Que el literal a) del artículo 2º de la Ley 527 de la 1999 define como mensajes de datos, la información generada, enviada, recibida, almacenada comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.

Que el artículo 10º de la Ley 527 de 1999 establece que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos y que su validez se establecerá a partir de los criterios de equivalencia funcional, neutralidad tecnológica y no discriminación.

Que conforme a los artículos 6º, 7º, 8º y 9º de la Ley 527 de 1999, el criterio de la equivalencia funcional permite cumplir con mensajes de datos los requisitos formales de escritura, firma y originalidad exigidos en cualquier norma o cuando los mismos sean requeridos en actuaciones entre particulares o ante el Estado.

Que los artículos 14 al 25 de la Ley 527 de 1999 definen normas supletivas para establecer la validez de las comunicaciones en entornos empresariales y gubernamentales que se realicen a través de mensajes de datos.

Que conforme al artículo 21 de Ley 594 de 2000, las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios archivísticos y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Que mediante el Acuerdo Distrital 057 de 2002, se implementó el Sistema Distrital de Información "SDI" y se organizó la Comisión Distrital de Sistemas, adscrita a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que el artículo 2° del Acuerdo Distrital 057 de 2002, señala que el Sistema Distrital de Información SDI, se establece como herramienta fundamental para facilitar a la Administración Distrital el ejercicio de su función de una manera efectiva y ágil en vía de la consolidación de un Gobierno Electrónico.

Que el Decreto 397 de 2002, delega en el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogota las atribuciones conferidas al Alcalde Mayor en el Acuerdo 57 de 2002 como presidente de la Comisión Distrital de Sistemas, y las demás funciones que se requieran en el ejercicio de esta atribución.

Que la Ley 962 de 2005 define disposiciones legales sobre racionalización y automatización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Que el artículo 6º de la Ley 962 de 2005, señala que la utilización de soportes, medios y aplicaciones electrónicas para surtir actuaciones y procedimientos administrativos, se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999.

Que el artículo 3º del Acuerdo Distrital 257 de 2006 señala que la función administrativa distrital se desarrollará en consonancia con el interés general de la ciudadanía y los fines del Estado Social de Derecho y se llevará a cabo atendiendo los principios constitucionales y legales de democratización y control social de la Administración Pública Distrital, moralidad, transparencia, publicidad, igualdad, imparcialidad, efectividad, economía, celeridad y buena fe, así como a los principios de distribución de competencias, coordinación, concurrencia, subsidiaridad y complementariedad.

Que el artículo 5º del Acuerdo Distrital 257 de 2006 señala que las actuaciones administrativas serán públicas, soportadas en tecnologías de información y comunicación, de manera que el acceso a la información oportuna y confiable facilite el ejercicio efectivo de los derechos constitucionales y legales y los controles ciudadano, político, fiscal, disciplinario y de gestión o administrativo, sin perjuicio de la reservas legales.

Que el artículo 48 del Acuerdo Distrital 257 de 2006 establece que a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, le corresponde formular, orientar y coordinar las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa distrital y su modernización, a través del mejoramiento de la gestión y de las estrategias de información y comunicación, de la utilización de los recursos físicos, financieros, tecnológicos e informáticos, y del desarrollo de las funciones de organización, dirección, control y seguimiento.

Que el Decreto 514 de 2006 establece las políticas y metodología para la administración de la gestión documental en las entidades del Distrito Capital.

Que el artículo 1º del Decreto 267 de 2007 ratifica que a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, le corresponde orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa de los organismos y entidades de Bogotá, Distrito Capital, mediante el diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, la promoción del desarrollo administrativo e institucional, el mejoramiento del servicio a la ciudadana y ciudadano, la orientación de la gerencia jurídica del Distrito, la protección de recursos documentales de interés público y la coordinación de las políticas del sistema integral de información y desarrollo tecnológico.

Que el Artículo 31º del Decreto 267 de 2007 asigna a la Dirección Distrital Archivo de Bogotá competencias para formular políticas, como ente rector del Sistema Distrital de Archivos.

Que es necesario definir y adoptar una Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico para que de manera coordinada todas las entidades y organismos que conforman la administración distrital, utilicen las Tecnologías de Información y Comunicación para gestionar eficazmente su información y proveer servicios y tramites enfocados a las necesidades y demandas ciudadanas.

Que la provisión de servicios al ciudadano, utilizando mensajes de datos, propenderá por la celeridad de las actuaciones y la reducción de los costos de los trámites, procesos y procedimientos para los administrados y la Administración Pública.

Que conforme a las consideraciones antes expuestas, resulta necesario establecer los lineamientos estratégicos del uso de las Tecnologías de Información y de las Comunicaciones, en los trámites y procedimientos administrativos de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, conforme a la normatividad vigente.

En mérito de lo expuesto.

Ver el Decreto Distrital 296 de 2008

ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto.- Mediante el presente decreto se establece en cabeza de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá la obligación de adoptar, estructurar, consolidar, coordinar, orientar, divulgar y realizar el seguimiento de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico y se definen las reglas, conforme a la normatividad vigente, para el uso de mensajes de datos en las actuaciones, actos y procedimientos administrativos. Esta estrategia propenderá por la reducción de los costos de los trámites, de los procesos y de los procedimientos, para los administrados y la Administración Pública, y por la consecución de objetivos de desarrollo social, fortalecimiento institucional, gobernabilidad y competitividad.

Parágrafo.- Las obligaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en relación con la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico y que establece este decreto, se realizaran en coordinación entre la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano, la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y la Dirección de Archivo de Bogotá y con el apoyo técnico de la Comisión Distrital de Sistemas, en armonía con el Sistema Distrital de Información SDI.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Alcance de la Estrategia.- La Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico para su formulación y desarrollo incorporará, entre otros, los siguientes aspectos, en armonía con el Sistema Distrital de Información SDI, coordinado por la Comisión Distrital de Sistemas:

a) La visión, objetivos, alcance, etapas, acciones y plazos.

b) El Plan de Acción que agrupará los diferentes planes sectoriales e intersectoriales en materia de automatización de trámites.

c) Los estándares, las reglas técnicas, las condiciones de uso y la política de privacidad de los servicios al ciudadano, realizados a través de mensajes de datos, que suministren los organismos y las entidades de Bogotá, Distrito Capital.

d) Los estándares, reglas y mecanismos para la producción, administración, almacenamiento y servicio de los documentos que son el registro de las actuaciones, actos y procedimientos administrativos.

e) Las acciones y mecanismos para facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios y trámites electrónicos.

f) Los mecanismos de coordinación sectorial e intersectorial en materia de automatización de trámites y servicios.

g) Los mecanismos de seguimiento y actualización de los diversos componentes de la estrategia.

ARTÍCULO TERCERO.- Desarrollo de la Estrategia.-  Plazos ampliados mediante el Decreto Distrital 185 de 2008, Modificado parcialmente por el Decreto Distrital 316 de 2008.  La Secretaría General, conforme a la ley y a lo dispuesto en el presente decreto, adoptará las siguientes acciones para el desarrollo de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico:

a) Elaborar y adoptar dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de entrada en vigencia de este decreto, el documento de Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico.

b) Emitir dentro del año siguiente a la fecha de entrada en vigencia de este decreto, las directivas o reglamentos que deberán observar las diferentes Entidades Distritales para la automatización y la administración de los documentos basados en mensajes de datos y que se generen en las actuaciones, actos y procedimientos administrativos que se adelanten ante éstas y en relación con los aspectos expresamente señalados en este Decreto Distrital.

c) Promover el desarrollo gradual de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico, procurando que todas las Entidades del Distrito, adelanten de manera progresiva y eficaz las fases de información, interacción, transacción, transformación y participación de la Estrategia de Gobierno Electrónico.

d) Precisar los recursos que las entidades distritales deben asignar en sus presupuestos para el desarrollo eficaz de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico y velar por su afectación presupuestal, de acuerdo con el procedimiento de coordinación definido en el parágrafo del artículo primero de este decreto.

Parágrafo.- Los organismos y las entidades de la Administración Distrital, adoptarán en los plazos que determinen la Secretaría General, las medidas, acciones y actos administrativos que sean necesarios para dar cumplimiento y ejecución de lo establecido en la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico.

ARTÍCULO CUARTO.- Confiabilidad.- Las Entidades Distritales que automaticen sus actuaciones, actos y procedimientos utilizarán mensajes de datos en sujeción a lo dispuesto en la Ley y conforme a los reglamentos que expida la Secretaría General de acuerdo con el procedimiento de coordinación definido en el artículo primero de este decreto, asegurando siempre la disponibilidad, la interoperabilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la privacidad, la confidencialidad, administración y la conservación de los datos e información que gestionen en el ejercicio de sus funciones. Los reglamentos en materia de gestión documental los emitirá la Secretaría General en coordinación con el Archivo de Bogotá.

ARTÍCULO QUINTO.- Estímulos.- La Entidades Distritales conforme a la ley, podrán definir los estímulos que consideren eficaces y procedentes, para que los ciudadanos utilicen preferentemente los servicios de la Administración Distrital basados en mensajes de datos.

ARTÍCULO SEXTO.- Derechos del ciudadano.- Cuando en las actuaciones y procedimientos de las entidades del Distrito se utilicen mensajes de datos, los ciudadanos tendrán los derechos expresamente consagrados en la Constitución Nacional, en la legislación vigente y en particular los definidos en los Artículos 3º y 6º de la Ley 962 de 2005.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- Equivalencia funcional.- Los mensajes de datos utilizados en las actuaciones, actos y procedimientos administrativos que adelanten las Entidades Distritales tendrán eficacia, validez, fuerza obligatoria y fuerza probatoria conforme a lo definido en los Artículos 5º, 6°, 7°, 8°, 9°, 10º y 11° de la Ley 527 de 1999.

Parágrafo.- Para efectos del cumplimiento de este decreto se entenderá por mensajes de datos, la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.

ARTÍCULO OCTAVO.- Expediente.- Conforme a lo señalado en los artículos 21 y 22 de la Ley 594 de 2000, los expedientes que se produzcan en las actuaciones o procedimientos administrativos que adelanten las Entidades Distritales, estarán conformados por todos los documentos vinculados con el trámite respectivo, independientemente de que su soporte sean mensajes de datos.

ARTÍCULO NOVENO.- Incorporación por remisión.- Conforme al artículo 44 de la Ley 527 de 1999, en las actuaciones y procedimientos administrativas basados en mensajes de datos que sean adelantados por las Entidades Distritales se podrá hacer remisión total o parcial a directrices, normas, estándares, acuerdos, cláusulas, condiciones o términos fácilmente accesibles con la intención de incorporarlos como parte del contenido de un acto o actuación administrativa o para hacerlos jurídicamente vinculantes.

ARTÍCULO DÉCIMO.- Documentos y actos administrativos.- Conforme a lo señalado en el artículo 6º de la Ley 962 de 2005, los actos y documentos administrativos que emitan las Entidades Distritales producirán todos los efectos jurídicos cuando se realicen a través de mensajes de datos, siempre que sea posible verificar la identidad de la entidad emisora del acto o documento, así como la fecha y hora de envío y recepción del documento.

Parágrafo.- La Secretaría General definirá en el respectivo reglamento, las normas para emitir copias de actos administrativos basados en mensajes de datos y las reglas para permitir su acceso o remisión a otras dependencias públicas.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO.- Formularios.- Conforme a lo expresado en el artículo 4º de la Ley 962 de 2005 y en las disposiciones del presente decreto, las Entidades Distritales emitirán los actos administrativos para habilitar o colocar a disposición de los ciudadanos los formularios basados en mensajes de datos, cuyo diligenciamiento se exija para adelantar los trámites y actuaciones administrativas o para presentar peticiones a la Administración, con base en los reglamentos o directivas que sobre este particular expida la Secretaría General.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO.- Presentación y radicación de la información.- Conforme a lo señalado en el artículo 6º de la Ley 962 de 2005, las Entidades Distritales proveerán los medios a los ciudadanos para la presentación, registro, radicación y recepción de solicitudes, peticiones, escritos, quejas, comunicaciones y recursos en forma de mensajes de datos y conforme al reglamento que se defina para tal efecto.

La información y documentos que presenten los ciudadanos a la Administración Distrital, en forma de mensajes de datos, estarán sujetos a las siguientes reglas mínimas, las cuales serán desarrolladas en el reglamento respectivo:

a) Su presentación, contenido y estructura debe ser íntegro y sujeto a los formatos o estándares de presentación de la información y comunicación que defina el reglamento o directiva que se expida para el efecto.

b) Se deben suministrar los datos personales del remitente y del interesado.

c) Debe quedar registrada la fecha y la hora de envío y recepción de la solicitud, petición, comunicación o recurso.

d) Cuando sea necesario, utilizar el método de autenticación que establezca el reglamento.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- Notificación.- Conforme a lo señalado en el artículo 6º de la Ley 962 de 2005, para la notificación y publicación de los actos administrativos que se profieran en desarrollo de las actuaciones y trámites administrativos adelantados por las entidades del Distrito Capital podrán adicionalmente utilizarse mensajes de datos, conforme a las siguientes reglas:

a) La notificación de los actos administrativos podrá realizarse a través de mensajes de datos, cuando el interesado acepte expresamente su utilización. La aceptación podrá emitirse utilizando mensajes de datos. En todo caso deberá hacérsele conocer al interesado las condiciones y los efectos de la notificación basada en mensajes de datos.

b) En toda actuación administrativa se solicitará al interesado, al iniciar la gestión, una dirección de correo electrónico que le sirva para remitir información a la Administración, para recibir comunicaciones y notificaciones de la entidad pública respectiva, así como para identificar a la persona que recibirá las notificaciones.

c) El interesado será el responsable exclusivo del uso, funcionamiento y disponibilidad del buzón de correo electrónico citado en el literal anterior.

d) La dirección de correo electrónico podrá ser revocada por el interesado en cualquier momento, circunstancia que deberá ser comunicada a la entidad ante la cual se surte la actuación, utilizando el medio de comunicación definido en el reglamento.

e) Para surtir las notificaciones basadas en mensajes de datos se utilizarán los métodos de autenticación que se definan en el reglamento.

f) Los sistemas de información de las entidades del distrito deberán contar con un mecanismo de acuse de recibo de los mensajes que envíen y reciban los ciudadanos.

g) De toda notificación realizada a través de medios informáticos o telemáticos se dejará constancia a través de un mensaje de datos, el cual hará parte del expediente respectivo.

h) El sistema de notificaciones deberá registrar la fecha y la hora en la que se coloque el acto notificado a disposición y acceso del interesado.

i) Cuando el sistema de notificaciones se interrumpa por cualquier motivo o genere errores en el texto del mensaje, por causas no atribuibles al interesado, la notificación se hará una vez restablecido el sistema o identificado el error.

j) El sistema de notificaciones debe incorporar en los documentos y actos a notificar, la información que sea obligatoria de acuerdo con la ley y observar en todo caso los plazos o términos que se establezcan en las normas procesales.

k) El sistema de notificaciones debe observar las garantías definidas en las leyes procesales.

l) La publicación de actos y comunicaciones que, por mandato legal deban notificarse mediante edicto, podrán ser complementadas, mediante la publicación de los actos o comunicaciones en el sitio Web de la Entidad Distrital ante la cual se surte la respectiva actuación.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO.- Efectos jurídicos de la notificación realizada a través de mensajes de datos.- Conforme a lo señalado en el artículo 6º de la Ley 962 de 2005, las notificaciones producirán todos los efectos jurídicos cuando se realicen mediante mensajes de datos, siempre y cuando se deje constancia en el sistema de información de la Entidad Distrital, acerca de la identidad del interesado y la fecha y hora de recibo del documento o acto administrativo.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO.- Computación de los plazos.- Las siguientes reglas se aplicarán para la computación de los plazos cuando las actuaciones, actos y procedimientos administrativos se realicen a través de mensajes de datos:

a) El registro de la información, en forma de mensajes de datos, se regirá para efectos de cómputo de los plazos legales, por la fecha y hora oficial definida en el sitio Web, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad.

b) Los sistemas de radicación de solicitudes o información, en forma de mensajes de datos, permitirán la presentación de peticiones, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro (24) horas.

c) Para los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o corrientes, y en lo que se refiere a cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día no hábil se entenderá realizada en la primera hora laboral del primer día hábil siguiente.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO.- Recepción de los mensajes de datos por la Administración Distrital.- Conforme a lo señalado en el artículo 21 de la Ley 527 de 1999 y lo expresado en el artículo 6º de la Ley 962 de 2005, cuando cualquier persona presente peticiones, quejas, reclamaciones o recursos basados en mensajes de datos a las Entidades Distritales, estos se entenderán recibidos por la entidad en el momento en que el sistema de información de la entidad genere el acuse de recibo junto con el número de radicación consecutiva que genere automáticamente el sistema. Para estos efectos, la Secretaría General definirá el reglamento técnico que establezca las características de los sistemas de acuse de recibo.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO.- Recepción de los mensajes de datos por el ciudadano.- Los mensajes de datos generados en actuaciones, actos y procedimientos administrativos se entenderán recibidos por el interesado, en los siguientes casos:

a) Cuando el interesado ha confirmado mediante acuse de recibo la recepción, o éste se ha generado automáticamente.

b) Cuando el interesado o su representante, realiza cualquier actuación que permita concluir que ha recibido el mensaje de datos.

c) Cuando los mensajes de datos emanados de la Entidad Distrital, no han sido devueltos al sistema de información de la entidad, dentro de los tres (3) días calendario siguientes a su remisión.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO.- Reglas para la recepción de mensajes de datos por parte de las Entidades Distritales.- Las Entidades Distritales deberán observar las siguientes reglas en la recepción de los mensajes de datos, vinculados con actuaciones, actos y procedimientos administrativos:

a) Si el interesado que origina el mensaje de datos que es remitido a la entidad considera que la transmisión generó un error en el mensaje, deberá avisar inmediatamente a la entidad sobre la ocurrencia de tal hecho.

b) Las entidades distritales deberán habilitar sistemas de verificación de errores cometidos en el envío y la transmisión por parte del interesado, cuando sea procedente y conforme al reglamento.

c) La entidad deberá llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en su sistema de información. La no realización del control y relación será causal de mala conducta para el funcionario responsable, en atención a que su observancia constituye un deber y su incumplimiento se constituirá como falta disciplinaria conforme al Código Único Disciplinario.

d) Mantener el buzón o repositorio para recepcionar y conservar los mensajes de datos, remitidos por los ciudadanos, en condiciones de capacidad, conservación y seguridad de la información que defina el reglamento.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO.- Prueba de la recepción de los mensajes de datos.- Para efectos de prueba de la recepción de los mensajes de datos remitidos por las Entidades Distritales o por el interesado, se aplicarán las siguientes reglas:

a) Será prueba de la recepción del mensaje de datos remitido por la entidad respectiva, el acuse del recibo junto con la radicación consecutiva generada por el sistema de información de la entidad.

b) Frente a una diferencia entre el contenido del acuse de recibo aportado por el destinatario del mensaje, y los datos generados por el control interno del sistema de información de la entidad, prevalecerá éste último.

c) Para efectos del cumplimiento de los términos de una actuación o procedimiento, si el sistema de información de la entidad rechaza el mensaje, el originador deberá cumplir la obligación relativa a la actuación o procedimiento mediante el aporte del documento físico, conforme a lo establecido en la ley procesal. Adicionalmente, el interesado deberá informar de tal hecho a la entidad a más tardar el siguiente día hábil siguiente en que haya ocurrido el rechazo.

ARTÍCULO VIGÉSIMO.- Fecha y Hora.- Con el propósito de orientar al ciudadano en cuanto a los plazos de las actuaciones y procedimientos que pretenda adelantar ante las Entidades Distritales, todos los sitios Web de dichas entidades, conforme al reglamento que expida la Secretaría General, deberán tener siempre visible la fecha y hora del país.

ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO.- Lugar de envío y recepción de los mensajes de datos.- Conforme a lo señalado en el artículo 25 de la Ley 527 de 1999, los mensajes de datos enviados en desarrollo de una actuación o procedimiento administrativo, se tendrán por enviados en el lugar donde el emisor tenga su domicilio y por recibido en el lugar donde el destinatario tenga el suyo.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO.- Seguimiento al trámite, citas y pagos electrónicos.- Conforme a lo expresado en los artículos 3º, 6º y 85 de la Ley 962 de 2005 y en las disposiciones del presente decreto, la Secretaría General emitirá las directivas o reglamentos requeridos para desarrollar los siguientes aspectos de la automatización de las actuaciones, actos y procedimientos administrativos:

a) Los mecanismos para que el ciudadano pueda conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesado.

b) El funcionamiento de los ssistemas tecnológicos requeridos para otorgar las citas o los turnos de atención de manera automática y oportuna sin necesidad de presentación personal del usuario o solicitante.

c) Los medios de pago electrónico que apoyen los servicios y trámites de la Administración Distrital.

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO.- Preparación Tecnológica.- Las Entidades de la Administración Distrital deberán disponer de los medios tecnológicos requeridos para el almacenamiento, conservación y servicio de los documentos basados en mensajes de datos.

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO.- Políticas de Administración y conservación de documentos.- Las políticas, reglas y protocolos de administración y conservación de documentos basados en mensajes de datos, que deban observar las entidades distritales se formularán conforme al Decreto Distrital 514 de 2006.

ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO.- Vigencia.- El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.