CIRCULAR 031 DE 2020

 

(Septiembre 21)

 

Para:  SUPERVISORES Y CONTRATISTAS DE LA LOTERÍA DE BOGOTA OBLIGADOS A FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE.

 

De: GERENCIA GENERAL

 

Asunto: LINEAMIENTOS PARA EL RECIBO DE FACTURA ELECTRÓNICA

 

Radicado No.: 2-2020-1112.

 

Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1625 de octubre de 2016, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria”, en el que se recopilan las respectivas normas del Decreto 2242 de 2015 “Por el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal”; así como a lo dispuesto en la Resolución Nº 000019 del 24 de febrero de 2016 expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, modificada con las Resoluciones 000055 de julio de 2016 y 00001 de enero de 2018,  a través de las cuales se señalan los procedimientos que deben agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito del referido decreto y se disponen otros aspectos en relación con la factura electrónica; y la Resolución 000042 de 4 de mayo de 2020 “Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación”, normatividad relacionada con la expedición e interoperabilidad de la Factura Electrónica; razón por la cual a continuación, se exponen lineamientos a tener en cuenta para la aplicación del recibo y aceptación de la factura electrónica por parte de la Lotería de Bogotá, de la siguiente manera:

 

1. Fundamento Legal

 

1.1. La Lotería de Bogotá identificada con NIT 899.999.270-1 está obligada a facturar de conformidad con lo establecido en el artículo 615 del Estatuto Tributario y se encuentra dentro del ámbito de aplicación del Decreto 1625 de 2016 y actúa como adquirente de la factura electrónica.

 

1.2. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.4. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los sistemas de facturación son la factura de venta y los documentos equivalentes.

 

1.3. El parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.1.3. Condiciones de expedición de la factura electrónica, del Decreto 1625 de 2016, establece: "El obligado a facturar electrónicamente deberá, entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente (...) ".

 

1.4. El inciso segundo del artículo 1.6.1.4.1.4. Acuse de recibo de la factura electrónica, del Decreto 1625 de 2016 establece: "Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar su recibo; caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico, a través de sus propios medios o a través de los que disponga el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.”

 

1.5. El inciso primero del artículo 9. Acuse de recibo de la factura electrónica por parte del adquirente de la Resolución 000019 de 2016 señala que: “El adquirente que reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación, deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el correspondiente acuse de recibo de la misma a través de sus propios medios tecnológicos o de los que disponga para este fin el obligado a factura” ( Negrilla Incorporada al Texto)

 

1.6. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.5. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria La factura de venta comprende la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y la factura de venta talonario o de papel.

 

1.7. El parágrafo del artículo 1.6.1.4.1.5. Verificación y rechazo de la factura electrónica, del Decreto 1625 de 2016 establece: "(...) Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formato impreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar su rechazo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico, a través de· sus propios medios o a través de los que disponga el obliga.do a facturar electrónicamente, para este efecto". (Negrilla Incorporada al Texto)

 

1.8. El inciso primero del artículo 10. Rechazo de la factura electrónica por parte del adquirente de la Resolución 000019 de 2016 señala que: “El adquirente que reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación, deberá rechazarla cuando no cumpla alguna de las condiciones señaladas en el artículo 5 del Decreto 2242 de 2015, sin perjuicio de la verificación del cumplimiento de los requisitos propios de la operación comercial.” (Negrilla Incorporada al Texto)

 

1.9. El numeral 2 del artículo 11. Medidas en caso de inconvenientes técnicos y situaciones especiales, de la Resolución 000019 de 2016 señala las medidas que deben adoptarse en caso de inconvenientes técnicos y situaciones especiales en los sistemas del adquirente que recibe la factura en formato electrónico de generación señalando que:

 

“En caso que se presenten fallas en los sistemas informáticos del adquirente que recibe la factura electrónica, éste deberá informarlo al obligado a facturar electrónicamente que emitió la factura, quien podrá poner a disposición del adquirente, la factura electrónica en sus propios medios tecnológicos o enviarla en representación gráfica a la dirección que indique el adquirente que recibe la factura en formato electrónico.

 

En todo caso se debe guardar la evidencia de la entrega de la factura al adquirente.”

 

1.10. El artículo 6. Sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, de la Resolución 42 de 2020 de conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016 definió como sujetos obligados a expedir factura y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes:

 

1) Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.

 

2) Los responsables del impuesto nacional al consumo.

 

3) Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.

 

4) Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

 

5) Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

 

6) Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE.

 

1.11. El artículo 7. Sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, de la Resolución 42 de 2020 de conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 definió como sujetos no obligados a expedir factura y/o documento equivalente en las operaciones que realicen, los siguientes:

 

1) Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

 

2) Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.

 

3) Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA.

 

4) Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.

 

5) Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

 

6) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.

 

7) Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.

 

8) Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

 

1.12. El artículo 8. Sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, de la Resolución 42 de 2020 indica que los sujetos de que trata el artículo 1.4.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 6 de la misma resolución se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, y obligación que deben cumplir atendiendo los plazos definidos en el Titulo VI de la misma resolución.

 

1.13. El artículo 20 de la Resolución 42 de 2020 estableció el calendario de la implementación de la factura electrónica de venta para los sujetos señalados en los artículos 6 y 8 de la misma resolución, señalando que el calendario de implementación para sujetos obligados de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el Registro Único Tributario - RUT es el siguiente:

2. LINEAMIENTOS PARA TENER EN CUENTA EN EL RECIBO Y ACEPTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

 

1.14. Verificación de cumplimientos legales. Será responsabilidad del contratista o proveedor y del Supervisor del contrato, verificar que la factura cumpla con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, los cuales se enuncian a continuación:

 

- Estar denominada expresamente como factura de venta.

 

- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

 

- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

 

- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

 

- Fecha de su expedición.

 

- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

 

- Valor total de la operación.

 

- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

 

- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

 

Además de la discriminación del impuesto al consumo, cuando sea el caso.

 

Asimismo, deberá verificar la entrega en el formato XML estándar establecido por la DIAN y la existencia de la firma digital o electrónica, de conformidad con lo establecido en el artículo 5 del Decreto 2242 de 2015, en concordancia de lo dispuesto en el literal c) del Artículo 2 y  28  y 35 de la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”

 

2.2. En caso de contratos de mandato, consorcio y uniones temporales se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 1.6.1.4.1.11 del Decreto 1625 de 2016.

 

2.3. La Lotería de Bogotá como único medio de radicación recibirá la facturación electrónica en representación gráfica al correo electrónico: factura@loteriadebogota.com, el cual es administrado por la Unidad de Recursos Físicos a través del SICA

 

2.4. Una vez allegada la factura en representación gráfica al correo electrónico factura@loteriadebogota.com,  el “SICA”, procederá a:

 

2.4.1. Radicar en el Sistema de correspondencia SIGA.

 

2.4.2. Acusar recibo de la factura electrónica recibida, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 2242 de 2015, lo cual se realizará a través del mensaje automático de respuesta que genera el sistema de correspondencia SIGA una vez se radica el documento.

 

2.4.3. Remitir a través del sistema de correspondencia “SIGA” en forma inmediata al supervisor del contrato, para su revisión y su correspondiente aceptación o rechazo, según el caso.

 

2.5. El supervisor del contrato previo a la aceptación o rechazo de la factura deberá revisar el cumplimiento por parte del proveedor o contratista del cumplimiento de la adopción e implementación de la factura electrónica de venta, para lo cual deberá tener en cuenta lo señalado en el fundamento legal de la presente circular, y en caso de duda remitirse a lo dispuesto en el decreto 1625 de 2016 y la Resolución 42 de 2020.

 

2.6. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la factura en la Entidad, el supervisor del contrato procederá a su aceptación o rechazo y devolución, enviando en consecuencia correo electrónico al contratista a través del Sistema SIGA, junto con la confirmación de aceptación o las observaciones de rechazo.

 

2.7. En caso de rechazo y devolución de la factura, el contratista o proveedor deberá realizar los ajustes a que haya lugar y enviarla nuevamente al conreo electrónico dispuesto por la Entidad, factura@loteriadebogota.com, para continuar con el trámite correspondiente, donde se le asignará nuevo número de radicado y se dará inicio nuevamente términos legales para la aceptación o rechazo.

 

2.8. Las novedades que presente la factura electrónica en representación gráfica cuando se generen devoluciones, podrán ser subsanarlas por el proveedor o contratista, a través de Notas Crédito o Notas Débito y el procedimiento de rechazo o aceptación de estas últimas, será el citado anteriormente para aceptación o rechazo de la factura electrónica.

 

En cuanto a las notas crédito y notas debito deberá aplicarse lo dispuesto en los parágrafos 2 y 3 del artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto 1625 de 2016, según los cuales:

 

PARÁGRAFO 2o. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, cuando sea el caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.

 

Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación.

 

PARÁGRAFO 3o. Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.

 

Estas notas deben ser entregadas al adquirente y a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la forma prevista en el parágrafo 2o de este artículo.

 

2.9. Cuando la factura, la nota débito o la nota crédito en representación gráfica sean aceptadas, las mismas deberán ser impresas por el supervisor del contrato para que formen parte del informe de ejecución de la supervisión

 

2.10. Cumplido a satisfacción con todos los requisitos y soportes requeridos para el pago, el Supervisor deberá solicitar la orden de pago en el sistema administrativo y financiero con los respectivos soportes a la Unidad Financiera y Contable para dará inicio al trámite de pago conforme al procedimiento interno.

 

Cordialmente,

 

LUZ MARY CÁRDENAS HERRERA

 

Gerente General

 

Revisó: Jenny Ramos Godoy - Secretaria General.

Revisó: Gloria Esperanza Acosta Sánchez - Jefe Unidad Contable y Financiera.

             Durley Edilma Romero - Jefe Unidad de Recursos Físicos.

             Natalia Isabel Russi Acuña – Contratista.

Proyectó: Ángel Osman Calderón Zubieta - Contratista – Contrato 52 de 2020