RESOLUCIÓN 1798 DE 2023

 

(Noviembre 01)

 

Por la cual se definen las condiciones generales para la operación del Sistema General de Riesgos Laborales en el Sistema de Afiliación Transaccional —SAT para la afiliación obligatoria y voluntaria de trabajadores independientes

 

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial, las conferidas en los numerales 23 del artículo 2 del Decreto Ley 4107 de 2011 y 5 del artículo 2.2.4.2.5.2. del Decreto 1072 de 2015, artículo 2.1.2.1 del Decreto 780 de 2016, y en desarrollo del artículo 2.1.2.2 del Decreto 780 de 2016, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Sistema de Afiliación Transaccional para riesgos laborales, es el conjunto de procesos, procedimientos e instrumentos de orden técnico y administrativo que permite registrar y consultar en tiempo real, los datos de información básica y complementaria de los afiliados, la afiliación y sus novedades al Sistema General de Riesgos Laborales.

 

Que el numeral 1 del literal a) del artículo 2° de la Ley 1562 de 2012, que modifica el artículo 13 del Decreto-Ley 1295 de 1994, señala que son afiliados obligatorios al Sistema General de Riesgos Laborales "... las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación".

 

Que, en el mismo sentido, el numeral 5 del referido literal, que modifica el artículo 13 del Decreto-Ley 1295 de 1994, señala que, igualmente, son afiliados en forma obligatoria al Sistema General de Riesgos Laborales "Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. El pago de esta afiliación será por cuenta del contratante".

 

Que el Gobierno nacional a través del Decreto 723 de 2013, reglamentó la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo, determinando en su artículo 7° que: "...para la afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales, el contratante debe presentar el formulario físico o electrónico establecido para tal fin por el Ministerio de Salud y Protección Social, así como los soportes que se requieran. El formulario debe contener como mínimo, el valor de los honorarios, las circunstancias de tiempo, modo, lugar y la clase de riesgo..." disposiciones compiladas en el Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del sector Trabajo.

 

Que, en el numeral 5 del artículo 2.2.4.2.5.2. del citado Decreto 1072 de 2015, se definen, entre otras reglas, la concerniente al contenido del formulario de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, estableciendo que:"... La afiliación se realizará mediante el diligenciamiento del formulario que defina el Ministerio de Salud y Protección Social, el cual podrá ser físico o electrónico, donde se deben señalar como mínimo los datos del trabajador, las situaciones de tiempo, modo y lugar en las cuales se realizará la totalidad de ocupaciones u oficios ejercidas de manera independiente y la clase de riesgo de cada una de ellas..."

 

Que el referido artículo 2° de la Ley 1562 de 2012, modificó el literal b) del artículo 13 del Decreto-ley 1295 de 1994, señalando: "Los trabajadores independientes y los informales, diferentes de los establecidos en el literal a) del presente artículo, podrán cotizar al Sistema de Riegos Laborales siempre y cuando coticen también al régimen contributivo en salud y de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Ministerio de Salud y Protección Social en coordinación con el Ministerio del Trabajo en la que se establecerá el valor de la cotización según el tipo de riesgo laboral al que está expuesta esta población."

 

Que, en desarrollo de la facultad otorgada, a través del Decreto 1563 de 2016, acto administrativo que adicionó la Sección 2 al Capítulo 2 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, se reglamentó la afiliación voluntaria de los trabajadores independientes que devenguen uno (1) o más salarios mínimos mensuales legales vigentes y el pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales, a través de las administradoras de riesgos laborales y mediante el uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), determinando entre otros aspectos, las reglas de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, el ingreso base de cotización y las obligaciones de los afiliados voluntarios y de las Administradoras de Riesgos Laborales.

 

Que, igualmente, se han dictado diferentes normas que reglamentan de manera específica algunas actividades desarrolladas por trabajadores independientes, en procura de garantizar su derecho a la seguridad social, estableciendo entre otros aspectos, la obligación de afiliación, como debe efectuarse y el nivel de riesgo, entre estas se encuentran: el Decreto 1047 de 2014 compilado en el Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.1.6.1.1. al 2.2.1.6.1.6., dirigido a los conductores de los equipos destinados al servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos taxi; el Decreto 2353 de 2015 compilado en el Decreto 780 de 2016, artículo 2.1.4.6 que reglamenta la afiliación colectiva; el Decreto 3615 de 2005, artículo 5°, modificado por el artículo 2 del Decreto 2313 de 2006, compilado el Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.2.1.7. que regula la afiliación colectiva en el Sistema General de Riesgos Laborales; el Decreto 1809 de 2020, que adicionó los artículos 3.2.8.1 al 3.2.8.12 al Decreto 780 de 2016 que reglamentó la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de los voluntarios acreditados y activos del Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta.

 

Que, en el mismo sentido, se encuentran, la Ley 1551 de 2012 que establece el derecho de los concejales a la cotización al Sistema de Seguridad Social Integral: salud, pensiones y riesgos laborales, la cual se hará con cargo al presupuesto de la administración municipal, sin que implique vínculo laboral con la entidad territorial, y la Resolución 4020 de 2019 del Ministerio de Trabajo, "por medio de la cual se establecen las especiales condiciones del trabajo penitenciario en la modalidad indirecta, su remuneración, los parámetros de afiliación al Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones" que determina en su artículo 6 que la afiliación, novedades y pago de estos trabajadores penitenciarios en la modalidad indirecta se realizarán a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA como trabajador independiente y que la entidad o persona natural contratante deberá realizar su afiliación y pago de las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Laborales.

 

Que las normas citadas recogen las reglas que deben aplicarse en cada caso para la afiliación de este tipo de trabajadores, sean estos obligatorios o voluntarios del Sistema General de Riesgos Laborales, regulando, entre otros aspectos: i) quién se encuentra habilitado para seleccionar la Administradora de Riesgos Laborales, ii) cómo se efectúa la afiliación, iii) qué sucede cuando el afiliado tiene la calidad de afiliado obligatorio y voluntario, iv) qué pasa cuando el afiliado ha suscrito varios contratos de prestación de servicios, y) quién debe efectuar los aportes, y, y) la obligación de clasificarse la actividad realizada y, vi) el valor de los aportes.

 

Que, atendiendo a las regulaciones antes detalladas, se hace necesario definir las condiciones generales de operación del Sistema General de Riesgos Laborales-SGRL en el Sistema de Afiliación Transaccional-SAT para los trabajadores independientes, sean afiliados obligatorios o voluntarios a dicho sistema, con el propósito de optimizar y agilizar el proceso de registro, consulta, afiliación y reporte de sus novedades.

 

Que la optimización del manejo del Sistema de Afiliación Transaccional respecto de los trabajadores independientes, sea su afiliación obligatoria o voluntaria al Sistema General de Riesgos Laborales, va acompasada con la estrategia de Gobierno en Línea, desarrollado en los artículos 2.2.9.1.1.1 y siguientes del Decreto 1078 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en tanto que "comprende la provisión de trámites y servicios a través de medios electrónicos, enfocados a dar solución a las principales necesidades y demandas de los ciudadanos y empresas, en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejoramiento continuo".

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1. Objeto. La presente resolución tiene por objeto fijar las condiciones generales para la operación del Sistema General de Riesgos Laborales en el Sistema de Afiliación Transaccional - SAT y definir los lineamientos para la incorporación de información y su interoperabilidad. con las entidades Administradoras de Riesgos Laborales - ARL, en relación con la afiliación y reporte de novedades de los trabajadores independientes - afiliados obligatorios y voluntarios al referido sistema, según lo contenido en el Anexo Técnico No. 1 "Incorporación de Información de la Afiliación y Novedades de los Trabajadores Independientes al Sistema General de Riesgos Laborales en el SAT" y en el Anexo Técnico No. 2 "Operación del Sistema General de Riesgos Laborales en el Sistema de Afiliación Transaccional-Afiliación y novedades de los trabajadores independientes en el SGRL" , que hacen parte integral de la presente resolución.

 

Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente resolución aplica a las Administradoras de Riesgos Laborales - ARL, a las personas naturales y jurídicas que en calidad de contratantes suscriban contratos de prestación de servicios con una duración superior a un mes y a los trabajadores independientes: i) vinculados a través de un contrato formal de prestación de servicios con una duración superior a un (1) mes, ii) aquellos dedicados a labores de alto riesgo, y, iii) quienes voluntariamente se afilian al Sistema General de Riesgos Laborales.

 

Artículo 3. Reglas de la operación de la afiliación y reporte de novedades. Los usuarios del SAT deberán tener en cuenta las siguientes reglas de operación:

 

3.1. Los trabajadores independientes de afiliación obligatoria y voluntaria al Sistema General de Riesgos Laborales, únicamente podrán estar afiliados a una Administradora de Riesgos Laborales.

 

3.2. El contratante debe afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales a los contratistas independientes con contrato de prestación de servicios, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012.

 

3.3. Previo al pago de los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales, el trabajador independiente de afiliación obligatoria o voluntaria a riesgos laborales, debe estar afiliado al Sistema ya sea directamente ante la Administradora de Riesgos Laborales, o a través del SAT.

 

3.4. Las transacciones de afiliación, reporte de novedades y consultas al Sistema General de Riesgos Laborales se realizarán a través del portal web "www.miseguridadsocial.gov.co".

 

3.5. Las personas naturales o jurídicas que afilien trabajadores independientes al Sistema General de Riesgos Laborales, se denominarán contratantes para efecto de la presente resolución y realizarán en el SAT el reporte de novedades que se derive de su rol, así como aquellas que correspondan a los afiliados.

 

3.6. Los destinatarios de la presente resolución deberán cargar, cuando el SAT no disponga de información de referencia, los soportes documentales que en el Sistema General de Riesgos Laborales se requieran para la aprobación de la transacción y posterior verificación por parte de la Administradora de Riesgos Laborales seleccionada por el trabajador independiente.

 

3.7. La Administradora de Riesgos Laborales no podrá requerir documentos para acreditar la identificación o afiliación a los Sistemas Generales de Salud y Pensiones a quienes hayan realizado el registro bajo el "rol contratante".

 

3.8. El Sistema de Afiliación Transaccional reportará en línea a cada Administradora de Riesgos Laborales, las transacciones de afiliación y reporte de novedades al Sistema General de Riesgos Laborales, según corresponda, sin perjuicio de las consultas que estas efectúen a través de los mecanismos dispuestos en el SAT.

 

3.9. La afiliación y reporte de novedades al Sistema General de Riesgos Laborales a través del SAT, no exime a los destinatarios del presente acto administrativo del cumplimiento de sus obligaciones frente a los Sistemas Generales de Salud y Pensiones, ni del reporte de información requerida.

 

3.10. Prima la condición de trabajador dependiente, si en una misma persona recae la calidad de independiente y dependiente, manteniendo la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales en la que se encuentre.

 

3.11. La afiliación a riesgos laborales efectuada como trabajador independiente obligado a afiliarse al Sistema General de Riesgos Laborales prima sobre la realizada como trabajador independiente voluntario.

 

3.12. Las Administradoras de Riesgos Laborales reportarán los trabajadores independientes con los que tenga afiliación activa a las fechas de corte de reporte de información definidas en el artículo 5 de esta resolución.

 

Artículo 4. Roles para la operación del SAT en el Sistema General de Riesgos Laborales. En el Sistema de Afiliación Transaccional, adicional a los roles establecidos para su operación en el numeral 1 del Anexo de la Resolución 768 de 2018 y el artículo 4 de la Resolución 2389 de 2019, se definen los siguientes para el Sistema General de Riesgos Laborales:

 

4.1. Rol trabajador independiente afiliado voluntario al Sistema General de Riesgos Laborales: Condición de una persona natural, nacional o extranjera, que reporta su afiliación y novedades, de acuerdo con sus obligaciones en el Sistema General de Riesgos Laborales, en los términos del literal b) del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012.

 

4.2. Rol contratante: Condición de una persona jurídica o natural que reporta la afiliación y novedades de los trabajadores independientes con quienes ha suscrito contrato de prestación de servicios superior a treinta días, conforme con lo previsto en el numeral 1 del literal a) del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012; y de los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por Ministerio del Trabajo como de alto riesgo, tal y como lo prevé el numeral 5 del literal a) del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012, de acuerdo con sus obligaciones en el Sistema General de Riesgos Laborales.

 

Artículo 5. Reporte previo a la incorporación de información de afiliación al SAT. Las Administradoras de Riesgos Laborales deberán verificar la información de los contratistas y de los trabajadores independientes afiliados voluntarios al Sistema General de Riesgos Laborales con afiliación activa, y reportar dicha información a través de la plataforma PISIS del Sistema Integral de Información de la Protección Social -SISPRO de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico No. 1 de la presente resolución y según el siguiente cronograma:

 

 

Este Ministerio realizará las validaciones de la información reportada para la identificación de inconsistencias previo al cargue definitivo e informará los resultados de cada cargue a las Administradoras de Riesgos Laborales, quienes deberán subsanar las inconsistencias para incorporar la información depurada. Dentro de las validaciones se incluyen los casos de trabajadores independientes que presenten afiliación a más de una Administradora de Riesgos Laborales, para que dicha administradora proceda a aplicar las reglas de operación establecidas en el artículo 3 de esta resolución.

 

Parágrafo. La no incorporación de información en el SAT por inconsistencias en el reporte, no exime de responsabilidad a la Administradora de Riesgos Laborales frente a sus obligaciones respecto del trabajador independiente de afiliación obligatoria y voluntaria a riesgos laborales.

 

Artículo 6. Incorporación de información de afiliación y novedades del Sistema General de Riesgos Laborales en el SAT. Este Ministerio incorporará al Sistema de Afiliación Transaccional la información de afiliación y novedades, vigente a octubre 31 de 2023, en el Sistema General de Riesgos Laborales de los trabajadores independientes, de acuerdo con el reporte efectuado por las Administradoras de Riesgos Laborales en la plataforma PISIS.

 

La estructura y especificaciones técnicas para el reporte de la información por parte de las Administradoras, así como las reglas de validación y corrección de inconsistencias y los términos para su reporte, corresponde a las establecidas en los anexos técnicos que hacen parte de la presente resolución.

 

El reporte de información de afiliación y novedades de los trabajadores independientes deberá realizarse a través de los servicios web y de las funcionalidades dispuestas en el Sistema de Afiliación Transaccional, una vez sean habilitadas.

 

Artículo 7. Reporte de actualizaciones por parte de las Administradoras de Riesgos Laborales al SAT. A partir del 1 de noviembre de 2023, las Administradoras de Riesgos Laborales, una vez realizada la incorporación de la información de que trata el artículo 6 de la presente resolución, deberán reportar al SAT a través de servicios web habilitados, la información en los términos establecidos en el Anexo Técnico No. 2 de la presente resolución, incluyendo aquella que presentó inconsistencias al momento del cargue definitivo, así como de las novedades que se presenten y que no fueron reportadas.

 

Artículo 8. Servicios web dispuestos para las Administradoras de Riesgos Laborales. La entrada en operación de los servicios web del Sistema General de Riesgos Laborales en el SAT se realizará de manera gradual, disponiendo a las ARL, los siguientes servicios:

 

8.1. Reporte de afiliación del trabajador independiente obligatorio o voluntario a una Administradora de Riesgos Laborales,

 

8.2. Retracto de afiliación del trabajador independiente afiliado obligatorio o voluntario,

8.3. Inicio de la relación contractual o de la ejecución de la ocupación,

 

8.4. Anulación de la relación contractual, aplica únicamente para contratantes de trabajadores independientes de afiliación obligatoria a riesgos laborales,

 

8.5. Terminación de la relación contractual o de la ejecución de la ocupación,

 

8.6. Reporte de mora en el pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales, acuerdos de pago e incumplimiento de acuerdo de pago de los trabajadores independientes de afiliación obligatoria o voluntaria a riesgos laborales,

 

8.7. Suspensión de la afiliación, aplica únicamente para trabajadores independientes de afiliación voluntaria a riesgos laborales,

 

8.8. Cambio de ocupación u oficio, aplica únicamente para trabajadores independientes de afiliación voluntaria a riesgos laborales,

 

8.9. Corrección del tipo de cotizante o subtipo de cotizante conforme con la normatividad aplicable a PILA,

 

8.10. Consulta de trabajadores independientes afiliados activos al Sistema General de Riesgos Laborales,

 

8.11. Consulta período de mora de trabajadores independientes afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales.

 

Artículo 9. Prevalencia del medio de reporte de información del Sistema General de Riesgos Laborales en el SAT. Una vez entren en operación los servicios web y las funcionalidades de afiliación y reporte de novedades a través del SAT, las transacciones efectuadas en este, primarán sobre las realizadas directamente ante la Administradora de Riesgos Laborales.

 

Las Administradoras de Riesgos Laborales serán notificadas de las transacciones que sean realizadas a través del Sistema de Afiliación Transaccional mediante las funcionalidades dispuestas para tal fin, atendiendo las estructuras definidas en el Anexo Técnico No. 2 de la presente resolución.

 

Artículo 10. Funcionalidades para el Sistema General de Riesgos Laborales en el Sistema de Afiliación Transaccional-SAT. Para los trabajadores independientes, el Sistema de Afiliación Transaccional dispondrá para el Sistema General de Riesgos Laborales, las siguientes funcionalidades:

 

10.1. Afiliación a una Administradora de Riesgos Laborales. Esta funcionalidad permitirá efectuar la afiliación a una Administradora de Riesgos Laborales de conformidad con la normativa del Sistema General de Riesgos Laborales para trabajadores independientes que se encuentre registrados en el portal www.miseguridadsocial.gov.coy estará vinculada a otras afiliaciones del Sistema de Seguridad Social Integral teniendo en cuenta lo siguiente:

 

10.1.1. La afiliación obligatoria al Sistema General de Riesgos Laborales del trabajador independiente se realizará a través del contratante, quien deberá estar registrado y habilitado con dicho rol en el SAT; la selección de la Administradora de Riesgos Laborales-ARL corresponde al trabajador independiente.

 

10.1.2. El trabajador independiente voluntario a riesgos laborales deberá estar registrado y habilitado ante SAT para su afiliación y selección de la Administradora de Riesgos Laborales-ARL.

 

Una vez realizado el registro de afiliación, el SAT validará si el solicitante ya se encuentra afiliado a una Administradora de Riesgos Laborales; en este evento, le informará que debe realizar la afiliación a esa misma ARL, de conformidad con lo definido en el artículo 3 de la presente resolución; de no encontrarse afiliado, el SAT le informará que se realizó la afiliación y notificará a la Administradora de Riesgos Laborales seleccionada.

 

10.2. Reporte de novedades. El SAT dispondrá las funcionalidades que permitan el reporte de las novedades que afecten la afiliación del trabajador independiente y notificará dichas transacciones a las Administradora de Riesgos Laborales en la estructura de datos establecida en el Anexo Técnico No. 2 de la presente resolución.

 

10.2.1. Reporte de afiliación del trabajador independiente afiliado obligatorio a una Administradora de Riesgos Laborales a través de un contratante, o del trabajador independiente de afiliación voluntaria al Sistema General de Riesgos Laborales,

 

10.2.2. Retracto de afiliación del contratista a una ARL a través de un contratante o del trabajador independiente de afiliación voluntaria al Sistema General de Riesgos Laborales,

 

10.2.3. Inicio de la relación contractual o de la ejecución de la ocupación,

 

10.2.4. Anulación de la relación contractual, aplica únicamente para los contratantes de trabajadores independiente de afiliación obligatoria a riesgos laborales,

 

10.2.5. Terminación de la relación contractual o de la ejecución de la ocupación,

 

10.2.6. Cambio de ocupación u oficio, aplica únicamente para trabajadores independientes de afiliación voluntaria a riesgos laborales.

 

Artículo 11. Disposición de la información por parte de SAT a las Administradoras de Riesgos Laborales. El Sistema de Afiliación Transaccional a través de servicios web o a través de SFTP informará a las Administradoras de Riesgos Laborales las afiliaciones y novedades que sean reportadas, a través de las funcionalidades dispuestas en la plataforma www.miseguridadsocial.gov.co, de acuerdo con las estructuras establecidas en el anexo técnico No. 2 de la presente resolución.

 

Las ARL deben mantener actualizados sus sistemas de información con base en las transacciones que se realicen a través de SAT, desarrollando los servicios web conforme con la habilitación de sus funcionalidades.

 

Artículo 12. Puesta en operación de las funcionalidades del Sistema General de Riesgos Laborales a través del SAT. Las funcionalidades establecidas en el artículo 10 de la presente resolución, entrarán en operación de manera gradual, en los términos y estructura de datos definida en el Anexo Técnico No. 2 de la presente resolución.

 

Artículo 13. Responsabilidad y tratamiento de la información. Las entidades que participen en el acceso, registro, consulta, flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de la información que le sea aplicable en el marco de las Leyes 1581 de 2012, 1712 de 2014, el Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la Parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada sobre los datos a los cuales tienen acceso.

 

Artículo 14. Seguridad de la información. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada a través de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del SISPRO, las entidades deberán enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los archivos garantizando su confidencialidad, integridad e irrenunciabilidad. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

 

Las transacciones realizadas en el Sistema de Afiliación Transaccional se deberán efectuar a través del portal www.miseguridadsocial.qov.co requiriendo para su acceso de la creación de un usuario y contraseña por parte de las Administradoras de Riesgos Laborales, los contratantes y los trabajadores independientes, afiliados obligatorios y voluntarios al Sistema General de Riesgos Laborales.

 

Artículo 15. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 01 días del mes de noviembre del año 2023.

 

GUILLERMO ALFON O JARAMILLO MARTÍNEZ

 

Ministro de Salud y Protección Social

 

Nota: Ver norma original y Anexos.