RESOLUCIÓN 846 DE 2021

(Abril 14)

Por medio de la cual se reglamenta la expedición del Certificado de Primer Empleo y el registro anualizado de las certificaciones que acreditan el Primer Empleo

El Ministro del Trabajo

En ejercicio de las facultades legales y en particular las conferidas en los numerales 1 y 13 del artículo 6° del Decreto-ley 4108 de 2011 y el artículo 108-5 del Estatuto Tributario adicionado por el artículo 88 de la Ley 2010 de 2019, reglamentado por el Decreto número 392 del 13 de abril de 2021, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 25 de la Constitución Política establece que el trabajo es un derecho y una obligación social y goza en todas sus modalidades de la especial protección del Estado. Así mismo, que toda persona tiene derecho a un trabajo en condiciones dignas y justas.

Que según lo dispuesto en los numerales 1 y 13 del artículo 6° del Decreto-ley 4108 de 2011, son funciones del Despacho del Ministro del Trabajo, dirigir y orientar la formulación, adopción y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos del Sector Administrativo del Trabajo y diseñar, formular, ejecutar y evaluar políticas tendientes a proteger a la población desempleada y a facilitar su tránsito hacia nuevos empleos y ocupaciones.

Que dentro de los objetivos del Ministerio del Trabajo, se encuentra la generación de empleo e incremento del nivel de empleabilidad de la población, especialmente la población en condición de vulnerabilidad y de difícil inserción al mercado laboral entre ellos los jóvenes, lo cual reconoce la importancia de adelantar estrategias, acciones y mecanismos para aumentar la probabilidad de vinculación de la población cesante en el mercado laboral formal en el marco del Mecanismo de Protección al Cesante (MPC).

Que previamente con la expedición de la Ley 1780 de 2016, por medio de la cual se promueven el empleo y el emprendimiento juvenil, se generan medidas para superar barreras de acceso al mercado de trabajo y se dictan otras disposiciones, se buscó impulsar la generación de empleo para jóvenes menores de 28 años de edad, sentando las bases normativas para el diseño y ejecución de políticas de empleo, emprendimiento y la creación de nuevas empresas jóvenes, junto con la promoción de mecanismos que impactan positivamente en la vinculación laboral con enfoque diferencial para este grupo poblacional en Colombia.

Que el artículo 108-5 del Estatuto Tributario adicionado por el artículo 88 de la Ley 2010 de 2019, creó la deducción tributaria del primer empleo, de la cual podrán beneficiarse los contribuyentes que estén obligados a presentar declaración de renta y complementarios, quienes podrán deducir el 120% de los pagos que realicen por concepto de salarios, en relación con los empleados que sean menores de veintiocho (28) años, siempre y cuando se trate del primer empleo de la persona. Esta estrategia, permitirá promover la generación de nuevos empleos para jóvenes a partir de estándares de formalidad y protección social, así como contribuir en la superación de barreras de empleabilidad para esta población.

Que el precitado artículo, estableció dos (2) obligaciones a cargo del Ministerio del Trabajo. Por un lado, la expedición al contribuyente de una certificación en la que se acredite que se trata del primer empleo de la persona menor de veintiocho (28) años, como requisito para poder acceder a la deducción de que trata ese artículo y, por otro, llevar un registro anualizado de todas las certificaciones de primer empleo que expida, con la identificación del empleado y del contribuyente razón por la cual se procede a dar cumplimiento a lo establecido respecto a la reglamentación la expedición del Certificado de Primer Empleo y el registro anualizado de las certificaciones que sean expedidas.

Que a través del Decreto número 392 del 13 de abril de 2021, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público reglamentó el artículo 108-5 del Estatuto Tributario adicionado por el artículo 88 de la Ley 2010 de 2019 y señaló que el Ministerio del Trabajo en el término de cuatro meses contados a partir de la vigencia de ese Decreto desarrollará mediante resolución, el procedimiento para la verificación y expedición de la certificación de primer empleo, al igual que los criterios de inclusión y exclusión necesarios para adelantar la verificación, así como el registro anualizado de las certificaciones.

Que, el artículo 2.1.2.1.11. del Decreto número 1081 de 2015, determina que, cuando un proyecto normativo establezca un nuevo trámite, la entidad que ha tomado la iniciativa de su estructuración, deberá someterlo a consideración previa del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). En virtud de lo anterior, el Ministerio del Trabajo el día 26 de marzo de 2021, solicitó concepto sobre el proyecto de Resolución, por medio de la cual se reglamenta la expedición del Certificado de Primer Empleo y el registro anualizado de las certificaciones que acreditan el Primer Empleo.

Que, el Departamento Administrativo de Función Pública (DAFP), mediante oficio radicado con el número 20215010129681 del 14 abril de 2021, emitió concepto favorable en relación con el proyecto de Resolución, por medio de la cual se reglamenta la expedición del Certificado de Primer Empleo y el registro anualizado de las certificaciones que acreditan el Primer Empleo.

Que en cumplimiento de lo previsto en los artículos 3° y 8° de la Ley 1437 de 2011 y de lo dispuesto en el artículo 2.1.2.3.1. Decreto Único 1081 de 2015, el proyecto de Resolución fue publicado en la página web del Ministerio del Trabajo.

Que, en mérito de lo expuesto.

RESUELVE:

Artículo 1°. Objeto. La presente resolución, tiene por objeto, reglamentar la expedición del Certificado de Primer Empleo y el registro anualizado de las certificaciones expedidas de que trata el artículo 108-5 del Estatuto Tributario adicionado por el artículo 88 de la Ley 2010 de 2019.

Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución se aplicarán en todo el territorio nacional a los contribuyentes que estén obligados a presentar la declaración de renta y complementarios, y que requieran tramitar ante el Ministerio del Trabajo el Certificado de Primer Empleo, como requisito para acceder a la deducción de que trata el artículo 88 de la Ley 2010 de 2019.

Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de la presente Resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

3.1. Certificado de primer empleo: Documento físico o digital en el que se acredita que se trata del primer empleo de la persona menor de veintiocho (28) años, como requisito para que los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, puedan acceder a la deducción de que trata el artículo 108-5 del Estatuto Tributario adicionado por el artículo 88 de la Ley 2010 de 2019.

3.2. Certificado de afiliación al fondo de pensiones: Documento físico o digital en el que se acredita la afiliación al fondo de pensiones de la persona menor de veintiocho (28) años. Este certificado corresponde al expedido por las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) habilitadas en el país.

3.3. Certificación laboral: Este certificado corresponde al documento físico o digital, expedido por el empleador, en el que, se hacen constar algunas condiciones o características de la relación laboral.

3.4. Primer empleo: El primer empleo de la persona menor de veintiocho (28) años se configura cuando ésta no registra afiliación y cotización como trabajador dependiente o independiente al Sistema Integral de Seguridad Social.

Artículo 4°. Modificado por el art.1, Resolución 448 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Criterio para determinar la condición de primer empleo. Se entenderá que es el primer empleo de la persona menor de 28 años, cuando esta no registre afiliación y cotización como trabajador dependiente o independiente del Sistema Integrado de Seguridad Social.

Para adelantar la verificación de la afiliación al Sistema Integrado de Seguridad Social, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, se basarán en la información del Sistema General de Pensiones que expiden las Entidades Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP).

Parágrafo 1°. Procederá la certificación de primer empleo, cuando el joven menor de 28 años no registre afiliación y cotización al Sistema General de Pensiones, como trabajador dependiente o independiente, previo a su contratación.

Parágrafo 2°. Para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, aplicarán el procedimiento para la verificación de los requisitos exigidos para la certificación de primer empleo, establecido en el artículo 8° de esta Resolución.

El texto original era el siguiente:

Articulo. 4. Criterio para determinar la condición de primer empleo. Se entenderá que es el primer empleo de la persona menor de 28 años, cuando esta no registre afiliación como trabajador dependiente o independiente del Sistema Integrado de Seguridad Social. Para adelantar la verificación de la afiliación al Sistema Integrado de Seguridad Social, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, se basarán en la información del Sistema General de Pensiones que expiden las Entidades Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP).

Parágrafo 1°. Procederá la certificación de primer empleo, cuando el joven menor de 28 años no registre afiliación al Sistema General de Pensiones, como trabajador dependiente o independiente, previo a su contratación.

Parágrafo 2°. Para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, aplicarán el procedimiento para la verificación de los requisitos exigidos para la certificación de primer empleo, establecido en el artículo 8 de esta resolución.

Artículo 5°. Responsable de la expedición del Certificado de Primer Empleo. La expedición del Certificado de Primer Empleo de que trata el artículo 108-5 del Estatuto Tributario adicionado por el artículo 88 de la Ley 2010 de 2019, estará a cargo de las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo.

Artículo 6°. Plazos para la expedición del Certificado de Primer Empleo. Las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, expedirán los Certificados de Primer Empleo, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud de expedición del certificado de primer empleo por parte del Contribuyente (Empleador).

Estos certificados, corresponderán a la vigencia fiscal inmediatamente anterior a la vigencia fiscal en la cual, son solicitados.

Parágrafo. Cuando el contribuyente (empleador) solicite copia de los certificados previamente expedidos, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, dispondrán de quince (15) días hábiles a partir de la radicación de dicha solicitud para la expedición de la respectiva copia.

Artículo 7°. Procedimiento para la solicitud del Certificado de Primer Empleo. Los contribuyentes de que trata el artículo 108-5 del Estatuto Tributario adicionado por el artículo 88 de la Ley 2010 de 2019, que soliciten el Certificado de Primer Empleo, deberán presentar ante las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo el Formato de solicitud de certificado de primer empleo.

Adjunto a este formato, se deberán presentar los documentos listados a continuación:

1. Copia simple del documento de identidad de cada uno de los jóvenes menores de 28 años incluidos en la solicitud de certificado de primer empleo.

2. Copia de la historia laboral de cada uno de los jóvenes menores de 28 años incluidos en la solicitud de certificado de primer empleo. La historia laboral será expedida por el fondo de pensiones, al cual, se encuentra o encuentran afiliados los jóvenes.

3. El certificado laboral de cada uno de los jóvenes menores de 28 años incluidos en la solicitud de certificado de primer empleo.

4. El Registro Único Tributario del Contribuyente (RUT) del empleador (contribuyente).

Parágrafo 1°. La radicación de los documentos de que trata el presente artículo se realizará por medio de los canales habilitados por las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo para la recepción de correspondencia.

Parágrafo 2°. El Formato de solicitud de certificado de primer empleo, corresponde al Anexo 1 de la presente resolución y será aportado en forma física o digital, por las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo.

Parágrafo 3°. El certificado laboral referido en el numeral “3” del presente artículo, deberá contener como mínimo:

1. La razón social o el nombre y apellidos del empleador.

2. El número del Registro Único Tributario (RUT) del empleador.

3. El teléfono y dirección del domicilio del empleador.

4. El nombre y apellidos del empleado.

5. El número del documento de identificación del empleado.

6. El teléfono y dirección del domicilio del empleado.

7. La fecha de suscripción del contrato de trabajo, y

8. La fecha de inicio del contrato de trabajo.

Parágrafo 4°. Una vez radicada la documentación de que trata el presente artículo, la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo, dispondrá de quince (15) días hábiles, para expedir el respectivo certificado e informar al solicitante sobre los jóvenes menores de 28 años, que no cumplieron con los requisitos exigidos para la certificación.

Artículo 8°. Modificado por el art.1, Resolución 448 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Procedimiento para la verificación de los requisitos exigidos para la certificación de primer empleo. Una vez radicados los documentos de que trata el artículo 7° de la presente Resolución, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, deberán adelantar dos (2) tipos de verificación.

1. Verificación de requisitos documentales. En esta verificación, se constatará que:

1.1. El formato de solicitud de primer empleo se encuentre total y debidamente diligenciado, y

1.2. Adjunto al formato de solicitud de primer empleo, se aportan los documentos enunciados en el artículo 7° de la presente Resolución.

2. Verificación de requisitos legales. En esta verificación, se constatará que:

2.1. Los jóvenes integrados en el formato de solicitud de primer empleo eran menores de 28 años, al momento de ser contratados, y

2.2. Los jóvenes menores de 28 años integrados en el formato de solicitud de primer empleo no registran afiliación y cotización como trabajadores dependientes o independientes al Sistema General de Pensiones, previo a la fecha de contratación establecida en el certificado laboral de que trata el numeral “3” del artículo 7° de la presente Resolución.

Finalizada la verificación de requisitos documentales y legales, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, procederán a:

1. La expedición del certificado de primer empleo,

2. El envío del certificado de primer empleo al solicitante, y

3. El envío al solicitante de la información correspondiente a los jóvenes menores de 28 años, que no cumplieron con los requisitos exigidos para la certificación.

Parágrafo 1°. Lo anterior, se realizará en los términos establecidos en el parágrafo 4° del artículo 7° de la presente Resolución.

Parágrafo 2°. Las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, en su calidad de responsables de la expedición del Certificado de Primer Empleo de que trata el artículo 88 de la Ley 2010 de 2019, en el proceso de verificación de requisitos documentales y legales, podrán consultar y validar los datos necesarios en los sistemas de información oficiales, sin que esto implique una carga adicional al contribuyente en relación con la documentación del artículo 7° de la presente Resolución.

El texto original era el siguiente:

Artículo 8°. Procedimiento para la verificación de los requisitos exigidos para la certificación de primer empleo. Una vez radicados los documentos de que trata el artículo 7° de la presente resolución, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, deberán adelantar dos (2) tipos de verificación.

1. Verificación de requisitos documentales. En esta verificación se constatará que:

1.1. El formato de solicitud de primer empleo se encuentre total y debidamente diligenciado, y

1.2. Adjunto al formato de solicitud de primer empleo, se aportan los documentos enunciados en el artículo 7° de la presente Resolución.

2. Verificación de requisitos legales. En esta verificación, se constatará que:

2.1. Los jóvenes integrados en el formato de solicitud de primer empleo eran menores de 28 años, al momento de ser contratados, y

2.2. Los jóvenes menores de 28 años integrados en el formato de solicitud de primer empleo no registran afiliación como trabajadores dependientes o independientes al Sistema General de Pensiones, previo a la fecha de contratación establecida en el certificado laboral de que trata el numeral “3”. del artículo 7° de la presente Resolución.

Finalizada la verificación de requisitos documentales y legales, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, procederán a:

1. La expedición del certificado de primer empleo,

2. El envío del certificado de primer empleo al solicitante, y

3. El envío al solicitante de la información correspondiente a los jóvenes menores de 28 años, que no cumplieron con los requisitos exigidos para la certificación.

Parágrafo. El cumplimiento de lo anterior se realizará en los términos establecidos en el parágrafo 4 del artículo 7° de la presente resolución.

Artículo 9°. Responsable del registro histórico y conservación de los Certificados de Primer Empleo. Las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, serán las encargadas de registrar en una base de datos o mecanismo similar, la información correspondiente a los contribuyentes, jóvenes que son certificados o rechazados, y los Certificados de Primer Empleo que expida la Dirección Territorial.

Así mismo, serán las responsables de la custodia y conservación de los documentos que sean aportados por los contribuyentes para solicitar los Certificados de Primer Empleo.

Parágrafo 1°. Cuando aplique, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, deberán realizar la inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), conforme con lo establecido en el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, que reglamentó la información mínima y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir las bases de datos sujetas a la aplicación de las leyes 1581 de 2012.

Parágrafo 2°. Las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo únicamente podrán solicitar la información indispensable para cumplir la finalidad señalada en este artículo y deberán adoptar medidas de responsabilidad demostrada para garantizar el debido tratamiento de los datos personales. Dichas medidas, deben ser apropiadas, afectivas, útiles, eficientes y demostrables y se tendrá especial énfasis en garantizar la seguridad, la confidencialidad, el uso y la circulación restringida de esa información.

Artículo 10. Informes. Anualmente, las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo remitirán al Ministerio del Trabajo - Dirección de Inspección, Vigilancia y Control (IVC), un informe consolidado de los certificados de primer empleo expedidos.

Con esta información, la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control (IVC), generará un informe consolidado, el cual, estará disponible para ser consultado por las áreas del Ministerio del Trabajo que lo requieran, así como, por entidades de vigilancia y control y/o por la comunidad en general, cuando presenten solicitudes sobre esta materia.

Parágrafo. Anualmente, el Ministerio del Trabajo - Dirección de Inspección, Vigilancia y Control (IVC), remitirá a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), un informe detallado de los certificados expedidos en la vigencia inmediatamente anterior, con el fin de facilitar a la administración tributaria, el cumplimiento de las facultades de fiscalización e investigación contenidas en el artículo 684 del Estatuto Tributario.

Artículo 11. Tratamiento de datos personales. El Tratamiento de datos personales que realicen los actores que participen en el flujo y/o consolidación de la información relacionada con los contribuyentes o jóvenes menores de 28 años de que trata el artículo 108-5 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 88 de la ley 2010 de 2019 y la presente resolución, deberá realizarse de manera legal, lícita, confidencial y segura, dando estricto cumplimiento a las normas sobre tratamiento de datos personales previstas en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, y adoptarán medidas de responsabilidad demostrada para garantizar el debido tratamiento de los datos personales. Dichas medidas, deben ser apropiadas, efectivas, útiles, eficientes y demostrables. Igualmente, deberán garantizar la seguridad, la integridad, la confidencialidad, el uso y la circulación restringida de esa información a que se refiere esta disposición.

Artículo Transitorio 12. Virtualización del certificado de primer empleo. Dentro de los dos (2) años siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, el Ministerio del Trabajo, desarrollará u optimizará una herramienta informática que permita a los Contribuyentes del Impuesto de Renta y Complementarios, transformar el Certificado de Primer Empleo en una consulta de acceso a información a través de canales virtuales.

Artículo 13. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 14 días del mes de abril del año 2021.

El Ministro del Trabajo

Ángel Custodio Cabrera Báez

NOTA: Ver Anexo.