RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

 CONCEPTO 1337 DE 2021

(Marzo 01)

PARA: PAULA CUCALÓN TRUJILLO

Directora de Competitividad Bogotá Región

DE: ANGIE JOHANNA REYES TOVAR

Jefe Oficina Asesora Jurídica

ASUNTO: Consulta modificación documentos soportes beneficiarios convenio No. 329/2020.

Con el ánimo de resolver la inquietud planteada en el requerimiento del asunto, la Oficina Asesora Jurídica procede a dar respuesta en los siguientes términos:

I. CONSULTA

¿Es jurídicamente viable o no, y cuál sería el procedimiento a seguir para cambiar los requisitos mínimos de los beneficiarios del programa DESPEGA BOGOTÁ, en el sentido de reemplazar el RUT y/o Cámara de comercio por el pantallazo del estado del RUT en la DIAN, la verificación en SARLAFT y de los datos de las Mipymes en Cívico?

II. ANÁLISIS DE LA OFICINA

En primer lugar, es importante tener en cuenta las disposiciones contenidas en el convenio, con el fin de establecer el contexto y justificación del requerimiento señalado así:

El convenio 329/2020 suscrito por la SDDE y Cívico Digital S.A.S. cuyo objeto es “Aunar esfuerzos técnicos administrativos y financieros, con el propósito de aumentar la productividad y mitigar los efectos económicos del COVID-19, a través de la inclusión de las Mipymes a un ecosistema digital y financiero que les permita ser competitivos en la actual coyuntura”.

De acuerdo con lo señalado en el estudio previo, la finalidad de este convenio es la de poner en marcha un plan de reactivación socioeconómicas de las Mipymes, los pequeños comercios y los distintos sectores económicos de la ciudad, como grandes afectados de la pandemia del COVID 19; a través de procesos de transferencia tecnológica, transformación y mercadeo digital, para los actores mencionados, con el fin elevar en sus niveles de ventas y productividad mediante el uso y apropiación de la tecnología y la innovación, lo que les permite ser más competitivos en el mercado nacional e internacional y aportar a la activación de la economía local como motor de desarrollo de ciudad consiguiendo por medio de la implementación de un Ecosistema de inclusión digital y financiera para las Mipymes.

Dentro de los resultados esperados se encuentra la lograr 30.000 Mipymes beneficiarias del proyecto transformadas con inclusión digital y financiera, además de estar vinculadas y activas en el ecosistema implementado.

Para tal efecto, se estipula en el Anexo técnico del convenio, en el numeral 2.3., la obligación del asociado de realizar una invitación a través de diferentes canales de comunicación, redes y medios y mecanismos de contacto empresarios, a las mipymes y pequeños comercios a ser parte del ecosistema, y como parte de la metodología se exigía una serie de criterios mínimos de documentación, tanto para personas naturales como para personas jurídicas, como se describe a continuación:

“Persona Natural: cualquier persona natural puede vincularse al ecosistema a través del registro de CÍVICO Negocios. Para acceder a los servicios financieros del ecosistema (Venta online, Medios de pago, Créditos, Seguros), este debe enviar la siguiente documentación: 1) Original del documento de identidad; y 2) Formulario del Registro Único Tributario (RUT).

Persona Jurídica: para acceder a los servicios financieros del ecosistema (Venta online, Medios de pago, Créditos, Seguros), este debe enviar la siguiente documentación: 1). Original del documento de identidad; 2) Formulario del Registro Único Tributario (RUT); y 3)Certificado Cámara y Comercio.

(...)

Este será un proceso de selección que estará abierto durante el proyecto hasta cumplir con la selección de los 30 mil comercios para ser vinculados”.

Bajo este contexto, ahora sí resulta pertinente establecer la finalidad de cada uno de los documentos requeridos. En este orden, encontramos que la Ley 590 de 2000 “Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresa”  en su artículo 11 establece que:

“Artículo 11. Registro único de las Mipymes. Con el propósito de reducir los trámites ante el Estado, el registro mercantil y el registro único de proponentes se integrarán en el Registro Único Empresarial, a cargo de las Cámaras de Comercio, el cual tendrá validez general para todos los trámites, gestiones y obligaciones, sin perjuicio de lo previsto en las disposiciones especiales sobre materias tributarias, arancelarias y sanitarias.

Atendiendo criterios de eficacia, economía, buena fe, simplificación y facilitación de la actividad empresarial, la Superintendencia de Industria y Comercio, regulará la organización y funcionamiento del Registro Unico Empresarial, garantizando que, específicamente, se reduzcan los trámites, requisitos, e información a cargo de las micro, pequeñas y medianas empresas, y que todas las gestiones se puedan adelantar, además, por internet y otras formas electrónicas.

Parágrafo. La regulación que realice la Superintendencia de Industria y Comercio deberá, en todo caso, hacerse en armonía con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros de que trata el presente artículo”.

Así las cosas, resulta claro que la Ley establece que el RUES a cargo de las Cámaras de Comercio, integrados tanto por el Registro Mercantil como el Registro único de Proponentes constituyen a la luz de la normativa vigente el mecanismo o medio probatorio idóneo para acreditar la calidad de Mipyme.

Lo anterior resulta congruente con lo establecido en el Código de Comercio en sus artículos 19 y siguientes dónde le imponen la obligación a los comerciantes de registrarse en el Registro Mercantil de la Cámara de su domicilio para efectos de poderse identificar como tal y generar publicidad de su condición a los demás.

En concordancia con ésto, el artículo 26 del Código de Comercio señala que:

“ARTÍCULO 26. <REGISTRO MERCANTIL - OBJETO - CALIDAD>. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.

El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos”.

De igual modo, el artículo 117 del Código de Comercio establece respecto al certificado de existencia y representación legal de personas jurídicas que:

“ARTÍCULO 117. <PRUEBA DE LA EXISTENCIA, CLÁUSULAS DEL CONTRATO Y REPRESENTACIÓN DE LA SOCIEDAD>. La existencia de la sociedad y las cláusulas del contrato se probarán con certificación de la cámara de comercio del domicilio principal, en la que constará el número, fecha y notaría de la escritura de constitución y de las reformas del contrato, si las hubiere; el certificado expresará, además, la fecha y el número de la providencia por la cual se le concedió permiso de funcionamiento y, en todo caso, la constancia de que la sociedad no se halla disuelta.

Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso.” (Subrayado fuera del texto original).

Conforme con lo anterior, resulta claro que la existencia y representación legal de una persona jurídica y el registro mercantil de la Cámara de Comercio, son el mecanismo idóneo que la Ley ha establecido para acreditar no sólo la condición de Mipyme sino cualquier asunto relacionado con la existencia, representación y/o capacidad de las sociedades o personas registradas.

Por otro lado, respecto al RUT, encontramos que los artículos 1.6.2.2. (sic) y 1.6.1.2.5. del Decreto 1625 de 2016, señalan:

 “ARTICULO 1.6.2.2. Registro Único Tributario -RUT. El Registro Único Tributario- RUT constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, así como aquellos que por disposición legal deban hacerlo o por decisión de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN conforme con las normas legales y reglamentarias vigentes.

ARTÍCULO 1.6.1.2.5. Elementos del Registro Único Tributario (RUT). Los elementos que integran el Registro Único Tributario (RUT), son:

1. IDENTIFICACIÓN

Identificación de las personas naturales. La identificación de las personas naturales está conformada por los nombres y apellidos, tipo y número de documento de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación o el que haga sus veces, fecha y lugar de nacimiento, y el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para los extranjeros que lo posean.

Identificación de las personas jurídicas y asimiladas. La identificación de las personas jurídicas y asimiladas está conformada por la razón social el Número de Identificación Tributaria (NIT) adicionado con un dígito de verificación y el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para las personas jurídicas o entidades extranjeras que lo posean.

Identificación de las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes diferentes a sucursales de sociedades extranjeras y oficinas de representación extranjera. La identificación deberá incluir las letras EP al final de su razón social para las personas jurídicas o al final del número de identificación para el caso de las personas naturales, y en caso de tener más de un establecimiento permanente las letras EP2 o EP más el número de establecimiento permanente que corresponda.

El Número de Identificación Tributaria (NIT), es asignado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y permite la individualización inequívoca de los inscritos, para todos los efectos, en materia tributaria, aduanera y de control cambiario y, en especial, para el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza.

La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, - DIAN, dentro de los seis (6) meses siguientes al 07 de noviembre de 2013 (D. O. 48967), habilitará en el Registro Único Tributario, (RUT) los campos requeridos con el fin de incluir el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para los extranjeros, así como el desarrollo de los sistemas de información que permitan incluir la fecha y lugar de nacimiento de las personas naturales, garantizando la reserva y las condiciones de uso, y manejo salvaguarda de esta información.

2. UBICACIÓN

La ubicación comprende el domicilio principal, números telefónicos y correo electrónico donde la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito.

El domicilio principal inscrito en el formulario del Registro Único Tributario (RUT), será el informado por el obligado; en el caso de las personas jurídicas o asimiladas, dicha dirección deberá corresponder a la señalada en el documento de constitución vigente y/o documento registrado.

 Sin perjuicio de la dirección registrada como domicilio principal, el responsable deberá informar la ubicación de los lugares donde desarrolla sus actividades económicas.

Cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en desarrollo del artículo 579-1 del Estatuto Tributario determine el domicilio fiscal de una persona jurídica, este deberá incorporarse en el Registro Único Tributario (RUT) y tendrá validez para todos los efectos, incluida la notificación de los actos administrativos proferidos por esta Entidad.

La dirección que el obligado informe al momento de inscripción o actualización tendrá validez para todos los efectos, sin perjuicio de otras direcciones que para casos especiales consagre la Ley.

3. CLASIFICACIÓN

La Clasificación corresponde a la naturaleza, actividades, funciones, características, atributos, regímenes, autorizaciones, registro de responsabilidades tributarias, aduaneras y cambiarías, y demás elementos propios de cada sujeto de las obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

 (DIAN)”. (Subrayado fuera del texto original)

En este orden, el Registro único Tributario RUT acredita la ubicación y clasificación de las personas naturales y/o jurídicas como contribuyentes ante la DIAN en materia tributaria.

Ahora bien, cabe resaltar que, fue posible identificar que la consulta en la página de la DIAN del estado del RUT establece únicamente si dicha persona natural o jurídica cuenta con el documento y si se encuentra activo o no, no ofrece los datos de identificación, ubicación y clasificación o los datos de domicilio, constitución y demás que ofrece el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio o el certificado de existencia y representación legal o el Certificado del RUT.

En cuanto a la verificación del Sarlaft, la información que brinda es únicamente sobre el nivel de riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y el contrabando de la Mipyme. Si bien dicha información resulta importante, no ofrece los datos que contiene el RUT o el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio.

Ahora, frente a los datos que se pueden consultar en Cívico S.A.S. referente, a nombre del negocio, categoría, descripción del negocio con actividad real, entre otros; resulta conveniente que se establezca la veracidad de los datos que se tienen, por ejemplo, el canal por el cual reciben esta información y si la misma es objeto de revisión por parte de Cívico, y así identificar claramente qué riesgo podría generarse en caso de confiar en la información suministrada por ellos.

Así las cosas, teniendo en cuenta que es la Ley la que les otorga la idoneidad probatoria para acreditar las circunstancias allí descritas al certificado de Cámara y Comercio y el RUT, no resulta viable señalar la existencia de otro documento que los pueda reemplazar.

No obstante lo anterior, resulta oportuno establecer que la consulta de la información del registro mercantil es pública, por disposición legal cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos y ante la respectiva Cámara de Comercio resulta posible la solicitud de usuarios de consulta en el RUES y respecto a la información tributaria, en virtud del principio de colaboración entre entidades, aquella información tributaria que resulta pública puede ser solicitado a la DIAN.

Lo anterior de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 019 de 2012, el cual dispone:

“Art. 15 acceso de las autoridades a los registro públicos. Las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas o presten servicios públicos pueden conectarse gratuitamente a los registro públicos que lleven las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento. La lectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo anotación del funcionario que efectúe la consulta” subrayas propias

Así, a la luz de lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 019 de 2012, si existe la posibilidad de gestionar tanto con la Cámara de Comercio de Bogotá como con la DIAN, un usuario de consulta para que, un funcionario pueda conectarse de manera gratuita a sus registros (RUES Y RUT); dicha verificación y la constancia correspondiente de haberla realizado servirá de prueba del cumplimiento del requisito exigido en el anexo técnico numeral 2.3. del Convenio 329 de 2020.

Conforme con lo anterior, corresponde al supervisor del contrato evaluar a la luz de lo señalado, si existe la necesidad de cambiar la forma de acreditar los requisitos establecidos en las invitaciones a desarrollar en aras de garantizar el cumplimiento de la meta propuesta y la salvaguarda de los recursos públicos.

Sin otro particular, cordialmente,

ANGIE JOHANNA REYES TOVAR

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Secretaría Distrital de Desarrollo Económico