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Documento 1 de 2005 Contraloría General de la República

Fecha de Expedición:
--//2005
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

GUIA UNIFICADA DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Ver el Manual de Jurisdicción Coactiva de la C.G.R.

Ver el Manual de Notificaciones Secretaría Común de la C.G.R.

Ver el Proyecto Enlace de la C.G.R.

CONTENIDO:

PRESENTACIÓN

PROPÓSITO

CONTROL FISCAL

1. CONTROL FISCAL COMO FUNCIÓN PÚBLICA

2. LA RESPONSABILIDAD FISCAL

TRÁMITE GUIA PARA LA ACCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL

1. Actividades preprocesales

1. Recibo y evaluación de antecedentes

2. Indagación Preliminar

2. Actividades procesales

3. instituciones procesales

PLANTILLAS Y MODELOS

GLOSARIO

PRESENTACIÓN

En desarrollo del Plan Estratégico "Trasparencia contra la Corrupción" de la Contraloría General de la República 2003 -2006, se identificó como tarea y objetivo primordial de la Contraloría Delegada para Investigaciones Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, "Mejorar la eficiencia, eficacia, calidad y cobertura del control fiscal".

Una actividad importante para ello es la unificación de procesos, procedimientos e interpretaciones en el que hacer de los operadores jurídicos de la responsabilidad fiscal, que sin duda se traduce en el mejoramiento continuo de nuestra labor misional y se refleja en la calidad de las providencias y fallos emitidos por la entidad.

Esta "Guía Unificada de Responsabilidad Fiscal", junto a los Cuadernillos, la Relatoría, los Manuales de Secretaría Común y de Jurisdicción Coactiva, entre otras acciones, se constituyen en apoyos de trabajo que permitirán a los funcionarios del área de responsabilidad fiscal, disponer de mayores elementos de consulta y análisis para la toma de sus decisiones.

La Guía Unificada de Responsabilidad Fiscal, es una herramienta útil de consulta para todos los operadores jurídicos de la responsabilidad fiscal. Esta Guía fue diseñada en su forma y contenido por funcionarios de la Contraloría Delegada para Investigaciones Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República, teniendo como referente el riguroso estudio y análisis que se efectuó como punto de partida, para la descripción detallada de los casos de uso del negocio misional para el proyecto de modernización institucional.

Esta herramienta informática, recoge en un documento interactivo la experiencia de nuestros funcionarios investigadores, que integrada con la jurisprudencia de las altas Cortes permitirá a los usuarios descubrir fácil y didácticamente la dinámica jurídica de: la evaluación de antecedentes fiscales, la Indagación Preliminar y el Proceso de Responsabilidad Fiscal.

Se incluyen además de la descripción detallada de cada uno de los pasos procesales, los textos de las jurisprudencias más importantes que han desarrollado el Proceso de Responsabilidad Fiscal en Colombia, clasificada en índices temáticos, alfabéticos y temporales; los hipervínculos conectan al usuario con las citas de la ley 610 de 2000, identifican los riesgos de cada actuación y proporciona los formatos guía del procedimiento, facilitando realmente la labor del operador.

Agradezco de manera muy especial a los doctores Jorge Oswaldo Vargas Duarte y José Hernando Gómez Reyes, quienes trabajaron los contenidos del la Guía con mucha seriedad, compromiso y profesionalismo; a todos los funcionarios de la Contraloría Delegada en sus tres Direcciones y a las treinta y un Gerencias Departamentales que con sus aportes, observaciones y criticas constructivas al que hacer diario del área misional, han contribuído a que éste objetivo lo cumplamos hoy, a Duber Jairo Beltrán Roa y Martha Lucia Casas Sánchez, nuestros Ingenieros de Sistemas quienes convirtieron en realidad este sueño colectivo, no sólo con sus conocimientos sino con la alegría y empeño que los caracteriza.

Finalmente espero que este trabajo sea enriquecido con las observaciones y criticas de todos los funcionarios de la Contraloría General de la República y así continuemos en la consolidación y unificación de criterios sobre la Responsabilidad Fiscal Colombia.

MARIA CLAUDIA LOMBO LIÉVANO.

Contralora delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.

PROPÓSITO

El propósito de este documento es definir una guía práctica, que contemple de manera clara y eficiente el trámite de la evaluación de antecedentes, Indagación Preliminar y el Proceso de Responsabilidad Fiscal, actividades funcionales de las dependencias de la Contraloría General de la República encargadas de conocer sobre la responsabilidad fiscal.

Alcance del documento

Este documento se centra específicamente en los casos de la Indagación Preliminar y Proceso de Responsabilidad Fiscal, dentro del marco de la ley 610 de 2000 y demás normas sobre la materia.

CONTROL FISCAL

1. CONTROL FISCAL COMO FUNCIÓN PÚBLICA

De conformidad con la Carta Política de 1991 y el concepto integral del Estado Social de Derecho, los elementos orientadores de la Gestión Pública, están dirigidos a la consecución de los fines esenciales del Estado, dentro del marco de una Gestión Integral con participación de la ciudadanía y la capacidad institucional de los entes gubernamentales.

"Con la promulgación de la Carta Política de 1991, la función pública de control fiscal adquiere una nueva dimensión en la medida de que la actividad debe orientarse dentro de la filosofía del nuevo Estado Social de Derecho en general, y específicamente dirigida a la aplicación de los principios de eficiencia económica, equidad y valoración de los costos ambientales".

(Corte Constitucional, sentencia C-167 de abril 20 de 1995, Magistrado Ponente, Fabio Morón Díaz).

La Carta Magna precisó en el artículo 267 y siguientes, los contenidos básicos del Control Fiscal, calificándolo como una Función Pública encomendada a la Contraloría General de la República y a las Contralorías Territoriales, en aras de vigilar la Gestión Fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado.

2. LA RESPONSABILIDAD FISCAL

2.1. ASPECTOS CONSTITUCIONALES

La responsabilidad fiscal encuentra fundamento constitucional en los artículos 6°, 124 y específicamente en el numeral 5° del artículo 268 de la Constitución Política, que confiere al Contralor General de la República la atribución de establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal.

2.2. ASPECTOS LEGALES

El artículo 124 de la Carta, contentivo del precepto superior denominado Reserva Legal, defiere a la ley la forma de determinar la responsabilidad de los servidores públicos y la manera de hacerla efectiva, al efecto, en materia de responsabilidad fiscal, dicha prerrogativa legal se ha materializado en la ley 42 de 1993 y posteriormente en la ley 610 de 2000, la cual en su articulado determina el procedimiento para establecerla y hacerla efectiva.

Componentes de la Acción Fiscal: Indagación Preliminar y Proceso de Responsabilidad Fiscal.

2.3. INDAGACIÓN PRELIMINAR

Cuando no exista certeza sobre la ocurrencia del hecho, la causación del daño patrimonial, la entidad afectada y la determinación de los presuntos responsables, debe adelantarse por parte de la contraloría una indagación preliminar, con el objeto de verificar el acaecimiento del daño patrimonial y la identificación de los presuntos responsables, de conformidad con el artículo 39 de la ley 610 de 2000.

La Corte Constitucional en sus sentencias SU 620-96, C-540/1997 y C-840-01, se refiere a la indagación preliminar como una actuación que adelantan los organismos de control, a efectos de establecer el mérito para abrir un proceso de responsabilidad fiscal, garantizando la reserva y el recaudo de pruebas, destacando como requisito de procedibilidad la existencia de un daño patrimonial del Estado.

2.4. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

En vigencia de la ley 42 de 1993, el proceso de responsabilidad fiscal contaba con dos etapas claramente definidas: Investigación y Juicio Fiscal respectivamente, adelantadas por dependencias diferentes.

Con la ley 610 de 2000, el proceso de responsabilidad fiscal se tramita bajo una sola actuación y por una sola dependencia.

2.4.1. NATURALEZA JURÍDICA Y DEFINICIÓN

El Proceso de Responsabilidad Fiscal es una actuación eminentemente administrativa. La ley 610 de 2000, en su artículo 1º., define el proceso de responsabilidad fiscal "como el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado".

Esta definición y el desarrollo jurisprudencial destacan la esencia administrativa del proceso de responsabilidad fiscal y su carácter patrimonial y resarcitorio, y dentro del contexto de la gestión fiscal, cuyo ejercicio, como marco de la conducta dañina, determina el alcance del estatuto de responsabilidad fiscal (Sentencia SU 620-96; C-189-98, C-840-01).

2.4.2. EL OBJETO

La misma ley 610 de 2000, en su artículo 4° señala que la responsabilidad fiscal, tiene por objeto el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público, como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.

Agrega además, que para el establecimiento de responsabilidad fiscal en cada caso, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal.

De la misma manera, advierte que la responsabilidad fiscal es autónoma e independiente y se entiende sin perjuicio de cualquier otra clase de responsabilidad.

La norma reitera el carácter patrimonial y resarcitorio de la acción fiscal, en el sentido de que mediante la misma se obtenga la reparación patrimonial efectiva que indemnice el daño o deterioro, producido sobre el patrimonio público dentro del ámbito de la gestión fiscal. (Sentencias C-374/1995, C-540/1997, C-127/2002).

2.4.3. PRINCIPIOS Y CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL.

El proceso de responsabilidad fiscal se orienta por una serie de principios materiales, que devienen del marco constitucional, y de los postulados esenciales del derecho administrativo, procesal penal y procesal civil. A su vez existe remisión normativa autorizada en el artículo 66 de la ley 610 de 2000 , que impone que ante los aspectos no previstos se aplicará en su orden, las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, del Código de Procedimiento Civil y el Código de Procedimiento Penal.

ARTICULO 66. REMISION A OTRAS FUENTES NORMATIVAS. En los aspectos no previstos en la presente ley se aplicarán, en su orden, las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil y el Código de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal.

En materia de policía judicial, se aplicarán las disposiciones del Código de Procedimiento Penal.

Lo anterior conformidad con los artículos 2o y 4o de la Ley 610 , artículos 29 y 209 de la C.P.N , y 3o del C.C.A .

ARTICULO 3o. PRINCIPIOS ORIENTADORES. Las actuaciones administrativas se desarrollarán con arreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción y, en general, conforme a las normas de esta parte primera.

En virtud del principio de economía, se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa.

En virtud del principio de celeridad, las autoridades tendrán el impulso oficioso de los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios, utilizarán formularios para actuaciones en serie cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y sin que ello releve a las autoridades de la obligación de considerar todos los argumentos y pruebas de los interesados.

El retardo injustificado es causal de sanción disciplinaria, que se puede imponer de oficio o por queja del interesado, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda corresponder al funcionario.

<Expresión tachada INEXEQUIBLE> En virtud del principio de eficacia, se tendrá en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad, removiendo de oficio los obstáculos puramente formales y evitando decisiones inhibitorias. Las nulidades que resulten de vicios de procedimiento podrán sanearse en cualquier tiempo de oficio o a petición del interesado.

En virtud del principio de imparcialidad las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación; por consiguiente, deberán darles igualdad de tratamiento, respetando el orden en que actúen ante ellos

<sic>.

En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordenan este código y la ley.

En virtud del principio de contradicción, los interesados tendrán oportunidad de conocer y de controvertir esas decisiones por los medios legales.

Estos principios servirán para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicación de las reglas de procedimiento.

Las autoridades deberán observar estrictamente los principios consagrados en este artículo al expedir los reglamentos internos de que tratan los artículos 1o., de la Ley 58 de 1982 y 32 de este código.

ARTICULO 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales administrativas.

Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio.

En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará de preferencia a la restrictiva o desfavorable.

Toda persona se presume inocente mientras no se la haya declarado judicialmente culpable.

Quien sea sindicado tiene derecho a la defensa y a la asistencia de un abogado escogido por él, o de oficio, durante la investigación y el juzgamiento; a un debido proceso público sin dilaciones injustificadas; a presentar pruebas y a controvertir las que se alleguen en su contra; a impugnar la sentencia condenatoria, y a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho.

Es nula, de pleno derecho, la prueba obtenida con violación del debido proceso.

ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

ARTICULO 2o. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA ACCIÓN FISCAL. En el ejercicio de la acción de responsabilidad fiscal se garantizará el debido proceso y su trámite se adelantará con sujeción a los principios establecidos en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política y a los contenidos en el Código Contencioso Administrativo.

ARTICULO 4o. OBJETO DE LA RESPONSABILIDAD FISCAL. La responsabilidad fiscal tiene por objeto el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal.

Para el establecimiento de responsabilidad fiscal en cada caso, se tendrá en cuenta el cumplimiento de los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal.

Las características del Proceso de Responsabilidad Fiscal son: autónoma, de naturaleza administrativa, patrimonial y resarcitoria, .

Ahora bien, por tratarse de una actuación administrativa, el proceso de responsabilidad fiscal, está sujeto al control judicial de legalidad de la Jurisdicción Contenciosa Administrativa, según prescripción del artículo 59 Ibídem .

ARTICULO 59. IMPUGNACIÓN ANTE LA JURISDICCIÓN DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. En materia del proceso de responsabilidad fiscal, solamente será demandable ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo el Acto Administrativo con el cual termina el proceso, una vez se encuentre en firme.

2.4.4. EL DEBIDO PROCESO

La Corte Constitucional en Sentencias de tutela T-347 de 1993 y T-459 de 1994 ha definido el debido proceso como:

"el conjunto de garantías que buscan asegurar a los interesados que han acudido a la administración pública o ante los jueces, una recta y cumplida decisión sobre sus derechos"

"conjunto de circunstancias de la administración que le impone la ley para su ordenado funcionamiento y para la validez de sus propias actuaciones"

Por disposición del artículo 2° de la ley 610 de 2000, el debido proceso se enuncia como uno de los principios orientadores de la acción fiscal, en consecuencia en el ejercicio de tal acción, deberá ser garantizado de conformidad con el derecho fundamental del artículo 29 de la Carta Política, disposición que hizo extensivo el debido proceso a las actuaciones administrativas, su inobservancia o la comprobada existencia de irregularidades sustanciales será causal de nulidad, al tenor del artículo 36 Ibídem.Así mismo, la citada norma impone que el trámite del proceso, se ciña a los principios rectores de la función administrativa establecidos en el artículo 209 constitucional .

ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Sobre la aplicación de este principio en el proceso de responsabilidad fiscal se ha pronunciado la Corte Constitucional en sentencias C-540 de 1997 y SU-620/96 en la que manifestó:

"...En el trámite del proceso en que dicha responsabilidad se deduce se deben observar las garantías sustanciales y procesales que informan el debido proceso, debidamente compatibilizadas con la naturaleza propia de las actuaciones administrativas, que se rigen por reglas propias de orden constitucional y legal, que dependen de variables fundadas en la necesidad de satisfacer en forma urgente e inmediata necesidades de interés público o social, con observancia de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (art. 209 C.P.), a través de las actividades propias de intervención o de control de la actividad de los particulares o del ejercicio de la función y de la actividad de policía o de las que permiten exigir responsabilidad a los servidores públicos o a los particulares que desempeñan funciones públicas. En tal virtud, la norma del art. 29 de la Constitución, es aplicable al proceso de responsabilidad fiscal, en cuanto a la observancia de las siguientes garantías sustanciales y procesales: legalidad, juez natural o legal (autoridad administrativa competente), favorabilidad, presunción de inocencia, derecho de defensa, (derecho a ser oído y a intervenir en el proceso, directamente o a través de abogado, a presentar y controvertir pruebas, a oponer la nulidad de las autoridades con violación del debido proceso, y a interponer recursos contra la decisión condenatoria), debido proceso público sin dilaciones injustificadas, y a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho".

2.4.5. LA RESERVA PROCESAL

Según prescripción del artículo 20 de la ley 610 de 2000 , las actuaciones adelantadas durante la indagación preliminar y el proceso de responsabilidad fiscal son reservadas hasta su culminación. En consecuencia, hasta no terminarse el proceso de responsabilidad fiscal, ningún funcionario podrá suministrar información, ni expedir copias de piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente para conocer asuntos judiciales, disciplinarios o administrativos.

ARTICULO 20. RESERVA Y EXPEDICION DE COPIAS. <Artículo CONDICIONALMENTE EXEQUIBLE. Apartes tachados INEXEQUIBLES> Las actuaciones adelantadas durante la indagación preliminar y el proceso de responsabilidad fiscal son reservadas hasta su culminación.

En consecuencia, hasta no terminarse el proceso de responsabilidad fiscal, ningúnfuncionario podrá suministrar información, ni expedir copias de piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente para conocer asuntos judiciales, disciplinarios o administrativos.

El incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria, la cual será sancionada por la autoridad competente con multa de cinco (5) a diez (10) salarios mínimos mensuales.

Los sujetos procesales tendrán derecho a obtener copia de la actuación para su uso exclusivo y el ejercicio de sus derechos, con la obligación de guardar reserva sin necesidad de diligencia especial.

Agrega al norma que el incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria, la cual será sancionada por la autoridad competente con multa de cinco (5) a diez (10) salarios mínimos mensuales. Y señala, a su vez, que los sujetos procésales tendrán derecho a obtener copia de la actuación para su uso exclusivo y el ejercicio de sus derechos, con la obligación de guardar reserva sin necesidad de diligencia especial.

La Corte Constitucional al examinar la constitucionalidad de esta disposición, señaló en sentencia C-477/01:

"(..) la Corte encuentra que debe reiterar la posición antes adoptada en la Sentencia C- 038 de 1996, toda vez que la norma que examina reproduce la desproporción en la reserva dentro del proceso de responsabilidad fiscal, e incluso la incrementa con grave deterioro del principio de participación ciudadana en el control fiscal, y del derecho del ciudadano al acceso a los documentos públicos (Art. 74 C.P.). Por ello, declarará la inexequibilidad de las expresiones "hasta su culminación" y "hasta no terminarse el proceso de responsabilidad fiscal" contenidas en el artículo 20 de la 610 de 2000, y la exequibilidad condicionada del resto de la disposición, bajo el entendido que la reserva deberá levantarse tan pronto se practiquen las pruebas a que haya lugar y, en todo caso, una vez expire el término general fijado por la ley para su práctica".

En este sentido debe entenderse que la reserva del proceso de responsabilidad fiscal se mantendrá hasta agotarse la etapa probatoria, a partir de ese momento procesal la actuación es pública.

2.4.6. ELEMENTOS DE LA RESPONSABILIDAD FISCAL

De conformidad con el artículo 5º de la ley 610 de 2000, la responsabilidad fiscal está integrada por los siguientes elementos:

Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza gestión fiscal.

Un daño patrimonial al Estado.

Un nexo causal entre los dos elementos anteriores.

Para efectos de la estructuración de la responsabilidad fiscal, se requiere de la existencia de una conducta, activa u omisiva, dolosa o gravemente culposa, por parte de un servidor público o un particular, según el caso, que en el ejercicio de la Gestión Fiscal, produzca un daño sobre fondos o bienes públicos, y que entre una y otro exista un relación de causalidad.

Es necesario enfatizar, que la nueva regulación contiene definiciones de los conceptos de gestión fiscal, como marco natural de la responsabilidad fiscal, y de daño, como elemento objetivo de la misma. Ahora no sólo se concibe el daño, como aquel detrimento que un servidor público le pueda causar al patrimonio público por actos u omisiones, sino de igual forma la afectación producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa o, en general, que no se aplique al cumplimiento de los cometidos estatales.

2.4.6.1. LA CONDUCTA

La conducta activa u omisiva, imputable al autor del daño, dolosa o gravemente culposa, se refiere a la actuación de un servidor público o de un particular que, autorizado legalmente, despliegue gestión fiscal, en ejercicio de la cual, o con ocasión de ella, genere un daño al patrimonio del Estado.

La calificación de la conducta como gravemente culposa, como elemento de la responsabilidad fiscal, fue precisado por la Corte Constitucional en sentencia C-619 de 2002, cuyos efectos son aplicables a partir del 8 de agosto de 2002, tal como se expuso en Sentencia de tutela T-832 de 2003, donde se aclara que "la fecha de la sentencia debe corresponder a aquella en que se adoptó".

2.4.6.2. LA GESTIÓN FISCAL

Para efectos de determinar la responsabilidad fiscal, se requiere que la conducta desplegada por parte del servidor público o el particular, funcional o contractualmente, se encuentre en el ámbito de la gestión fiscal, es en consecuencia un elemento sustancial de dicha responsabilidad.

En efecto, la Carta Política señala como atribución del Contralor General de la República, y por extensión normativa del mismo Estatuto Superior a los contralores territoriales, en su artículo 268, numeral 5o. la de establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal.

Por su parte, la ley 610 de 2000, en su artículo 3º., determina que, para los efectos de dicha ley, se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.

Consecuencialmente para poder establecer la responsabilidad fiscal derivada de una conducta, ésta debe tener una relación directa con el ejercicio de actos de gestión fiscal. Si la conducta que produce el daño sobre el patrimonio público se despliega por fuera de dicho concepto, estaríamos en presencia de una simple responsabilidad patrimonial, pero no de una de carácter fiscal.

No obstante la amplitud del concepto de la gestión fiscal, se requiere a más de la simple disponibilidad material que tienen los servidores públicos sobre el patrimonio público para el cumplimiento de sus funciones (o los particulares, según el caso, cuando administran o custodian dicho patrimonio), tener una disponibilidad o titularidad jurídica sobre los mismos, esto es, que el sujeto tenga la capacidad funcional o contractual de ejercer actos de gestión fiscal sobre ese patrimonio. Si carece de dicha titularidad jurídica, no tiene mando o decisión de disponibilidad sobre los fondos o bienes públicos (así tenga la disponibilidad material), no habría gestión fiscal, y por lo tanto no habría responsabilidad fiscal, sino patrimonial, lo cual obligaría a que la reparación se surtiera por otra vía diversa (v. gr. acción patrimonial ordinaria, o contractual, o a través de la acción civil dentro del proceso penal si lo hubiere, etc.).

Respecto de la Gestión Fiscal, la Corte Constitucional en Sentencia 840 del 9 de agosto de 2001, precisó

"(...) En efecto, siguiendo los lineamientos del constitucionalismo moderno el Estatuto Supremo precisa en su artículo 267 y siguientes los contenidos básicos del control fiscal, calificándolo como una función pública encomendada a la Contraloría General de la República y a las contralorías territoriales, en aras de vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en sus diferentes órdenes. Igualmente suprime los controles previo y perceptivo, y el criterio de universalidad frente al número de actos a revisar, al disponer expresamente que el control fiscal se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. En este sentido indica la Carta que la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales.

De este modo quedó establecido que en adelante el control fiscal ya no se puede seguir mirando bajo el exclusivo criterio económico-formalista que lo embargó durante tanto tiempo. Antes bien, preciso es reconocer que al tenor del deslinde funcional de competencias y de la colaboración armónica de poderes que contempla el artículo 113 Superior, las contralorías están llamadas a realizar una actividad retroalimentadora en torno a la Administración, vale decir, en términos de valor agregado. Siendo ésta una de las vías idóneas para acceder interinstitucionalmente a crecientes índices de gestión pública, donde, a tiempo que se depura la transparencia de los procedimientos y actuaciones de la Administración, se propicia y facilita el cumplimiento efectivo de los fines del Estado. Perspectiva bajo la cual cobra especiales fuerzas la primacía de lo sustancial sobre lo procedimental, en tanto el Estado meramente funcionalista ha tenido que cederle el paso a un Estado gestor, por definición más cercano a la comunidad, a la promoción de la prosperidad general y a la garantía de los principios, derechos y deberes contemplados en la Constitución. Cierto es que la simple enunciación de los postulados rectores no satisface automáticamente las ingentes demandas de la colectividad, sin embargo, habida consideración de la señalada importancia que el ordenamiento superior le otorga a la concreción material de los valores, principios, derechos y deberes, los habitantes del país bien pueden aspirar a un control fiscal representativo de sus intereses, y por tanto vindicativo del derecho que tienen a conocer la suerte de los recaudos, la administración y disposición sobre los bienes estatales, y por supuesto, la forma, oportunidad y cuantía con que se ejecutan los gastos.

Este nuevo espectro constitucional ha puesto al ordenador del gasto en un rango de autonomía e independencia ampliamente favorable a los designios de la gestión fiscal que le atañe, con unas responsabilidades correlativas que atienden a la defensa de diversos bienes jurídicos tales como los referidos a la Administración y al Tesoro Público. Claro que este orden de cosas no le incumbe con exclusividad al ordenador del gasto, dado que el circuito de la gestión fiscal involucra a todos los servidores públicos que tengan poder decisorio sobre los bienes o rentas del Estado. Criterios éstos que en lo pertinente cobijan a los particulares que manejen fondos o bienes del Estado.

En síntesis, con arreglo a la nueva Carta Política la gestión fiscal no se puede reducir a perfiles económico-formalistas, pues, en desarrollo de los mandatos constitucionales y legales el servidor público y el particular, dentro de sus respectivas esferas, deben obrar no solamente salvaguardando la integridad del patrimonio público, sino ante todo, cultivando y animando su específico proyecto de gestión y resultados. Proceder éste que por entero va con la naturaleza propia de las cosas públicas, por cuanto la efectiva realización de los planes y programas de orden socioeconómico, a tiempo que se sustenta y fortalece sobre cifras fiscales, funge como expresión material de éstas y de la acción humana, por donde la adecuada preservación y utilización de los bienes y rentas del Estado puede salir bien librada a instancias de la vocación de servicio legítimamente entendida, antes que de un plano y estéril cumplimiento normativo, que no por obligatorio garantiza sin más la realización práctica de las tareas públicas. Por esto mismo, a título de corolario se podría agregar que: el servidor público o el particular - dentro de una dimensión programática -, con apoyo en los bienes y fondos estatales puestos a su cuidado pueden alcanzar los objetivos y resultados de la gestión proyectada, al propio tiempo que dichos bienes y fondos despliegan su eficiencia económica manteniendo la integralidad patrimonial que la vida útil y la circulación monetaria les permite. Se trata entonces de abogar por la integridad y fortalecimiento de un patrimonio público dinámico, eficiente y eficaz, en la senda de la gestión estatal que por principio debe privilegiar el interés general sobre el interés particular; lo que equivale a decir que: la mejor manera de preservar y fortalecer el patrimonio público se halla en la acción programática, que no en la mera contemplación de unos haberes "completos" pero inertes".

2.4.6.3. EL DAÑO

El daño, es la lesión al patrimonio público, del cual se deriva el perjuicio y la consecuente obligación de resarcirlo.

La ley 610 en el artículo 6º, precisa que para efectos de la misma ley se entiende por daño patrimonial al Estado, la lesión representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías.

Agrega la disposición que dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público.

Este precepto legal, tiene un carácter enunciativo, pues incluye dentro del concepto de daño, los perjuicios, definidos como la ganancia lícita que deja de obtenerse, o gastos que se ocasionen por acto u omisión de otro y que éste debe indemnizar, a más del daño o detrimento material causado por modo directo que pueda sufrir la Nación o el establecimiento público.

La Honorable Corte Constitucional, en sentencia SU-620/96, al referirse a las características del daño señaló:

"...Para la estimación del daño debe acudirse a las reglas generales aplicables en materia de responsabilidad; por lo tanto, entre otros factores que han de valorarse, debe considerarse que aquél ha de ser cierto, especial, anormal y cuantificable con arreglo a su real magnitud. En el proceso de determinación del monto del daño, por consiguiente, ha de establecerse no sólo la dimensión de éste, sino que debe examinarse también si eventualmente, a pesar de la gestión fiscal irregular, la administración obtuvo o no algún beneficio..."

Y en sentencia C-840/2001 la Corte indica:

"...De otra parte destaca el artículo 4 el daño como fundamento de la responsabilidad fiscal, de modo que si no existe un perjuicio cierto, un daño fiscal, no hay cabida para la declaración de dicha responsabilidad. Por consiguiente, quien tiene a su cargo fondos o bienes estatales sólo responde cuando ha causado con su conducta dolosa o culposa un daño fiscal. El perjuicio material se repara mediante indemnización, que puede comprender tanto el daño emergente, como el lucro cesante, de modo que el afectado quede indemne, esto es, como si el perjuicio nunca hubiera ocurrido. Así, "el resarcimiento del perjuicio, debe guardar correspondencia directa con la magnitud del daño causado mas no puede superar ese límite." Y no podría ser de otro modo, pues de indemnizarse por encima del monto se produciría un enriquecimiento sin causa, desde todo punto de vista reprochable. Por lo mismo, la indemnización por los daños materiales sufridos debe ser integral, de tal forma que incluya el valor del bien perdido o lesionado (daño emergente), y el monto de lo que se ha dejado de percibir en virtud de tal lesión (lucro cesante). A lo cual se suma la indexación correspondiente, que para el caso de la responsabilidad fiscal se halla prevista en el inciso segundo del artículo 53 de la ley 610..."

En consecuencia, habrá que decir que en la cuantificación del daño se debe considerar los perjuicios, y así mismo se debe producir su actualización, es decir traer el daño al valor presente en el momento que se produzca la decisión de responsabilidad, según los índices de precios al consumidor certificados por el DANE para los períodos correspondientes, según prescripción del artículo 52 de la ley 610 de 2000, Sentencia Consejo de Estado de 7 de marzo de 2001, expediente 820 y Concepto 732 de 3 de octubre de 1995.

2.4.6.4. LA RELACIÓN DE CAUSALIDAD

La relación de causalidad, implica que entre la conducta y el daño debe existir una relación determinante y condicionante de causa-efecto, de tal manera que el daño sea resultado de una conducta activa u omisiva. El nexo causal se rompe cuando aparecen circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito.

En las providencias donde se edifique la imputación de responsabilidad fiscal y Fallo con responsabilidad fiscal, deberá determinarse en forma precisa la acreditación de los elementos integrantes de responsabilidad, entre ellos el nexo causal entre la conducta del agente y el daño ocasionado.

TRÁMITE GUIA PARA LA ACCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL

1. Actividades preprocesales

1. Recibo y evaluación de antecedentes

1.1. Descripción

Recepción y evaluación de los hechos reseñados en el documento constitutivo del antecedente, a fin de determinar las acciones inmediatas a seguir, éstas pueden ser entre otras: traslado externo a una autoridad competente o traslado interno en la Contraloría General de la República para un procedimiento auditor, proceso sancionatorio o de reintegro por doble asignación, el inicio de una Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal, según sea el caso.

1.2. Objetivos

  • Controlar los antecedentes que llegan a la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, a la Dirección de Investigaciones y a los Grupos de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva del nivel desconcentrado.

  • Evaluar el antecedente determinando el mérito de dar inicio a una indagación preliminar o a un proceso de Responsabilidad Fiscal, o traslado a autoridad competente o a otra dependencia de la Contraloría General de la República.

1.3. Flujo básico

  1. El funcionario competente recibe un escrito de un ciudadano, de un medio de comunicación, de una autoridad o dependencia de la Contraloría General de la República, o ante la existencia de una solicitud de control excepcional, donde se advierte de un daño patrimonial e indicios serios sobre los posibles autores del mismo.

  1. El funcionario competente asigna un número consecutivo del Despacho para identificar el antecedente.

  1. El funcionario competente asigna el antecedente a un funcionario sustanciador, para que lo estudie y evalúe y presente informe de evaluación que contenga proyecto de las acciones a seguir, que bien puede ser: apertura de la indagación preliminar o del proceso de Responsabilidad Fiscal, o los traslados pertinentes (internos o externos), o el archivo del antecedente.

  1. El funcionario asignado presenta el informe de evaluación, al funcionario competente, para su aprobación.

  1. El funcionario competente recibe y evalúa el informe

  1. Si encuentra procedente el proyecto de las acciones a seguir, y el proyecto contempla la apertura de una indagación preliminar o de un proceso de Responsabilidad Fiscal, asigna al funcionario sustanciador quien impulsará la actuación y practicará pruebas, mediante auto debidamente motivado.

  1. Si el antecedente no es competencia de la Contraloría General de la República, el funcionario asignado proyecta para la firma del funcionario competente, el traslado a la Fiscalía o Procuraduría u otra autoridad, según sea el caso

  1. Si el antecedente conlleva a iniciar un proceso sancionatorio, el funcionario asignado proyecta para la firma del funcionario competente, el traslado a la dependencia de la Contraloría correspondiente.

  1. Si el antecedente conlleva a iniciar un proceso auditor el funcionario asignado proyecta para la firma del funcionario competente, el traslado a la dependencia de la Contraloría Sectorial correspondiente.

  1. En caso que no sea aprobado el informe de evaluación:

10.1. El funcionario competente lo devuelve con las observaciones, para ser corregido.

10.2. El funcionario asignado corrige el informe de evaluación y lo vuelve a presentar al funcionario competente.

  1. Si los hallazgos de auditoría que envía Control Fiscal Micro, no tienen identificados cuatro de los elementos a que hace alusión el Art. 41 de la Ley 610 de 2000 a saber: identificación de la entidad estatal afectada y de los presuntos responsables fiscales, determinación del daño patrimonial y estimación de su cuantía, el funcionario asignado proyecta para la firma del funcionario competente la devolución del hallazgo fiscal a Control Fiscal Micro, para ser complementados o en su defecto inicien la Indagación Preliminar, de conformidad con el numeral 3o del Artículo 51 del Decreto 267 del 22 de febrero de 2000.

Artículo 41. Requisitos del auto de apertura. El auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal deberá contener lo siguiente:

1. Competencia del funcionario de conocimiento.

2. Fundamentos de hecho.

3. Fundamentos de derecho.

4. Identificación de la entidad estatal afectada y de los presuntos responsables fiscales.

5. Determinación del daño patrimonial al Estado y estimación de su cuantía.

6. Decreto de las pruebas que se consideren conducentes y pertinentes.

7. Decreto de las medidas cautelares a que hubiere lugar, las cuales deberán hacerse efectivas antes de la notificación del auto de apertura a los presuntos responsables.

8. Solicitud a la entidad donde el servidor público esté o haya estado vinculado, para que ésta informe sobre el salario devengado para la época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y su última dirección conocida o registrada; e igualmente para enterarla del inicio de las diligencias fiscales.

9. Orden de notificar a los presuntos responsables esta decisión.

(Nota: El numeral 7º fue demandado y declarado exequible por la Corte Constitucional, en Sentencia C-840 de agosto 9 de 2000)- Extracto:

" (...) En consonancia con la Constitución y la ley 610 el artículo 41 exhibe una gran pertinencia y una plena justificación. Pues a todas luces resulta evidente que para una mejor garantización de los efectos resarcitorios las medidas cautelares no pueden dejarse para último momento, ni condicionarse a la previa determinación de responsabilidad fiscal del servidor público o del particular con poderes de gestión fiscal. Lo cual no releva a las contralorías de sus deberes frente al principio de la necesidad de la prueba, y llegado el caso, de adelantar la indagación preliminar que amerite la falta de certeza prevista en el artículo 39 de la ley 610. De ahí que no le asista razón al demandante cuando afirma que el decreto de las medidas cautelares se establece como una consecuencia inmediata del auto de apertura, pues el mismo artículo aclara, a renglón seguido, que se impondrán aquellas "a que hubiere lugar", dando a entender que éstas sólo se decretarán en dicho auto cuando procedan y no de manera forzosa, como parece entenderlo el actor. En cualquier caso, no sobra advertir que en todos los actos y trámites del proceso de responsabilidad fiscal el funcionario competente deberá observar rigurosamente los dictados del debido proceso y de la prevalencia de lo sustancial sobre las formas.

Más aún, el carácter preventivo de las medidas cautelares es lo que determina que su aplicación efectiva se realice con anterioridad a la fecha de notificación del auto de apertura a los presuntos responsables. Sin que esto constituya óbice para que en cualquier momento del proceso puedan decretarse medidas cautelares sobre los bienes o rentas de la persona presuntamente responsable de haber causado un daño al patrimonio público, tal como lo establece el artículo 12 de la ley cuestionada. Medidas éstas que habrán de extenderse con fuerza vinculante hasta la culminación del proceso de cobro coactivo, en el evento de emitirse fallo con responsabilidad fiscal. Sin perjuicio de la opción de desembargo que el artículo 12 contempla bajos ciertos requisitos y condiciones".

  1. El funcionario asignado proyecta para la firma del funcionario competente, el oficio al quejoso, persona o entidad remitente del antecedente, informándole sobre la acción seguida en referencia al mismo.

1.4. Flujo alternativo

Puede aplicar la caducidad del hecho, cuando han pasado cinco años y no se ha iniciado el Proceso de Responsabilidad Fiscal.

1.5. Riesgo

  • Enviar Control Fiscal Micro, un antecedente sin toda la información obligatoria.

  • Extraviar documentación que integre el antecedente

  • Efectuar un precario análisis en la evaluación del antecedente.

2. Indagación Preliminar

2.1. Descripción

Es una actuación preprocesal no superior a seis meses, encaminada a determinar la ocurrencia del hecho, la causación del daño patrimonial con ocasión de su acaecimiento, la entidad afectada y la determinación de los presuntos responsables y la competencia del organismo fiscalizador (Art. 39 ley 610 de 2000 ).

Artículo 39. Indagación preliminar. Si no existe certeza sobre la ocurrencia del hecho, la causación del daño patrimonial con ocasión de su acaecimiento, la entidad afectada y la determinación de los presuntos responsables, podrá ordenarse indagación preliminar por un término máximo de seis (6) meses, al cabo de los cuales solamente procederá el archivo de las diligencias o la apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

La indagación preliminar tendrá por objeto verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento o intervenido o contribuido a él.

2.2. Objetivos

Determinar:

  • La competencia del órgano fiscalizador.

  • La ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal.

  • La entidad afectada.

  • Identificación de los servidores públicos o particulares que hayan causado o intervenido o contribuído al daño patrimonial.

2.3. Flujo básico

  1. El funcionario competente designa a un funcionario y le asigna el antecedente para la sustanciación y práctica de pruebas en la indagación preliminar mediante Auto, a través del procedimiento de reparto equitativo.

  1. El funcionario asignado elabora el plan de instrucción de la indagación preliminar y lo presenta al funcionario competente.

  1. El funcionario competente evalúa el plan de instrucción de la indagación preliminar y lo aprueba de encontrarlo procedente, o en su defecto lo devuelve con las observaciones para ser corregido.

  1. De ser aprobado el plan de instrucción, el funcionario competente profiere el auto de apertura de la indagación preliminar, donde decreta las pruebas de oficio que considere pertinentes y conducentes.

  1. El funcionario competente comunica el auto de apertura al representante legal de la entidad afectada y a los posibles presuntos responsables de ser conocidos.

  1. El funcionario competente hace constar en acta la práctica de todas las pruebas decretadas de oficio o a petición de parte, e incorporará los documentos autenticados en el expediente.

  1. El funcionario competente incorpora al expediente copia de la póliza del presunto responsable o del bien o del contrato sobre el cual recae el objeto de la indagación.

  1. El funcionario competente recibe exposición libre y espontánea, cuando el posible presunto responsable se lo solicite (Art. 42 ley 610 de 2000 ).

Artículo 42. Garantía de defensa del implicado. Quien tenga conocimiento de la existencia de indagación preliminar o de proceso de responsabilidad fiscal en su contra y antes de que se le formule auto de imputación de responsabilidad fiscal, podrá solicitar al correspondiente funcionario que le reciba exposición libre y espontánea, para cuya diligencia podrá designar un apoderado que lo asista y lo represente durante el proceso, y así se le hará saber al implicado, sin que la falta de apoderado constituya causal que invalide lo actuado.

En todo caso, no podrá dictarse auto de imputación de responsabilidad fiscal si el presunto responsable no ha sido escuchado previamente dentro del proceso en exposición libre y espontánea o no está representado por un apoderado de oficio si no compareció a la diligencia o no pudo ser localizado.

  1. En el ejercicio de funciones de Policía Judicial se toman las medidas necesarias para asegurar las pruebas (Art. 29 ley 610 de 2000 ).

Artículo 29. Aseguramiento de las pruebas. El funcionario de la Contraloría en ejercicio de las facultades de policía judicial tomará las medidas que sean necesarias para asegurar que los elementos de prueba no sean alterados, ocultados o destruidos. Con tal fin podrá ordenar entre otras las siguientes medidas: disponer vigilancia especial de las personas, de los muebles o inmuebles, el sellamiento de éstos, la retención de medios de transporte, la incautación de papeles, libros, documentos o cualquier otro texto informático o magnético.

  1. Si se deniega la práctica de pruebas solicitadas, por inconducentes o improcedentes, se hace mediante auto motivado. Contra esta decisión proceden los recursos de reposición y apelación.

  1. Los incidentes de nulidad, caducidad, prescripción, se deciden mediante auto motivado, el cual es susceptible de ser impugnado a través de los recursos de reposición y apelación.

  1. El funcionario competente evalúa el acervo probatorio, bajo el principio de la sana crítica y la persuasión racional y decide sobre el archivo o la apertura del proceso de responsabilidad fiscal (Art. 26 ley 610 de 2000 ).

Artículo 26. Apreciación integral de las pruebas. Las pruebas deberán apreciarse en conjunto de acuerdo con las reglas de la sana crítica y la persuasión racional.

  1. El funcionario competente decide sobre la indagación preliminar mediante auto, optando por :

13.1. Archivar el expediente, si no existe mérito para abrir el proceso de Responsabilidad Fiscal, por: la inexistencia del hecho, que éste no es constitutivo de detrimento patrimonial o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o la operancia de una causal excluyente de responsabilidad o se demuestre que la acción no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad de la misma.

13.2. Abrir el proceso de responsabilidad fiscal.

13.3. Trasladar el expediente o el auto que puso fin a la indagación preliminar a las autoridades competentes o dependencias internas de la Contraloría General de la República, para que se inicie el proceso respectivo.(Art. 21 ley 610 de 2000 ).

Artículo 21. Traslado a otras autoridades. Si con ocasión del adelantamiento de los procesos de que trata la presente ley se advierte la comisión de hechos punibles o faltas disciplinarias, el funcionario competente deberá dar aviso en forma inmediata a las autoridades correspondientes.

  1. El auto que decide la indagación preliminar no es susceptible de recurso alguno.

  1. Procede la reapertura de la indagación, cuando aparecen o se aportan nuevas pruebas que acrediten la existencia de un daño patrimonial o la responsabilidad del gestor fiscal, o se demuestre que la decisión se basó en prueba falsa (Art. 17 Ley 610 de 2000 ).

Artículo 17. Reapertura. Cuando después de proferido el auto de archivo del expediente en la indagación preliminar o en el proceso de responsabilidad fiscal, aparecieren o se aportaren nuevas pruebas que acrediten la existencia de un daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del gestor fiscal, o se demostrare que la decisión se basó en prueba falsa, procederá la reapertura de la indagación o del Proceso.

Sin embargo, no procederá la reapertura si después de proferido el auto de archivo, ha operado la caducidad de la acción o la prescripción de la responsabilidad fiscal.

2.4. Flujo alternativo

  1. Se puede presentar recursos de reposición y apelación contra: el auto que deniega la práctica de pruebas solicitadas y declaratoria de caducidad.

  1. Se debe declarar la caducidad de la acción fiscal, cuando han pasado cinco años de la ocurrencia del hecho y no se ha iniciado el proceso de Responsabilidad Fiscal (Art. 9 ley 610 de 2000 ).

Artículo 9°. Caducidad y prescripción. La acción fiscal caducará si transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

Este término empezará a contarse para los hechos o actos instantáneos desde el día de su realización, y para los complejos, de tracto sucesivo, de carácter permanente o continuado desde la del último hecho o acto. La responsabilidad fiscal prescribirá en cinco (5) años, contados a partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, si dentro de dicho término no se ha dictado providencia en firme que la declare.

El vencimiento de los términos establecidos en el presente artículo no impedirá que cuando se trate de hechos punibles, se pueda obtener la reparación de la totalidad del detrimento y demás perjuicios que haya sufrido la administración, a través de la acción civil en el proceso penal, que podrá ser ejercida por la contraloría correspondiente o por la respectiva entidad pública.

  1. Cuando después de proferido el auto de archivo del expediente, aparecieren o se aportaren nuevas pruebas que acrediten la existencia de un daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del gestor fiscal o se demuestre que la decisión se basó en prueba falsa, procede la reapertura de la indagación (Art. 17 Ley 610 de 2000 ).

Artículo 17. Reapertura. Cuando después de proferido el auto de archivo del expediente en la indagación preliminar o en el proceso de responsabilidad fiscal, aparecieren o se aportaren nuevas pruebas que acrediten la existencia de un daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del gestor fiscal, o se demostrare que la decisión se basó en prueba falsa, procederá la reapertura de la indagación o del Proceso.

Sin embargo, no procederá la reapertura si después de proferido el auto de archivo, ha operado la caducidad de la acción o la prescripción de la responsabilidad fiscal.

2.5. Riesgo

  • Iniciar procesos de Responsabilidad Fiscal con hechos inexistentes o que no sean constitutivos de daño patrimonial.

  • Iniciar procesos de Responsabilidad Fiscal sin la completa identificación de los presuntos responsables y la entidad afectada.

2. Actividades procesales

Trámite del proceso

Descripción.

Es el conjunto de actuaciones administrativas, que adelantan las contralorías, con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares cuando en el ejercicio de su gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado (Art. 1o. ley 610 de 2000 ).

Artículo 1°. Definición. El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.

(Nota: El segmento "o con ocasión de ésta causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado", fue demandado y declarado exequible por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-840 de agosto 9 de 2001) - Extracto.

"A la luz de esta definición la locución impugnada bien puede significar que la gestión fiscal es susceptible de operar como circunstancia u oportunidad para ejecutar o conseguir algo a costa de los recursos públicos, causando un daño al patrimonio estatal, evento en el cual la persona que se aproveche de tal situación, dolosa o culposamente, debe responder fiscalmente resarciendo los perjuicios que haya podido causar al erario público.

El sentido unitario de la expresión o con ocasión de ésta sólo se justifica en la medida en que los actos que la materialicen comporten una relación de conexidad próxima y necesaria para con el desarrollo de la gestión fiscal. Por lo tanto, en cada caso se impone examinar si la respectiva conducta guarda alguna relación para con la noción específica de gestión fiscal, bajo la comprensión de que ésta tiene una entidad material y jurídica propia que se desenvuelve mediante planes de acción, programas, actos de recaudo, administración, inversión, disposición y gasto, entre otros, con miras a cumplir las funciones constitucionales y legales que en sus respectivos ámbitos convocan la atención de los servidores públicos y los particulares responsables del manejo de fondos o bienes del Estado".

Objetivos

  • Determinar y establecer si existe o no Responsabilidad Fiscal.

  • Establecer la cuantía del resarcimiento.

Flujo básico

Flujos alternos

Riesgo

3. instituciones procesales

Acumulación de Procesos

Descripción.

Hay lugar a la acumulación de procesos a partir de la notificación del auto de imputación de responsabilidad fiscal y siempre que no se haya proferido fallo de primera o única instancia, de oficio o a solicitud del sujeto procesal, cuando contra una misma persona se estuvieren adelantando dos o más procesos aunque en ellos figuren otros implicados, siempre y cuando se trate de la misma entidad, o cuando se trate de dos o más procesos por hechos conexos que no se hubieren investigado conjuntamente (Art. 15 ley 610 de 2000 ).

Artículo 15. Acumulación de procesos. Habrá lugar a la acumulación de

procesos a partir de la notificación del auto de imputación de responsabilidad fiscal y siempre que no se haya proferido fallo de primera o única instancia, de oficio o a solicitud del sujeto procesal, cuando contra una misma persona se estuvieren adelantando dos o más procesos, aunque en ellos figuren otros implicados y siempre que se trate de la misma entidad afectada, o cuando se trate de dos o más procesos por hechos conexos que no se hubieren investigado conjuntamente.

Contra la decisión de negar la acumulación procede el recurso de reposición

Objetivo

  • Establecer que en las diversas actuaciones se adelanten contra una misma persona.

  • Establecer la existencia de dos o más procesos, seguidos contra un mismo presunto responsable fiscal, por el mismo hecho o por hechos conexos.

  • Establecer que en una actuación se haya proferido auto de imputación debidamente notificado.

  • Establecer que en la actuación donde se dictó auto de imputación, no se haya proferido fallo de primera o única instancia.

  • Establecer que se trate de la misma entidad afectada o que se trate de dos o más procesos por hechos conexos que no se hubieren investigado conjuntamente.

Flujo básico

  1. El funcionario competente determina la existencia de dos o más procesos seguidos contra un mismo presunto responsable fiscal, por el mismo hecho o por hechos conexos.

  1. El funcionario competente determina que se haya proferido auto de imputación de responsabilidad fiscal el cual debe estar debidamente notificado.

  1. El funcionario competente establece que no se haya proferido fallo de primera o única instancia.

  1. El funcionario competente determina que se trate de la misma entidad afectada.

  1. El funcionario competente profiere auto de acumulación de procesos debidamente motivado.

  1. El funcionario competente determina que en aquellos procesos que se van a acumular se hayan proferido medidas cautelares, caso en el cual se debe oficiar a la entidad de derecho público o privado que tenga en sus registros inscrita la medida cautelar.

Flujos alternos

Procede recurso de reposición contra la decisión de negar la acumulación de procesos (Art. 15 ley 610 de 2000 )..

Artículo 15. Acumulación de procesos. Habrá lugar a la acumulación de procesos a partir de la notificación del auto de imputación de responsabilidad fiscal y siempre que no se haya proferido fallo de primera o única instancia, de oficio o a solicitud del sujeto procesal, cuando contra una misma persona se estuvieren adelantando dos o más procesos, aunque en ellos figuren otros implicados y siempre que se trate de la misma entidad afectada, o cuando se trate de dos o más procesos por hechos conexos que no se hubieren investigado conjuntamente.

Contra la decisión de negar la acumulación procede el recurso de reposición

Riesgo

  • No haberse identificado plenamente dentro del proceso de responsabilidad fiscal al mismo sujeto procesal.

  • No establecer que en una de las actuaciones, se haya proferido auto de imputación debidamente notificado.

  • No establecer que en una de las actuaciones, se haya proferido fallo de primera o única instancia.

  • No establecer que en todos los procesos sea la misma entidad afectada.

Apoderado de oficio

Descripción.

En los eventos en que el implicado en un proceso de responsabilidad fiscal, no pueda ser localizado, o citado no comparece a rendir versión libre y espontánea, se le nombrará apoderado de oficio de la lista de auxiliares de la justicia o estudiantes de los últimos años de derecho debidamente autorizados por la universidad, a quien se le designará y posesionará, y es con quien se continua el proceso de responsabilidad fiscal, hasta tanto el implicado ratifique al apoderado de oficio o en su defecto designe uno por su cuenta, caso en el cual el de oficio queda desplazado.

Objetivo

  • Garantizar el derecho de defensa y el debido proceso.

  • Designar un apoderado para representar al presunto responsable dentro del proceso que se adelanta.

Flujo básico

  1. El Funcionario Competente solicita mediante oficio a la Universidad, un estudiante de Derecho adscrito a Consultorio Jurídico o designa a uno de los abogados inscritos en las listas de auxiliares de la justicia, para cumplir la función de apoderado de oficio en el proceso de responsabilidad fiscal que se adelanta.

  1. Se recibe de la Universidad la asignación del estudiante a la Contraloría General de la República.

  1. El Funcionario Competente designa mediante auto al apoderado de oficio, bien sea éste miembro del Consultorio Jurídico o integrante de las listas de abogados inscrito en la listas de auxiliares de justicia (Art. 43 Ley 610 de 2000 ).

ARTICULO 43. NOMBRAMIENTO DE APODERADO DE OFICIO. Si el implicado no puede ser localizado o citado no comparece a rendir la versión, se le nombrará apoderado de oficio con quien se continuará el trámite del proceso.

Para este efecto podrán designarse miembros de los consultorios jurídicos de las Facultades de Derecho legalmente reconocidas o de las listas de los abogados inscritos en las listas de auxiliares de la justicia conforme a la ley, quienes no podrán negarse a cumplir con este mandato so pena de incurrir en las sanciones legales correspondientes.

  1. El Funcionario Competente ordena la posesión del apoderado de oficio.

  1. El apoderado de oficio una vez posesionado puede ejercer en forma integral la representación asumida.

  1. Si el implicado se hiciere parte en el proceso, debe proceder a ratificar al apoderado de oficio, o en su defecto designar a uno por su cuenta, caso en el cual el apoderado de oficio es desplazado tan pronto como se le reconozca personería al abogado a quien se le otorgó poder.

  1. Se continua el proceso de responsabilidad fiscal.

Flujos alternos

  • Ratificación del apoderado de oficio por parte del presunto responsable en caso de concurrir este último al proceso.

  • Sustitución del apoderado de oficio.

Riesgo

  • Dictar auto de imputación cuando el presunto responsable no esté representado por un apoderado de oficio, sino compareció a la diligencia de versión libre y espontánea, o nunca se hizo parte dentro de la actuación procesal.

  • Continuar el trámite del proceso cuando no se ha nombrado apoderado de oficio, en el evento de que el presunto responsable no pueda ser localizado, o citado no comparece a rendir versión libre y espontánea.

  • Que por inactividad del apoderado de oficio, se presente una solicitud de nulidad por violación al debido proceso.

Caducidad

Descripción.

Si transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, opera la caducidad de la acción fiscal (Art. 9 ley 610 de 2000 ).

Artículo 9°. Caducidad y prescripción. La acción fiscal caducará si transcurridos cinco (5) años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

Este término empezará a contarse para los hechos o actos instantáneos desde el día de su realización, y para los complejos, de tracto sucesivo, de carácter permanente o continuado desde la del último hecho o acto.

(...).

El vencimiento de los términos establecidos en el presente artículo no impedirá que cuando se trate de hechos punibles, se pueda obtener la reparación de la totalidad del detrimento y demás perjuicios que haya sufrido la administración, a través de la acción civil en el proceso penal, que podrá ser ejercida por la contraloría correspondiente o por la respectiva entidad pública.

Objetivo

Determinar la fecha de ocurrencia de los hechos, con el que se afectó el patrimonio del Estado, para iniciar o continuar con el proceso de responsabilidad fiscal.

Flujo básico

  1. El funcionario competente determina la fecha de ocurrencia del hecho o acto generador del daño patrimonial del Estado, para iniciar o continuar la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal.

  1. Si es acto o hecho instantáneo, el funcionario competente debe contar los cinco años a partir del día de la realización del hecho.

  1. Si es acto o hecho complejo o de tracto sucesivo, el funcionario competente debe contar los cinco años a partir del último acto o hecho generador del daño patrimonial.

  1. El funcionario competente determina que no se haya proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

  1. Procede la caducidad de la acción fiscal, de oficio o a petición de parte.

  1. El funcionario competente dicta cesación del procedimiento de la acción fiscal y se archiva el expediente (Art. 16 y 47 ley 610 de 2000 ).

Artículo 47. Auto de archivo. Habrá lugar a proferir auto de archivo cuando se pruebe que el hecho no existió, que no es constitutivo de detrimento patrimonial o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o la operancia de una causal excluyente de responsabilidad o se demuestre que la acción no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción de la misma.

Artículo 16. Cesación de la acción fiscal. En cualquier estado de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, procederá el archivo del expediente cuando se establezca que la acción fiscal no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción, cuando se demuestre que el hecho no existió o que no es constitutivo de daño patrimonial al Estado o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, o se acredite la operancia de una causal eximente de responsabilidad fiscal o aparezca demostrado que el daño investigado ha sido resarcido totalmente.

  1. Una vez notificada y ejecutoriada la providencia y comunicada a la entidad afectada,, se debe remitir el expediente para que se surta el grado de consulta (Art. 18 ley 610 de 2000 ).

ARTICULO 18. GRADO DE CONSULTA. Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales.

Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio.

Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador.

Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso.

Flujos alternos

Recursos de reposición y apelación.

Riesgo

  • Decretar la caducidad sin tener identificada con exactitud la fecha en la que ocurrió el hecho.

  • Decretar la caducidad por hechos que ya iniciaron el trámite de responsabilidad fiscal.

  • No enviar a consulta la providencia y que decretó la cesación de la acción fiscal y archivo por caducidad y prescripción.

Cambio de radicación

Descripción.

Busca garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, cuando por razones de orden público u otras circunstancias no se puedan dar plenas garantías a los implicados para ejercer su derecho de defensa, siendo necesario por ello, trasladar el conocimiento de la actuación a otra Gerencia Departamental o dependencia de la Contraloría General de la República.

Objetivo

  • Garantizar la imparcialidad del funcionario competente, para efectos de tomar la decisión de fondo, tanto en la indagación preliminar como en el proceso de responsabilidad fiscal.

  • Garantizar el orden jurídico, los derechos fundamentales del presunto responsables y el logro de los principios orientadores de la acción fiscal.

  • Permitir que la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva avoque los procesos de alta complejidad o especial interés, de acuerdo a la competencia prevalente o concurrente.

Flujo básico

  1. En el nivel territorial, los funcionarios del Grupo de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, a petición de parte o de oficio solicitan a la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, el decreto u orden de asignar el conocimiento de una indagación preliminar o de un proceso de responsabilidad fiscal a otra Gerencia Departamental o dependencia del nivel central, para continuar conociendo de la actuación procesal, por haberse afectado el orden público, o se presenten otras circunstancias que impidan a los implicados ejercer debidamente su derecho de defensa.

  1. La Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, previo análisis y estudio, puede ordenar mediante auto que no admite recursos, cambiar la radicación de una actuación procesal, ya sea en otra Gerencia Departamental o en el mismo nivel central.

  1. El proveído debe indicar expresamente qué dependencia es la va a continuar con el procedimiento, y ordena trasladar el correspondiente expediente.

Riesgo

Que habiendo sido solicitada, el funcionario competente guarde silencio frente a la solicitud de cambio de radicación.

Cesación de la acción fiscal y archivo del proceso

Descripción.

En cualquier estado de la Indagación preliminar o del Proceso de Responsabilidad Fiscal, procederá la Cesación de la Acción Fiscal y archivo del proceso en lossiguientes eventos:

( Art. 16 y 47 ley 610 de 2000 ).

Artículo 47. Auto de archivo. Habrá lugar a proferir auto de archivo cuando se pruebe que el hecho no existió, que no es constitutivo de detrimento patrimonial o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o la operancia de una causal excluyente de responsabilidad o se demuestre que la acción no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción de la misma.

Artículo 16. Cesación de la acción fiscal. En cualquier estado de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, procederá el archivo del expediente cuando se establezca que la acción fiscal no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción, cuando se demuestre que el hecho no existió o que no es constitutivo de daño patrimonial al Estado o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, o se acredite la operancia de una causal eximente de responsabilidad fiscal o aparezca demostrado que el daño investigado ha sido resarcido totalmente.

  • Cuando se pruebe que el hecho no existió.

  • El hecho no es constitutivo de detrimento patrimonial.

  • El hecho no comporta el ejercicio de gestión fiscal.

  • Se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio.

  • Se presente la operancia de una causal excluyente o eximente de responsabilidad fiscal.

  • Cuando se declara la caducidad.

  • Cuando se declara la prescripción.

Objetivo

Establecer que la acción fiscal no puede iniciarse o proseguir por haberse dado alguna de las causales de que trata los ( Art. 16 y 47 ley 610 de 2000 ).

Artículo 47. Auto de archivo. Habrá lugar a proferir auto de archivo cuando se pruebe que el hecho no existió, que no es constitutivo de detrimento patrimonial o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o la operancia de una causal excluyente de responsabilidad o se demuestre que la acción no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción de la misma.

Artículo 16. Cesación de la acción fiscal. En cualquier estado de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, procederá el archivo del expediente cuando se establezca que la acción fiscal no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción, cuando se demuestre que el hecho no existió o que no es constitutivo de daño patrimonial al Estado o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, o se acredite la operancia de una causal eximente de responsabilidad fiscal o aparezca demostrado que el daño investigado ha sido resarcido totalmente.

Flujo básico

  1. El Funcionario competente envía la providencia y el expediente al Funcionario superior jerárquico o funcional, dentro de los tres días siguientes a su expedición, una vez notificada y ejecutoriada, de conformidad con el artículo ( Art. 16 y 47 ley 610 de 2000 ).

Artículo 47. Auto de archivo. Habrá lugar a proferir auto de archivo cuando se pruebe que el hecho no existió, que no es constitutivo de detrimento patrimonial o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o la operancia de una causal excluyente de responsabilidad o se demuestre que la acción no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción de la misma.

Artículo 16. Cesación de la acción fiscal. En cualquier estado de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, procederá el archivo del expediente cuando se establezca que la acción fiscal no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción, cuando se demuestre que el hecho no existió o que no es constitutivo de daño patrimonial al Estado o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, o se acredite la operancia de una causal eximente de responsabilidad fiscal o aparezca demostrado que el daño investigado ha sido resarcido totalmente.

  1. El Funcionario competente remite el expediente al superior jerárquico o funcional, para efectos de surtir el grado de consulta, dentro de los tres días siguientes a su expedición (Art. 18 ley 610 de 2000 ).

Artículo 18. Grado de Consulta. Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales.

Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio.

Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador.

Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso.

  1. Surtido el Grado de Consulta se notifica la decisión a través de Secretaría Común o del funcionario que cumpla con estas funciones y se regresa el expediente a primera instancia (Art. 18 ley 610 de 2000 ).

Artículo 18. Grado de Consulta. Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales.

Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio.

Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador.

Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso.

  1. En firme la actuación, se archiva el expediente en la dependencia respectiva y transcurridos cinco años se remiten los expediente al Archivo General de la Contraloría General de la República.

Flujos alternos

  • Reapertura del proceso (Art. 17 ley 610 de 2000 )

Artículo 17. Reapertura. Cuando después de proferido el auto de archivo del expediente en la indagación preliminar o en el proceso de responsabilidad fiscal, aparecieren o se aportaren nuevas pruebas que acrediten la existencia de un daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del gestor fiscal, o se demostrare que la decisión se basó en prueba falsa, procederá la reapertura de la indagación o del proceso.

Riesgo

  • Falta de control en el archivo de los expedientes.

  • No enviar el expediente para surtir el Grado de Consulta.

  • Decretar la cesación de la acción fiscal y archivo del expediente, por causal distinta a las contempladas por la Ley.

  • Continuar con el Proceso aun existiendo las causales expresas para la declaratoria de la cesación de la acción Fiscal y archivo del expediente.

Boletín de Responsables Fiscales

Descripción.

Corresponde a la Contraloría General de la República, publicar trimestralmente un boletín que contiene los nombres y número de identificación de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligación contenida en él.

Las dependencias correspondientes de la Contraloría General de la República y las Contralorías Territoriales deberán informar a la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, la relación de las personas cobijadas con fallo con responsabilidad fiscal, así como de las que hubieren acreditado el pago correspondiente, de los fallos que hubiesen sido suspendidos o anulados por la Jurisdicción Contenciosa Administrativa y de las revocaciones directas que hayan proferido los funcionarios competentes, para incluir o excluir sus nombres del Boletín, según sea el caso (Art. 60 ley 610 de 2000 ).

Artículo 60. Boletín de responsables fiscales. La Contraloría General de la

República publicará con periodicidad trimestral un boletín que contendrá los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligación contenida en él.

Para efecto de lo anterior, las contralorías territoriales deberán informar a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que esta establezca, la relación de las personas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal, así como de las que hubieren acreditado el pago correspondiente, de los fallos que hubieren sido anulados por la jurisdicción de lo contencioso administrativo y de las revocaciones directas que hayan proferido, para incluir o retirar sus nombres del boletín, según el caso. El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta.

Los representantes legales, así como los nominadores y demás funcionarios competentes, deberán abstenerse de nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato con quienes aparezcan en el boletín de responsables, so pena de incurrir en causal de mala conducta, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 6° de la Ley 190 de 1995. Para cumplir con esta obligación, en el evento de no contar con esta publicación, los servidores públicos consultarán a la Contraloría General de la República sobre la inclusión de los futuros funcionarios o contratistas en el boletín.

La inclusión se realiza mediante reporte de las contralorías, dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes, o una vez se produzca la ejecutoria de un fallo. La exclusión se realizará mediante resolución debidamente motivada, la cual no admite recursos.

No se debe confundir el Boletín de Responsables Fiscales con el Boletín de Deudores Morosos, pues aquel está a cargo de Contraloría General de la República con su propia información y la de las Contralorías Territoriales y este está a cargo de la Administración Pública en general, de conformidad con la ley 716 de 2001, 863 de 2003 y 901 de 2004.

Objetivo

  • Llevar el registro de los fallos con responsabilidad fiscal proferidos por la Contraloría General de la República y por las Contralorías Territoriales.

  • Controlar las inhabilidades preexistentes (Art. 60 ley 610 de 2000 ) y sobrevinientes (Art. 6 ley 190 de 1995) de conformidad con la ley 734 de febrero de 2002.

Artículo 60. Boletín de responsables fiscales. La Contraloría General de la

República publicará con periodicidad trimestral un boletín que contendrá los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligación contenida en él.

Para efecto de lo anterior, las contralorías territoriales deberán informar a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que esta establezca, la relación de las personas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal, así como de las que hubieren acreditado el pago correspondiente, de los fallos que hubieren sido anulados por la jurisdicción de lo contencioso administrativo y de las revocaciones directas que hayan proferido, para incluir o retirar sus nombres del boletín, según el caso. El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta.

Los representantes legales, así como los nominadores y demás funcionarios competentes, deberán abstenerse de nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato con quienes aparezcan en el boletín de responsables, so pena de incurrir en causal de mala conducta, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 6° de la Ley 190 de 1995. Para cumplir con esta obligación, en el evento de no contar con esta publicación, los servidores públicos consultarán a la Contraloría General de la República sobre la inclusión de los futuros funcionarios o contratistas en el boletín.

Flujo básico

  1. Una vez se recibe la relación de fallos con responsabilidad fiscal, emitidos por las contralorías o dependencias internas, el Grupo de Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría Delegada procede a registrar en el boletín de responsables fiscales la novedad, tanto por número de identificación como alfabéticamente.

  1. El funcionario competente mediante resolución debidamente motivada, la cual no admite recursos, procede a excluir del Boletín a las personas que así lo indiquen las Contralorías Territoriales y las dependencias de la Contraloría General de la República, cuando se den las causales de exclusión.

  1. El boletín de responsables se publica trimestralmente en periódicos de amplia circulación nacional.

  1. Cada administración, antes de suscribir un contrato, nombrar o posesionar a un funcionario debe consultar el boletín de responsables fiscales, y en caso de encontrarse incluido, abstenerse de contratar, nombrar o posesionarle, so pena de incurrir en causal de mala conducta, de conformidad con el Art. 60 ley 610 de 2000 , en concordancia con la ley 734 de 2002.

Artículo 60. Boletín de responsables fiscales. La Contraloría General de la

República publicará con periodicidad trimestral un boletín que contendrá los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligación contenida en él.

Para efecto de lo anterior, las contralorías territoriales deberán informar a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que esta establezca, la relación de las personas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal, así como de las que hubieren acreditado el pago correspondiente, de los fallos que hubieren sido anulados por la jurisdicción de lo contencioso administrativo y de las revocaciones directas que hayan proferido, para incluir o retirar sus nombres del boletín, según el caso. El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta.

Los representantes legales, así como los nominadores y demás funcionarios competentes, deberán abstenerse de nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato con quienes aparezcan en el boletín de responsables, so pena de incurrir en causal de mala conducta, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 6° de la Ley 190 de 1995. Para cumplir con esta obligación, en el evento de no contar con esta publicación, los servidores públicos consultarán a la Contraloría General de la República sobre la inclusión de los futuros funcionarios o contratistas en el boletín.

Flujos alternos

  1. Revocatoria directa

  1. Suspensión provisional de los efectos del fallo con responsabilidad ordenada por el Contencioso Administrativo.

  1. Declaratoria de nulidad del fallo con responsabilidad fiscal.

Riesgo

  • Que las dependencias de la Contraloría General de la República competentes y las Contralorías Territoriales, no reporten el listado de inclusión de las personas naturales o jurídicas, cobijadas por fallos con responsabilidad fiscal.

  • Que las dependencias de la Contraloría General de la República competentes y las Contralorías Territoriales, no soliciten la exclusión de las personas naturales o jurídicas del boletín de responsables: cuando hayan pagado las sumas líquidas contenidas en el título; se haya ordenado la revocatoria directa del fallo con responsabilidad fiscal; cuando el Contencioso Administrativo acepte como medida previa o cautelar la suspensión provisional de los efectos del fallo con responsabilidad fiscal o se declare nulo el fallo con responsabilidad fiscal.

Constitución de parte civil

Descripción.

Es el medio jurídico y procesal por medio del cual la propia administración afectada o la Contraloría General de la República, se hacen parte civil dentro de un proceso penal, en aras de recuperar los fondos y bienes en los cuales se presentó un detrimento estando en presencia de la comisión de un delito penal.

El Art. 36 de la ley 190 de 1995, fija en cada una de las administraciones la obligación de constituirse en parte civil dentro del proceso penal. A su turno el Decreto 267 del 22 de febrero de 2000, posibilita a la Contraloría General de la República para también constituirse en parte civil dentro del proceso penal. La ley 87 de 1993 consagró el control previo y perceptivo en cada una de las administraciones. La entidad que se haya constituido en parte civil cuenta con todos los derechos, deberes y obligaciones como parte procesal y las ritualidades de esta acción están regidas por las normas del Código de Procedimiento Penal y el Código de Procedimiento Civil.

Objetivo

  • Resarcimiento del daño patrimonial.

  • Garantizar los derechos y obligaciones de la administración afectada con el detrimento patrimonial.

  • Posibilitar la reparación del daño patrimonial, cuando ya no se puede iniciar o continuar con el proceso de responsabilidad fiscal.

Flujo básico

  1. A partir del momento en que se presenta el daño patrimonial, la entidad afectada tiene la obligación de constituirse en parte civil dentro del proceso penal correspondiente, en caso que no lo hiciere, a la Contraloría General de la República le compete constituirse en parte civil (Art. 65 ley 610 de 2000 ).

Artículo 65. Constitución en parte civil. Los contralores, por sí mismos o por intermedio de sus apoderados, podrán constituirse en parte civil dentro de los procesos penales que se adelanten por delitos que atenten contra intereses patrimoniales del Estado, tales como enriquecimiento ilícito de servidores públicos, peculado, interés ilícito en la celebración de contratos, contrato celebrado sin requisitos legales, delitos contra el patrimonio que recaigan sobre bienes del Estado, siempre y cuando la entidad directamente afectada no cumpliere con esta obligación, según lo dispuesto por el artículo 36 de la Ley 190 de 1995.

Las entidades que se constituyan en parte civil deberán informar a las contralorías respectivas de su gestión y resultados.

Parágrafo. La parte civil al solicitar el embargo de bienes como medida preventiva no prestará caución.

Con la Ley 906 de 2004 reforma del Código de Procedimiento Penal, la acción civil se denomina incidente de reparación integral.

  1. La Contraloría General de la República través del funcionario competente debe vigilar que todas las entidades afectadas, se hayan constituido en parte civil, para efectos de llevar la estadística o asumir en su defecto dicha prerrogativa legal (Art. 65 ley 610 de 2000 ).

Artículo 65. Constitución en parte civil. Los contralores, por sí mismos o por intermedio de sus apoderados, podrán constituirse en parte civil dentro de los procesos penales que se adelanten por delitos que atenten contra intereses patrimoniales del Estado, tales como enriquecimiento ilícito de servidores públicos, peculado, interés ilícito en la celebración de contratos, contrato celebrado sin requisitos legales, delitos contra el patrimonio que recaigan sobre bienes del Estado, siempre y cuando la entidad directamente afectada no cumpliere con esta obligación, según lo dispuesto por el artículo 36 de la Ley 190 de 1995.

Las entidades que se constituyan en parte civil deberán informar a las contralorías respectivas de su gestión y resultados.

Parágrafo. La parte civil al solicitar el embargo de bienes como medida preventiva no prestará caución.

Flujos alternos

La Contraloría General de la República, a través de la Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, puede derivarle sanción o responsabilidad fiscal a la entidad que incumpla con el deber de constituirse en parte civil (Art. 58, numeral 6° Decreto 267 de 2000 ).

Numeral 6° del artículo 58 del Decreto 267 de 2000.

(...) Vigilar que las entidades obligadas a ello por el artículo 36 de la ley 190 de 1995, se constituyan en parte civil en los procesos penales respectivos, aplicar las sanciones y adelantar los procesos de responsabilidad fiscal a que haya lugar cuando ello no ocurra. En caso de que la entidad obligada a constituirse en parte civil no lo hiciere, sin perjuicio de las consecuencias contempladas en este numeral, la Contraloría General de la República podrá hacerlo en su lugar.

Riesgo

  • Que con ocasión a un daño patrimonial y ante la existencia de un proceso penal, ni la entidad, ni la Contraloría General de la República presenten demanda de parte civil o incidente de reparación integral.

  • Que se presente demanda civil o incidente de reparación integral y no se desplieguen actividades posteriores dentro del proceso penal para el resarcimiento del daño.

Ejecutoriedad de las providencias

Descripción.

Las providencias quedan ejecutoriadas en los siguientes casos: Cuando contra ellas no procede ningún recurso, cinco días hábiles después de la última notificación cuando no se interponen los recursos o cuando se renuncia expresamente a ellos y cuando los recursos interpuestos hayan sido decididos (Art. 56 ley 610 de 2000 ).

Artículo 56. Ejecutoriedad de las providencias. Las providencias quedarán Ejecutoriadas:

1. Cuando contra ellas no proceda ningún recurso.

2. Cinco (5) días hábiles después de la última notificación, cuando no se interpongan recursos o se renuncie expresamente a ellos.

3. Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.

Objetivo

  • Garantizar que el acto administrativo cuenta con la suficiente publicidad y que se ha dado la oportunidad a los implicados o afectados de interponer los recursos de reposición o apelación, garantizando así el derecho a la defensa, el debido proceso y el principio de contradicción, consagrado en el Art. 29 de la Constitución Política.

  • Evitar hacer efectivo lo ordenado por una providencia, antes de agotarse la vía gubernativa.

  • La ejecutoriedad busca hacer oponible el acto frente a terceros.

  • Como consecuencia de la ejecutoria se hacen exigibles los efectos de las providencias.

Flujo básico

  1. El funcionario competente en forma expresa, debe indicar en la providencia si proceden o no recursos, en caso afirmativo debe indicar cuales.

  1. Si la providencia no admite recursos, y es de solo trámite, se debe notificar por estado el día siguiente de su expedición.

  1. Si contra la providencia proceden los recursos de reposición o apelación, se debe desatar el de reposición, y conceder el de apelación. Tanto la decisión que resuelve el recurso de reposición, como la que resuelve el de apelación se notificarán personalmente o en subsidio por edicto. Si no se concede el de apelación puede ser interpuesto el recurso de queja.

  1. Si se interpuso recurso de apelación subsidiariamente al de reposición, debe haber expreso pronunciamiento sobre su concesión. En caso afirmativo debe ordenar remitir el expediente al superior jerárquico o funcional, indicando el efecto en que se concede. El Artículo 51 de la Ley 610 de 2000 indica que el recurso de apelación en contra del auto que niega pruebas se concede en efecto diferido. En los demás casos el recurso de apelación se concede en efecto devolutivo de acuerdo a lo ordenado por la norma (Artículo 354 numerales 2 y 3 del C.P.C.)

Flujos alternos

  • Recurso de queja

  • Revocatoría directa

Riesgo

  • Que no se dé la debida publicidad a los actos administrativos.

  • Que se guarde silencio frente a los recursos de reposición, apelación o de queja.

  • Que no se comunique o notifique, según el caso, la decisión que resolvió los recursos.

  • Para el caso del fallo con responsabilidad fiscal, que no se expida nota secretarial donde expresamente se indique que dicha providencia se encuentra en firme y debidamente ejecutoriada.

  • Que no se resuelvan los recursos.

Fallos

Descripción.

Decisión de fondo que se sustenta en el acervo probatorio recaudado (Art. 53 y 54 Ley 610).

Objetivo

  • Decidir de fondo, declarando la responsabilidad fiscal por un daño al patrimonio del Estado o desvirtuar las imputaciones formuladas.

Flujo básico

FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL

  1. El funcionario competente profiere fallo con responsabilidad fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público y de su cuantificación, de la individualización y actuación, cuando menos con culpa grave del gestor fiscal y de la relación de causalidad entre el comportamiento del agente y el daño causado al erario, estableciendo en consecuencia la obligación de pagar una suma líquida de dinero a cargo del responsable (Art.53 ley 610 de 2000 ).

ARTICULO 53. FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL. El funcionario competente proferirá fallo con responsabilidad fiscal al presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público y de su cuantificación, de la individualización y actuación cuando menos con culpa del gestor fiscal y de la relación de causalidad entre el comportamiento del agente y el daño ocasionado al erario, y como consecuencia se establezca la obligación de pagar una suma líquida de dinero a cargo del responsable.

Los fallos con responsabilidad deberán determinar en forma precisa la cuantía del daño causado, actualizándolo a valor presente al momento de la decisión, según los índices de precios al consumidor certificados por el DANE para los períodos correspondientes.

Los fallos con responsabilidad fiscal deben determinar en forma precisa la cuantía del daño causado, actualizándolo al valor presente al momento de la decisión, según los índices de precios del consumidor certificado por el DANE para los correspondientes períodos (lucro cesante, daño emergente e indexación) (Art. 53 ley 610 de 2000 ).

ARTICULO 53. FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL. El funcionario competente proferirá fallo con responsabilidad fiscal al presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público y de su cuantificación, de la individualización y actuación cuando menos con culpa del gestor fiscal y de la relación de causalidad entre el comportamiento del agente y el daño ocasionado al erario, y como consecuencia se establezca la obligación de pagar una suma líquida de dinero a cargo del responsable.

Los fallos con responsabilidad deberán determinar en forma precisa la cuantía del daño causado, actualizándolo a valor presente al momento de la decisión, según los índices de precios al consumidor certificados por el DANE para los períodos correspondientes.

  1. Una vez en firme el fallo con responsabilidad fiscal, presta mérito ejecutivo contra los responsables fiscales y garantes, el cual se hará efectivo a través de la Jurisdicción Coactiva de la CGR (Art. 58 ley 610 de 2000 ), para lo cual se remitirá a la dependencia correspondiente junto con las copias de las pólizas y sus adendos y la nota secretarial de ejecutoria..

ARTICULO 58. MERITO EJECUTIVO. Una vez en firme el fallo con responsabilidad fiscal, prestará mérito ejecutivo contra los responsables fiscales y sus garantes, el cual se hará efectivo a través de la jurisdicción coactiva de las Contralorías.

  1. En firme y ejecutoriado el fallo con responsabilidad fiscal se incluye a los responsables fiscales en el boletín de responsables fiscales de la CGR (Art. 60 ley 610 de 2000 ).

ARTICULO 60. BOLETIN DE RESPONSABLES FISCALES. La Contraloría General de la República publicará con periodicidad trimestral un boletín que contendrá los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligación contenida en él.

Para efecto de lo anterior, las contralorías territoriales deberán informar a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que esta establezca, la relación de las personas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal, así como de las que hubieren acreditado el pago correspondiente, de los fallos que hubieren sido anulados por la jurisdicción de lo contencioso administrativo y de las revocaciones directas que hayan proferido, para incluir o retirar sus nombres del boletín, según el caso. El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta.

Los representantes legales, así como los nominadores y demás funcionarios competentes, deberán abstenerse de nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato con quienes aparezcan en el boletín de responsables, so pena de incurrir en causal de mala conducta, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 6o. de la ley 190 de 1995. Para cumplir con esta obligación, en el evento de no contar con esta publicación, los servidores públicos consultarán a la Contraloría General de la República sobre la inclusión de los futuros funcionarios o contratistas en el boletín.

  1. En firme el fallo con RF y dentro de los cinco días de su ejecutoria se debe remitir copia del mismo a la Procuraduría General de la Nación (numeral 57 Art. 48 ley 734 del 05/02/2002), so pena de incurrir en falta disciplinaria gravísima.

  1. Cuando el fallo con responsabilidad fiscal cobije a un contratista el funcionario competente solicita a la autoridad administrativa correspondiente que declare la caducidad del contrato, siempre que no haya expirado el plazo de su ejecución y no se encuentre liquidado (Art. 61 ley 61 de 2000 ).

ARTICULO 61. CADUCIDAD DEL CONTRATO ESTATAL. Cuando en un proceso de responsabilidad fiscal un contratista sea declarado responsable, las contralorías solicitarán a la autoridad administrativa correspondiente que declare la caducidad del contrato, siempre que no haya expirado el plazo para su ejecución y no se encuentre liquidado.

  1. En firme y ejecutoriado el fallo con responsabilidad fiscal, se debe proceder a remitir copia a la entidad afectada, para efectos de que se surtan los registros contables correspondientes.

  1. Cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y por lo menos uno de los responsabilizados haya sido representado por un apoderado de oficio, la providencia y el expediente deberán remitirse al superior jerárquico o funcional, para que se surta el grado de consulta (Art. 18 Ley 610 de 2000 ).

ARTICULO 18. GRADO DE CONSULTA. Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio.

Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador.

Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso.

FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL

  1. El funcionario competente profiere fallo sin responsabilidad fiscal, cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal (Art. 54 ley 610 de 2000 ).

ARTICULO 54. FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL. El funcionario competente proferirá fallo sin responsabilidad fiscal, cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal.

ASPECTOS APLICABLES A LOS FALLOS

  1. El funcionario competente notificará personalmente o subsidiariamente por edicto el correspondiente fallo, de acuerdo al CCA (Art. 55 ley 610 de 2000 )

ARTICULO 55. NOTIFICACION DEL FALLO. La providencia que decida el proceso de responsabilidad fiscal se notificará en la forma y términos que establece el Código Contencioso Administrativo y contra ella proceden los recursos allí señalados, interpuestos y debidamente sustentados por quienes tengan interés jurídico, ante los funcionarios competentes.

Contra el fallo proceden los recursos de reposición y apelación, de conformidad con el CCA (Art. 55 ley 610 de 2000 ).

ARTICULO 55. NOTIFICACION DEL FALLO. La providencia que decida el proceso de responsabilidad fiscal se notificará en la forma y términos que establece el Código Contencioso Administrativo y contra ella proceden los recursos allí señalados, interpuestos y debidamente sustentados por quienes tengan interés jurídico, ante los funcionarios competentes.

  1. Las providencias quedan ejecutoriadas cuando: contra ellas no proceda ningún recurso; cinco días hábiles después de la última notificación; cuando no se interpongan recursos o se renuncie expresamente a ellos o cuando los recursos interpuestos se hayan decidido (Art. 56 ley 610 de 2000 ).

ARTICULO 56. EJECUTORIEDAD DE LAS PROVIDENCIAS. Las providencias quedarán ejecutoriadas:

1. Cuando contra ellas no proceda ningún recurso.

2. Cinco (5) días hábiles después de la última notificación, cuando no se interpongan recursos o se renuncie expresamente a ellos.

3. Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.

Flujos alternos

  1. Se puede presentar la reapertura del proceso (Art. 17 ley 610 ).

ARTICULO 17. REAPERTURA. Cuando después de proferido el auto de archivo del expediente en la indagación preliminar o en el proceso de responsabilidad fiscal, aparecieren o se aportaren nuevas pruebas que acrediten la existencia de un daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del gestor fiscal, o se demostrare que la decisión se basó en prueba falsa, procederá la reapertura de la indagación o del proceso.

Sin embargo, no procederá la reapertura si después de proferido el auto de archivo, ha operado la caducidad de la acción o la prescripción de la responsabilidad fiscal.

  1. Se puede presentar el grado de consulta (Art. 18 ley 610 ).

ARTICULO 18. GRADO DE CONSULTA. Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio.

Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador.

Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso.

  1. Se puede dar el caso de pruebas trasladadas (Art. 28 ley 610 )

ARTICULO 28. PRUEBAS TRASLADADAS. Las pruebas obrantes válidamente en un proceso judicial, de responsabilidad fiscal, administrativo o disciplinario, podrán trasladarse en copia o fotocopia al proceso de responsabilidad fiscal y se apreciarán de acuerdo con las reglas preexistentes, según la naturaleza de cada medio probatorio.

Los hallazgos encontrados en las auditorías fiscales tendrán validez probatoria dentro del proceso de responsabilidad fiscal, siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley.

  1. Se pueden presentar la suspensión y reanudación de términos (Art. 13 ley 610 ).

ARTICULO 13. SUSPENSION DE TERMINOS. El cómputo de los términos previstos en la presente ley se suspenderá en los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, o por la tramitación de una declaración de impedimento o recusación. En tales casos, tanto la suspensión como la reanudación de los términos se ordenará mediante auto de trámite, que se notificará por estado al día siguiente y contra el cual no procede recurso alguno.

  1. De oficio a petición de parte se pueden presentar incidentes de nulidad (Art. 36 , 37 , 38 ley 610 ).

ARTICULO 38. TERMINO PARA PROPONER NULIDADES. Podrán proponerse causales de nulidad hasta antes de proferirse el fallo definitivo. En la respectiva solicitud se precisará la causal invocada y se expondrán las razones que la sustenten. Sólo se podrá formular otra solicitud de nulidad por la misma causal por hechos posteriores o por causal diferente.

Contra el auto que resuelva las nulidades procederán los recursos de reposición y apelación.

ARTICULO 37. SANEAMIENTO DE NULIDADES. En cualquier etapa del proceso en que el funcionario advierta que existe alguna de las causales previstas en el artículo anterior, decretará la nulidad total o parcial de lo actuado desde el momento en que se presentó la causal y ordenará que se reponga la actuación que dependa del acto declarado nulo, para que se subsane lo afectado. Las pruebas practicadas legalmente conservarán su plena validez.

ARTICULO 36. CAUSALES DE NULIDAD. Son causales de nulidad en el proceso de responsabilidad fiscal la falta de competencia del funcionario para conocer y fallar; la violación del derecho de defensa del implicado; o la comprobada existencia de irregularidades sustanciales que afecten el debido proceso. La nulidad será decretada por el funcionario de conocimiento del proceso.

  1. Puede haber constitución de parte civil (Art. 65 ley 610 ).

ARTICULO 65. CONSTITUCION EN PARTE CIVIL. Los contralores, por sí mismos o por intermedio de sus apoderados, podrán constituirse en parte civil dentro de los procesos penales que se adelanten por delitos que atenten contra intereses patrimoniales del Estado, tales como enriquecimiento ilícito de servidores públicos, peculado, interés ilícito en la celebración de contratos, contrato celebrado sin requisitos legales, delitos contra el patrimonio que recaigan sobre bienes del Estado, siempre y cuando la entidad directamente afectada no cumpliere con esta obligación, según lo dispuesto por el artículo 36 de la Ley 190 de 1995.

Las entidades que se constituyan en parte civil deberán informar a las contralorías respectivas de su gestión y resultados.

PARAGRAFO. La parte civil al solicitar el embargo de bienes como medida preventiva no prestará caución.

  1. Se puede presentar suspensión del funcionario o implicado (Art. 268 numeral 8 de la Constitución Nacional).

  1. Se puede nombrar apoderado de oficio (Art. 43 ley 610 ).

ARTICULO 43. NOMBRAMIENTO DE APODERADO DE OFICIO. Si el implicado no puede ser localizado o citado no comparece a rendir la versión, se le nombrará apoderado de oficio con quien se continuará el trámite del proceso.

Para este efecto podrán designarse miembros de los consultorios jurídicos de las Facultades de Derecho legalmente reconocidas o de las listas de los abogados inscritos en las listas de auxiliares de la justicia conforme a la ley, quienes no podrán negarse a cumplir con este mandato so pena de incurrir en las sanciones legales correspondientes.

  1. Se puede presentar el cambio de radicación (vía reglamentaria).

  1. Se pueden presentar otras acciones alternativas.

  1. En el evento que en el Proceso de Responsabilidad Fiscal obre títulos de depósito judiciales y se profiera fallo con responsabilidad fiscal, deberá ordenarse en el mismo la conversión de este para que se hagan los traslados a las cuentas de depósito judicial de Jurisdicción Coactiva.

Riesgo

  • Las providencias dictadas no se encuentren fundadas en pruebas legalmente producidas, allegadas o aportadas al proceso.

  • Proferir auto de imputación sin que el presunto responsable haya rendido exposición libre y espontánea.

  • Pérdida de pruebas o alteración de las mismas.

  • No se haya nombrado apoderado de oficio.

  • No se haga el emplazamiento a herederos.

  • No se haya surtido el traslado del fallo con responsabilidad fiscal, a la Procuraduría General de la Nación una vez esté en firme (numeral 57 Art. 48 ley 734 del 05/02/2002).

Grado de Consulta

Descripción.

Es la revisión por parte del superior jerárquico o funcional, del auto de archivo, del fallo sin responsabilidad fiscal, o del fallo con responsabilidad fiscal cuando el responsable hubiera estado representado por un apoderado de oficio, con miras a garantizar y defender el interés público, el ordenamiento jurídico y los derechos y garantías fundamentales, (Art. 18, Ley 610/2000).

Artículo 18. Grado de consulta. Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio.

Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador.

Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso.

La Corte Constitucional, mediante sentencias C-583 del 13 de noviembre de 1997 y T 413 de 1992, preciso la naturaleza y alcance del Grado de Consulta.

"En la consulta el superior está facultado para efectuar la revisión oficiosa del proceso en forma íntegra, lo que le permite confirmar, revocar o modificar la decisión adoptada por el inferior ya sea en favor o en contra del procesado. ." Sentencia C-583-97.

Objetivo

  • Revisar el expediente y las providencias consultables para modificar, revocar o confirmar las decisiones de primera instancia.

Flujo básico

  1. El Funcionario competente envía la providencia y el expediente al superior jerárquico o funcional, dentro de los tres días siguientes a su expedición (Articulo 18 Ley 610 de 2000), una vez notificada (Articulo 55 Ley 610 de 2000) y ejecutoriada (Articulo 56 Ley 610 de 2000).

Cuando la providencia consultable sea susceptible de recursos de reposición y apelación, se debe resolver el primero, notificarlo personalmente y enviar la providencia para que se surta la consulta de manera conjunta con la apelación.

  1. El Funcionario superior jerárquico o funcional recibe la providencia y el expediente, y dentro del mes siguiente debe proferir decisión: modificando, revocando o confirmando la providencia materia de la consulta.

  1. El Funcionario superior jerárquico o funcional, una vez tomada la decisión y notificada, sobre el asunto objeto de la consulta, remite el expediente al funcionario competente para que cumpla lo ordenado.

Riesgo

  • No se haya enviado la providencia y el expediente al superior jerárquico o funcional, dentro de los tres días siguientes a su notificación y ejecutoria.

  • No decidir sobre la consulta dentro del mes siguiente a la recepción del expediente, con lo que se confirma la providencia objeto de consulta, configurándose una falta disciplinaria.

Impedimentos y Recusaciones

Descripción.

El Impedimento se define como el hecho legalmente previsto, por el cual un funcionario está imposibilitado para conocer de una actuación. Los impedimentos son establecidos por la ley para asegurar la imparcialidad de las autoridades y ofrecer garantía a los administrados.

Las causales de impedimento son las mismas de las recusaciones.

El funcionario competente en la acción fiscal y en quien concurre una causal de impedimento, esta obligado a declararse impedido tanto pronto como advierta la existencia de ella, tales causales son taxativas y deben por lo tanto, interpretarse restrictivamente.( Art. 33 de la ley 610 de 2000 ).

Artículo 33. Declaración de impedimentos. Los servidores públicos que conozcan de procesos de responsabilidad fiscal en quienes concurra alguna causal de recusación, deberán declararse impedidos tan pronto como adviertan la existencia de la misma.

A los funcionarios que adelanten los procesos de responsabilidad fiscal, le son aplicables las causales de Impedimento o Recusación establecidas en el Art. 34 ley 610 de 2000 , Artículos 30, 160, 160A y 160B del Código Contencioso Administrativo, 150 del C.P.C., Artículo 99 del C.P.P., y Artículo 40 de la Ley 734 de 2002.

Artículo 34. Causales de impedimento y recusación. Son causales de impedimento y recusación para los servidores públicos que ejercen la acción de responsabilidad fiscal, las establecidas en los Códigos Contencioso Administrativo, de Procedimiento Civil y Procedimiento Penal.

Objetivo

  • Garantizar la imparcialidad del proceso de responsabilidad fiscal.

  • Garantizar el debido proceso.

Flujo básico

  1. A los funcionarios que adelanten la indagación preliminar y los procesos de responsabilidad fiscal, le son aplicables las causales de impedimento o recusación establecidas en la ley 610 de 2000 y en los Códigos Contencioso Administrativo, de Procedimiento Civil y Procedimiento Penal (Art. 34 ley 610 de 2000 ).

ARTÍCULO 34. CAUSALES DE IMPEDIMENTO Y RECUSACIÓN.

Son causales de impedimento y recusación para los servidores públicos que ejercen la acción fiscal, las establecidas en los Códigos Contencioso Administrativo, de Procedimiento Civil y Procedimiento Penal.

  1. Cuando el funcionario competente advierte que se encuentra en una de las causales previstas en: Art. 33, 34, y 35 de la ley 610 de 2000, Art. 30 del Código Contencioso Administrativo, Art. 150 y subsiguientes del Código de Procedimiento Civil, o Art. 103 del Código de Procedimiento Penal, mediante Auto debe declararse impedido para conocer del proceso de responsabilidad fiscal o continuar con el, ante su superior jerárquico o funcional.

  1. El funcionario impedido o recusado pasa el proceso a su superior jerárquico o funcional según el caso, señalando la causal existente para que su superior decida de plano si acepta el impedimento o la recusación, aportando las pruebas correspondientes (Art. 35 ley 610 de 2000 ).

Artículo 35. Procedimiento en caso de impedimento o recusación. El funcionario impedido o recusado pasará el proceso a su superior jerárquico o funcional, según el caso, fundamentando y señalando la causal existente y si fuere posible aportará las pruebas pertinentes, a fin de que el superior decida de plano si acepta el impedimento o la recusación y en caso afirmativo a quien ha de corresponder su conocimiento o quien habrá de sustituir al funcionario impedido o recusado.

Cuando haya dos o más funcionarios competentes para conocer de un mismo asunto y uno de ellos se declare impedido o acepte la recusación, pasará el proceso al siguiente, quien si acepta la causal avocará el conocimiento. En caso contrario, lo remitirá al superior jerárquico o funcional, según el caso, para que resuelva de plano sobre la legalidad del impedimento o recusación.

  1. En caso de que el funcionario superior jerárquico o funcional acepte el impedimento o la recusación, procede a sustituir al funcionario impedido o recusado y asignar el proceso a otro funcionario.

Cuando haya dos o más funcionarios competentes para conocer de un mismo asunto y uno de ellos se declara impedido o acepte la recusación, el proceso pasa al siguiente, quien si acepta la causal avocará el conocimiento, en caso contrario lo remitirá al superior jerárquico o funcional para que resuelva de plano la legalidad del impedimento o recusación (Art. 35 ley 610 de 2000).

  1. Cuando el funcionario superior jerárquico o funcional no acepta el impedimento o la recusación, se lo hará saber al impedido o recusado quien deberá continuar conociendo de la indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal.

  1. La indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal debe suspenderse mediante auto que así lo disponga, ante la presencia de impedimentos y recusaciones, de conformidad con lo expresado en el Artículo 13 ley 610 de 2000.

  1. La reanudación de los términos de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, se debe realizar mediante auto que así lo disponga.

  1. Las pruebas decretadas y practicadas legalmente conservan plenamente su validez.

Riesgo

  • Que el funcionario no advierta o no se declare impedido cuando incurra en una causal de impedimento.

  • Que el funcionario no sea recusado.

  • Se practiquen pruebas estando suspendido el proceso de responsabilidad fiscal, sin que se haya decidido sobre los impedimentos o recusaciones.

  • No suspender la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal estando en curso el trámite de impedimentos o recusaciones.

  • No decidir sobre los impedimentos o recusaciones dentro de los términos previstos.

  • Eventualmente podría presentarse una nulidad procesal.

Medidas Cautelares

Descripción.

Es el procedimiento por medio del cual desde el inicio del proceso de RF y existiendo serios indicios de la responsabilidad de los presuntos responsables, previa averiguación de bienes, a través de auto se ordena como medida preventiva, el embargo y el secuestro (cuando ello fuere posible), de los bienes muebles e inmuebles del presunto responsable, para efectos de garantizar el resarcimiento patrimonial y hacer efectivo el fallo de responsabilidad fiscal. Dicha medida cautelar se mantendrá hasta el proceso de JC (Art. 12 ley 610).

Objetivo

  • Garantizar el resarcimiento del daño patrimonial del Estado cuando se demuestre la responsabilidad de los presuntos implicados y de esta forma garantizar que el fallo con RF se efectivice.

  • En cuanto a los bienes inmuebles y los muebles sujetos a registro, se sacan del comercio con la sola inscripción o registro, de la medida cautelar.

Flujo básico

  1. Habiendo identificado a las personas implicadas o presuntos responsables el funcionario competente, procede a averiguar la existencia de bienes muebles e inmuebles que se encuentren a nombre de los implicados, entre otras en: la banca nacional, oficina de instrumentos públicos o privados, secretarías de tránsito, fluviales, marítimas y aéreas, oficina de catastro, Instituto Agustín Codazzi, Cámaras de Comercio, y otros.

  1. El funcionario competente analiza y estudia el material probatorio incorporado en el expediente y de encontrar indicios serios, en contra de los implicados, procederá a dictar el auto por el medio del cual decreta las medidas cautelares, identificando plenamente la clase de bien, si es mueble e inmueble y en este último caso si los muebles son sujetos a registro. Contra este proveído proceden los recursos de reposición y en subsidio el de apelación. Luego en el mismo se dará la orden de notificase y cúmplase.

  1. El funcionario competente se abstendrá de notificar la providencia hasta tanto no se haya oficiado a la oficina de registro o entidad que tenga los bienes de los implicados, y la medida se hace efectiva oficiando a la respectiva entidad para que realice el correspondiente registro.

  1. Como consecuencia de los recursos de reposición y en subsidio de apelación, o en cualquier momento procesal, o en cuando el acto que estableció la responsabilidad se encuentre demandado ante el tribunal contencioso, el implicado podrá solicitar el levantamiento de la medida cautelar o desembargo de sus bienes, siempre que constituya una garantía real, bancaria o una expedida por una compañía de seguros, en cuantía suficiente para amparar el pago del detrimento patrimonial y ser aprobada por el funcionario que decretó la medida cautelar.

  1. Cuando se presente la conexidad y acumulación de procesos, el funcionario competente debe tener en cuenta que si donde se decretó la medida cautelar se acumula a otro proceso más adelantado, debe oficiar a la oficina de registro competente para que la medida cautelar se mantenga por cuenta del proceso más adelantado.

Flujos alternos

  1. Recurso de reposición, apelación y de queja.

  1. Levantamiento de la medida cautelar

Riesgo

  • Existiendo bienes muebles e inmuebles a nombre o a favor del implicado, el funcionario competente no decrete la medida cautelar.

  • Que el funcionario competente se demore en decretar la medida cautelar, después de conocer la existencia de bienes a nombre o a favor del implicado y éste se insolvente.

  • Que se decrete la medida cautelar y no se oficialice a la oficina competente para el registro correspondiente, para perfeccionar la medida.

  • Que la medida cautelar se decrete sobre un monto insuficiente o excesivo, respecto del daño patrimonial.

  • Que una vez en firme el fallo con RF, no se traslade el cuaderno de las medidas cautelares a JC, con lo que se impide el remate y ejecución de la medida cautelar.

  • Que se mantenga la medida cautelar aun cuando se haya constituido la correspondiente garantía.

  • Que se mantenga la medida cautelar aun cuando se haya fallado sin RF.

  • Que la medida cautelar recaiga sobre un bien que no sea del implicado.

  • Que el bien sobre el cual recae la medida cautelar sea destruido parcial o totalmente.

Muerte del implicado y emplazamiento de herederos

Descripción.

El emplazamiento de los herederos tendrá lugar en el evento en que sobrevenga la muerte del presunto responsable fiscal, antes de proferirse fallo con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriado, en cuyo caso se cita y emplaza a sus herederos con quienes se seguirá el trámite del proceso y serán los que respondan hasta la concurrencia de su participación en la sucesión (Art. 19 de ley 610 de 2000 ).

Artículo 19. Muerte del implicado y emplazamiento a herederos. En el evento en que sobrevenga la muerte del presunto responsable fiscal antes de proferirse fallo con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriado, se citarán y emplazarán a sus herederos con quienes se seguirá el trámite del proceso y quienes responderán hasta concurrencia con su participación en la sucesión.

El emplazamiento de herederos tan solo es procedente una vez se haya iniciado el Proceso de Responsabilidad Fiscal y se haya notificado el Auto de Apertura.

Objetivo

  • Continuar el proceso de responsabilidad fiscal, aún después de fallecido el presunto responsable fiscal.

  • Posibilitar a los herederos del fallecido, ejercer su legítimo derecho a la defensa y de contradicción, en favor de los intereses del causante y de sus intereses económicos.

  • Preservar el patrimonio estatal.

Flujo básico

  1. Cuando se tenga conocimiento de la muerte del presunto responsable, el funcionario competente debe proceder a citar y emplazar a los herederos de éste, de conformidad con el trámite establecido en el Código de Procedimiento Civil.

  1. El funcionario competente determina si al momento de la muerte del presunto responsable fiscal, no exista fallo con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriado.

  1. El funcionario competente incorpora en el expediente prueba de la muerte del presunto responsable fiscal.

  1. El funcionario competente cita y emplaza a los herederos del presunto responsable fiscal.

  1. El funcionario competente continua el proceso de responsabilidad fiscal con los herederos.

  1. Si realizada la citación y emplazamiento a los herederos y estos no comparecieren, el funcionario competente procederá a la designación de un curador Ad Litem, en los términos y condiciones del Código de Procedimiento Civil, y se continua con el proceso de responsabilidad fiscal.

Flujos alternos

Designar curador ad Litem

Riesgo

  • Adelantar todo el trámite del proceso de responsabilidad fiscal y dictar fallo con responsabilidad fiscal contra un presunto responsable ya fallecido.

  • Surtir este trámite en la indagación preliminar.

Nulidad procesal

Descripción.

Es un mecanismo extremo al cual debe recurrir el funcionario competente, para subsanar irregularidades o vicios presentados en el proceso, cuya magnitud y trascendencia sean tales que afecten el proceso en su estructura o contrasten con las garantías fundamentales previstas en el Art. 29 de la Carta Política (Art. 36 a 38 ley 610 de 2000 ). No se declarará la invalidez de un acto cuando cumpla la finalidad para la que estaba destinado, siempre que no se viole el derecho a la defensa.

Artículo 36. Causales de nulidad. Son causales de nulidad en el proceso de responsabilidad fiscal la falta de competencia del funcionario para conocer y fallar; la violación del derecho de defensa del implicado; o la comprobada existencia de irregularidades sustanciales que afecten el debido proceso. La nulidad será decretada por el funcionario de conocimiento del proceso.

Artículo 37. Saneamiento de nulidades. En cualquier etapa del proceso en que el funcionario advierta que existe alguna de las causales previstas en el artículo anterior, decretará la nulidad total o parcial de lo actuado desde el momento en que se presentó la causal y ordenará que se reponga la actuación que dependa del acto declarado nulo, para que se subsane lo afectado. Las pruebas practicadas legalmente conservarán su plena validez.

Artículo 38. Término para proponer nulidades. Podrán proponerse causales de nulidad hasta antes de proferirse el fallo definitivo. En la respectiva solicitud se precisará la causal invocada y se expondrán las razones que la sustenten. Sólo se podrá formular otra solicitud de nulidad por la misma causal por hechos posteriores o por causal diferente.

Contra el auto que resuelva las nulidades procederán los recursos de reposición y apelación.

Quien alegue la nulidad debe demostrar que la irregularidad sustancial afecta garantías de los sujetos procesales, o desconoce las bases fundamentales de la instrucción y el juzgamiento. No puede invocar la nulidad el sujeto procesal que haya coadyuvado, con su conducta, a la ejecución del acto irregular, salvo que se trate de la falta de defensa técnica.

Los actos irregulares pueden convalidarse con el consentimiento del perjudicado, siempre que se observen las garantías constitucionales. Sólo puede decretarse cuando no exista otro medio procesal para subsanar la irregularidad sustancial. Podrán proponerse causales de nulidad hasta antes de proferirse el fallo definitivo.

Objetivo

  • Garantizar el debido proceso.

  • Enderezar la actuación procesal en Derecho, subsanando las irregularidades y vicios.

Flujo básico

  1. De oficio o a petición de parte, el funcionario competente podrá declarar en cualquier estado del proceso la nulidad parcial o total de lo actuado, mediante providencia debidamente motivada.

  1. El auto por medio del cual se declara la nulidad parcial o total, se notifica personalmente y admite los recursos de reposición o apelación. Si la nulidad es total, la apelación se concede en el efecto suspensivo. Si la nulidad es parcial la apelación se concede en efecto diferido.

  1. Las pruebas decretadas y aportadas legalmente antes de la declaratoria de nulidad, conservan plenamente su validez de conformidad con el Código de Procedimiento Civil.

  1. La nulidad solo comprende la actuación posterior al motivo que la produjo y que resulte afectada por ésta.

  1. La providencia que declara la nulidad debe indicar expresamente a partir de que momento procesal se surte la nulidad.

  1. El proveído que declara la nulidad debe expresamente ordenar reponer la actuación sobre la cual recayó la nulidad.

Flujos alternos

  1. Recurso de reposición o apelación sobre la providencia que declara la nulidad parcial o total.

  1. La apelación se concede en efecto suspensivo cuando no fuere posible adelantar el trámite de la instancia.

  1. El auto que decrete la nulidad de una parte del proceso que no impida la continuación del trámite, su apelación será en efecto diferido.

Riesgo

  • Que el funcionario competente o los presuntos responsables no adviertan la presencia de la causal de nulidad.

  • Que el funcionario competente guarde silencio frente a la nulidad interpuesta por los implicados.

  • Que el auto que declare la nulidad no indique expresamente el momento procesal a partir del cual surge la nulidad.

  • Que el auto que declare la nulidad no indique la actuación que debe reponerse.

Prescripción

Descripción.

La responsabilidad fiscal prescribe en cinco (5) años, contados a partir del Auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, si dentro de dicho término no se dicta providencia en firme que la declare (Art. 9 ley 610 de 2000 ).

Artículo 9°. (...) La responsabilidad fiscal prescribirá en cinco (5) años, contados a partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, si dentro de dicho término no se ha dictado providencia en firme que la declare.

El vencimiento de los términos establecidos en el presente artículo no impedirá que cuando se trate de hechos punibles, se pueda obtener la reparación de la totalidad del detrimento y demás perjuicios que haya sufrido la administración, a través de la acción civil en el proceso penal, que podrá ser ejercida por la contraloría correspondiente o por la respectiva entidad pública.

Objetivo

Determinar que ha transcurrido un término de cinco años a partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, sin que se haya proferido fallo debidamente ejecutoriado.

Flujo básico

  1. El funcionario competente determina si han transcurrido cinco años o más, contados a partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, sin que se haya dictado fallo debidamente ejecutoriado.

  1. El funcionario competente determina la fecha de apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

  1. El funcionario competente determina que no se haya proferido fallo o decisión en firme.

  1. El funcionario competente cuenta con cinco años a partir del día de expedición del Auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

  1. Procede la prescripción de la acción fiscal, de oficio o a petición de parte.

  1. El funcionario competente dicta cesación de la acción fiscal y se archiva el expediente (Art. 16 y 47 Ley 610 de 2000 ).

Artículo 47. Auto de archivo. Habrá lugar a proferir auto de archivo cuando se pruebe que el hecho no existió, que no es constitutivo de detrimento patrimonial o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, se acredite el resarcimiento pleno del perjuicio o la operancia de una causal excluyente de responsabilidad o se demuestre que la acción no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción de la misma.

Artículo 16. Cesación de la acción fiscal. En cualquier estado de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, procederá el archivo del expediente cuando se establezca que la acción fiscal no podía iniciarse o proseguirse por haber operado la caducidad o la prescripción, cuando se demuestre que el hecho no existió o que no es constitutivo de daño patrimonial al Estado o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, o se acredite la operancia de una causal eximente de responsabilidad fiscal o aparezca demostrado que el daño investigado ha sido resarcido totalmente.

  1. Una vez notificada y ejecutoriada la providencia y comunicada a la entidad afectada,, se debe remitir el expediente para que se surta el grado de consulta (Art. 18 ley 610 de 2000 ).

ARTICUARTICULO 18. GRADO DE CONSULTA. Se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales.

Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio.

Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión, deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador.

Si transcurrido un mes de recibido el expediente por el superior no se hubiere proferido la respectiva providencia, quedará en firme el fallo o auto materia de la consulta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria del funcionario moroso.

Flujos alternos

Recursos de reposición y apelación

Riesgo

  • Decretar la prescripción sin tener identificada con exactitud la fecha en la que se abrió el proceso.

  • Decretar la prescripción de la acción antes de los cinco años.

  • Decretar la prescripción aún habiéndose proferido la decisión dentro de los términos legales.

Providencias, Notificaciones y Recursos (Imagen)

Pruebas

Descripción

Toda providencia dictada en el proceso de responsabilidad fiscal debe fundarse en pruebas legalmente producidas y allegadas o aportadas al proceso (Art. 22 ley 610 de 2000 ).

Artículo 22. Necesidad de la prueba. Toda providencia dictada en el proceso de responsabilidad fiscal debe fundarse en pruebas legalmente producidas y allegadas o aportadas al proceso.

Todo fallo con responsabilidad fiscal debe estar debidamente soportado con el acervo probatorio que conduzca a la certeza del daño patrimonial y de la responsabilidad del investigado (Art. 23 ley 610 de 2000 ).

Artículo 23. Prueba para responsabilizar. El fallo con responsabilidad fiscal sólo procederá cuando obre prueba que conduzca a la certeza del daño patrimonial y de la responsabilidad del investigado.

Toda persona que tenga conocimiento que en su contra se adelanta un proceso de responsabilidad fiscal y una vez rendida su versión libre y espontánea podrá solicitar las pruebas que estime conducentes, y si están en su poder aportarlas al proceso. La denegación parcial o total de las pruebas solicitadas o allegadas debe ser motivada y notificada al peticionario, contra dicha decisión proceden los recursos de reposición y apelación (Art. 24 ley 610 de 2000 ).

Artículo 24. Petición de pruebas. El investigado o quien haya rendido exposición libre y espontánea podrá pedir la práctica de las pruebas que estime conducentes o aportarlas.

La denegación total o parcial de las solicitadas o allegadas deberá ser motivada y notificarse al peticionario, decisión contra la cual proceden los recursos de reposición y apelación.

El daño patrimonial y la responsabilidad del investigado pueden ser demostrado, por cualquier medio de prueba legalmente reconocida (Art. 25 ley 610 de 2000 ).

Artículo 25. Libertad de pruebas. El daño patrimonial al Estado y la responsabilidad del investigado podrán demostrarse con cualquiera de los medios de prueba legalmente reconocidos.

Las pruebas del proceso de responsabilidad fiscal deben apreciarse en conjunto de acuerdo con las reglas de la sana crítica y la persuasión racional (Art. 26 ley 610 de 2000 ).

Artículo 26. Apreciación integral de las pruebas. Las pruebas deberán apreciarse en conjunto de acuerdo con las reglas de la sana crítica y la persuasión racional.

Para la practica de pruebas el funcionario competente podrá comisionar a otro funcionario idóneo (Art. 27 ley 610 de 2000 ).

Artículo 27. Comisión para la práctica de pruebas. El funcionario competente podrá comisionar para la práctica de pruebas a otro funcionario idóneo.

Las pruebas obrantes válidamente en un proceso judicial, de responsabilidad fiscal, administrativo o disciplinario podrán trasladarse en copia o fotocopia al proceso de responsabilidad fiscal y se apreciarán de acuerdo con las reglas preexistentes, según la naturaleza de cada medio probatorio. Los hallazgos fiscales tienen validez probatorio entre los procesos de responsabilidad fiscal siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de la ley (Art. 28 ley 610 de 2000 ).

Artículo 28. Pruebas trasladadas. Las pruebas obrantes válidamente en un proceso judicial, de responsabilidad fiscal, administrativo o disciplinario, podrán trasladarse en copia o fotocopia al proceso de responsabilidad fiscal y se apreciarán de acuerdo con las reglas preexistentes, según la naturaleza de cada medio probatorio.

Los hallazgos encontrados en las auditorías fiscales tendrán validez probatoria dentro del proceso de responsabilidad fiscal, siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley.

En ejercicio de la facultad de policía judicial el funcionario competente toma las medidas que sean necesarias para asegurar las pruebas (Art. 29 ley 610 de 2000 ).

Artículo 29. Aseguramiento de las pruebas. El funcionario de la Contraloría en ejercicio de las facultades de policía judicial tomará las medidas que sean necesarias para asegurar que los elementos de prueba no sean alterados, ocultados o destruidos. Con tal fin podrá ordenar entre otras las siguientes medidas: disponer vigilancia especial de las personas, de los muebles o inmuebles, el sellamiento de éstos, la retención de medios de transporte, la incautación de papeles, libros, documentos o cualquier otro texto informático o

magnético.

Las pruebas incorporadas en el proceso de responsabilidad fiscal sin el lleno de los requisitos y formalidades sustanciales y de forma que afecte los derechos del investigado, se tendrán como inexistentes (Art. 30 ley 610 de 2000 ).

Artículo 30. Pruebas inexistentes. Las pruebas recaudadas sin el lleno de las formalidades sustanciales o en forma tal que afecten los derechos fundamentales del investigado, se tendrán como inexistentes.

En el desarrollo del proceso de responsabilidad fiscal, el funcionario competente puede practicar visitas especiales donde procede a examinar y reconocer los documentos, los hechos y demás circunstancias relacionadas con el objeto de la diligencia y simultáneamente extiende la correspondiente acta, en la cual anota pormenorizadamente los documentos, hechos o circunstancias examinados y las manifestaciones que bajo la gravedad de juramento hagan sobre ellos las personas que intervengan en la diligencia (Art. 31 ley 610 de 2000 ).

Artículo 31. Visitas especiales. En la práctica de visitas especiales, el funcionario investigador procederá a examinar y reconocer los documentos, hechos y demás circunstancias relacionadas con el objeto de la diligencia y simultáneamente irá extendiendo la correspondiente acta, en la cual anotará pormenorizadamente los documentos, hechos o circunstancias examinados y las manifestaciones que bajo la gravedad del juramento hagan sobre ellos las personas que intervengan en la diligencia.

Cuando lo estime necesario, el investigador podrá tomar declaraciones juramentadas a las personas que intervengan en la diligencia y solicitar documentos autenticados, según los casos, para incorporarlos al informativo.

La práctica de la visita especial es de suma importancia en observancia a los principios de economía, de inmediatez y contradicción de la prueba.

El investigado podrá controvertir las pruebas a partir de la exposición libre y espontánea en la indagación preliminar, o a partir de la notificación del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal (Art. 32 ley 610 de 2000 ).

Artículo 32. Oportunidad para controvertir las pruebas. El investigado podrá controvertir las pruebas a partir de la exposición espontánea en la indagación preliminar, o a partir de la notificación del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

Objetivo

  • Demostrar la existencia o no de los elementos constitutivos de la responsabilidad fiscal.

  • Probar eficazmente los hechos y circunstancias objeto del proceso de responsabilidad fiscal, garantizando los principios del debido proceso y derecho a la defensa.

  • Dar fundamento a las decisiones que se tomen en el proceso de responsabilidad fiscal.

Flujo básico

  1. A partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el funcionario competente de oficio o a solicitud de parte, puede decretar la práctica de cualquier tipo de prueba, conducente y pertinente (Art. 41 ley 610 de 2000 ).

Artículo 41. Requisitos del auto de apertura. El auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal deberá contener lo siguiente:

1. Competencia del funcionario de conocimiento.

2. Fundamentos de hecho.

3. Fundamentos de derecho.

4. Identificación de la entidad estatal afectada y de los presuntos responsables fiscales.

5. Determinación del daño patrimonial al Estado y estimación de su cuantía.

6. Decreto de las pruebas que se consideren conducentes y pertinentes.

7. Decreto de las medidas cautelares a que hubiere lugar, las cuales deberán hacerse efectivas antes de la notificación del auto de apertura a los presuntos responsables.

8. Solicitud a la entidad donde el servidor público esté o haya estado vinculado, para que ésta informe sobre el salario devengado para la época de los hechos, los datos sobre su identidad personal y su última dirección conocida o registrada; e igualmente para enterarla del inicio de las diligencias fiscales.

9. Orden de notificar a los presuntos responsables esta decisión.

(Nota: El numeral 7º fue demandado y declarado exequible por la Corte Constitucional, en Sentencia C-840 de agosto 9 de 2000).

  1. Cuando los implicados solicitan la práctica de cualquier prueba, el funcionario competente mediante providencia debidamente motivada decidirá sobre su práctica o no.

  1. En caso que el funcionario competente niegue la práctica de la prueba, en la providencia que así lo indique se hará saber que contra la misma proceden los recursos de reposición y apelación.

  1. Toda prueba legalmente decretada y practicada, el funcionario competente debe incorporarla al expediente.

Riesgo.

  • Proferir cualquier providencia basados en pruebas ilegalmente recaudadas.

  • Dictar una providencia sin soportes probatorios.

Reapertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

Descripción.

Cuando después de proferido el auto de archivo del expediente en la indagación preliminar o en el proceso de responsabilidad fiscal, aparecen o se aportan nuevas pruebas que acrediten la existencia de un daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del gestor fiscal o se demuestre que la decisión se basó en prueba falsa, procede la reapertura de la actuación fiscal (Art. 17 de ley 610 de 2000 ).

Artículo 17. Reapertura. Cuando después de proferido el auto de archivo del expediente en la indagación preliminar o en el proceso de responsabilidad fiscal, aparecieren o se aportaren nuevas pruebas que acrediten la existencia de un daño patrimonial al Estado o la responsabilidad del gestor fiscal, o se demostrare que la decisión se basó en prueba falsa, procederá la reapertura de la indagación o del proceso.

Las causales de la reapertura del Proceso son :

  • Pruebas Nuevas que acrediten la existencia del daño Patrimonial y la Responsabilidad del Gestor Fiscal.

  • Prueba falsa que dio fundamento a la decisión.

Objetivo

  • Determinar la existencia de un daño patrimonial, basadas en las nuevas pruebas aportadas o allegadas al órgano fiscalizador.

  • Determinar si la decisión inicial se basó en documentación apócrifa o desconocida al momento de la toma de la decisión final.

  • Determinar si se está en ausencia de los fenómenos jurídicos de caducidad y prescripción.

Flujo básico

  1. El funcionario competente recibe las nuevas pruebas que acreditan la existencia de un daño patrimonial, evidencian la responsabilidad del gestor fiscal o demuestran que la decisión inicial se basó en prueba falsa.

  1. El funcionario competente estudia y analiza si se han presentados los fenómenos jurídicos de caducidad y prescripción de la acción fiscal, para ordenar la reapertura de la acción fiscal.

  1. Si las pruebas aportadas demuestran la existencia de un daño patrimonial, o acrediten la responsabilidad del gestor fiscal, o demuestren que la decisión se basó en prueba falsa.

  1. Se determina la actuación sobre la cual va a recaer la reapertura, esto es si es indagación preliminar o proceso de responsabilidad fiscal.

  1. El funcionario competente designa al funcionario sustanciador encargado de impulsar y practicar pruebas en la reapertura de la indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal.

  1. El funcionario competente adelanta la actuación correspondiente hasta sus últimas consecuencias.

Riesgo

Reabrir la indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal cuando ya haya operado la caducidad o la prescripción, o por causales diferentes a las taxativamente señaladas por la Ley.

Existir un proceso de responsabilidad fiscal por los mismos hechos, donde se haya proferido fallo con responsabilidad fiscal, es decir, que se esté ante la presencia del principio non bis ídem (los mismos hechos fueron investigados y fallados).

7. Recurso de Apelación

Descripción.

También denominado jerárquico, porque procede ante el superior inmediato, pretende los mismos fines que el de reposición, es decir la aclaración, modificación o revocación de la providencia recurrida.

Es el mecanismo con el que cuentan los presuntos responsables o implicados para que el funcionario superior jerárquico o funcional, conozca sobre una decisión adoptada por el funcionario del conocimiento o de primera instancia, cuya finalidad busca revocar, confirmar o modificar la decisión adoptada en primera instancia.

El recurso de apelación puede ser presentado directamente o subsidiariamente con el de reposición.

Cuando el funcionario de primera instancia niega el recurso de apelación, procede el recurso de queja, el cual se presenta o se tramita ante el funcionario de segunda instancia.

El funcionario competente cuenta con un término de veinte días hábiles siguientes de recibido el proceso, para decidir en segunda instancia (Art. 57 ley 610 de 2000 ).

Artículo 57. Segunda instancia. Recibido el proceso, el funcionario de segunda instancia deberá decidir dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes.

El funcionario de segunda instancia podrá decretar de oficio la práctica de las pruebas que considere necesarias para decidir la apelación, por un término máximo de diez (10) días hábiles, libres de distancia, pudiendo comisionar para su práctica.

Objetivo

  • Confirmar, revocar o modificar la providencia proferida por el funcionario competente de primera instancia.

  • Garantizar que las decisiones por parte del funcionario de primera instancia se encuentren ajustadas a derecho.

Flujo básico

  1. El presunto responsable presenta recurso de apelación directamente ante el funcionario superior jerárquico o funcional o en forma subsidiaria al de reposición ante el mismo funcionario que profirió la decisión.

  1. Concedida la apelación por el funcionario de primera instancia, el de segunda instancia recibe el expediente del proceso de responsabilidad fiscal y sí lo considera pertinente y conducente decreta la práctica de las pruebas de oficio o a petición de parte.

  1. En caso de negarse la apelación por parte del funcionario de primera instancia, procede el recurso extraordinario de queja a solicitud de los afectados.

  1. En el caso de la apelación del fallo con responsabilidad fiscal el funcionario de segunda instancia cuenta con diez días hábiles libres de la distancia, para practicar las pruebas, pudiéndo comisionar para la práctica de aquellas (Art. 57 ley 610 de 2000 ).

Artículo 57. Segunda instancia. Recibido el proceso, el funcionario de segunda instancia deberá decidir dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes.

El funcionario de segunda instancia podrá decretar de oficio la práctica de las pruebas que considere necesarias para decidir la apelación, por un término máximo de diez (10) días hábiles, libres de distancia, pudiendo comisionar para su práctica.

  1. El Funcionario de segunda instancia analiza las pruebas para tomar la decisión de confirmar, revocar o modificar la providencia recurrida del funcionario de primera instancia.

  1. Sí el funcionario de segunda instancia confirma en su totalidad la providencia apelada, ordena notificar a través de Secretaría Común o funcionario que cumpla este función y devolver el expediente a primera instancia para continuar con la actuación.

  1. Sí el funcionario de segunda instancia revoca o modifica la decisión de primera instancia, notifica a través de Secretaría Común o funcionario que cumpla este función y ordena remitir el expediente a primera instancia para lo pertinente.

  1. El funcionario de primera instancia acata lo ordenado por la segunda instancia.

Flujos alternos

Procede el recurso de queja en los eventos en que el funcionario que expidió la providencia impugnada niegue el recurso de apelación.

Riesgo

  • Resolver el recurso de apelación interpuesto sin sustentarse.

  • Decidir el recurso de apelación interpuesto extemporáneamente.

  • El funcionario de segunda instancia guarde silencio parcial o totalmente sobre los argumentos del recurso de apelación.

  • El funcionario de primera instancia guarde silencio sobre si concede o no el recurso de apelación.

  • El funcionario de primera instancia habiendo aceptado el recurso de apelación, no remita el expediente al funcionario de segunda instancia.

  • No remitir el fallo con responsabilidad ejecutoriado, a la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con el Artículo 48 numeral 57 de la Ley 734 de 2002.

  • No solicitar la inclusión del fallo con responsabilidad ejecutoriado, al Boletín de Responsables Fiscales de conformidad con el Artículo 60 de la ley 610 de 2000 .

ARTICULO 60. BOLETIN DE RESPONSABLES FISCALES. La Contraloría General de la República publicará con periodicidad trimestral un boletín que contendrá los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligación contenida en él.

Para efecto de lo anterior, las contralorías territoriales deberán informar a la Contraloría General de la República, en la forma y términos que esta establezca, la relación de las personas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal, así como de las que hubieren acreditado el pago correspondiente, de los fallos que hubieren sido anulados por la jurisdicción de lo contencioso administrativo y de las revocaciones directas que hayan proferido, para incluir o retirar sus nombres del boletín, según el caso. El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta.

Los representantes legales, así como los nominadores y demás funcionarios competentes, deberán abstenerse de nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato con quienes aparezcan en el boletín de responsables, so pena de incurrir en causal de mala conducta, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 6o. de la ley 190 de 1995. Para cumplir con esta obligación, en el evento de no contar con esta publicación, los servidores públicos consultarán a la Contraloría General de la República sobre la inclusión de los futuros funcionarios o contratistas en el boletín.

  • No remitir copia del fallo ejecutoriado, a la entidad afectada para efectos de los registros contables.

Recurso de Reposición

Descripción.

Es el recurso que se promueve ante el mismo funcionario que profirió la providencia, con el objeto de que la aclare, modifique o revoque.

Al proferir una decisión el funcionario competente, y si la norma lo admite, procede el recurso de reposición, que consiste en la solicitud que hace el implicado o apoderado, compañía aseguradora o el garante, al funcionario que tomó la decisión, para efecto de que aclare modifique o revoque la providencia proferida.

Objetivo

  • Garantizar el cumplimiento del debido proceso y del derecho de contradicción dando oportunidad a los implicados, de solicitar al funcionario competente, modificar, aclarar o revocar una providencia la cual es susceptible de recurso de reposición o apelación.

  • Dar la oportunidad al funcionario competente de reevaluar las decisiones tomadas mediante acto administrativo. La reposición siempre es resuelta por el funcionario que emitió el acto.

Flujo básico

  1. El presunto responsable, su apoderado o garantes presentan, mediante escrito, recurso de reposición y en subsidio apelación si fuere el caso.

  1. El Funcionario competente que profirió la providencia, recibe el escrito contentivo del recurso de reposición.

  1. El funcionario competente procede a verificar si el recurso cumple los requisitos del artículo 52 del C.C.A.

  1. El Funcionario competente resuelve de plano el recurso de reposición, de conformidad con el Código Contencioso Administrativo y decide sobre la concesión del recurso de apelación si este fuere el caso, dentro del término de quince días (T-769 de 2002 y Sentencia del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera del 16 de septiembre de 1999, expediente AC-8553)

  1. Si el Funcionario confirma la providencia y concede la apelación, previa su notificación, se envía a segunda instancia el expediente, el que debe contener la providencia objeto del recurso y la que decide y concede la apelación.

  1. Si se decide favorablemente el recurso de reposición, el Funcionario competente procede a revocar, aclarar o modificar la providencia recurrida, según sea el caso, notificándola.

  1. Si con ocasión al recurso de reposición se solicitó subsidiariamente el recurso de apelación puede concederse o negarse la misma.

  1. Si se niega el recurso de apelación, el implicado puede interponer el recurso de queja ante el funcionario superior jerárquico o funcional o segunda instancia, para que éste decida sobre aquella de conformidad con el Código Contencioso Administrativo.

  1. Si el presunto responsable no presenta recursos, dentro del término, la providencia queda en firme y se continua con el trámite procesal.

Flujos alternos

  1. Procede el recurso de queja ante el funcionario superior jerárquico o funcional, cuando se niega la apelación o cuando se guarda silencio frente a ella, o cuando la apelación se concedió en un efecto diferente.

Riesgo

  • Que el funcionario competente guarde silencio parcial o totalmente, respecto al recurso de reposición.

  • Que el funcionario competente se pronuncie sobre hechos no previstos en el recurso de reposición, caso en el cual sobre estos nuevos hechos proceden los recursos de ley.

  • Que el funcionario competente niegue sin fundamento, el recurso de apelación solicitado subsidiariamente.

  • Decidir el recurso de reposición interpuesto extemporáneamente.

  • El funcionario al desatar los recursos no se pronuncie sobre todos los aspectos de hecho y de derecho contenidos en los mismos.

Revocatoria Directa

Descripción.

La Revocatoria Directa se presenta cuando se dan las causales contempladas en el artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, que dispone que los actos administrativos deberán ser revocados por los mismos funcionarios que lo hayan expedido o por los inmediatos superiores, de oficio o a solicitud de parte, cuando se presenten las siguientes situaciones:

  • Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley

  • Cuando no estén conformes con el interés público o social, o atenten contra él.

  • Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona.

La solicitud de revocatoria directa procede cuando no se han interpuestos los recursos ordinarios, la revocatoria oficiosa en cualquier momento hasta antes de ser aceptada la demanda en el contencioso administrativo.

El plazo para tramitar las solicitudes de revocatoria directa es de tres meses, de conformidad con la Ley 809 de 2003.

Objetivo

  • garantizar el debido proceso y el derecho de defensa determinando la existencia o no de una de las causales de la revocatoria directa de los actos administrativos dentro del proceso de responsabilidad fiscal.

  • Garantizar el interés general y social.

  • Preservar el orden constitución, legal y jurídico.

  • Enderezar la actuación fiscal.

Flujo básico

  1. El funcionario competente de oficio o a solicitud de parte procede a estudiar y analizar, si se presenta una de las causales de revocatoria directa consagrados en el Art. 69 del Código Contencioso Administrativo. El funcionario competente evalúa si se cumple con el requisito de precedencia del Artículo 70 de C.C.A.

  1. El funcionario competente, mediante auto debidamente motivado, entra a decidir sobre la revocatoria directa de la providencia correspondiente.

  1. En caso de que se revoque totalmente el acto administrativo, se debe reponer la actuación y continuar con el trámite procesal correspondiente.

  1. Si la revocatoria es parcial, de ser procedente, se ordena reponer la actuación y continuar con el trámite respectivo.

Riesgo

  • Que habiendo sido a petición de parte, el funcionario competente guarde silencio frente a la solicitud de revocatoria.

  • Que si la revocatoria recae sobre el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal opere el fenómeno de la caducidad.

  • Que si la revocatoria recae sobre el fallo con responsabilidad fiscal, se presente el fenómeno de la prescripción, que impida reponer la actuación.

  • Que se profiera la decisión después del término de los tres meses previstos en la Ley 809 de 2003.

  • Que se le de trámite a la petición de revocatoria directa aún habiéndose ejercido los recursos de reposición y apelación.

Recurso de Queja

Descripción.

El recurso extraordinario de queja procede en aquellos casos en que el funcionario de primera instancia rechace o guarde silencio frente al recurso ordinario de apelación. (Artículo 50 numeral 3o del C.C.A.)

El recurso de queja es facultativo y puede interponerse directamente ante el superior jerárquico o funcional del funcionario de primera instancia.

Objetivo

  • Que el superior jerárquico o funcional examine la procedencia o no de conceder el recurso de apelación.

Flujo básico

  1. El recurso extraordinario de queja se debe presentar por escrito, ante el superior jerárquico o funcional, adjuntando copia de la providencia que negó o guardo silencio frente al recurso de apelación, o que habiéndolo concedido lo hizo en un efecto diferente.

  1. De este recurso se podrá hacer uso dentro de los cinco días siguientes de la notificación de la providencia que negó o guardo silencio frente al recurso de apelación, o que lo concedió en efecto diferente.

  1. Una vez se recibe el escrito el superior jerárquico o funcional, en forma inmediata ordena la remisión del expediente, y decidirá según sea el caso dentro del termino de quince días a partir del recibo del expediente (link quince días)

  1. Con la remisión del expediente el recurso de queja produce un efecto suspensivo.

Riesgo

  • En el escrito que contiene el recurso extraordinario de queja no se incorpore la providencia que negó el recurso de apelación, la que lo concedió en efecto diferente o que guardó silencio frente a este.

  • Una vez solicitado el expediente por el superior jerárquico o funcional, éste no sea remitido.

  • Que no se decida el recurso extraordinario de queja dentro de quince días.

Suspensión de funcionarios

Descripción.

Iniciado el proceso de responsabilidad fiscal, la dependencia que lo esté adelantando podrá, por intermedio de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, solicitar al Contralor General de la República, la suspensión inmediata de los funcionarios investigados, bajo el principio de la verdad sabida y buena fe guardada (Art. 268 numeral 8 Constitución Política).

De acuerdo a la circular No. 014 de 12 de Noviembre de 2003 del Despacho del Señor Contralor General de la República que remite al concepto de 15 de julio de 1992 de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, la facultad de solicitar la suspensión tiene la siguientes características:

  1. No requiere desarrollo legal.

  2. No es aplicable a todos los funcionarios del estado.

  3. se requiere la existencia de investigaciones fiscales o procesos penales o disciplinarios y dichas suspensiones se deben mantener mientras subsistan los mismos.

Objetivo

Crear un espacio libre de presiones o influencias, que pueda ejercer el funcionario investigado.

Flujo básico

  1. Mientras culminan los procesos fiscales, penales o disciplinarios, el Contralor General de la República a petición del funcionario competente y bajo el principio de verdad sabida y buena fe guardada, puede exigir la suspensión inmediata de los funcionarios investigados.

  1. La exigencia de la suspensión inmediata debe ser pertinente, necesaria y motivada.

Riesgo

  • Que el Contralor General de la República no solicite la suspensión del funcionario investigado.

  • Que el nominador haga caso omiso a la solicitud de suspensión del Contralor General de la República.

  • Que al finalizar el proceso de responsabilidad fiscal, no se solicite al nominador levantar la medida de suspensión, si éste fuera el caso.

Suspensión y reanudación de términos

Descripción.

Los términos previstos en la ley 610 de 2000, se suspenden en los eventos de fuerza mayor o caso fortuito o por la tramitación de una declaración de impedimento o recusación, tanto la suspensión como la reanudación de los términos se ordena mediante auto de trámite, que se notifica por estado al día siguiente de su expedición y contra el cual no procede recurso alguno (Art. 13 ley 610 de 2000 ).

Artículo 13. Suspensión de términos. El cómputo de los términos previstos en la presente ley se suspenderá en los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, o por la tramitación de una declaración de impedimento o recusación. En tales casos, tanto la suspensión como la reanudación de los términos se ordenará mediante auto de trámite, que se notificará por estado al día siguiente y contra el cual no procede recurso alguno.

Objetivo

  • Interrumpir los términos de la indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal.

  • Fijar la fecha en que dichos términos se suspenden y reanudan.

Flujo básico

  1. El Funcionario Competente dicta un auto, indicando las causales que motivan la suspensión, señalando a partir de que momento se suspenden y cuando se reanudan los términos, este auto es de trámite y no admite recursos.

  1. La Secretaria Común notifica por estado el auto que declaró la suspensión.

Flujos alternos

  1. La designación de otro funcionario cuando prospere una de las causales de impedimentos o recusaciones.

  1. Cuando para el caso de peritazgos complejos se designe al correspondiente funcionario.

Riesgo

Suspensión de términos del proceso por motivos diferentes a los expresados en ley.

Unidad procesal y conexidad

Descripción.

Por cada hecho generador de daño patrimonial, se adelanta una sola actuación procesal, cualquiera sea el número de los implicados, si se estuviere adelantando más de una actuación por el mismo hecho, se dispone mediante auto de trámite la agregación de las diligencias a aquellas que se encuentren más adelantadas. Los hechos conexos se investigan y deciden conjuntamente (Art. 14 ley 610 de 2000 ).

Artículo 14. Unidad procesal y conexidad. Por cada hecho generador de responsabilidad fiscal se adelantará una sola actuación procesal, cualquiera sea el número de implicados; si se estuviere adelantando más de una actuación por el mismo asunto, se dispondrá mediante auto de trámite la agregación de las diligencias a aquellas que se encuentren más adelantadas. Los hechos conexos se investigarán y decidirán conjuntamente.

Los hechos no conexos no se pueden investigar ni decidir conjuntamente.

Objetivo

Adelantar una sola actuación procesal por cada hecho generador de responsabilidad fiscal

Flujo básico

  1. El funcionario competente determina la existencia de múltiples actuaciones por el mismo hecho.

  1. El funcionario competente determina que en el proceso más adelantado no se haya dictado fallo.

  1. El funcionario competente dicta auto por medio del cual se ordena agregar las diligencias, a aquella que se encuentre más adelantada.

Flujos alternos

  1. Determinar la fecha de apertura de cada una de las actuaciones, para establecer si se está ante la presencia de la prescripción.

  1. Establecer la existencia de medida cautelar en el proceso que va a ser incorporado al más adelantado, para efectos de oficiar a la Oficina de Registro o entidad particular que tenga los bienes embargados.

Riesgo

  • Adelantar varias actuaciones procesales por un mismo hecho, separadamente.

  • Haber dictado fallo en el proceso mas adelantado.

  • Adelantar un solo proceso por varios hechos generadores de daño patrimonial, sin que exista conexidad y unidad procesal.

Vinculación del garante

Descripción.

Cuando el presunto responsable, o el bien o contrato sobre el cual recaiga el objeto del proceso, se encuentran amparados por una póliza, se vincula a la Compañía de Seguros en calidad de tercero civilmente responsable, en cuya virtud tendrá los mismos derechos y facultades del implicado (Art. 44 ley 610 de 2000 ).

Artículo 44. Vinculación del Garante. Cuando el presunto responsable, o el bien o contrato sobre el cual recaiga el objeto del proceso, se encuentren amparados por una póliza, se vinculará al proceso a la compañía de seguros, en calidad de tercero civilmente responsable, en cuya virtud tendrá los mismos derechos y facultades del principal implicado.

La vinculación se surtirá mediante la comunicación del auto de apertura del proceso al representante legal o al apoderado designado por éste, con la indicación del motivo de procedencia de aquella.

La Compañía Aseguradora o garante, en su calidad de tercero civilmente responsable, responde hasta el monto especificado en la póliza de seguros y su respectivo contrato.

Objetivo

  • Garantizar el derecho de defensa de la Compañía de Seguros, en virtud del contrato del seguro suscrito con el implicado en el proceso de responsabilidad fiscal.

  • Precaver la integración de la póliza al fallo con responsabilidad fiscal.

Flujo básico

  1. El funcionario competente del proceso de responsabilidad fiscal, indagará por la existencia de la póliza de seguro, que ampara el contrato, el bien, al funcionario o al contratista, etc., indicando plenamente la compañía aseguradora, el número de la póliza, vigencia de la misma, aportando copia del contrato de seguro y de la póliza al expediente, para que en caso de proferirse fallo con responsabilidad fiscal la póliza sea incorporada en el mismo.

  1. El funcionario competente surtirá la vinculación del garante, con la simple comunicación del auto de apertura del proceso al representante legal o apoderado designado por éste. La compañía aseguradora o garante puede solicitar o aportar pruebas, coadyuvar a su asegurado, interponer recursos de reposición y apelación contra las providencias dictadas en el proceso de responsabilidad fiscal y que admitan los mismos (Art. 44 ley 610 de 2000 ).

Artículo 44. Vinculación del Garante. Cuando el presunto responsable, o el bien o contrato sobre el cual recaiga el objeto del proceso, se encuentren amparados por una póliza, se vinculará al proceso a la compañía de seguros, en calidad de tercero civilmente responsable, en cuya virtud tendrá los mismos derechos y facultades del principal implicado.

La vinculación se surtirá mediante la comunicación del auto de apertura del proceso al representante legal o al apoderado designado por éste, con la indicación del motivo de procedencia de aquella.

Riesgo

  • Que no se haya incorporado copia de la póliza al expediente.

  • Que no se haya vinculado a la compañía aseguradora o garante, mediante la comunicación del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

PLANTILLAS Y MODELOS

ACTA DE PRACTICA DE PRUEBAS

En la ciudad de ______________, a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año),siendo las ___ horas, el suscrito funcionario Sustanciador debidamente designado y comisionado y/o funcionario sustanciador y/o de conocimiento de la ________ dependencia, procede (n) a practicar las pruebas ordenas mediante el auto No.___ de fecha, solicitadas por ______ (nombre del peticionario) o decretadas de oficio, dentro de la (el) Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _____ adelantada (o) en las dependencias administrativas de ________(nombre de la entidad afectada).

DESARROLLO O DESCRIPCIÓN DE LA PRUEBA

Indicar la forma en que se desarrolló la prueba, determinando las condiciones de modo, tiempo y lugar, las personas intervinientes, etc, dejar constancia de la clase de documentos sobre los que verso la diligencia, y sobre la devolución de los mismos, si a ello hubiere lugar.

Fecha y hora de terminación de la práctica de las pruebas, y suscripción por parte de los funcionarios y personas que intervinieron.

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

_____________________

Personas intervinientes

ACTA DE POSESIÓN DEL APODERADO DE OFICIO

En la ciudad de ______________, a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año), siendo las ____horas, el suscrito funcionario sustanciador y/o de conocimiento, procede (n) a dar posesión al señor __________, identificado con la C.C. No. __________, de la Universidad ________ ( nombre ), como apoderado de oficio, del señor ___________, identificado con ______, quien figura como presunto responsable dentro del proceso de responsabilidad fiscal No. ______, adelantado en las dependencias administrativas ________,

___________________

Posesionado

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

ASIGNACIÓN DE ANTECEDENTE PARA EVALUACIÓN

Código de la dependencia

Fecha y número

Nombre Evaluador

Cargo

Profesión

Identificación

Dependencia

Asunto: "Asignación de antecedente para evaluación"

Me permito hacerle entrega del antecedente que se relaciona a continuación, para que sea evaluado por usted, de acuerdo a los parámetros establecidos en la Resolución No. _____ y las demás disposiciones legales vigentes sobre el Proceso de Responsabilidad Fiscal.

No. de queja y Fecha

No. de radicado y Fecha

Entidad

Sector

Folios

En cumplimiento de la evaluación, deberá presentar a esta Coordinación el correspondiente informe escrito, así como los proyectos de oficio y autos que se requieran, dentro de un término de x días hábiles a partir de la fecha de recibo del antecedente.

(Se debe indicar si el antecedente proviene de un hallazgo, denuncia, queja, indagación preliminar o si es un traslado de otra entidad)

Cordialmente,

Firma Coordinador (Líder de Equipo)

Nombre Coordinador (Líder de Equipo)

Cargo Coordinador (Líder de Equipo)

Anexo: lo anunciado en _____ folios

Archivo: Carpeta Evaluación Antecedentes.

Consecutivo

AUTO DE APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR No.

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ________ a los ________ (número) días del mes de ________, de________ (año), los suscritos funcionarios sustanciador y de conocimiento, en ejercicio de la competencia establecida en la Constitución Política de Colombia, artículos 268-5 y 271 y en la Resolución Orgánica No .... de .... procede a proferir el presente Auto de Apertura de Indagación Preliminar a ser adelantada en las dependencias administrativas de .....(Entidad), con fundamento en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000 y previos los siguientes:

CONSIDERANDOS:

FUNDAMENTOS DE HECHO (descripción de los hechos irregulares, )

Descripción del antecedente o de las circunstancias que originaron la Apertura de la Diligencia de Indagación Fiscal Preliminar, con fundamento en la queja _________ o en virtud de la auditoria efectuada en ________________, control excepcional, autoridades competentes.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero: Avocar el conocimiento y abrir la indagación preliminar No. ________, en las dependencias administrativas de ____(identificar plenamente la (s) entidad (es)), representada (s) legalmente por Identificación del representante legal...

Artículo segundo: Practicar las siguientes pruebas: (Relacionar cada una de las pruebas a practicar entre otras)

1. Solicitar y verificar la información necesaria para el desarrollo de la indagación preliminar en las dependencias de ( menciónese la institución).

2. Solicitar copia de la póliza del contrato o bien objeto sobre el cual recaiga la indagación preliminar.

3. Solicitar certificación de la última dirección registrada del presunto responsable, contratista, interventor, etc.

4. Solicitar la declaración de bienes de los presuntos responsables en caso de que estos sean funcionarios públicos.

Artículo tercero: Comunicar al representante legal de la entidad, informándole sobre la apertura de la indagación preliminar,, solicitándole su oportuna colaboración.

Artículo cuarto: Establecer coordinación con la Fiscalía General o Procuraduría General de la Nación, según sea el caso.

Comuníquese y cúmplase.

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DE APERTURA DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL No.

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año), Funcionario de conocimiento de la dependencia, procede a dictar Auto de Apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal No _______, con fundamento en los artículos 40 y 41 de la Ley 610 de 2000 , teniendo en cuenta lo siguiente:

COMPETENCIA:

Se hace referencia a la clase de competencia institucional por el cual se avoca el conocimiento de las diligencias. ( Competencia Ordinaria, excepcional, concurrente o prevalente ).

Indicar la competencia específica del funcionario de conocimiento. (Resolución Orgánica No ___ de ___ ) .

FUNDAMENTOS DEL HECHO:

Se debe indicar el origen del antecedente u hallazgo y hacer una breve pero puntual descripción del hecho objeto de proceso fiscal y su incidencia, teniendo en cuenta las funciones de los servidores públicos que intervinieron para la época de la ocurrencia de los mismos, así como una síntesis de lo que determinó la indagación preliminar, si la hubo.

Es necesario que el funcionario en forma expresa describa el hecho generador por el cual se abre el proceso de responsabilidad fiscal.

FUNDAMENTOS DE DERECHO:

Hacer mención a la normas constitucionales y legales referidas al proceso de responsabilidad fiscal.

IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD ESTATAL AFECTADA Y DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES FISCALES.

Debe precisarse el número de identificación o el Nit de las personas naturales o jurídicas. Además de indicar el cargo y los nombres completos. Identificar al representante legal, indicar si se trata de funcionarios públicos o particulares que intervengan en la gestión fiscal objeto de la observación

DETERMINACIÓN DEL DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO Y LA ESTIMACIÓN DE SU CUANTÍA

Siendo el daño un requisito de procedibilidad del proceso de responsabilidad fiscal, se requiere que de manera precisa se identifique el hecho generador del mismo y se haga una estimación de su cuantía.

PRUEBAS:

La Indagación descansó esencialmente sobre las siguientes pruebas:

¿ __________ (documentales).

¿ _____________ (testimoniales).

Si no hubo preliminar hacer una manifestación en torno a los documentos que obran en el hallazgo o en el antecedente y que ameritan la apertura.

CONSIDERANDOS:

De acuerdo con lo decidido en la indagación preliminar o en lo consignado en el hallazgo fiscal o en la denuncia o queja, encuentra el Despacho mérito para abrir Proceso de Responsabilidad Fiscal.

Se puede ordenar el decreto de medidas cautelares en el evento de que en la Indagación Preliminar existan elementos de juicio o serios motivos de credibilidad, que determinen un presunto detrimento patrimonial del Estado (deberá hacerse por auto y en cuaderno separado)

VINCULACIÓN AL GARANTE

Se estima necesario en este momento procesal, indicar los motivos de procedencia de vinculación del garante en su calidad de tercero civilmente responsable, esto es, Compañía Aseguradora con la indicación de su Representante Legal, clase de póliza ( global, de manejo, o garantía única de cumplimiento), Numero, vigencia, amparos, entidad asegurada, valor asegurado, deducibles.

Verificar los certificados de adición o modificación de la póliza inicial.

En mérito de lo anteriormente expuesto el Funcionario Competente

RESUELVE:

Artículo primero. Avocar el conocimiento y abrir Proceso de Responsabilidad Fiscal No , adelantado en las dependencias administrativas de ____ (en la entidad), cuyo representante legal es ...

Artículo segundo. Decretar la práctica las siguientes pruebas _________________________ __________________________________________ (relacionar cada una de las pruebas a practicar), de conformidad con lo expuesto en la parte considerativa.

1. Solicitar y verificar la información necesaria para el desarrollo del Proceso de Responsabilidad Fiscal en las dependencias de (menciónese la institución).

2. Solicitar copia de la póliza del contrato o bien objeto sobre el cual recaiga el Proceso de Responsabilidad Fiscal.

3. Solicitar certificación de la última dirección registrada del presunto responsable, contratista, interventor, etc.

4. Solicitar la declaración de bienes de los presuntos responsables en caso de que estos sean funcionarios públicos.

Artículo tercero. Comunicar al representante legal de la entidad afectada, la apertura del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

Artículo cuarto. Vincular al garante en su calidad de tercero civilmente responsable, esto es, Compañía Aseguradora con la indicación de su Representante Legal, clase de póliza ( global, de manejo, o garantía única de cumplimiento), Numero, vigencia, amparos, entidad asegurada, valor asegurado, deducibles, comunicándole el presente Auto de Apertura.

Artículo quinto. Decretar las medidas cautelares a que haya lugar, conformando cuadernos separados, incluyendo la solicitud e información sobre los bienes, (en caso de decretarse la medida cautelar,deberá hacerse efectiva antes de la notificación de apertura).

Artículo sexto. Notificar personalmente la presente providencia al (los) presunto (s) responsable (s) fiscal (es), haciéndole (s) saber que contra este Auto no procede recurso alguno (lo anterior en el evento que en la indagación preliminar se haya (n) identificado).

Comuníquese, Notifíquese y Cúmplase.

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DE ARCHIVO No._____ DEL ANTECEDENTE RADICADO BAJO EL No. ____ DEL _____(FECHA) - NOMBRE DE LA ENTIDAD

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ________ a los ________ (número) días del mes de ________, de________ (año), el (los) suscrito(s) profesional (es) asignados , en ejercicio de la competencia que les confiere el numeral 4° del artículo 59 del Decreto 267 de 2000 (si el auto lo profiere una gerencia se debe citar el artículo 74 del Decreto 267 de 2000), la Resolución No. _____ de _______, y en Oficio de Asignación de Antecedente No. ____ de fecha _____, proceden a dictar el presente auto de archivo del antecedente No.___, radicado con el No. _____ del ______, previos los siguientes:

HECHOS

Se describe todo lo relacionado con el antecedente, es decir: origen, Entidad, Clase, Oficio Remisorio y la descripción detallada y concreta de los hechos presuntamente irregulares, indicando la fecha de su ocurrencia.

CONSIDERANDOS

El funcionario evaluador debe manifestar la fundamentación de hecho y de derecho que soporta el archivo del antecedente, por la razón que corresponda (caducidad, o porque el hecho no comporta daño patrimonial).

RESUELVE:

Artículo Primero: Inhibirse de iniciar cualquier acción fiscal por los hechos relacionados en el antecedente radicado con el No. ____ de _____, correspondiente a la entidad ____________.

Artículo segundo: Ordenar el archivo del antecedente No.____ de ______,entidad _____, por no encontrar mérito para ordenar apertura de indagación preliminar o proceso de responsabilidad fiscal, ya que del análisis de los documentos:

Caducidad de la acción fiscal: Se deduce que ha operado el fenómeno jurídico de la caducidad de la acción fiscal de conformidad con las consideraciones del presente auto.

Porque el hecho no comporta daño patrimonial: no se configura detrimento alguno al patrimonio del Estado, de conformidad con las consideraciones del presente auto.

Artículo tercero: Como consecuencia de lo anterior por Secretaría Común de la dependencia, remítase copia de los documentos que conforman el antecedente No. ____de_____, a la Procuraduría General de la Nación y/o ala Fiscalía General de la Nación, según sea el caso.

Artículo cuarto: Comuníquese la presente decisión a: ____ (quejoso o denunciante, a la entidad afectada y/o a la Contraloría Delegada sectorial correspondiente).

Artículo quinto: Contra la presente resolución no procede recurso alguno.

Comuníquese y cúmplase

Firma funcionario sustanciador y competente

Cargo

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

Archivar: -Carpeta Dirección Informes Antecedentes

-Carpeta Evaluación de Antecedentes<![endif]>

AUTO DE ASIGNACIÓN PARA SUSTANCIAR LA INDAGACIÓN PRELIMINAR

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ________ a los ________ (número) días del mes de ________, de________ (año), el (los) suscrito (s) profesional (es) asignados , en ejercicio de la competencia establecida en la Constitución Política de Colombia, artículos 268-5 y 271 y en la Resolución Orgánica No .... de .... procede (n) a proferir el presente Auto de Asignación para sustanciar y practicar pruebas en la indagación preliminar, a ser adelantada en las dependencias administrativas de .....(Entidad), con fundamento en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000 y previos los siguientes:

CONSIDERANDOS:

FUNDAMENTOS DE HECHO (Descripción de los hechos irregulares, )

Descripción del antecedente objeto de la indagación preliminar.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero: Asignar al doctor _________ profesional universitario grado _______, adscrito a ________ (dependencia), para sustanciar y practicar pruebas en la indagación preliminar, en las dependencias administrativas (entidad) en la ciudad _______.

Artículo segundo: Adelantar la respectiva acción fiscal dentro de los términos ______ hasta 6 meses, Art. 39 ley 610 de 2000.

Artículo tercero: Conceder un término de __ días hábiles contados a partir del día siguiente de esta providencia, para que elabore proyecto del Plan de Instrucción y lo presente para revisión y aprobación de este despacho.

Artículo cuarto: Anexar el expediente que consta de _____ cuadernos y ___ folios.

Cúmplase

Firma Funcionario de Conocimiento

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DE ASIGNACIÓN DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ________ a los ________ (número) días del mes de ________, de________ (año), el (los) suscrito(s) profesional(es) asignados , en ejercicio de la competencia establecida en la Constitución Política de Colombia, artículos 268-5 y 271 y en la Resolución Orgánica No .... de .... procede (n) a proferir el presente Auto de Asignación para Sustanciar y practicar pruebas dentro del Proceso de Responsabilidad a ser adelantado en las dependencias administrativas de .....(Entidad), con fundamento en el artículo 40 de la Ley 610 de 2000 y previos los siguientes:

CONSIDERANDOS:

FUNDAMENTOS DE HECHO (Descripción de los hechos irregulares, )

Descripción del antecedente o descripción de la indagación preliminar.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero: Asignar al doctor _________ profesional universitario grado _______, adscrito a ________ (dependencia), para adelantar el proceso de Responsabilidad fiscal, en las dependencias administrativas (entidad) en la ciudad _______.

Artículo segundo: Adelantar la respectiva acción fiscal dentro de los términos ______ hasta tres (3) meses prorrogable por otros dos (2), Art. 45 ley 610 de 2000, hasta su culminación.

Artículo tercero: Conceder un término de ___ días hábiles contados a partir del día siguiente de la presente providencia, para que presente el Plan de Instrucción para revisión y aprobación por parte del responsable de la dependencia y funcionario de conocimiento.

Artículo cuarto: Anexar el expediente que consta de _____ cuadernos, ___ folios y ___ anexos .

Cúmplase

Firma Funcionario de Conocimiento

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DE CESACIÓN DE LA ACCIÓN FISCAL Y ARCHIVO No. ______

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento __________________ de la ______ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a Proferir Auto de Cesación de la Acción Fiscal y Archivo del expediente de la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal No.____ de _______ (fecha), basado en los siguiente

CONSIDERANDOS:

A. DE HECHO:

1. Narrar los hechos objeto de la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal, antecedente, hallazgo fiscal.

2. Indicar la fecha en que se abrió la Indagación Preliminar o proceso de responsabilidad fiscal.

3. Se debe realizar en recuento breve de las pruebas practicadas dentro de la actuación fiscal, que evidencien alguna de las causales de la Cesación de la Acción Fiscal o del Archivo, de conformidad con los artículos 16 o 47 de la Ley 610 de 2000, según sea el caso.

B. DE DERECHO

Se debe motivar la decisión en derecho, citando cada una de las normas que conllevan a la misma.

En mérito de lo anteriormente expuesto, este Despacho

RESUELVE:

Artículo primero. Cesar la acción fiscal, por los hechos objeto de la Indagación Preliminar ol Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _______ de (fecha), adelantado en las dependencias administrativas de _________ (entidad), de conformidad con lo dispuesto en los artículo 16 y 47 de la Ley 610 de 2000.

Artículo segundo. Declarar probada la causal que conlleva a la cesación de la acción fiscal y por ende conduce al archivo del expediente.

Artículo segundo. Ordenar el archivo del expediente de la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal, según sea el caso (para este ultimo), por no encontrar mérito para imputar responsabilidad fiscal o para fallar con responsabilidad fiscal en contra del Doctor o señor ________ (nombre), portador de la cédula de ciudadanía No. __________ de ____ (lujar de procedencia), en su condición de __________, (o el representante legal de la entidad), de conformidad con lo señalado en la parte motiva de esta providencia.

Artículo tercero. En el evento de que con posterioridad aparecieren nuevas pruebas que desvirtúen los fundamentos que sirvieron de base para el archivo, o se demostrare que la decisión se baso en prueba falsa, se ordenara la reapertura de la actuación fiscal, de conformidad con el artículo 17 de la ley 610 de 2000.

Artículo cuarto . Una vez notificada y ejecutoriada la presente providencia, enviar por Secretaría Común (en el evento de que se trate de un Proceso de Responsabilidad Fiscal), el expediente dentro de los tres (3) días siguientes al Superior Jerárquico o Funcional, fin de que se surta el grado de consulta.

Artículo quinto. Ordenar el traslado de copia de las diligencias a otras autoridades competentes, si hay lugar a ello.

Artículo sexto. Notificar personalmente el contenido de la presente providencia.

Notifíquese y cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DE CIERRE DE LA INDAGACIÓN PRELIMINAR No.

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ________ a los ________ (número) días del mes de ________, de________ (año), los suscritos funcionarios sustanciador y de conocimiento , en ejercicio de la competencia establecida en la Constitución Política de Colombia, artículos 268-5 y 271 y en la Resolución Orgánica No .... de .... procede a proferir el presente Auto de Cierre de la Indagación Preliminar No. , adelantada en las dependencias administrativas de .....(Entidad),con fundamento en el artículo 39 de la Ley 610 de 2000 y previos los siguientes:

CONSIDERANDOS:

FUNDAMENTOS DE HECHO (Descripción de los hechos irregulares)

Descripción del antecedente o de las circunstancias que originaron la Apertura de la Diligencia de Indagación Fiscal Preliminar, con fundamento en la queja _________ o en virtud de la auditoría efectuada en ________________, o solicitud de control excepcional, autoridades competentes.

ACERVO PROBATORIO:

Descripción de cada uno de los medios probatorios incorporados al expediente de la indagación preliminar.

MOTIVACIÓN JURÍDICO FISCAL:

Aspectos relevantes probatoriamente y jurídicos que soportan a la indagación preliminar, bien sea para el archivo o para abrir proceso de Responsabilidad Fiscal. De ser procedente el archivo, se debe indicar una de las causales previstas en el artículo 47 de la Ley 610 de 2000.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero: Cerrar la indagación preliminar abierta mediante Auto No. de fecha adelantada en las dependencias administrativas de ____(identificar plenamente la entidad (es)) representada legalmente por (identificación del representante legal)...

Artículo segundo:Trasladar copia del presente proveído a Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, según sea el caso.

Artículo tercero: Sugerir la apertura del proceso de responsabilidad fiscal (cuando se trate de una indagación preliminar adelantadas por Contralorías Sectoriales o grupos de Vigilancia Fiscal en el nivel desconcentrado). Ordenar la apertura del proceso de responsabilidad fiscal (cuando la indagación sea adelantada por dependencia del área de responsabilidad fiscal), en las dependencias administrativas de ______(identificar plenamente la entidad (es)) representada legalmente por (identificación del representante legal)....

Artículo cuarto: Archivar el expediente relacionado con la indagación preliminar No.

Artículo quinto: Realizar los traslados internos a que haya lugar.

Artículo sexto: Contra la presente providencia no procede recurso alguno.

Artículo séptimo . Comunicar al representante legal de la entidad, de la decisión tomada en la presente providencia.

Comuníquese y cúmplase.

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DE IMPUTACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento de la __________ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a proferir Auto de Imputación de Responsabilidad Fiscal, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, que se adelanta en las dependencias administrativas de __________, basado en lo siguiente:

FUNDAMENTOS DE HECHO:

  • Narración de los hechos que originaron el Proceso de Responsabilidad Fiscal.

  • Si se trata de Control Excepcional, establecer la clase de acto y autoridad que lo solicitó.

  • Establecer si es competencia concurrente o prevalente.

IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD ESTATAL AFECTADA Y DE LOS PRESUNTOS RESPONSABLES FISCALES.

Debe precisarse el número de identificación o el Nit de las personas naturales o jurídicas. Además de indicar el cargo y los nombres completos.

FUNDAMENTOS DE DERECHO

Se deben indicar las normas que fundamentan el auto de imputación.

VINCULACIÓN AL GARANTE

Si durante el transcurso del Proceso de Responsabilidad Fiscal se ha vinculado a una compañía de seguros, en calidad de tercero civilmente responsable, por amparar al presunto responsable, el bien, o contrato, objeto del Proceso es necesario pronunciarse respecto de la ocurrencia del siniestro, el valor del daño que esta dentro del amparo de la póliza, identificando al garante, indicando el numero de la póliza, valor asegurado, fecha de expedición, vigencia y adendos.

ACTUACIONES PROCESALES:

  • Auto de Apertura de Proceso de Responsabilidad Fiscal, notificación.

  • ACERVO PROBATORIO El acervo probatorio recaudado se refiere a los siguientes medios de prueba:

  • Documentales __________________________.

  • Testimoniales ___________________________.

  • Otros medios probatorios _________________.

Relacionar las pruebas y folios que obran en el expediente. Verificar lo referido al traslado de pruebas.

Relacionar Auto que niega pruebas, si es del caso (notificación).

CONSIDERANDOS:

  • Apreciar de manera integral las pruebas ordenadas y practicadas dentro del Proceso Responsabilidad Fiscal, de acuerdo con las reglas de la sana critica y la persuasión racional.

  • Motivar jurídica y fiscalmente, los argumentos y valoración de las pruebas en relación con los hechos materia del proceso, que ameriten imputar Responsabilidad Fiscal, enfatizando los ingredientes normativos enunciados en el articulo 48 de la Ley 610 y que fundamentan la imputación.

  • En consideración al acervo probatorio recopilado, analizado y teniendo en cuenta los cargos imputados, el funcionario de conocimiento confronta los hechos demostrados con las normas violadas que originan el daño fiscal.

  • Acreditar los elementos constitutivos de la responsabilidad fiscal (daño, conducta a título de dolo o culpa grave y nexo causal) y la determinación de la cuantía del daño al patrimonio del Estado (debidamente actualizado).

  • Establecer si los cargos de la imputación de Responsabilidad Fiscal son a titulo individual o solidario.

En mérito de lo expuesto anteriormente, el funcionario de conocimiento,

RESUELVE:

Artículo primero. Imputar responsabilidad fiscal de conformidad con el artículo 48 de la Ley 610 de 2000 contra las siguientes personas : ( nombres y apellidos completos), identificado con ______ (tipo de documento) No. ____________, en su condición de _______ (contratista, representante legal, interventor, etc), por el daño patrimonial producido al erario con ocasión de los hechos que son objeto del proceso de responsabilidad fiscal No. ____ (hacer mención al hecho generador de la responsabilidad fiscal, adelantado en las dependencias administrativas de _____), según se expuso en la parte motiva de esta providencia, especificando la cuantía de la imputación e indicando si la misma es individual o solidaria.

Artículo segundo. Notificar personalmente el presente Auto a los imputados (indicando si es persona natural o jurídica, si su representante legal es imputado a titulo personal o en esta calidad, teniendo en cuenta: nombres completos, identificación, dirección, cargo, etc.) y a la compañía aseguradora si la hubiere como tercero civilmente responsable, en la forma indicada por los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, haciéndoles saber que contra el mismo no procede recurso alguno.

Articulo tercero: Poner a disposición de los imputados fiscales y sus garantes, el presente proveído y el expediente, a través de Secretaria Común, por el termino de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la notificación personal o de la desfijación del edicto, para presentar los argumentos de defensa frente a las imputaciones efectuadas en el Auto, solicitar y aportar las pruebas que se pretendan hacer valer, de conformidad con el articulo 50 de la Ley 610 de 2000.

Notifíquese y cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DE REANUDACIÓN DE TÉRMINOS

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento de ________ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a reanudar los términos de la Indagación Preliminar No. ____ o Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, que se adelanta en las dependencias administrativas de __________, basado en lo siguiente:

CONSIDERANDOS:

1. Mediante auto de ______ se abrió Indagación Preliminar No. ____ o Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, adelantado en las dependencias administrativas de __________.

2. En el transcurso de la actuación se profirió Auto de fecha ____________ordenando la suspensión de los términos, dado que se presentaron los siguientes hechos : (impedimento, recusación, caso fortuito, fuerza mayor) que impide continuar conociendo de la actuación hasta tanto no cese los motivos que originaron los hechos de la presente suspensión de términos procésales.

3. Han cesado los motivos la suspensión de términos de la actuación procesal y por ende se hace necesario reanudar los mismos.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero. Reanudar los términos de la Indagación Preliminar No. ____ o Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, adelantado en las dependencias administrativas de __________.

Artículo segundo. Contra la presente providencia no proceden recurso alguno.

Artículo tercero. Notificar.

Notifíquese y cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DE RECONOCIMIENTO DE PERSONERÍA AL APODERADO

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año), siendo las ______ horas, el suscrito funcionario sustanciador y/o de conocimiento, procede (n) a reconocer personería al Doctor ____________, identificado con la C.C. No. ____ y tarjeta profesional No. _________ del Consejo Superior de la Judicatura o licencia temporal No. ___________, del Tribunal Superior de ______, para actuar en nombre y representación de ____________ persona natural o jurídica, según el poder presentado personalmente por el señor ___________.

___________________ ____________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DE SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento de _____________ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a suspender los términos de la Indagación Preliminar No. ____ o Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, que se adelanta en las dependencias administrativas de __________, basado en lo siguiente:

CONSIDERANDOS:

1. Mediante auto de ______ se abrió Indagación Preliminar No. ____ o Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, adelantado en las dependencias administrativas de __________.

2. En el transcurso de la actuación se presentaron los siguientes hechos : (impedimento, recusación, caso fortuito, fuerza mayor, circunstancia normativas del articulo 13 de la Ley 610 de 2000) que impide continuar conociendo de la actuación hasta tanto no cese los motivos que originaron los hechos de la presente suspensión de términos procésales.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero. Suspender los términos de la Indagación Preliminar No. ____ o Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, adelantado en las dependencias administrativas de __________ por las causas o eventos que se expresan en la parte motiva.

Artículo segundo. Contra la presente providencia no procede recurso alguno.

Articulo Tercero. Notifíquese por estado, de conformidad con el articulo 13 advirtiendo que contra la presente no procede recurso alguno.

Notifíquese y cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO DESIGNANDO APODERADO DE OFICIO No.

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año), el suscrito funcionario de conocimiento de la ________ (dependencia), procede a designar apoderado de oficio dentro del proceso de responsabilidad fiscal No. _____, adelantado en las dependencias administrativas de _____ (entidad), basado en los siguientes fundamentos

FUNDAMENTO DE HECHO:

1. Se viene adelantando el proceso de Responsabilidad Fiscal, relacionado con las siguientes irregularidades (Hecho).

2. Teniendo en cuenta que el señor ___________, identificado con cédula de ciudadanía No. _______ de ________, figura como presunto responsable dentro de el proceso No. ___, pese a haberse citado mediante oficio N° de fecha , no se ha hecho presente ni ha rendido diligencia de versión libre y espontánea, o no ha sido posible su localización y en aras de garantizar el debido proceso, señalado en el artículo 29 de la Constitución Política y el artículo 43 de la Ley 610 de 2000, para proseguir el Proceso de Responsabilidad Fiscal, se hace necesario designarle apoderado de oficio.

3. Para tal efecto, se oficia a las Facultad de Derecho de la Universidad ________, siendo nombrado para actuar en tal calidad el estudiante _________________, identificado con C.C. No. , carné estudiantil No. , por autorización de fecha _____,la cual se incorpora al expediente.

En mérito de la anteriormente expuesto, este despacho

R E S U E L V E:

Artículo Primero. Designar como apoderado de oficio del señor ______ presunto implicado en el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _______, adelantadas en las dependencias administrativas _________, al señor ______, identificado con la cédula de ciudadanía No. _____ de ________ designado por la Consultorio Jurídico de la Universidad _________.

Artículo Segundo. Dar posesión al señor _________ como apoderado de oficio del mencionado presunto implicado, de conformidad con la parte motiva de este proveído.

Comuníquese y cúmplase.

___________________ ______________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

Auto por el cual se Decide Cambio de Radicación

CAMBIO DE RADICACIÓN

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año ______________ ( ), el suscrito Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios fiscales y Jurisdicción Coactiva, en uso de las facultades legales y administrativas, consagradas en el Decreto Ley 267 del 2000 y, en especial, por las conferidas mediante Resolución Orgánica No. ______ de _______(fecha), procede a proferir Auto de cambio de radicación, solicitado por el señor ______, o de oficio, basado en los siguientes,

CONSIDERANDOS

  1. La Contraloría General de la República, a través de la dependencia _______________ y mediante Auto No. _______ de _________(fecha), abrió indagación preliminar o Proceso Responsabilidad Fiscal No. ______ por hechos irregulares, ocurridos en las dependencias administrativas de _____________(entidad).

  2. Mediante escrito de fecha _____ el señor ____________________(nombre), solicitó el cambio de radicación de la Indagación o Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______, adelantado en las dependencias de ______, argumentando: ______________________________(relación de argumentos).

    También procede el cambio de radicación de oficio (competente único Despacho de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva).

    CONSIDERACIONES DEL DESPACHO:

    En aras de garantizar el principio de imparcialidad que debe regir todas las actuaciones atinentes a la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal, el orden jurídico y los derechos fundamentales del presunto responsable, de acuerdo a lo reglamentado en la Resolución Orgánica No. ______, se ordena el cambio de radicación de la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _____ adelantado contra ___________ en la Gerencia Departamental o dependencia ___________, para que continúe su trámite en la dependencia competente o gerencia departamental ________________.

    En mérito de lo expuesto,

    RESUELVE:

    Artículo primero. Ordenar el cambio de radicación de la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal No.____, adelantado por ______(dependencia de la CGR).

    Artículo segundo. Asignar el conocimiento y trámite de la Indagación Preliminar o Proceso e Responsabilidad Fiscal No. ______a ___________(Nombre de la dependencia de la CGR), por las consideraciones expuestas en la parte motiva.

    Artículo tercero. Notificar personalmente al implicado o a su apoderado y líbrese las comunicaciones a los funcionarios competentes para que se surta las actuaciones ordenadas en la presente providencia.

    Artículo cuarto. Contra la presente providencia proceden los recursos de reposición y apelación.

    Notífiquese, comuniquése y cúmplase

    ___________________

    Funcionario Competente

    ___________________

    Funcionario Sustanciador

    Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

    Fecha de la Pre aprobación

    Aprobación: Identificación del Aprobador

    Fecha de Aprobación

    OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

    AUTO POR EL CUAL SE DECIDE DE PLANO UN IMPEDIMENTO

    Auto No. ___________ de _________ (fecha).

    En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario competente __________________(nombre del funcionario jerárquico o funcional) de la ______ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a decidir el impedimento o recusación (según sea el caso), presentado por __________ (nombre funcionario impedido o recusado), dentro del proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______, adelantado en las dependencias administrativas de ___________ (entidad), basado en los siguientes,

    FUNDAMENTOS:

    1. En la actualidad se viene adelantando el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _____, en las dependencias administrativas de ____________ (entidad) .

    2. En la mencionada actuación viene conociendo como funcionario sustanciador o competente el Dr. __________ (nombre), quien manifestó encontrarse impedido, bajo la causal _________ , contemplada en ________ (indicar la norma).

    3. Para probar la causal de impedimento o recusación se aportaron las siguientes pruebas: (relacionarlas).

    CONSIDERACIONES DEL DESPACHO

    Se debe entrar a analizar el material probatorio para determinar la procedencia o improcedencia de la causal invocada en el impedimento o la recusación.

    De no encontrarse probada la causal, no se aceptará el impedimento y así se ordenará en la parte resolutiva, donde también se ordenará al funcionario que prosiga con la actuación.

    Contrario sensu, se aceptará el impedimento o recusación y se señalará la persona que habrá de sustituir al funcionario impedido o recusado y así se ordenará en la parte resolutiva.

    En mérito de lo anteriormente expuesto,

    RESUELVE:

    Artículo Primero: Aceptar o negar el impedimento o recusación en cabeza del funcionario ____________ (nombre), dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______, adelantado en las dependencias administrativas de _________ (entidad).

    Artículo Segundo: Designar como funcionario sutanciador o de conocimiento al Dr. _________ (nombre y cargo) o al funcionario que en el futuro fuese designado para desempeñar este cargo, para que continúe con el trámite correspondiente quien deberá proferir el Auto de reanudación de los términos de la Actuación procesal (esto en el caso de que se haya aceptado la recusación o el impedimento).

    Artículo tercero: Contra la presente providencia no procede recurso alguno.

    Notifíquese, Comuníquese y cúmplase.

    ___________________

    Funcionario Competente

    ___________________

    Funcionario Sustanciador

    Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

    Fecha de la Pre aprobación

    Aprobación: Identificación del Aprobador

    Fecha de Aprobación

    OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

    AUTO POR EL CUAL SE DECIDE SOBRE EL RECURSO DE REPOSICIÓN

    Auto No. ___________ de _________ (fecha).

    En la ciudad de ________, a los ___ días del mes de ___ de _____, el suscrito funcionario de conocimiento, procede a resolver el (o los) recurso (s) de reposición interpuesto (s) contra el Auto No. ___ de ___ (fecha), proferido dentro de la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ____, adelantada (o) en las dependencias administrativas de ___ (entidad), especificando si se presento subsidiariamente recurso de apelación:

    ASUNTO POR RESOLVER

    Se narra la brevemente la naturaleza de Auto impugnado, indicando las decisiones adoptadas en el mismo.

    FUNDAMENTOS DE HECHO

    Se narra brevemente los hechos que originaron la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal, se identifican a los posibles o presuntos responsables, la cuantía (de estar determinada) y el estado de la actuación.

    FUNDAMENTOS DE DERECHO

    Indicar las normas que señalan el recurso contra la providencia.

    Se debe indicar si el recurso reúne los requisitos del artículo 52 del C.C.A.

    MOTIVOS DE INCONFORMIDAD (del o los recurrentes)

    Se narran todos y cada uno de los motivos de la impugnación del auto haciendo alusión a las pruebas que argumenta el recurrente

    CONSIDERACIONES DEL DESPACHO

    Se debe proceder a pronunciarse en forma expresa sobre cada uno de los motivos de inconformidad del o los recurrentes, para lo cual se debe hacer alusión a cada uno de los medios probatorios aducidos como pruebas de los motivos de inconformidad y hacer el Cotejo con las pruebas obrantes en el expediente, decidir sobre las pruebas solicitadas o las decretadas de oficio o a petición de parte; igualmente se debe dar los argumentos de derecho, la doctrina y la jurisprudencia sobre la cual basa su decisión por cada motivo de inconformidad.

    En mérito de lo anteriormente expuesto:

    RESUELVE:

    Articulo primero : Confirmar, revocar o modificar el auto No. ____ proferido dentro de la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ____, adelantada (o) en las dependencias administrativas de ___ (entidad), puntualizando lo pertinente de la decisión.

    Articulo segundo : Conceder el recurso de apelación, en caso de ser necesario, para lo cual ordenara remitir la documentación pertinente al funcionario de conocimiento de segunda instancia para que decida sobre la apelación.

    Articulo tercero : Notificar a todos y cada uno de los posibles o presuntos responsables que figuren dentro de la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal

    Notifíquese y cúmplase

    Firma Funcionario de Conocimiento

    Funcionario sustanciador

    Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

    Fecha de la Pre aprobación

    Aprobación: Identificación del Aprobador

    Fecha de Aprobación

    OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

    AUTO POR EL CUAL SE DECRETA (N) Y/O DENIEGAN PRUEBAS

    Auto No. ___________ de _________ (fecha).

    En la ciudad de ______________, a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año), dependencia y Funcionario Competente, procede a decidir sobre la petición de pruebas solicitadas por el señor _____.

    Relación de las pruebas solicitadas o decretadas de oficio.

    Pronunciamiento sobre la conducencia, pertinencia y utilidad de la prueba solicitada.

    Del análisis anterior, se determinará si se decreta la practica de pruebas solicitadas o decretadas de oficio.

    En mérito de lo anteriormente expuesto este Despacho,

    RESUELVE:

    Artículo primero. Decretar y practicar las siguientes pruebas (de encontrarse conducentes, pertinentes y eficaces, relacionar las pruebas indicando fecha y hora en que se van a practicar las pruebas.

    Articulo segundo. Denegar la practica de las pruebas solicitadas por ____________ (Por inconducentes, impertinentes, según sea el caso).

    Artículo tercero. Notificar el presente proveído.

    Articulo cuarto. Contra la presente providencia proceden los recursos de reposición y apelación (En caso de que se hayan denegado pruebas)

    Notifíquese y cúmplase.

    ___________________ _______________________

    Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

    Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

    Fecha de la Pre aprobación

    Aprobación: Identificación del Aprobador

    Fecha de Aprobación

    OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

    AUTO POR MEDIO DEL CUAL SE DECIDE SOBRE EL RECURSO DE APELACIÓN

    Auto No. ___________ de _________ (fecha).

    En la ciudad de ________, a los ___ días del mes de ___ de _____, el suscrito funcionario de conocimiento de Segunda Instancia, procede a resolver el (o los) recurso (s) de Apelación (s) interpuesto (s) contra el Auto No. ___ de ___ (fecha), proferido dentro de la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ____, adelantada (o) en las dependencias administrativas de ___ (entidad), indicando si se presento subsidiariamente recurso de apelación :

    ASUNTO POR RESOLVER

    Se narra la brevemente la naturaleza de Auto impugnado, indicando las decisiones adoptadas en el mismo.

    FUNDAMENTOS DE HECHO

    Se narra brevemente los hechos que originaron la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal, se identifican a los posibles o presuntos responsables, la cuantía (de estar determinada) y el estado de la actuación.

    MOTIVOS DE INCONFORMIDAD (del o los recurrentes)

    Se narran todos y cada uno de los motivos de la impugnación del auto haciendo alusión a las pruebas que argumenta el recurrente

    CONSIDERACIONES DEL DESPACHO

    Ad Quo

    Se especifica las consideraciones que tuvo el funcionario de conocimiento de Primera Instancia sobre cada uno de los motivos de inconformidad del o los recurrentes, para lo cual se debe hacer alusión a cada uno de los medios probatorios aducidos como pruebas de los motivos de inconformidad y hacer el Cotejo con las pruebas obrantes en el expediente, decidir sobre las pruebas solicitadas o las decretadas de oficio o a petición de parte; igualmente se debe dar los argumentos de derecho, la doctrina y la jurisprudencia sobre la cual basa su decisión por cada motivo de inconformidad.

    En mérito de lo anteriormente expuesto:

    RESUELVE:

    Articulo primero: Confirmar, revocar o modificar el auto No. ____ proferido dentro de la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ____, adelantada (o) en las dependencias administrativas de ___ (entidad), puntualizando lo pertinente de la decisión.

    Articulo segundo: Ordenar al funcionario de Primera Instancia proseguir con la actuación según lo decidido en la apelación, para lo cual ordenara remitir la documentación pertinente al funcionario de conocimiento de Primera instancia para que de cumplimiento a lo ordenado.

    Articulo tercero: Notificar a todos y cada uno de los posibles o presuntos responsables que figuren dentro de la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal

    Notifíquese y cúmplase

    Firma Funcionario de Conocimiento (de Segunda Instancia)

    Funcionario sustanciador

    Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

    Fecha de la Pre aprobación

    Aprobación: Identificación del Aprobador

    Fecha de Aprobación

    OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

    AUTO POR MEDIO DEL CUAL SE DECIDE LA PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN FISCAL

    Auto No. ___________ de _________ (fecha).

    En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento __________________ de la ______ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a decidir sobre la prescripción dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, que se adelanta en las dependencias administrativas de __________ (entidad), basado en lo siguiente:

    FUNDAMENTOS DE HECHO:

    Expediente No. ________________.

    Entidad _____________________.

    Lugar _______________________.

    Presunto (s) responsable (s) _____________________________.

    Identificación _________________.

    Cargo ________________________.

    Presunto faltante en cuantía de ________.

    Hechos generadores del daño patrimonial _______________(descripción completa del hecho generador del daño patrimonial).

    Fecha de ocurrencia del daño patrimonial. ________

    CONSIDERANDOS:

    1. Mediante auto No._____ de ________ fue designado el funcionario sustanciador, comisionado para practicar pruebas y asignado el antecedente No. ____, para el inicio del Proceso de Responsabilidad Fiscal referenciados.

    2. La actuación fue abierta mediante Auto No._____ de _____ (fecha).

    3. En el curso de la actuación, se advierte la ocurrencia del fenómeno jurídico de la prescripción del Proceso de Responsabilidad Fiscal Nª _______, adelantado en las dependencias administrativas de ________ (entidad), de conformidad con lo preceptuado en el artículo 9 de la Ley 610 de 2000 (descripción de la forma en la que se advirtió la prescripción, de oficio o a petición de parte).

    4. El proceso de responsabilidad fiscal fue abierto mediante el Auto Nª ____ de fecha _____ , y a la fecha han transcurrido más de cinco años sin que se haya proferido decisión de fondo en firme.

    En mérito de lo anteriormente expuesto, el suscrito Funcionario de conocimiento de la __________ (dependencia) de la Contraloría General de la República,

    RESUELVE:

    Artículo Primero: Declarar o denegar la prescripción de la acción fiscal en el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______. adelantado en las dependencias administrativas de ______ (entidad), de conformidad con lo expuesto en la parte motiva.

    Articulo segundo: Cesar la acción fiscal de conformidad con el articulo 16 de la Ley 610 de 2000.

    Artículo tercero: Ordenar el archivo del expediente relacionado con el Proceso de responsabilidad Fiscal, de conformidad con el articulo 47 de la Ley 610 de 2000.

    Artículo cuarto: Remitir el expediente dentro de los tres (3) días siguientes al superior funcional o jerárquico, a través de Secretaría Común, a fin de que se surta el grado de consulta, según lo ordenado por el articulo 18 de la Ley 610 de 2000.

    Artículo quinto: Comunicar y remitir copia del presente Auto a la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, según el caso, para lo de su competencia; en especial para la constitución de parte civil dentro del proceso penal correspondiente, si a ello hubiere lugar.

    Artículo sexto: Contra la presente providencia proceden los recursos de reposición y apelación.

    Notifíquese y Cúmplase.

    ___________________

    Funcionario de Conocimiento

    ___________________

    Funcionario Sustanciador

    Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

    Fecha de la Pre aprobación

    Aprobación: Identificación del Aprobador

    Fecha de Aprobación

    OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

    AUTO QUE DECRETA MEDIDAS CAUTELARES No.

    Auto No. ___________ de _________ (fecha).

    En la ciudad de ______________, a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año), el suscrito Funcionario de Conocimiento de la __________ (dependencia), procede a decretar las siguientes medidas cautelares dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______, adelantado en las dependencias de la entidad ___________, basado en las facultades legales conferidas por la Ley 610 de 2000, artículo 12, y

    CONSIDERANDO:

    1. En la actualidad se adelanta el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______ en la entidad ___________, por el presunto daño patrimonial al Estado en cuantía de $_________, a cargo de el (los) señor (es) ________, identificados con cédula de ciudadanía ________en su condición de ____________.

    MOTIVACIÓN JURÍDICO- FISCAL

    1. Debe hacerse una motivación jurídico-fiscal y una valoración probatoria, indicando que no es necesario prestar caución, de conformidad con el artículo 12 de la Ley 610.

    VALORACIÓN PROBATORIA

    2. Debe hacerse valoración probatoria.

    3. Que en el desarrollo del Proceso Responsabilidad Fiscal se han determinado los siguientes bienes de propiedad de los presuntos responsables, así:

    ¿ Descripción bienes inmuebles ____________________________________________

    ¿ Clase de inmueble ___________________________________ (finca, lote, apartamento, casa, edificio, local comercial, etc.).

    ¿ Ubicación ___________ (ciudad), nomenclatura matrícula inmobiliaria ____________ y linderos (según certificado de libertad y tradición que debe obrar en el expediente).

    ¿Descripción de bienes muebles ____________________________.

    ¿Clase de muebles ____________________________ (vehículos, naves, aeronaves, cuentas bancarias, depósitos, sueldos, maquinaria, enseres, semovientes, acciones, títulos valores, etc.).

    A fin de evitar que la medida sea excesiva y en tratándose de bienes muebles se debe limitar la medida en cuantía equivalente hasta el doble del presunto daño. En lo que tiene que ver con bienes inmuebles aplica la misma limitación, excepto que sea un bien único. Cuando se ordene el embargo de dineros, utilidades o rendimientos financieros, se requiere mencionar el número de cuenta y el titular, con la orden de poner los dineros a disposición del Despacho del funcionario de conocimiento, mediante consignación en la cuenta bancaria abierta para tal efecto, de conformidad con el instructivo de cuentas de la entidad el cual se encuentra anexo.

    En mérito de la anteriormente expuesto, este despacho

    R E S U E L V E:

    Artículo Primero: Decretar el embargo preventivo de los siguientes bienes inmuebles (describir en forma detallada el bien, indicando folio de matrícula inmobiliria, cédula catastral, nombre del predio, etc.), de propiedad del señor, identificado con C.C. No. (en caso de copropiedad, debe especificarse el porcentaje de participación en la copropiedad o el derecho real del que sea titular el presunto responsable y el nombre del otro copropietario si es del caso).

    Artículo Segundo: Decretar el embargo preventivo de los siguientes bienes muebles (describir el bien por su clase, características individuales, número de identificación, lugar donde se encuentra depositado, nombre del empleador, etc.) de propiedad del señor ________, identificado con C.C. No. . Limítese el valor de la medida a la suma de _____($ ).

    Artículo Tercero. Oficiar a las oficinas de registro o entidades correspondientes, para la inscripción o registro de la medida cautelar.

    Artículo Cuarto. Las medidas cautelares ordenadas en el presente auto tendrán vigencia durante el proceso de responsabilidad fiscal y, en el proceso de jurisdicción coactiva, en caso de proferirse fallo con responsabilidad fiscal.

    Artículo Quinto. Incorpórese en cuaderno separado todo lo relacionado para el trámite de las medidas cautelares, con inclusión del presente auto.

    Artículo Sexto. Registrada la presente medida cautelar, notificar este proveído a los sujetos cobijados, para que interpongan los recursos de reposición y apelación.

    Artículo séptimo. Incorpórese al cuaderno separado para el tramite de las medidas cautelares, con inclusión del presente auto.

    Comuníquese, Notifíquese y Cúmplase.

    ___________________ ___________________

    Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

    Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

    Fecha de la Pre aprobación

    Aprobación: Identificación del Aprobador

    Fecha de Aprobación

    OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

    AUTO POR MEDIO DEL CUAL SE DECIDE LA ACUMULACIÓN PROCESAL

    Auto No. ___________ de _________ (fecha).

    En la ciudad de ______________ , a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento de ________ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a declarar la acumulación de los procesos No. _____ y ______, adelantados en las dependencias administrativas de __________ (entidad), con ocasión a las posibles irregularidades relacionadas con _____________ (hechos), basado en los siguientes:

    CONSIDERANDOS:

  3. En la actualidad cursan los Procesos de Responsabilidad Fiscal Nos. ______ y _____, en las dependencias administrativas de _____________(entidad), seguidos en contra del señor _________________ (nombre), identificado con ______________(documento de identidad), relacionadas con los hechos: _________________ (relacionarlos).

  4. En los Procesos indicados se ha proferido Auto de Imputación de Responsabilidad Fiscal, exigencias necesarias para la acumulación de procesos, según prescripción del artículo 15 de la Ley 610 de 2000.

  5. En el proceso de responsabilidad fiscal No. ____ se decretaron unas medidas cautelares por lo que se hace necesario oficiar a la oficina de instrumentos públicos, para que las mismas se mantengan por cuenta del proceso de responsabilidad fiscal No. ______.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero: Ordenar o denegar la acumulación del proceso No. ____, al proceso de responsabilidad fiscal No. ______, adelantado en las dependencias administrativas de _____________(entidad).

Artículo Segundo: Incorporar en el expediente del Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ____ las actuaciones cursadas en el Proceso No. ____.

Artículo Tercero: Oficiar a la Oficina de Instrumentos Públicos, entidad bancaria, etc, según sea el caso, informando de la acumulación procesal.

Artículo Cuarto: Cuando se ordena, no admite recurso y cuando se deniega, procede recurso de reposición.

Comuníquese, Notifíquese y Cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR

AUTO POR MEDIO DEL CUAL SE DECIDE LA NULIDAD DE UNA ACTUACIÓN

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento __________________ de la ______ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a declarar la nulidad en el Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, que se adelanta en las dependencias administrativas de __________ (entidad), basado en lo siguiente:

FUNDAMENTOS DE HECHO:

Expediente No. ________________.

Entidad _____________________.

Lugar _______________________.

Presunto (s) responsable (s) _____________________________.

Identificación _________________.

Cargo ________________________.

Presunto faltante en cuantía de ________.

Hechos generadores del daño patrimonial _______________(descripción completa del hecho generador del daño patrimonial).

Fecha de ocurrencia del daño patrimonial. ________

FUNDAMENTOS DE DERECHO

Se debe precisar la norma violada y que genera la decisión de declarar la nulidad.

CONSIDERANDOS:

1. Mediante Auto No._____ de ________ fue designado el funcionario sustanciador, comisionado para practicar pruebas y asignado el antecedente No. ____, para el inicio de Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal referenciados.

2. La actuación fue abierta mediante Auto No._____ de _____ (fecha).

3. En el curso de la actuación, se advierte la presencia de una causal del fenómeno jurídico de la nulidad (indicar a partir de que momento procesal se declara la nulidad procesal), haciéndose necesario ordenar reponer lo actuado (parcial o totalmente) a partir de la actuación nulitada (parcial o totalmente), con lo cual se presenta una clara violación del derecho de defensa de ellos, que afectan el debido proceso, de conformidad con el artículo 36 de la Ley 610.

4. Igualmente se presenta violación al debido proceso en virtud (si existe mas de una causal de nulidad, se debe advertir y ordenar reponer todo lo actuado a partir de ese instante procesal), por lo que se hace necesario sanear la irregularidad, a la luz del Artículo 37 de la Ley 610.

En mérito de lo anteriormente expuesto, los suscritos funcionarios, sustanciador y de conocimiento de la __________ (dependencia) de la Contraloría General de la República, proceden a declarar la nulidad (total o parcialmente) (indicar la actuación sobre la cual recae la nulidad).

RESUELVE:

Artículo primero: Declarar o negar la nulidad (total o parcial) de Indagación Preliminar o proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______, (indicar la actuación sobre la cual recae la nulidad) adelantado en las dependencias administrativas de ______ (entidad) , conforme a lo expuesto en la parte motiva (indicar a partir de que momento se declara la nulidad).

Articulo segundo: En caso de decretarse la nulidad, ordenar reponer todo lo actuado, a partir de la actuación anulada, de conformidad con los artículos 36 y 37 de la Ley 610 de 2000.En el caso de negarse la nulidad se debe ordenar continuar con el trámite del proceso, indicando el momento preciso.

Artículo Tercero: Contra la presente providencia proceden los recursos de reposición y apelación.

Artículo Cuarto: Notificar la presente providencia.

Notifíquese y cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO POR MEDIO DEL CUAL SE DECIDE LA UNIDAD PROCESAL Y CONEXIDAD

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________ , a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento de ______________ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a declarar la conexidad de los hechos investigados dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, que se adelanta en las dependencias administrativas de __________(entidad), basado en lo siguiente:

CONSIDERANDOS:

1. Mediante auto de ______ se abrió el Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, adelantado en las dependencias administrativas de __________(entidad), por el hecho ___________ (descripción del hecho).

2. Por el mismo asunto o hecho se adelanta el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _______.

3. En tal virtud se hace necesario la agregación de las diligencias al proceso No. ____, que se encuentra mas adelantado.

4. Por el hecho ______________(descripción), objeto del Proceso No. _______ se han advertido los siguientes hechos conexos: _____________ que deben ser investigados y decididos conjuntamente.

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero: Declarar o negar la unidad procesal en los procesos de responsabilidad fiscal Nos ____ y _____, adelantados en las dependencias administrativa de ________(entidad)..

Artículo segundo: Agregar al proceso de responsabilidad fiscal No. ____, (más adelantado) las diligencias del proceso de responsabilidad fiscal No. ____.

Artículo tercero: Declarar la conexidad procesal existente entre los hechos _______ y los relacionados con ___________ e investigarlos y decidirlos conjuntamente en el proceso de responsabilidad fiscal No. _____.

Artículo cuarto: Contra la presente providencia no procede recurso alguno.

Notifíquese y Cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO POR EL CUAL SE DECLARA UN IMPEDIMENTO

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento __________________ de la ______ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a declararse impedido para conocer o continuar conociendo del Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, que se adelanta en las dependencias administrativas de __________ (entidad), basado en los siguientes:

FUNDAMENTOS:

Atendiendo lo dispuesto por la Ley 610 de 2000 artículo 35 y considerando que en el curso de la actuación se han presentado las siguientes circunstancias: _________, las cuales a mi juicio son constitutivas de la causal de impedimento consagrada en ______ (citar la normatividad del caso); por lo tanto, me declaro impedido para continuar adelantando (o para dar tramite) el Proceso Responsabilidad Fiscal No.____.

Para verificar la ocurrencia de la causal expuesta, adjunto al presente las siguientes pruebas: (relacionar las pruebas).

En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo Primero: Declararme impedido para conocer o seguir conociendo del Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _____.

Artículo Segundo: Suspender los términos del Proceso de responsabilidad Fiscal No. _____ hasta tanto se decida el impedimento presentado.

Artículo Tercero: Remítase el expediente al competente para resolver el impedimento.

Artículo cuarto: Contra la presente providencia no procede recurso alguno.

Notifíquese y Cúmplase

______________________

Funcionario Impedido.

NOTA: El funcionario impedido o recusado pasará el proceso a su superior jerárquico o funcional, según sea el caso, quien decidirá de plano si acepta o no el impedimento o recusación y en caso afirmativo decidirá a quien ha de corresponder su conocimiento o quien habrá de sustituir al funcionario impedido o recusado (ver Artículo 35 Ley 610 de 2000). En caso de que el Impedimento se presente en el funcionario sustanciador, éste deberá manifestarlo mediante oficio.

AUTO QUE ORDENA EL EMPLAZAMIENTO DE HEREDEROS

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento de __________________(dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a ordenar el emplazamiento a los herederos del señor ____________(nombre) identificado con la C.C. No. _________, quien fue vinculado al Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, que se adelanta en las dependencias administrativas de __________(entidad), basado en lo siguiente:

CONSIDERANDOS:

1. Mediante auto de ______ se abrió el Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, adelantado en las dependencias administrativas de __________.

2. En el transcurso de la actuación se demostró mediante acta de defunción No._____ de fecha ______ el fallecimiento del señor __________,quien se encontraba vinculado al Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______, por lo que se hace necesario citar y emplazar a sus herederos con quienes se continuará el trámite procesal correspondiente, de conformidad con el artículo 19 de la Ley 610 de 2000.

En mérito de lo anteriormente expuesto, el suscrito Funcionario de la ___________________(dependencia) de la Contraloría General de la República.

RESUELVE:

Artículo Primero: Citar y emplazar a los herederos del señor __________(nombre del de cuyos), para que se hagan parte dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No. _____, adelantado en las dependencias administrativas de (entidad).

Artículo segundo: Publicar en un periódico de amplia circulación la citación y emplazamiento para efectos de garantizar el debido proceso a quienes demuestren su calidad de legítimos herederos, de conformidad con el artículo 318 del CPC

Artículo tercero: Contra la presente providencia no proceden recurso alguno.

Notifíquese y cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO O FALLO POR EL CUAL SE RESUELVE GRADO DE CONSULTA

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento __________________ de la ______ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a revisar por vía de consulta la providencia No. _____ de_______(fecha), por medio de la cual la ______ (dependencia), archivó el Proceso de Responsabilidad Fiscal; falló sin responsabilidad a favor del doctor ______________ (nombre), portador de la cédula de ciudadanía No. _________ de __________ (lugar de expedición), en su condición de _______________; falló con responsabilidad fiscal con apoderado de oficio ________________ (nombre apoderado).

PROVIDENCIA CONSULTADA

Se debe indicar claramente la providencia objeto del grado de consulta indicando puntualmente las causales por las cuales se accede al grado de Consulta, de conformidad con el Artículo 18 de la Ley 610 de 2000.

CONSIDERACIONES DEL DESPACHO

Se deben plasmar las consideraciones de hecho y de derecho, teniendo en cuenta el acervo probatorio obrante en el expediente, para efectos de determinar si se confirma o se revoca la providencia objeto de la consulta, para proceder a decidir.

En mérito de lo expuesto, _________________ (nombre del funcionario de conocimiento que desata el grado de consulta),

RESUELVE:

Artículo primero: Confirmar, Modificar o revocar (según sea el caso) en todas y cada de sus partes, la providencia No. ______ de _____ (fecha), proferida por _______ (dependencia), en el Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ______, adelantado en las dependencias administrativas de ___________ (entidad), mediante la cual archivo o fallo sin responsabilidad fiscal a favor del doctor _______, identificado con cédula de ciudadanía No. ________, en su condición de ____________, de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva de éste proveído.

Artículo segundo: Contra la presente providencia no procede recurso alguno.

Artículo tercero: Enviar copia de esta providencia junto con el expediente contenido en _____ folios, a la oficina de origen, para los fines pertinentes.

Artículo Cuarto: Notificar a todos los interesados.

Notifíquese y cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

AUTO POR EL CUAL SE DECIDE UNA REVOCATORIA DIRECTA

Auto No. ___________ de _________ (fecha).

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento __________________ de la ______ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a decidir sobre la solicitud de Revocatoria Directa, presentada dentro de la Indagación Preliminar No. ____ o Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, que se adelanta en las dependencias administrativas de __________ (entidad), basado en lo siguiente:

FUNDAMENTOS DE HECHO:

Expediente No. ________________.

Entidad _____________________.

Lugar _______________________.

Presunto (s) responsable (s) _____________________________.

Identificación _________________.

Cargo ________________________.

Presunto faltante en cuantía de ________.

Hechos generadores del daño patrimonial _______________(descripción completa del hecho generador del daño patrimonial).

Fecha de ocurrencia del daño patrimonial. ________

CONSIDERANDOS:

1. Mediante Auto No._____ de ________ fue designado el funcionario sustanciador, comisionado para practicar pruebas y asignado el antecedente No. ____, para el inicio de Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal referenciados.

2. La actuación fue abierta mediante Auto No._____ de _____ (fecha).

3. Mediante memorial presentado por el señor _____________, representante legal de _______________ (indicar la persona natural o jurídica a la que representa), solicitó la Revocatoria Directa del Auto No. ______ de _____(fecha), proferido dentro de la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal (identificar plenamente la actuación de la cual se solicita la revocatoria).

CONSIDERACIONES DEL DESPACHO

Se debe hacer un pronunciamiento jurídico legal, para determinar la procedencia de la Revocatoria Directa de la providencia invocada.

Verificación de las causales de revocación previstas por el artículo 69 del C.C.A. y los requisitos para la procedencia.

En mérito de lo anteriormente expuesto, el suscrito Funcionario de conocimiento de la __________ (dependencia) de la Contraloría General de la República:

RESUELVE:

Artículo primero. Declarar o negar la solicitud de Revocatoria Directa presentada contra el Auto No. ______ de _____(fecha), proferido dentro de la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal (identificar plenamente la actuación de la cual se solicita la revocatoria).

Articulo segundo. Reponer todo lo actuado, a partir de la actuación sobre la cual se decretó la Revocatoria Directa. Siendo procedente o improcedente la solicitud de revocatoria directa, se debe ordenar continuar con la actuación.

Artículo Tercero: Contra la presente providencia no procede recurso alguno.

Artículo Cuarto. Notificar la presente providencia.

Notifíquese y cúmplase.

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

CITACIÓN PARA RENDIR DECLARACIÓN JURAMENTADA

Nombre y código de la dependencia.

Fecha

Señor(a)

Nombre del presunto responsable

Cargo

Entidad destinataria

Dirección de la entidad destinataria

Ciudad de destinataria

ASUNTO : CITACIÓN PARA RENDIR DECLARACIÓN JURAMENTADA

De manera más atenta y para que obre dentro de la indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal No. ......, adelantadas en dependencias administrativas de ...... (entidad); sírvase comparecer en este despacho ubicado en _______el día ___ mes ___ año ____ a las ____ horas a.m. o p.m., para rendir declaración juramentada.

Se le hace saber que para la práctica de la diligencia podrá estar asistido por apoderado.

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

Nota: La declaración juramentada procede cuando el deponente no se encuentra vinculado a la actuación.

CITACIÓN PARA RENDIR EXPOSICIÓN LIBRE Y ESPONTÁNEA

Nombre y código de la dependencia.

Fecha

Señor (a)

Nombre del presunto responsable

Cargo

Entidad destinataria

Dirección de la entidad destinataria

Ciudad de destinataria

ASUNTO : CITACIÓN EXPOSICIÓN LIBRE Y ESPONTÁNEA

De manera más atenta y para que obre dentro de la Indagación Preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal No. ________, adelantadas en dependencias administrativas de _______ (entidad); sírvase comparecer en este despacho ubicado en _(dirección)_ el día ___ mes ___ año ____ a las ____ horas, para efectos de ser escuchado en versión libre y espontánea.

Se le hace saber que para la práctica de la diligencia podrá ser asistido por apoderado.

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

CONSTANCIA SECRETARIAL

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de la Secretaria Común de __________________ de la Contraloría General de la República, certifica que el fallo con responsabilidad fiscal No. _____ expedido por ________________ en el proceso de responsabilidad fiscal No. ___y al que se le interpusieron los recursos de reposición y en subsidio de apelación, los cuales fueron resueltos con el auto No. _____ de fecha ______, se encuentra en firme y debidamente ejecutoriado.

Funcionario secretaría común

DECLARACIÓN JURAMENTADA

En la ciudad de ______________, a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año), dependencia y Funcionario Competente, previa citación, procede a recepcionar la presente declaración juramentada,

en las dependencia de _______, a _____ Nombre de la persona que rinde la diligencia (si la diligencia se debe surtir con una persona jurídica, se debe especificar el nombre del representante legal con su identificación y expresar si la diligencia se rinde a título personal o en representación de la entidad), para lo cual previamente se solicitó sus generales de ley, como: nombre, identificación ____ expedida en _______________. Residente en la _________________. Teléfono No. ________, ciudad ____________, departamento _____________________; nombre de los padres ________, nombre del cónyuge o compañero (a) permanente _______ ,de quien tiene tantos hijos _______, de nombres _______, de ______ años, respectivamente, conocido con los alias de _______, con un nivel académico de _______, profesión de _____, con una experiencia laboral de ________, cuyo último salario devengado fue _______ ; previamente al inicio de la diligencia se le hace saber que para la misma podrá estar asistido de un apoderado, para lo cual manifestó que nombra como su apoderado al Doctor ___________, identificado con la C.C. No. _______ de _______ y la T.P. No. _________ del Consejo Superior de la Judicatura, o Licencia Temporal Vigente del H. Tribunal Superior de __________, quien recibe notificaciones en la ____________ (dirección) de ______________ (la ciudad). De igual forma se da lectura a los artículos número 442 del Código Penal y números 266 ,267, 268, 269, 274, 275 y 276, del Código de Procedimiento Penal, haciéndole saber que no está en la obligación de declarar contra si mismo, contra su cónyuge, compañero (a) permanente, contra sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil; indicándole que la diligencia que va a rendir es bajo la gravedad de juramento. Acto seguido se indaga al deponente si tiene conocimiento de la presente diligencia para lo cual se lo solicita hacer una sucinta narración, ante lo que Contestó: _______. Acto seguido el funcionario sustanciador y/o de conocimiento prosigue con el interrogatorio. PREGUNTADO: Manifiéstele al Despacho, cuáles son (eran según el caso) sus funciones en ______________ (nombre de la entidad). CONTESTÓ: _________________________. PREGUNTADO: cuál es la normatividad o reglamentación que determina (o determinaba) sus funciones en ________________ (nombre de la entidad) CONTESTÓ: __________________. PREGUNTADO: Sírvase manifestar qué otras personas pueden dar veracidad de los hechos narrados y la dirección donde se pueden ubicar. CONTESTÓ: ______________. El funcionario interrogará al presunto responsable a fin de que suministre o aporte pruebas para el total esclarecimiento de los hechos.(Al final)PREGUNTADO: Desea aclarar, corregir o enmendar parcial o totalmente lo expresado en la presente diligencia. CONTESTÓ: ________. No siendo otro el objeto de la presente diligencia, se da por terminada y se suscribe por los que en ella intervinieron.

____________________________________ ________________________________

Exponente Apoderado

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

NOTAS:

Nota 1: Es muy importante tener claro que al declarante se le debe tomar juramento en cumplimiento y con las formalidades de los artículos 266, 267, 268, 269, del Código de Procedimiento Penal, haciéndole conocer el contenido del artículo 442 del Código Penal.

Nota 2: De ser necesario se debe orientar la diligencia para que el declarante relate las cosas que interesan a la Indagación Preliminar o al Proceso de Responsabilidad Fiscal, hay personas muy tímidas o cortas de palabra que en ocasiones hay que agotar todos los medios de persuasión para lograr la respuesta. Sea paciente y mesurado. Como una de las tareas es determinar la responsabilidad fiscal, se debe determinar la relación jurídica y funcional del servidor público o persona natural o jurídica con la entidad afectada.

Nota 3: El funcionario Sustanciador y/o de conocimiento, debe interrogar al indagado sobre aspectos que permitan orientar la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal o suministren aportes y que hayan sido omitidos: ¿cómo?, ¿dónde?, ¿ por qué?, ¿con qué?, ¿con quién?, ¿cuándo? y todo aquello que de acuerdo con lo que hasta ahora se ha investigado permita esclarecer la verdad.

EXPOSICIÓN LIBRE Y ESPONTÁNEA

En la ciudad de ______________, a los _________ (número) días del mes de ________, de _________ (año), el suscrito funcionario sustanciador y/o de conocimiento de la ______ (dependencia), previa citación o solicitud del interesado, procede (n) a recepcionar la presente versión libre y espontánea, en las dependencia de _______, a _____ Nombre de la persona que rinde la diligencia (si la diligencia se debe surtir con una persona jurídica, se debe especificar el nombre del representante legal con su identificación y expresar si la diligencia se rinde a título personal o en representación de la entidad), para lo cual previamente se solicitó sus generales de ley, como: nombre, identificación ____ expedida en _______________. Residente en la _________________. Teléfono No. ________, ciudad ____________, departamento _____________________; nombre de los padres ________, nombre del cónyuge o compañero (a) permanente _______ ,de quien tiene tantos hijos _______, de nombres _______, de ______ años, respectivamente, conocido con los alias de _______, con un nivel académico de _______, profesión de _____, con una experiencia laboral de ________, cuyo último salario devengado fue _______, relación de los bienes muebles e inmuebles; previamente al inicio de la diligencia se le hace saber que para la misma podrá estar asistido de un apoderado, para lo cual manifestó que nombra como su apoderado al Doctor ___________, identificado con la C.C. No. _______ de _______ y la T.P. No. _________ del Consejo Superior de la Judicatura, o Licencia Temporal Vigente del H. Tribunal Superior de __________, quien recibe notificaciones en la ____________ (dirección) de ______________ (la ciudad). De igual forma se da lectura a los artículos número 442 del Código Penal y números 332 a 338 del Código de Procedimiento Penal, haciéndole saber que no está en la obligación de declarar contra si mismo, contra su cónyuge, compañero (a) permanente, contra sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil; indicándole que la diligencia que va a rendir se encuentra libre de todo apremio o juramento. Acto seguido se indaga al deponente si tiene conocimiento de la presente diligencia para lo cual se lo solicita hacer una sucinta narración, ante lo que Contestó: _______. Acto seguido el funcionario sustanciador y/o de conocimiento prosigue con el interrogatorio. PREGUNTADO: Manifiéstele al Despacho, cuáles son (eran según el caso) sus funciones en ______________ (nombre de la entidad). CONTESTÓ: _________________________. PREGUNTADO: cuál es la normatividad o reglamentación que determina (o determinaba) sus funciones en ________________ (nombre de la entidad) CONTESTÓ: __________________. PREGUNTADO: Sírvase manifestar qué otras personas pueden dar veracidad de los hechos narrados y la dirección donde se pueden ubicar. CONTESTÓ: ______________. El funcionario interrogará al presunto responsable a fin de que suministre o aporte pruebas para el total esclarecimiento de los hechos.(Al final)PREGUNTADO: Desea aclarar, corregir o enmendar parcial o totalmente lo expresado en la presente diligencia. CONTESTÓ: ________. No siendo otro el objeto de la presente diligencia, se da por terminada y se suscribe por los que en ella intervinieron.

____________________________________ ________________________________

Exponente Apoderado

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

NOTAS:

Nota 1: Es muy importante tener claro que si el exponente hace cargos contra terceros, se le debe tomar juramento sobre este punto, en cumplimiento y con las formalidades de los artículos 266, 267, 269 del Código de Procedimiento Penal, haciéndole conocer el contenido del artículo 442 del Código Penal.

Nota 2: De ser necesario se debe orientar la diligencia para que el exponente relate las cosas que interesan al proceso, hay personas muy tímidas o cortas de palabra que en ocasiones hay que agotar todos los medios de persuasión para lograr la respuesta. Sea paciente y mesurado. Como una de las tareas es determinar la responsabilidad fiscal, se debe determinar la relación jurídica y funcional del servidor público con la entidad o la vinculación de la persona (natural o jurídica) con la entidad afectada.

Nota 3: El (los) Funcionario (s) de sustanciación y/o de conocimiento debe (n) interrogar al indagado sobre aspectos que permitan orientar la Indagacion Preliminar o el Proceso de Responsabilidad Fiscal, o suministren aportes y que hayan sido omitidos: ¿cómo?, ¿dónde?, ¿ por qué?, ¿con qué?, ¿con quién?, ¿cuándo? y todo aquello que de acuerdo con lo que hasta ahora se ha investigado permita esclarecer la verdad.

ESTRUCTURA DEL FALLO CON Y/O SIN RESPONSABILIDAD FISCAL

En la ciudad de ______________, a los ____________ ( ) días del mes de _____________ del año, ______________ ( ), el suscrito funcionario de conocimiento de __________________ (dependencia) de la Contraloría General de la República, procede a dictar fallo con o sin responsabilidad fiscal (según sea el caso), dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No ___, adelantado en las dependencias administrativas de __________ (entidad), basado en los siguientes:

FUNDAMENTOS DE HECHO:

Se debe hacer alusión al Auto de Apertura indicando la forma en que tuvo conocimiento la Contraloría General de la República para efectos de iniciar el Proceso de Responsabilidad Fiscal (Queja, Denuncia, Hallazgo, Indagación Preliminar o solicitud de Control Excepcional).

De igual forma se debe indicar el hecho irregular que generó el daño al Patrimonio Público, su cuantificación, las personas que se vieron implicadas, indicando su relación en el ejercicio de la Gestión Fiscal, si los bienes o fondos objeto del proceso están garantizados por Compañía Aseguradora o Garante y la determinación de las personas involucradas antes y después del Auto de Imputación de Responsabilidad Fiscal, identificando plenamente a aquellas contra las que se les imputó Responsabilidad Fiscal, su identificación y su cargo.

En forma muy puntual, se debe determinar la Responsabilidad Fiscal debidamente actualizada al momento del fallo indicando sin lugar a equívocos si la responsabilidad es Individual o Solidaria. Teniendo presente que si por los hechos, contrato a bienes se vinculó a alguna Compañía Aseguradora como tercero Civilmente Responsable, se debe integrar al Fallo la correspondiente póliza, para lo cual se debe identificar su número, su fecha, su cuantía, su vigencia, cobertura, riesgos y sus anexos.

En cuanto a aquellas personas a quienes habiéndoseles dictado Auto de Imputación de Responsabilidad Fiscal y que después de haberse practicado las pruebas, no se les encontró mérito para responsabilizarlos Fiscalmente así se debe dejar constancia teniendo en cuenta que para ellas se debe proferir Fallo Sin Responsabilidad Fiscal, siempre y cuando no se haya proferido auto de cesación y archivo, por las causales previstas en los artículos 16 y 47 de la ley 610 de 2000.

Para todos los efectos se debe hacer alusión a las pruebas que se relacionan con cada uno de los cargos, las personas y circunstancias de modo, tiempo y lugar y citando los folios correspondientes.

FUNDAMENTOS DE DERECHO

En este acápite se debe indicar en orden de jerarquía las normas que rigen el Proceso de Responsabilidad Fiscal y las competencias del Órgano Fiscalizador, esto es, si es competencia Primaria u Ordinaria, Control Excepcional o Competencia Prevalente o Concurrente.

ACTUACIONES PROCESALES

Hay que realizar un recuento histórico y específico de todas las actuaciones realizadas dentro del Proceso, para tal efecto se debe señalar los diferentes autos y providencias proferidos, al igual que las impugnaciones presentadas y las decisiones adoptadas, en orden secuencial y cronológico.

  • Autos de Apertura y de cierre de Indagación Preliminar.

  • Auto de Apertura de Proceso de Responsabilidad Fiscal, notificación.

  • Auto de imputación de Responsabilidad Fiscal

  • El proceso de Responsabilidad fiscal se recaudó los siguientes medios de prueba:

  • Documentales y testimoniales ____________________________ (relacionar las pruebas y folios en las que obran en el expediente).

  • Otros medios probatorios.

ARGUMENTOS DE DEFENSA DE LOS IMPLICADOS

En este acápite se debe presentar los argumentos de defensa esgrimidos por los implicados e inclusive los de las compañías aseguradoras vinculadas.

MOTIVACIÓN JURÍDICO FISCAL

En este punto se debe consignar de manera clara, coherente y con apoyo del acervo probatorio recaudado, las consideraciones que tiene el Despacho para sustentar la decisión de fondo (Fallo Con o Fallo Sin Responsabilidad Fiscal)

Es de vital importancia indicar las condiciones de modo, tiempo y lugar en que se presentaron los hechos y la forma como se dieron las circunstancias para haberse generado el Daño Patrimonial, puntualizando las circunstancias que permitieron o facilitaron la comisión de la Conducta Irregular (activa u omisiva) e indicando el grado de culpabilidad (Dolo o Culpa Grave).

En este instante, se debe indicar las Normas Constitucionales, Legales y Reglamentarias que se vulneraron con acasión al Daño Patrimonial.

Para efectos del Fallo con responsabilidad Fiscal, debe estructurarse los elementos de la responsabilidad con indicación del material probatorio que conduce a la certeza de la existencia del daño patrimonial y su cuantificación actualizado al valor presente al momento de la decisión según los índices de precios al consumidor certificados por el DANE para el período correspondiente; individualización y actuación cuando menos con culpa grave o dolo del gestor o implicado.

En mérito de lo anteriormente expuesto:

RESUELVE:

Artículo Primero: Fallar con Responsabilidad Fiscal, de conformidad con el Artículo 53 de la Ley 610 de 2000, en cuantía de ____________ (Letras) (números) a cargo de _______________ (nombre completo del responsable fiscal, si es persona Jurídica, indicar el nombre del representante legal o quien haga sus veces), identificado con la ___ (C.C. o NIT) ___________ (No. documento de identidad) de _____ (lugar de expedición), en forma individual o solidaria, según sea el caso de conformidad con el articulo 53 de la ley 610 de 2000.

Artículo Segundo: Incorporar al presente Fallo con Responsabilidad Fiscal, la póliza No. ______, de fecha ______, por valor asegurado de $ ______, con vigencia de ________, cobertura ________ riesgos ______ y anexos ______, expedida por la compañía de seguros ____________, en su calidad de tercer civilmente responsable.

Artículo Tercero: Fallar sin Responsabilidad Fiscal a favor de _______________ (nombre completo, si es persona Jurídica, indicar el nombre del representante legal o quien haga sus veces), identificado con la ___ (C.C. o NIT) ___________ (No. documento de identidad) de _____ (lugar de expedición), en forma individual o solidariamente, según sea el caso.

Artículo Cuarto: Notificar personalmente el contenido del presente fallo en la forma y términos establecidos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo a: _______________ (nombre completo de las personas naturales y jurídicas cobijadas con el fallo), identificado con la ___ (C.C. o NIT) ___________ (No. documento de identidad) de _____ (lugar de expedición), en las siguientes direcciones (dirección completa, citando el municipio y departamento).

Artículo Quinto: Enviar el expediente a través de Secretaría Común dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de la providencia al superior jerárquico o funcional, a fin de que se surta el grado de consulta, según sea el caso de acuerdo con el artículo 18 de la Ley 610 de 2000.

Artículo Sexto: En firme y ejecutoriada la presente providencia, a través de secretaria común surtanse los siguientes traslados y comunicaciones:

  • Remitir copia auténtica del fallo a la dependencia que deba conocer del proceso de Jurisdicción Coactiva, de conformidad con el Artículo 58 de la ley 610 de 2000.

  • Solicitar a la Contraloría Delegada Para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Incluir en el Boletín de Responsables Fiscales a las personas a quienes se les falló con Responsabilidad Fiscal.

  • Remitir copia integra del presente proveído a la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con el numeral 57 del articulo 48 de la Ley 734 de 2002 (en caso de que se trate de fallo con responsabilidad Fiscal).

  • Remitir copia integra del presente proveído a la entidad afectada, para que se surtan los registros contables correspondientes.

  • Correr traslados a otras autoridades competentes, según sea el caso.

Artículo Séptimo: Contra la presente providencia proceden los recursos de Reposición y Apelación ante _________ (cargo) dentro de los cinco 5 días hábiles siguientes a su notificación en debida forma..

Articulo Opcional: En caso de que se hayan interpuesto recursos de reposición y en subsidio de apelación , y se haya decidido el primero cuando se este en los eventos del grado de consulta, remitase el expediente completo a la segunda instancia para que se decida el recurso de apelación y se surta el grado de consulta. (de conformidad con el concepto del consejo de estado, Sala de Consulta y Servicio Civil del 4 de agosto de 2003)

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Firma Funcionario de Conocimiento

Funcionario sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

Nota: En el evento que en el proceso de responsabilidad fiscal obre títulos de depósito judicial y se profiera fallo con responsabilidad fiscal deberá ordenarse en el mismo, la conversión del título para que se hagan los traslados a las cuentas de depósito judicial de Jurisdicción Coactiva.

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

INFORME DE EVALUACIÓN DE ANTECEDENTE NO.

Código de la dependencia

Fecha y número

Nombre Delegado, Director , coordinador

Cargo

Dependencia

Asunto: "Informe de evaluación del antecedente No. ____ radicado con el No. ______ de fecha _______, Entidad _______"

Respetado doctor

Previo análisis de la documentación soporte del antecedente de la referencia, me permito presentar el Informe de evaluación correspondiente en los siguientes términos:

ORIGEN DEL ANTECEDENTE

Se describe detalladamente la procedencia del antecedente, el tipo de antecedente (Hallazgo, queja, denuncia, traslado de otra entidad, indagación preliminar, etc) y la competencia de la dependencia de la CGR para conocer de los hechos en estudio.

HECHOS

Se describe en detalle los hechos presuntamente irregulares (separándolos por casos en el evento de contener varios hechos a la vez.) Si se conoce la cuantía, posibles presuntos responsables fiscales.

FECHA DE OCURRENCIA Y CADUCIDAD

Se establece la fecha de ocurrencia del Hecho, y se determina la fecha en que opera u operó el fenómeno jurídico de la caducidad de la acción fiscal, (para cada caso en estudio).

EVALUACIÓN DEL ANTECEDENTE

Se efectúa el análisis de los requisitos establecidos para dar inicio al proceso de responsabilidad fiscal, o a la indagación preliminar, de conformidad con las normas legales vigentes, o de ser procedente se indican las inconsistencias o inconformidades del antecedente.

Se debe evaluar dentro del análisis si existe conexidad entre los diferentes hechos o causales de acumulación con otros hechos investigados.

RECOMENDACIÓN/CONCLUSIÓN

Se registra la opinión del evaluador y se recomienda las acciones a seguir..

Cordialmente,

Firma del evaluador

Cargo

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

Archivar: -Carpeta Dirección Informes Antecedentes

-Carpeta Grupo de Evaluación de Antecedentes

NOTIFICACIÓN PERSONAL

En ___________________ (lugar y fecha), se hizo presente en la Secretaría Común de la __________ (dependencia), el señor ________________ (nombre del implicado o de su apoderado, siempre y cuando tenga poder otorgado en debida forma, o en su calidad de representante legal de la persona jurídica), quien se identificó con la cédula de ciudadanía No ____________ expedida en ______________ y tarjeta profesional No. _______ del Consejo Superior de la Judicatura (en caso de ser el apoderado), con el fin de notificarse personalmente del Auto de _________(indicar la clase del auto a notificar) No. _____ de fecha _____, proferido dentro de la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad fiscal No. _____, adelantado en las dependencias administrativas de ____ (entidad), para lo cual se le hace entrega integra de la providencia en forma gratuita, contenida en folios, advirtiéndole que contra la misma providencia proceden recursos de ______ (reposición y/o apelación) indicando ante quien debe interponerse y los plazos para hacerlo (Artículo 47 C.C.A.) ó _______ no procede recurso alguno

Si se trata de un auto de imputación de responsabilidad fiscal se le hará saber al notificado que el expediente se encuentra a disposición de los imputados fiscales y sus garantes, a través de Secretaria Común, por el termino de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la notificación personal o de la desfijación del edicto, para presentar los argumentos de defensa frente a las imputaciones efectuadas en el Auto, solicitar y aportar las pruebas que se pretendan hacer valer, de conformidad con el articulo 50 de la Ley 610 de 2000.

El Notificado ___________________.

Dirección para notificaciones __________________.

Funcionario de Secretaría Común ____________.

NOTIFICACIÓN POR EDICTO

El (la) suscrito (a) funcionario (a) de la Secretaría Común de la _______ (dependencia) de la Contraloría General de la República y con el objeto de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo, artículo 45, procede a notificar por medio del presente Edicto al (los) señor (es) ___________ (identificar a las personas que se han de notificar por edicto), del contenido de la providencia (identificar el Auto a notificar) __________, proferida el __________ (fecha), proferido en la Indagación Preliminar o el Proceso de Responsabilidad fiscal No. ______, adelantado en las dependencias administrativas de _____ (entidad), cuya parte resolutiva señala:

RESUELVE:

(Copiar textualmente el Resuelve consignado en el Auto que se notifica y el nombre del funcionario de conocimiento que firma).

El presente Edicto se fija por el término de diez (10) días hábiles en lugar visible de la Secretaria Común, a las 8 a.m. de hoy _____ de _______ (año).

Firma Secretario ( o Nombre del Comisionado)

Vencidos los diez (10) días se debe consignar lo siguiente:

Siendo las _______ (hora) de hoy _______ (fecha), se desfija el presente Edicto.

Funcionario de Secretaría Común ____________.

OFICIO DE DEVOLUCIÓN O TRASLADO A OTRAS DEPENDENCIAS CGR No.

Código de la dependencia

Fecha y número

Destinatario

Cargo

Dependencia

CGR

Ciudad

Asunto: Traslado y/o devolución del antecedente

Adjunto al presente, me permito remitir a ese despacho, el antecedente enviado a esta dependencia mediante oficio No. ______ de fecha _____, suscrito por ______(identificación del remitente) y radicado con el No. _______ de fecha ______, correspondiente a la entidad ______, relacionado con ________(descripción de los hechos), contenido en _____ folios y _____ anexos.

Lo anterior por considerar que los hechos descritos pueden hacer parte del ámbito de su competencia, y/o para que se complementen, perfeccionen de acuerdo a las siguientes observaciones (relacionar principales aspectos a corregir).

Firma del aprobador

Identificación del aprobador

Cargo

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

Archivar: -Carpeta Dirección Informes Antecedentes

-Carpeta Grupo de Evaluación de Antecedentes

Anexo: lo anunciado en ____ folios

Archivar: -Carpeta Entidad Destino

-Consecutivo

Elaboró: Nombre del evaluador

Aprobó: Nombre del aprobador.

OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE BIENES

Nombre y código de la dependencia.

Fecha

Doctor

Nombre del destinatario

Cargo

Entidad destinataria

Dirección de la entidad destinataria

Ciudad de destinataria

ASUNTO : SOLICITUD DE INFORMACIÓN DE BIENES

De manera más atenta y para que obre dentro de las Indagación preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal No. , adelantada (o) en dependencias administrativas de ...... (entidad); sírvase certificar a este despacho,la información sobre bienes muebles e inmuebles que se encuentren registrados en esa entidad a nombre del (los) señor (es) (identificar persona natural o jurídica) identificados con la C.C. o NIT No. ...., información que debe remitirse dentro de los días a esta dependencia ubicada en ....(dirección)

___________________ ___________________

Funcionario Sustanciador Funcionario de Conocimiento

OFICIO DE TRASLADO A OTRAS AUTORIDADES.

Código de la dependencia

Fecha y número

Destinatario

Entidad

Dirección

Ciudad

Asunto: Remisión documentación

En atención al artículo 21 de la ley 610 de 2000, que establece el trámite de los Procesos de Responsabilidad Fiscal de las Contralorías, de manera atenta acudimos a su Despacho, con el objeto de surtir traslado de la documentación relacionada con la Indagación Preliminar Nª ____ o Proceso de Responsabilidad Fiscal Nª ____, adelantado (s) en las dependencias administrativas de ________( Entidad), donde se ha advertido la posible comisión de hechos punibles o faltas disciplinarias ( según sea el caso).

Lo anterior para lo de su competencia y fines pertinentes.

Cordialmente,

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

Anexo: Lo anunciado en _____ ( ) folios.

OFICIO DE TRASLADO A PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN No.

Código de la dependencia

Fecha y número

Destinatario

Procuraduría General de la Nación

Delegadas para la Vigilancia y contratación administrativas

Dirección

Ciudad

Asunto: Remisión del Fallo con Responsabilidad Fiscal

En atención al numeral 57 del artículo. 48 de la ley 734 de 2001, con el presente estamos adjuntando copia del fallo con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriado, proferido dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ____ de fecha _______, adelantado en las dependencias administrativas de ________ (entidad), donde se estableció la responsabilidad fiscal de los señores ____________, identificados con C. C. No. __________, al igual que la nota secretarial de _______ (fecha).

___________________

Funcionario de Conocimiento

___________________

Funcionario Sustanciador

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

Anexo: lo anunciado en ____ folios

PLAN DE INSTRUCCIÓN PARA LA INDAGACIÓN PRELIMINAR No.

Doctor

____________________

Líder de equipo - coordinador de Grupo

Dependencia

ASUNTO : Plan de Instrucción

De conformidad con el auto No. ________. de fecha ________ a continuación presento el Plan de Instrucción relacionado con la indagación preliminar No. ______., el cual va a ser adelantado en las dependencias administrativas de ________.(entidad) :

¿ Hechos (Narración de las presuntas irregularidades, entidad afectada, presuntos implicados, cuantía estimada del posible daño)

¿ Vigencia de la acción fiscal (operancia de la caducidad, si el antecedente fue evaluado previamente en este sentido)

¿ Actuación Procesal a seguir (Indagación Preliminar, traslado a otras entidades, expresando las razones jurídicas por las cuales se procede a esa actuación a la luz de la normatividad fiscal aplicable ).

¿ Medios Probatorios que se estimen necesarios (Testimonio, Versión libre y espontánea, requerimiento de apoyo técnico, Peritazgo, etc).

¿ Programación de diligencias a realizar

¿ Profesionales requeridos como apoyo técnico, si hay lugar a ello

¿ Averiguación de bienes

Diligencias a practicar fuera de la sede de conocimiento, si fuere el caso

FIRMA DEL FUNCIONARIO DE CONOCIMIENTO

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

PLAN DE INSTRUCCIÓN PARA EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL No.

Doctor

____________________

Coordinador de Grupo

Dependencia

ASUNTO : PLAN DE INSTRUCCIÓN

De conformidad con el auto No. ________. de fecha ________ a continuación presento el Plan de Instrucción relacionado con el proceso No. _______ el cual va a ser adelantado en las dependencias administrativas de ________.(entidad) :

¿ Hechos (Narración de las presuntas irregularidades, entidad afectada, presuntos implicados, cuantía estimada del posible daño)

¿ Vigencia de la acción fiscal (operancia de la caducidad, si el antecedente fue evaluado previamente en este sentido)

¿ Actuación Procesal a seguir ( Proceso de Responsabilidad Fiscal , remisión a otras entidades, expresando las razones jurídicas por las cuales se procede a esa actuación a la luz de la normatividad fiscal aplicable ).

¿ Medios Probatorios que se estimen necesarios (Testimonio, Versión libre y espontánea, requerimiento de apoyo técnico, peritazgos, etc).

¿ Programación de diligencias a realizar

¿ Profesionales requeridos como apoyo técnico, si hay lugar a ello

¿ Averiguación de bienes

¿ Medidas Cautelares a decretar

Diligencias a practicar fuera de la sede de conocimiento, si fuere el caso

FIRMA DEL FUNCIONARIO DE CONOCIMIENTO

Pre aprobación: Identificación del Pre Aprobador (Nivel Central)

Fecha de la Pre aprobación

Aprobación: Identificación del Aprobador

Fecha de Aprobación

OBSERVACIONES POR PARTE DEL PRE APROBADOR Y APROBADOR .

GLOSARIO

  • Acción a seguir: Decisión del funcionario competente que se toma después de un análisis y estudio de un antecedente o título ejecutivo.

  • Acción civil en el proceso penal: Atribución legal de la CGR para constituirse en parte civil dentro de los procesos penales, que se adelanten por delitos que atenten contra los intereses patrimoniales del Estado.

  • Acción de prescripción del PJC: Es un modo de extinguir las acciones o derechos por no haberse ejercido dicha acción y derecho, cuando ha transcurrido él termino de cinco años, desde la fecha de ejecutoria del título ejecutivo, sin que se haya notificado el auto de mandamiento de pago, implicando el impedimento para continuar el proceso y el archivo del mismo.

  • Acción Fiscal: Es la facultad que tiene la CGR para iniciar o continuar con las actuaciones encaminadas a establecer una responsabilidad fiscal y hacer efectivo el resarcimiento del daño patrimonial.

  • Acervo probatorio: Es todo medio de prueba legalmente incorporado al expediente de la actuación, puede ser documental, mecánico, digital, magnético, etc.

  • Acta: Es el escrito en el cual el funcionario de conocimiento deja constancia de las circunstancias de modo tiempo y lugar, de los documentos examinados o reconocidos y demás circunstancias que tengan relación con el objeto de la diligencia.

  • Actos de trámite: Dan mero impulso a la actuación.

  • Actos definitivos: Son los que ponen fin a una actuación administrativa, los que deciden directa o indirectamente el fondo del asunto.

  • Actuaciones: Son las etapas de Antecedente, Indagación Preliminar, Proceso de Responsabilidad Fiscal, Estudio del Título Ejecutivo y Proceso de Jurisdicción Coactiva

  • Acuerdos de Pago: Esta figura dispone la realización de un convenio entre el funcionario ejecutor y el ejecutado, para cancelar la obligación y las costas por cuotas, en cualquier etapa del proceso coactivo.

  • Adición: Es la ampliación del término de Ley o su Prórroga.

  • Antecedente: Es la forma como la Contraloría adquiere el conocimiento de la existencia de un daño del patrimonio del Estado.

  • Apoderado de oficio: Son los estudiantes de consultorio jurídico de las facultades de derecho de las universidades, o los abogados inscritos en la lista de auxiliares de la justicia de la CGR designados por la administración, los cuales representan a los presuntos responsables fiscales o ejecutados.

  • Apreciación integral de las pruebas: Todas las pruebas legalmente aportadas al expediente deben apreciarse en conjunto de acuerdo con las reglas de la sana crítica y la persuasión racional.

  • Archivo: Es la decisión de no iniciar o continuar con una actuación, por inexistencia de daño patrimonial ó la presencia de las causales previstas por la Ley.

  • Asignar: Es la entrega material del antecedente o del expediente para su evaluación, iniciar o continuar con la acción.

  • Auto: Es el medio para adoptar una decisión de tramite o de fondo

  • Auxiliares de la Justicia: Se trata de oficios públicos que deben ser desempeñados por personas de conducta intachable, de excelente reputación, e imparcialidad absoluta y total idoneidad, en procura de una mayor eficacia y eficiencia en el desempeño de sus funciones dentro del proceso de responsabilidad fiscal y en cada una de las etapas del proceso de jurisdicción coactiva, que son seleccionados mediante resolución de la CGR y en caso excepcional por la lista del Consejo Superior de la Judicatura.

  • Avalúo: Para establecer el valor del bien o bienes que han sido objeto de las medidas cautelares, se practica un dictamen pericial el cual sigue los lineamientos generales de ese medio probatorio. El dictamen es el paso siguiente a la realización de las medidas cautelares y previo al remate, por constituir la base de éste en el proceso JC.

  • Bienes del implicado: Se refiere a los muebles e inmuebles de propiedad de la persona implicada en la indagación preliminar o proceso de responsabilidad fiscal y del ejecutado.

  • Caducidad: Es el fenómeno jurídico que impide iniciar o continuar con la indagación preliminar o el proceso de responsabilidad fiscal, por haber transcurrido más de cinco (5) años de la ocurrencia del hecho, sin que se haya proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal.

  • Caso fortuito: Lo que acontece inesperadamente o sea lo imprevisible.

  • Caución: Significa generalmente cualquier obligación que se contrae para la seguridad de otra obligación propia o ajena. Es la que tiene por objeto garantizar el monto de una obligación o el pago de la indemnización de perjuicios, a través de una suma de dinero depositada en la cuenta de depósitos judiciales, de una póliza de seguros, de una certificación bancaria o una garantía real o de cualquier otra entidad de crédito legalmente autorizada para estas de operaciones.

  • Impedimento: La ley prevé circunstancias atentatorias de la garantía de imparcialidad, en la acción de responsabilidad fiscal, las cuales se encuentran invocadas en los Art. 33, 34, 35 de la ley 610 de 2000, en virtud de las cuales el funcionario competente debe declararse impedido para continuar conociendo de la Indagación Preliminar o Proceso de Responsabilidad Fiscal. Para el proceso de JC los impedimentos y recusaciones los contempla el artículo 30 del CCA en concordancia con el artículo 150 del CPC.

  • Cesación de la acción fiscal: Es dar por terminada la acción fiscal cuando se presente alguna de las causales previstas en la ley y lleva implícito el archivo del expediente

  • CFMicro: Es la dependencia de la CGR que aplica los diferentes sistemas técnicos de control fiscal.

  • Citación: Es el escrito por medio del cual el funcionario de conocimiento o de secretaría común, solicitan a los implicados o los testigos, para que se acerquen al despacho a fin de surtir alguna diligencia o notificación.

  • Compensación: Cuando dos personas son deudoras una de otra, se opera entre ellas una compensación que extingue ambas deudas.

  • Competencia concurrente: Es la competencia de la CGR para ejercer vigilancia y control fiscal sobre bienes y recursos de la nación, transferidos a cualquier título a las entidades territoriales.

  • Competencia ordinaria: Es la competencia natural del órgano fiscalizador superior, para ejercer control sobre los fondos y bienes del nivel nacional.

  • Competencia prevalente: Es la competencia que tiene la CGR para adelantar hasta su culminación de las indagaciones preliminares, los procesos de RF y de jurisdicción coactiva, que se originen del control excepcional.

  • Conducta: Comportamiento activo u omisivo, doloso o gravemente culposo, que provoca un daño al patrimonio público, atribuible a un agente que realiza gestión fiscal o con ocasión a esta.

  • Conexidad: Es la íntima relación sustancial entre hechos generadores de daño patrimonial.

  • Confusión: Cuando concurren en una misma persona las calidades de acreedor y deudor, se verifica de derecho una confusión que extingue la deuda y produce iguales efectos que el pago.

  • Control Excepcional: Es la competencia que adquiere el Ente fiscalizador superior, para ejercer control y vigilancia sobre fondos y bienes de entidades territoriales de cualquier orden, a solicitud del congreso, gobierno: departamental, municipal, distrital; veedurías ciudadanas y personerías.

  • Correr traslado del expediente : Es poner a disposición de los intervinientes el expediente para que puedan examinar el contenido del mismo y poder ejercer las acciones correspondientes autorizadas por la ley, a manera de ejemplo: el traslado del auto de imputación para efectos de los descargos, el traslado para objetar el dictamen pericial, el traslado para objetar la liquidación del crédito y las costas. Etc.

  • Costas: Se refiere al valor de honorarios y gastos de auxiliares de la justicia, publicaciones, transporte, viáticos, impuestos de timbre, papelería y demás erogaciones efectuadas durante el proceso de jurisdicción coactiva, que hayan sido útiles y correspondan a actuaciones autorizadas por la ley.

  • Cuantía: Suma liquida de dinero que corresponde al daño o merma del patrimonio del Estado, o la contenida en el título ejecutivo.

  • Cuerpos colegiados o plurales: Son aquellos grupos conformados por pluralidad de personas o funcionarios que toman decisiones conjuntamente. Si la decisión no es por mayoría absoluta, los disidentes plasmarán sus observaciones en un salvamento de voto.

  • Cuota fija mensual: Es la amortización que se fija para la deuda mediante una serie de pagos uniformes que incluyen intereses y capital para el caso de acuerdos de pago.

  • Cuota variable mensual: Es la amortización que se fija para la deuda mediante una serie de pagos variables que incluyen intereses y capital para el caso de acuerdos de pago. Se calcula sobre los saldos a medida que se van amortizando los pagos parciales.

  • Curador Ad litem: Es un auxiliar de la justicia que se nombra, cuando no ha sido posible notificar personalmente al ejecutado del mandamiento de pago y se hace indispensable su notificación para poder continuar con el proceso hasta la concurrencia del ejecutado.

  • Daño: Propiamente es la lesión del patrimonio público, representado por el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa, e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías.

  • De oficio: Son aquellas determinaciones que adopta el funcionario competente sin que medie solicitud alguna, para impulsar el proceso o para tomar una decisión de fondo.

  • De tracto sucesivo: Conducta o hecho que se repite en el tiempo

  • Debido proceso: Garantía esencial del derecho legal humanitario, tiene un alcance amplio, debe aplicarse a toda clase de actuaciones judiciales o administrativas y comprenden los siguientes derechos cuya violación genera nulidad de origen constitucional: a la presunción de inocencia, defensa de su causa, juzgamiento sin dilaciones injustificadas y con sujeción a la formalidades propias del juicio, a presentar pruebas y controvertirlas en su contra, a impugnar las decisiones recurribles, a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho, y al principio de la favorabilidad.

  • Decisión de fondo: Es la providencia que decide de fondo el asunto y pone fin a la actuación.

  • Decisión de trámite: Es la acción adoptada para impulsar el trámite procesal

  • Decretar: Ordenar mediante auto determinada actuación y es procedente de oficio o a solicitud de parte.

  • Deducible: Es el porcentaje por el cual la aseguradora deduce del valor asegurado por la ocurrencia de un siniestro.

  • Denuncia ciudadana: Escrito que versa sobre presuntas irregularidades contra el patrimonio del Estado, formulada ante la Contraloría Delegada para Participación Ciudadana.

  • Dependencia: Corresponde a una oficina, despacho o área de la CGR del nivel central o desconcentrado.

  • Depósitos Judiciales: Son las cantidades que en dinero efectivo se consignan en la cuenta denominada "depósitos judiciales", para que, estando a disposición del órgano fiscalizador, se cancelen los créditos fiscales a favor de ésta, así como las costas que se hayan demandado. Igualmente el dinero para las posturas de un remate.

  • Desembargo de bienes: Es el levantamiento o cancelación de la medida cautelar previo al cumplimiento de constitución de garantía real, bancaria o expedida por una compañía de seguros, suficiente para amparar el pago del presunto detrimento o de la obligación del título ejecutivo y sus intereses y aprobada por quien decretó la medida o cuando se profiera archivo o fallo sin responsabilidad fiscal, o en el proceso de JC, se cancele la obligación o se archive el proceso por cualquier otra circunstancia.

  • Designar: Es seleccionar el funcionario para la evaluación o sustanciación de la actuación.

  • Desvincular: Consiste en excluir del proceso a una persona natural o jurídica de derecho privado, cuando se evidencie que contra ella no se configura elementos para imputarle responsabilidad fiscal, sin que ello signifique que la actuación procesal se de por terminada, pues esta debe continuar con los demás sujetos implicados.

  • Días: Cuando la ley cita o hace alusión a términos en días, estos se deben entender que son hábiles de conformidad con el Régimen Político y Municipal y el Código Civil.

  • Diligencia: Es toda actividad desarrollada por el funcionario competente, decretadas de oficio o solicitadas a petición de parte, tales como declaraciones juramentada, injuradas, visitas especiales, secuestro, remate, etc.

  • Efecto Devolutivo: Es cuando se concede el recurso de apelación, pero no se suspende el cumplimiento de la providencia apelada, ni tampoco el curso normal del proceso.

  • Efecto Diferido: Es cuando al conceder el recurso de apelación se suspende el cumplimiento o ejecución de la providencia apelada, pero continua el curso del proceso, en lo que no depende de la providencia objeto del recurso.

  • Efecto suspensivo: Es cuando se concede el recurso de apelación, entonces la competencia del funcionario de primera instancia se suspende desde la notificación del auto que concede el recurso, hasta que decida el superior y cumpla lo ordenado.

  • Ejecutoria de las providencias: Las providencias quedan ejecutoriadas en los siguientes casos: Cuando contra ellas no procede ningún recurso, cinco días hábiles después de la última notificación cuando no se interponen los recursos o cuando se renuncia expresamente a ellos y cuando los recursos interpuestos hayan sido decididos. Cuando se trata de los fallos con o sin RF se debe expedir una nota secretarial en la cual se deja constancia expresa que la providencia ha adquirido firmeza. En el Proceso JC, las providencias quedan ejecutoriadas y son firmes tres días después de notificadas, cuando carecen de recursos o han vencido los términos sin haberse interpuesto los recursos que fueren procedentes, o cuando queda ejecutoriada la providencia que resuelve los interpuestos.

  • Embargo: Es un acto encaminado a sacar del comercio fondos y bienes de propiedad del implicado, responsable fiscal o ejecutado para garantizar el resarcimiento de las obligaciones fiscales.

  • Emplazamiento: Cuando deba notificarse personalmente a un implicado en donde se ignora la habitación y el lugar de trabajo o que se encuentra ausente y no se conoce su paradero, o si la comunicación de la citación es devuelta con la anotación de la que persona no reside o no trabaja en el lugar, o porque la dirección no existe, el funcionario competente ordenará el emplazamiento de dicha persona mediante la inclusión del nombre del emplazado, las partes del proceso, su naturaleza o la dependencia de la CGR que lo requiere, en un listado que se publicará por una sola vez, en un medio escrito de amplia circulación nacional o en cualquier otro medio masivo de comunicación, a criterio del funcionario competente. Para el caso del PRF en el evento que sobrevenga la muerte del presunto responsable, antes de proferirse fallo con RF debidamente ejecutoriado se citarán y emplazaran a sus herederos con quien se seguirá el trámite del proceso. Y así mismo existe otro caso especial en el PJC cuando fallece el ejecutado para lo cual se debe emplazar a los herederos indeterminados para notificar los títulos ejecutivos, de acuerdo al procedimiento establecido en el art. 564 del CPC.

  • Entidad Afectada: Es aquella entidad estatal en donde por acción u omisión se produce un daño al patrimonio del estado.

  • Entidad Garante: Es la que ampara las obligaciones de los presuntos responsables como de los ejecutados, como compañías aseguradoras o fondos, igualmente éstas garantizan el levantamiento de las medidas cautelares, prestan cauciones, etc.

  • Entidades territoriales: Están definidas por la Constitución Política y son: los departamentos, los distritos, los municipios y los territorios indígenas.

  • Erario: Son los bienes o fondos que pertenecen al Estado, son de carácter público que pueden ser del orden nacional, departamental, distrital o de empresas industriales o comerciales del estado o de economía mixta

  • Etapa preprocesal: Es la actuación previa al proceso, en el cual se realiza una indagación preliminar para determinar los requisitos de procedibilidad del PRF.

  • Excepciones: Es la oposición y defensa invocada por el ejecutado para atacar la decisión que se tiene en su contra, o bien destruir, modificar o aplazar los efectos de las pretensiones de los títulos ejecutivos. Se clasifican en previas y de mérito o de fondo. Entre las excepciones de Fondo o de mérito se tienen las siguientes: Pago. compensación; confusión; novación, remisión, prescripción o transacción. Las excepciones Previas se relacionan en el art. 97 del CPC.

  • Expediente RFJC: Es el compendio de documentos incorporados a una indagación preliminar, un proceso de RF o JC.

  • Fallo: Es el medio por el cual se adopta una decisión de fondo, que pone fin al proceso de responsabilidad fiscal, el cual puede ser fallo con o sin responsabilidad fiscal.

  • Fallo con responsabilidad fiscal: Es aquella decisión que declara la responsabilidad fiscal del presunto responsable fundada en la certeza de la existencia del daño al patrimonio publico, de su cuantificación y de la conducta con culpa grave del gestor fiscal y evidencia de la relación de causalidad entre el comportamiento y el daño causado y como consecuencia de su declaración se establece la obligación de pagar una suma liquida de dinero actualizada a valor presente a cargo del responsable.

  • Fallo sin responsabilidad fiscal: Es aquella decisión que se profiere cuando se han desvirtuado las imputaciones de responsabilidad fiscal, o ante la inexistencia de pruebas que conduzcan a la certeza de algún elemento estructural de la responsabilidad : Es aquella conducta o comportamiento que conlleven incumplimiento de deberes, extralimitación de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad.

  • Fecha de ocurrencia: Fecha en la cual se produce el hecho generador del daño patrimonial.

  • Firmeza: Las providencias quedan ejecutoriadas en los siguientes casos: Cuando contra ellas no procede ningún recurso, cinco días hábiles después de la última notificación cuando no se interponen los recursos o cuando se renuncia expresamente a ellos y cuando los recursos interpuestos hayan sido decididos. Ver la definición de ejecutoriedad de las providencias para el Proceso de JC.

  • Folio: Página que conforma un documento o conjunto de documentos del expediente de la indagación preliminar, proceso de responsabilidad fiscal y proceso de jurisdicción coactiva.

  • Fuerza mayor: Alude a lo irresistible o lo inevitable. Como por ejemplo terremoto.

  • Funcionario Competente: La competencia en términos generales puede ser de única, primera o segunda instancia. En la CGR existen los siguientes funcionarios competentes: el Contralor General de la República, la Contralora Delegada de IJFJC, los Directores de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva en el nivel central y los Coordinadores de Gestión de los Grupos de IJFJC en el nivel desconcentrado. En los Procesos de Jurisdicción Coactiva los funcionarios competentes son los funcionarios ejecutores (son quienes tienen las mismas funciones que le corresponde al juez en los procesos ejecutivos de mayor, menor y mínima cuantía establecidos en el CPC)

  • Funcionario de Conocimiento: Tiene la dirección y el manejo integral de la Indagación Preliminar o el proceso de Responsabilidad Fiscal.

  • Funcionario Sustanciador: Es aquel funcionario que da impulso a la actuación y proyecta autos, fallos, providencias y resoluciones para la firma del funcionario de conocimiento o ejecutor.

  • Garantía: Significa afianzamiento, prenda, seguridad, protección, promesa; es la obligación de responder por la legitimidad, calidad y buen funcionamiento de ciertos productos. Las garantías tienen varias acepciones en el CC se define en el artículo 1061 "se entenderá por garantía la promesa en virtud de la cual el asegurado se obliga a hacer o no determinada cosa, o a cumplir determinada exigencia, o mediante la cual afirma o niega la existencia de determinada situación de hecho".

  • Gestión Fiscal: Es el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de costos ambientales.

  • Gestor Fiscal: Es el servidor público o particular que maneje o administre fondos o recursos públicos.

  • Grado de Consulta: Es la revisión por parte del superior jerárquico o funcional del auto de archivo, del fallo sin responsabilidad fiscal, o del fallo con responsabilidad fiscal cuando el responsable hubiera estado representado por un apoderado de oficio, con miras a garantizar y defender el interés público, el ordenamiento jurídico y los derechos y garantías fundamentales.

  • Grupo de trabajo: La Ley 610 de 2000 prevé que se puedan organizar grupos de trabajo interinstitucionales, en forma temporal con las Contralorías, Personerías Fiscalía, Procuraduría General de la Nación y demás entidades de control de la administración.

  • Hallazgo de Auditoria: Documentos resultantes durante la Auditoria y que sustentan un detrimento al erario, adjunto a estos se encuentra un formato resumen del hallazgo. Actividad desarrollada en el ejercicio de la aplicación de los diferentes sistemas técnicos de control fiscal.

  • Hecho punible: Es aquella conducta activa u omisiva descrita por la ley como un delito o infracción penal o de policía.

  • Hechos: Circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se presentan los sucesos que originan un daño o merma patrimonial al Estado.

  • Hechos conexos: Son aquellos hechos que tienen intima relación sustancial con el hecho generador del daño patrimonial.

  • Heredero: De conformidad con las normas de derecho civil, son aquellas personas que tienen vocación hereditaria frente a los derechos u obligaciones del implicado o ejecutado, que puede ser consanguínea como ascendente o descendentes o colaterales y no sanguínea como segundo de afinidad y primera civil.

  • Impedimento: A efectos de la preservación de la garantía de imparcialidad en el proceso de responsabilidad, el funcionario sustanciador o de conocimiento de primera o segunda instancia, deberá declararse impedido cuando incurra en una causal de recusación prevista en el artículo 34 de la Ley 610.

  • Implicado: Persona natural o jurídica de derecho privado que soporta la acción de responsabilidad fiscal.

  • Impugnación: Son los medios de defensa, con los que cuentan los implicados y sus garantes, si los hay, para ejercer el derecho de defensa y el debido proceso, o para desvirtuar los cargos a ellos imputados.

  • Imputación de RF: Es la atribución de RF basada en la demostración objetiva del daño y en la existencia de testimonios, indicios, documentos, peritación o cualquier otro medio probatorio que comprometa la responsabilidad del implicado.

  • Incidentes: Son las controversias o cuestiones accidentales que la ley permite discutir en el curso de un proceso y que requieren una decisión especial, mas sin embargo no todas las controversias son incidentes, sino solo aquellas a las cuales la ley les ha asignado el trámite incidental. Se tramitaran como incidente las cuestiones accesorias que la ley expresamente señale, las demás se resolverán de plano y si hubiere hechos para probar, a la petición se acompañara prueba siquiera sumaria de ellos.

  • Incorporar hecho: Es cuando en una actuación adelantada con ocasión a un hecho generador de daño patrimonial, se le incorporan otros hechos conexos que tienen intima relación sustancial.

  • Indagación preliminar: Es una actuación preprocesal encaminada a determinar la existencia de un daño patrimonial, la entidad afectada, la competencia del órgano fiscalizador y de ser posible la identificación de los presuntos responsables fiscales.

  • Indicio: Un hecho del que se infiere lógicamente la existencia de otro hecho.

  • Informe de evaluación de antecedente: Documento donde queda registrado el estudio y apreciación del evaluador, con respecto al antecedente que le fue asignado, de igual forma debe indicar las acciones a seguir.

  • Iniciación a solicitud: El proceso de responsabilidad fiscal se inicia a solicitud que en tal sentido formulen las: organismos de control, entidades vigiladas, denuncias o quejas presentadas por cualquier persona u organización ciudadana,

  • Iniciación de Oficio: El proceso de responsabilidad fiscal se inicia de oficio como consecuencia del ejercicio de los sistemas de control y donde se advierte la existencia de un daño patrimonial.

  • Interés: Es el porcentaje ordenado por la ley, que se cobra por mes o fracción sobre el capital cuando no se ha cancelado el valor de la obligación.

  • Intereses de financiación: Es el valor de los intereses que el ejecutado debe cancelar por el plazo que se le otorga en los acuerdos de pago.

  • Intereses moratorios: Es el interés causado por el no pago de una obligación en el momento que se hace exigible hasta el pago total de la obligación.

  • Interviniente: Son las personas naturales o jurídicas de derecho privado debidamente representadas, que tienen algún interés jurídico en el proceso de responsabilidad fiscal.

  • Libertad de pruebas: Para efectos de demostrar el daño patrimonial al Estado y la responsabilidad del implicado, se puede demostrar con cualquiera de los medios de pruebas legalmente reconocidos y autorizados por la Ley.

  • Líder de grupo de trabajo: Funcionario del área de responsabilidad fiscal a quien se le asigna específicas labores de coordinación de un grupo de trabajo.

  • Liquidación del crédito: Ejecutoriada la sentencia o la resolución que falla las excepciones, de seguir adelante la ejecución, se ordenará la liquidación del crédito que incluye la obligación del capital y de los intereses moratorios que se causen hasta la totalidad del pago.

  • Mandamiento de Pago: Es la providencia que ordena al ejecutado el pago de la obligación en el término de 5 días con los intereses desde que se hicieron exigibles hasta la cancelación de la deuda, señalando su tasa y demás modalidades; igualmente se señala el termino para interponer los recursos y excepciones a la misma.

  • Medidas cautelares: Con el fin de asegurar el resarcimiento del daño patrimonial producido, la Ley prevé la posibilidad de excluir del comercio los bienes muebles o inmuebles o derechos económicos propiedad del presunto responsable. Igualmente se aplican en el Proceso JC, para asegurar el pago de la obligación y de sus intereses.

  • Medio de prueba: Es aquel con que se muestra y hace patente la verdad o falsedad de alguna cosa y adicionalmente es el medio para hacer conocido del juez de un hecho

  • Mes: Días calendario (30 días).

  • Motivar: Es la acción de consignar los argumentos de orden jurídico que dan fundamento a una decisión.

  • Necesidad de la prueba: Toda providencia dictada en el PRF debe fundarse en pruebas legalmente producidas y allegadas o aportadas al proceso.

  • Nivel central: Se refiere a las dependencias, direcciones, áreas de la CGR, que la conforman y se encuentran ubicadas en Bogotá D.C.

  • Nivel desconcentrado: Se refiere a todas las gerencias departamentales y sus dependencias

  • Notificación: Es dar a conocer las decisiones asumidas en el proceso a las personas intervinientes en el mismo, con el objeto de dar cumplimiento al principio de publicidad.

  • Notificación personal: Es la que se surte de manera directa con el sujeto intervimiente.

  • Es poner en conocimiento del interesado una providencia, fallo o resolución, de ello se levantará un acta, por lo cual se surte de manera directa con el sujeto intervimiente.

  • Notificación por conducta concluyente: Es una manera especial de tener por notificada una providencia y exige varios requisitos a saber:

Una manifestación expresa de que conoce determinada providencia el interviniente.

Que dicha manifestación se haga por escrito que lleve su firma o verbalmente durante una audiencia o diligencia. En este último caso, debe quedar constancia escrita en el acta.

  • Notificación por Edicto: Es una forma subsidiaria de notificación, se presenta cuando no es posible realizar la notificación personal al cabo de cinco (5) días del envío de la citación, fijándose este en un lugar público del respectivo Despacho.

  • Notificación por Estado: Procede cuando la Ley considera que el acto procesal no es necesario notificarlo personalmente. La notificación de los autos que no deba hacerse personalmente, se cumplirá por medio de anotación en estados que elaborará el secretario.

  • Novación: Es la sustitución de una nueva obligación a otra anterior, la cual queda por tanto extinguida.

  • Nulidades Procesales: Consiste en la ineficacia de los actos procesales que se han realizado con violación del debido proceso o por alguna otra causal establecida por la Ley, que deja sin efectos mediante una providencia las actuaciones procesales que se hayan adelantado.

  • Número de cuotas: Se refiere a la cantidad de pagos que se acuerden para cancelar la deuda.

  • Número del antecedente: Número de identificación único a nivel nacional (incluye nivel central y desconcentrado), asignado automáticamente a los antecedentes registrados.

  • Número del proceso: Número de identificación único a nivel nacional (incluye nivel central y desconcentrado), asignado automáticamente a los procesos de responsabilidad fiscal y de jurisdicción coactiva.

  • Oficio: Documento contentivo de la expresión de la voluntad de la administración.

  • Origen del antecedente: Refleja la procedencia del antecedente. Se tiene definido los siguientes orígenes: Participación Ciudadana - PC, Control Fiscal Micro - CFMicro, Control Excepcional y otras autoridades.

  • PC: Sistema de Participación Ciudadana, quien envía una denuncia a RFJC para ser evaluada.

  • Perdida de fuerza ejecutoria: De acuerdo con el numeral 3 del articulo 66 del CCA los actos administrativos perderán su fuerza ejecutoria cuando al cabo de cinco (5) años de estar en firme la administración no ha realizado los actos que le correspondan para ejecutarlos.

  • Persona Jurídica: Una persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente.

  • Persona Natural: Son personas todos los individuos de la especie humana cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. Capaces de tener derechos y contraer obligaciones.

  • Personas Jurídicas Públicas: O entidades públicas son aquellos organismos de origen estatal, cuyo capital o patrimonio también es estatal o público, a las cuales el ordenamiento jurídico les ha reconocido el carácter de personas jurídicas y que por regla general se encuentran sometidos al derecho público, salvo las excepciones legales.

  • Persuación racional: Para la toma de decisiones se debe hacer alusión al acervo probatorio indicando cual es la percepción del funcionario de conocimiento frente a cada prueba. A través de la sana crítica se efectúa una labor de ponderación probatoria con justo criterio lógico, de manera racional y valorativa, aplicando las reglas de la lógica, la experiencia, y del reconocimiento objetivo de los conceptos, equivale a la sana crítica.

  • Petición de pruebas: El implicado que haya rendido versión libre y espontánea, las compañías aseguradoras, los apoderados y sus representantes legales, podrán solicitar la practica de las pruebas que estime conducentes o pertinentes o aportarlas.

  • Pieza procesal: Es aquel documento que hace parte del expediente de la actuación y que goza de reserva sumarial inicialmente.

  • Plan de instrucción: Descripción de las actividades a desarrollar por los funcionarios de sustanciación y de conocimiento dentro de una I.P o PRF.

  • Plantilla: Formato o modelo de un documento.

  • Policía Judicial: Facultad administrativa de la CGR para el aseguramiento de pruebas, solicitar información a las entidades oficiales o particulares, denunciar bienes de los presuntos responsables y en general recabar datos que interesen a una Indagación Preliminar o un Proceso de Responsabilidad Fiscal.

  • Póliza: Es la garantía de indemnización por la ocurrencia del siniestro asegurado. Es un documento que expiden las compañías aseguradoras para amparar la fidelidad, protege a la persona o empresa contra la falta de honorabilidad del empleado o de los particulares que manejen bienes o fondos del Estado o para amparar el cumplimiento y demás aspectos relacionados con los contratos estatales y a la administración pública en general.

  • Póliza colectiva: Como su nombre lo indica, esta destinada a incluir bajo un solo documento a varios afianzados y sus condiciones son iguales a las de la póliza individual, se utiliza también entre particulares y para empresas que cuentan con numero plural de personas.

  • Póliza global: Se aseguran los cargos de una Entidad, que según el ramo se clasifican en cargos clase "A", "B", "C" y todo el personal de empleados debe quedar incluidos en la póliza, lo que no sucede en la colectiva, pues en ella figuran únicamente los afianzados que desee el beneficiario o patrono.

  • Primera instancia: De acuerdo con el principio de la doble instancia, el proceso de responsabilidad fiscal se surte en una primera instancia ante el funcionario competente, cuyas decisiones de acuerdo con la Ley serán recurribles en reposición y/o apelación.

  • Preprocesal: Actuaciones previas del proceso de responsabilidad fiscal (antecedente, indagación preliminar).

  • Prescripción del PRF: Es el fenómeno jurídico que impide iniciar o continuar con el proceso de responsabilidad fiscal, cuando transcurrido el termino de cinco (5) años, contados a partir del auto de apertura no se ha producido una decisión de fondo y que se encuentre en firmePrestar caución: Significa generalmente cualquier obligación que se contrae para la seguridad de otra obligación propia o ajena. Las clases de caución son en dinero, reales, bancarias u otorgadas por compañías de seguros o de entidades de crédito legalmente autorizadas para esta clase de operaciones.

  • Principio de economía procesal: Las normas de procedimiento se utilizan para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos que se causen en ellos, que no exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones, ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa.

  • Principio de publicidad: Las autoridades tienen él deber de dar a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordene la Ley.

  • Probar: Es una actividad dirigida a la verificación de un hecho o un juicio, que se surte a través de los medios de prueba

  • Procesal: Es una serie de actividades encaminadas a determinar o no la Responsabilidad Fiscal y hacer efectiva la obligación contenida en el título ejecutivo.

  • Proceso: Es un conjunto de actos procesales sucesivos realizados por las partes y los funcionarios competentes, quienes dirimen los conflictos de intereses entre las partes a través de providencias, que una vez notificadas y ejecutoriadas, faculta al perjudicado con la decisión, para interponer los recursos y concluir con una decisión de fondo.

  • Proceso de jurisdicción coactiva: Es un privilegio exorbitante de la Contraloría General de la República, que consiste en la facultad de cobrar directamente sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte.

  • Proceso de responsabilidad fiscal: Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías, con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.

  • Prorroga: Es un lapso que se adiciona después de vencido el término

  • Prorrogar: Es la decisión de ampliar él termino antes de su vencimiento.

  • Providencia en firme: Es aquella contra la cual no procede ningún recurso ó cuando siendo recurrible han transcurrido cinco (5) días hábiles después de la ultima notificación sin la interposición de recursos o se exprese renuncia a ellos, o cuando los recursos interpuestos se hayan decidido. En el proceso JC, ver la definición de ejecutoriedad de las providencias.

  • Providencias: Son decisiones del funcionario competente que toma dentro del respectivo proceso de RF y JC de acuerdo a la Ley, en las que se tiene los autos, actos administrativos y los fallos.

  • Proyecto: Es la forma como la administración dadas las circunstancias particulares, trata de superar las situaciones de orden público, político, económico, social, cultural, etc.

  • Prueba para responsabilizar: La decisión de fondo o el fallo con RF, solo es procedente cuando exista prueba que conduzca a la certeza del daño patrimonial y de la responsabilidad del implicado.

  • Pruebas inexistentes: Son aquellas pruebas recaudadas que no reúnan las formalidades sustanciales o en forma tal que afecten derechos fundamentales del implicado.

  • Pruebas trasladadas: Las pruebas que obran válidamente en un proceso penal, administrativo, disciplinario, judicial o PRF, podrán de oficio o a petición de parte trasladarse en copia o fotocopia al PRF y apreciarse de acuerdo con las reglas preexistentes de acuerdo a la naturaleza de cada medio probatorio.

  • Reanudación de términos: Una vez superados los eventos de fuerza mayor o caso fortuito ó agotado el tramite del impedimento o recusación, se debe reanudar el computo de los términos de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal, mediante auto debidamente motivado.

  • Reapertura: Cuando la IP o el PRF se encuentra archivado y apareciere o se aportare nuevas pruebas que acrediten la existencia del daño patrimonial o la responsabilidad, o se demuestre que la decisión se basó en prueba falsa procede la reapertura de la IP o PRF.

  • Recurso de apelación: Es el que se surte ante el superior jerárquico o funcional con el propósito de que se aclare, modifique o revoque la decisión del funcionario de primera instancia. El recurso de apelación podrá interponerse directamente o como subsidio al de reposición.

  • Recurso de queja: Procede cuando se niega la concesión del recurso de apelación o cuando éste se otorga en un efecto distinto al que le corresponde y se interpone ante el superior jerárquico.

  • Recurso de reposición: Se interpone ante el mismo funcionario que tomó la decisión o profirió la providencia, con el objeto de que la aclare, modifique, o revoque la decisión.

  • Recusación: Cuando a petición de los intervinientes se solicita el cambio del funcionario sustanciador o de conocimiento, ya sean de primera o segunda instancia, cuando incurra en una de las causales de recusación de que trata el artículo 34 de la Ley 610.

  • Reintegro: Es la obligación de todo funcionario público, empleado oficial de hacer la devolución cuando se demuestre que a percibido doble asignación por parte del erario, pues es una prohibición constitucional.

  • Relación de causalidad: Entre la conducta y el daño debe existir una relación determinante y condicionante de causa-efecto, de tal manera que el daño sea el resultado de una conducta activa u omisiva del gestor fiscal en ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión a esta.

  • Rematante: Es la persona que resulta como adjudicataria en la subasta pública (remate) por ser el mejor postor.

  • Remate: Es la venta forzada que el funcionario judicial o administrativo hace de un bien mueble o inmueble, sustituyendo la voluntad del propietario, a quien formula la mejor oferta o postura, con el fin de cancelar la obligación contenida en el titulo.

  • Remisión: Es la condonación de una deuda, no tiene valor sino en cuanto el acreedor es hábil para disponer de la cosa que es objeto de ella.

  • Resarcimiento: Indemnización de carácter pecuniario, que compense el perjuicio o daño patrimonial del Estado.

  • Reserva sumarial: Es aquella obligación de carácter legal de los funcionarios públicos que adelanten una IP o PRF y a los intervinientes en la misma, para no dar a conocer al público en general, aquella información o documentación que se allegue o aporte a la actuación. La reserva se puede levantar en aquellos casos consagrados por la ley.

  • Resolución que falla las excepciones y ordena seguir adelante la ejecución: Esta se refiere a la decisión tomada por el funcionario ejecutor, con relación a las excepciones presentadas, para impugnar la validez de los títulos ejecutivos señalados en el art. 92 de la ley 42 de 1993.

  • Resolver de plano: Consiste en tomar una decisión con las pruebas que se tienen al momento de la misma.

  • Responsabilidad Fiscal: Es aquel tipo de responsabilidad de carácter patrimonial, autónomo e independiente y resarcitorio, que se predica y se atribuye con ocasión de un daño patrimonial al Estado.

  • Responsabilidad Fiscal Conjunta: Es aquella responsabilidad que recae en más de una persona natural o jurídica de derecho privado, o en ambas, y la cual es divisible por partes iguales.

  • Responsabilidad Fiscal Individual: Es aquella responsabilidad en cabeza de una persona natural o jurídica de derecho privado, la cual recae única y exclusivamente sobre cada una de ellas.

  • Responsabilidad Fiscal Solidaria: Habrá lugar a declarar la responsabilidad solidaria para reparar el daño patrimonial, cuando éste se genere por la acción u omisión de una o varias personas naturales o jurídicas de derecho privado, en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de esta y cuando la responsabilidad común no sea susceptible de individualizarse.

  • Sana crítica: Es la apreciación integral de las pruebas aportadas en la acción, sin ceñirse al principio de la tarifa legal de las pruebas. A través de la sana crítica se efectúa una labor de ponderación probatoria con justo criterio lógico, de manera racional y valorativa, aplicando las reglas de las lógica, la experiencia, y del reconocimento objetivo de los conceptos.

  • Saneamiento de las nulidades: En cualquier estado de la actuación, de oficio ó a petición de parte se deben subsanar las nulidades, las cuales pueden ser saneables o insaneables y que están consagradas en la Ley 610 de 2000; la providencia que decida las nulidades ordenará reponer la actuación parcial o totalmente a partir del momento en que se configuro la causal. El auto que decida favorable o desfavorable la nulidad es interlocutorio y por ende admite los recursos de reposición y apelación. En el proceso de JC, las causales de nulidad están consagradas en el artículo 140 y 141 del CPC, los casos de saneamiento de la nulidad los consagra el artículo 144 del CPC, siendo por regla general que la gran mayoría son saneables.

  • Secretario del Despacho: Entiéndase como tal, a quien realiza las funciones de los secretarios en los despachos de los jueces civiles según hace alusión el Código de Procedimiento Civil que pertenecen a la Secretaría Común.

  • Secretaria Común: Es la dependencia encargada del tramite de los asuntos del área de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva en lo que tiene que ver con la realización, revisión y envió de oficios, despachos comisorios, citaciones, avisos, exhortos, edictos, estados, traslados y demás notificaciones y comunicaciones, recibir, radicar los documentos relacionados con los recursos que se presenten en la IP, PRF, PJC y Procesos Sancionatorios.

  • Sector: De acuerdo al principio de universalización y sectorización, la CGR clasifica a las entidades sujetas de control del Estado por sectores. Ejemplo: Sector Minas y Energía.

  • Secuestre: Es un Auxiliar de la Justicia, encargado del depósito o administración de los bienes embargados dentro de un PRF o PJC

  • Secuestro: Es la aprehensión material que se hace de un bien o conjunto de bienes que se entregan a una persona denominada secuestre, para que los tenga en depósito o como administrador, a nombre y órdenes del Funcionario Competente, para ser entregados cuando y a quien éste disponga.

  • Segunda Instancia: De conformidad con el principio de la doble instancia, se busca la que la decisión del funcionario de primera instancia sea examinado por su superior jerárquico o funcional a través del recurso de apelación.

  • Sentencia que ordena seguir adelante la ejecución: Si no se propusieren excepciones oportunamente, el funcionario ejecutor dictará sentencia que ordene el avalúo y remate de los bienes embargados y de los que posteriormente se embarguen, si fuere el caso, o seguir adelante con la ejecución, para el cumplimiento de las obligaciones determinadas en el título de mandamiento de pago, practicar la liquidación del crédito y condenar en costas al ejecutado.

  • Sucesión: De acuerdo con la vocación hereditaria existen dos formas de sucesión una testada y otra intestada y significa aquellos derechos y obligaciones que tienen las personas respecto a sus herederos.

  • Sujetos procesales: Son las personas naturales o jurídicas de derecho privado debidamente representadas, que pueden verse involucradas como: presuntos responsables fiscales, imputados fiscales, responsables fiscales, terceros civilmente responsables y ejecutados.

  • Superior Funcional: De acuerdo a las funciones desplegadas por la CGR relacionadas con las IP, PRF y PJC, siempre existirá una jerarquía así: Contralor General de la República, Delegada de IJFJC, Directores de: Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, Coordinadores de los Grupos de IJFJC y de Vigilancia Fiscal y funcionarios sustanciadores.

  • Superior Jerárquico: De acuerdo a la estructura orgánica de la CGR existe una jerarquía vertical por dependencias, dada la naturaleza administrativa, el superior jerárquico es aquel funcionario que cuenta con mayor autonomía y que es superior de otro llamado subordinado.

  • Suspensión de términos: Cuando se dan las causales previstas en la Ley 610 tales como: la fuerza mayor o caso fortuito, tramitación de un impedimento y recusación, se suspenderá el computo de los términos tanto de la indagación preliminar como del proceso. Tanto la suspensión como reanudación se debe realizar mediante auto.

  • Tasa de interés moratorio: Es el porcentaje establecido por ley que se cobra por el incumplimiento de una obligación

  • Tercero Civilmente Responsable: Aquella persona que sin ser autor del daño patrimonial al Estado, tiene una obligación de indemnizar los perjuicios en razón a la póliza extendida para amparar al presunto responsable, el bien o el contrato objeto del proceso.

  • Término: Es un lapso dado por Ley para cumplir con determinada actuación.

  • Tiempo: Es el lapso que demora el ejecutado en cancelar la obligación, para efectos de liquidar el crédito y está representado por la letra T.

  • Títulos de Depósito Judicial: Son los documentos con alcance de certificado que expide el banco donde se haya hecho el depósito (Banco Agrario de Colombia), como prueba que allí existen dineros para que las dependencias de RF y JC los trasladen a JC para hacerlas efectivas o reintegren al implicado o al ejecutado.

  • Traslado externo: Cuando en la actuación se evidencia la necesidad de que otra autoridad de control tenga competencia, se podrá ordenar el traslado de copias del expediente o cualquier auto o providencia para sus tramites respectivos.

  • Traslado interno: Cuando en la actuación se evidencia la necesidad de que otra dependencia de la CGR deba conocer del asunto, se podrá compulsar copia del antecedente o piezas procesales para su tramite respectivo.

  • Traslado por competencia: Puede darse el caso que el antecedente no contenga arraigo fiscal y por lo tanto debe ser conocido por otra autoridad

  • Unidad procesal: Por cada hecho generador de responsabilidad fiscal se adelantará una sola actuación procesal cualquiera que sea el número de los implicados, si se estuviera adelantando más de una actuación por el mismo asunto o hecho, se dispondrá mediante auto de trámite la agregación de las diligencias a aquellas que se encuentren mas adelantadas.

  • Vincular: Es someter a la persona natural o jurídica de derecho privado a la acción de responsabilidad fiscal, mediante notificación del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, o de aquel auto por el cual se vincula a una nueva persona al proceso de RF, para que a partir de este momento el presunto responsable ejerza su derecho de defensa, controvierta y aporte pruebas, una vez haya sido escuchado en versión libre y espontánea.

  • Visitas especiales: Es la aprehensión directa del funcionario de conocimiento sobre documentos, hechos y demás circunstancias que tengan relación con el objeto de la diligencia cuyo desarrollo es plasmado en un acta en la cual se anota pormenorizadamente el examen y las manifestaciones que bajo la gravedad del juramento hagan sobre ellos las personas que intervienen.