

^* Correo electrónico siga@loteriadebogota.com, disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana, la documentación recibida fuera de horario laboral será radicada y registrada en el sistema al siguiente día a partir de la primera hora hábil.

* Ventanilla virtual: Este es un formulario Web disponible las 24 horas del día a través de la Pagina Web de la Lotería de Bogotá, el cual permitirá el registro de comunicaciones oficiales de entrada a externos por este canal electrónico y se registra automáticamente en el sistema SIGA. Todo lo que llegue por esta vía será dirigido al área SICA para que ellos lo distribuyan a la Dependencia indicada, si es recibida fuera de horario laboral será tramitada al siguiente día a partir de la primera hora hábil.

* En caso que algún Servidor Público o Contratista reciba en su correo electrónico institucional algún documento externo que requiera ser radicado deberá reenviarlo inmediatamente sobre el correo recibido al correo institucional siga@loteriadebogota.com, para su respectiva radicación, distribución y envío de la constancia de radicación al remitente a través del sistema SIGA.

* La Lotería de Bogotá recibirá la facturación electrónica en representación gráfica al correo electrónico: factura@loteriadebogota.com, para este proceso en particular se emitirá una circular, ampliando todos los aspectos y consideraciones a tener en cuenta

4.            DISPOSICIONES GENERALES

a) De conformidad con lo señalado en los numerales 1 y 2 el personal del SICA a partir de la expedición de la presente circular no recibirá más documentos de salida ni comunicaciones internas en la ventanilla para radicar, ni en sus correos institucionales, ni en el correo siga@loteriadebogota.com.

b) Con el fin de dar cumplimiento con las funciones legales derivadas del programa de gestión documental de la entidad en lo relacionado con la recepción, distribución, seguimiento y consulta de la correspondencia institucional se solicita dar especial atención y estricto cumplimiento a que toda la correspondencia Institucional, tanto de entrada como de salida y las comunicaciones internas, sean radicadas en el sistema de información.

c) Es importante recordar que todos los servidores públicos y contratistas deben consultar constantemente el sistema de información SIGA para que tramiten y gestionen toda la correspondencia a través del mismo.

d) Desde el grupo Directivo se hará el respectivo seguimiento al trámite y gestión de las comunicaciones en forma periódica, con el fin de verificar que se esté tramitando de forma oportuna y adecuada todas las comunicaciones oficiales y de generar los reportes con alarmas de pendientes.

e) Todos los Servidores Públicos cuentan con usuario asignado en el sistema SIGA, en el caso de los contratistas el supervisor deberá realizar la respectiva solicitud de usuario a la mesa de servicio. En caso de tener algún inconveniente con el acceso por favor informarlo al correo mesadeservicio@loteriadebogota.com.

f) Es responsabilidad individual de cada servidor público y contratista el cuidado del usuario y contraseña asignadas para el ingreso al sistema SIGA, por ello no se debe compartir la clave dado que es de uso personal y se debe cambiar la contraseña periódicamente.

g) Para todo el proceso de manejo de correspondencia en el sistema SIGA, deben tenerse en cuenta las indicaciones y recomendaciones impartidas en la capacitación general realizada el pasado miércoles 02 de septiembre. Ante cualquier duda pueden consultar en el siguiente link https://drive.google.com/file/d/1j9q18t04DNLdWJgOYL4fUFzj61Su-O4G/view  la grabación de la capacitación, y adicionalmente se adjunta a la presente circular el documento “instructivo elaboración comunicaciones salidas electrónicas”, así mismo el grupo SICA y el área de sistemas estarán atentos a resolver las dudas que se presenten durante el proceso.

h) Finalmente informamos que la entidad viene trabajando en la sistematización y optimización del proceso de correspondencia y del uso de la herramienta SIGA, para ello se está trabajando en la adquisición del servicio de correo electrónico certificado y en la armonización y unificación con el sistema Bogotá te escucha, una vez culminados estos dos procesos les estaremos informando las novedades que esto implique en el sistema SIGA y en el procedimiento de entrada y salida de correspondencia.

Cordial Saludo,

LUZ MARY CARDENAS HERRERA                 JENNY ROCIO RAMOS GODOY

Gerente General                                                     Secretaria General

Revisó: Jenny Rocío Ramos Godoy - Secretaria General

Proyectó: Durley Romero Jefe Unidad Recursos Físicos –

Yolanda Gallego Profesional Especializado Área Sistemas