(Junio 16)

Derogado por la Directiva 008 de 2021.

 Ver el Concepto de la Sec. General 05 de 2009

Por primera vez en la historia de la administración distrital se cuenta con la información consolidada originada en los expedientes disciplinarios tramitados por las dependencias de control disciplinario interno. Esta información reposa en el "Sistema Distrital de Información Disciplinaria" y se convierte en insumo fundamental para la adopción de políticas y estrategias tendientes a atacar los focos generadores de conductas irregulares de los servidores distritales.

Para la extracción, organización, análisis metodológico de esta información y su presentación y asesoría a la alta dirección distrital tendiente a la expedición de políticas y estrategias preventivas para mejorar la gestión distrital, se creó el Subcomité de Asuntos Disciplinarios del Distrito Capital (Resolución No. 367 de 2007).

En la sesión del 31 de marzo de 2008, esta instancia, luego de analizar la información que reporta el Sistema Distrital de Información Disciplinaria, determinó que, en vista de la gran cantidad de información (correspondiente a aproximadamente 22.000 expedientes disciplinarios), y bajo el esquema de la unidad de materia, era indispensable que metodológicamente se priorizara el análisis de variables que, por su cobertura, frecuencia e impacto, afectan en mayor medida la gestión distrital, así:

a. En cuanto a las tipologías disciplinarias, se estableció como constante, que las conductas que generan la mayor cantidad de actuaciones disciplinarias en el distrito son, en su orden:

-Incumplimiento de manuales de funciones y de procedimientos.

-Pérdida de elementos o documentos.

b. En relación con la forma de culpabilidad, se concluye que la gran mayoría de conductas, que han sido objeto de esta clasificación por parte del operador disciplinario, se realizan bajo la modalidad culposa, es decir, son originadas en la negligencia, imprudencia o en el desconocimiento de la normatividad que regula la función de cada servidor (Constitución Política, leyes, reglamentos internos, manuales de funciones y de procedimientos).

c. Analizado el perfil de los investigados, se establece que el mayor porcentaje de procesos se concentra en la gestión adelantada por los niveles asistencial y profesional.

Así las cosas, se puede concluir que el mayor porcentaje de procesos disciplinarios adelantados por las dependencias de control disciplinario interno del distrito (equivalente aproximadamente a una tercera parte del total de expedientes tramitados), se origina en conductas relacionadas con el incumplimiento de los manuales funciones y procedimientos y con la pérdida de elementos o documentos.

Adicionalmente, se evidencia que la mayoría de estas conductas son originadas en la negligencia o el desconocimiento de la normatividad aplicables, concentrándose dicho incumplimiento principalmente en servidores de los niveles asistencial y profesional.

En consecuencia, en aras de dar aplicación rigurosa a los principios orientadores de la función administrativa, optimizar la gestión distrital y salvaguardar la responsabilidad de los servidores distritales, se hace indispensable que cada una de las entidades distritales adopte mecanismos tendientes a atacar las causales de dichos fenómenos.

En tal virtud, todas las entidades distritales deberán diseñar y aplicar estrategias que atiendan a sus necesidades y especificidades, pero como mínimo contengan la implementación de las siguientes medidas:

1.1. Frente a la pérdida de elementos:

-Verificar que los manuales de procedimientos relacionados con el manejo de bienes propendan, no solamente por su eficiente y oportuna utilización, sino también por su efectiva salvaguarda.

-Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen los riesgos sobre los activos de la entidad.

-Establecer sistemas efectivos de actualización y control de inventarios.

-Asegurar que se disponga de los medios de conservación y seguridad indispensables para la salvaguarda de los bienes que forman parte del mobiliario de las oficinas y puestos de trabajo, con especial énfasis en los sitios donde se almacenan elementos.

-Verificar que en los contratos de vigilancia que se suscriban queden claramente detalladas las obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades del contratista estableciendo su rigurosa aplicación en caso de pérdida de elementos.

-Incorporar en los contratos, en los cuales, teniendo en cuenta su objeto, sea necesario poner al servicio de los contratistas elementos públicos, cláusulas relacionadas con la conservación y uso adecuado de los mismos y la obligación de responder por su deterioro o pérdida.

-Con el propósito de disminuir el impacto originado en la pérdida de elementos se deberá hacer seguimiento a la constitución, vigencia y cobertura de las pólizas de seguros de los bienes de la entidad.

-Diseñar y aplicar una estrategia de capacitación en la cual se haga especial énfasis en esta temática.

1.2. Frente a la pérdida de documentos:

-Verificar la implementación y revisar el efectivo cumplimiento de las normas archivísticas y de conservación de documentos.

-Verificar que los manuales de funciones y de procedimientos relacionados con el manejo de documentos garanticen, no solamente su eficiente y oportuno trámite, sino también su efectiva salvaguarda.

-Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen los riesgos de pérdida o destrucción de la documentación pública.

-Establecer los mecanismos de recepción y trámite de documentos, que permitan realizar control, hacer seguimiento y determinar el responsable de los mismos.

-Incluir dentro de la estrategia de capacitación diseñada, esta temática.

-Revisar que los manuales de funciones y de procedimientos no sólo consulten las necesidades de cada entidad, sino que sean claros para los servidores responsables de su aplicación.

-Realizar una estrategia comunicacional, a través de medios físicos o electrónicos, que garanticen el acceso de los servidores a sus manuales de funciones y de procedimientos, así como a sus actualizaciones.

-Verificar que en la estrategia de capacitación diseñada se haga énfasis en la aplicación rigurosa de los manuales de procesos y de procedimientos.

La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios diseñará un modelo de capacitación en materia disciplinaria por niveles de cargos y que atienda a las topologías detectadas, el cual será suministrado a las oficinas y dependencias de control disciplinario interno de las diferentes entidades distritales, quienes a su vez serán las encargadas, conjuntamente con las dependencias de talento humano, de diseñar y aplicar una estrategia que permita la inducción y reinducción de sus servidores. Esta estrategia deberá diseñarse antes del 31 de julio de 2008 y desarrollarse en el transcurso del mismo año.

Se reitera que, ante la evidencia clara de que los servidores públicos desconocen la normatividad que regula su actividad, en especial sus manuales de funciones y de procesos y procedimientos, lo cual constituye la principal fuente de conductas irregulares de los servidores distritales, la estrategia que se adopte debe incluir un fuerte componente de capacitación y socialización al respecto.

Teniendo en cuenta el tamaño de las entidades y la estructura de las dependencias de control disciplinario, la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, previa solicitud formal, podrá apoyar la realización de estas capacitaciones.

Las oficinas de control interno dispondrán en sus planes de auditoría, seguimiento y evaluación lo pertinente para verificar el cumplimiento de los lineamientos contenidos en esta Directiva y serán las encargadas de informar los resultados al Subcomité de Asuntos Disciplinarios del Distrito Capital.

A más tardar el 31 de julio del año en curso todas las entidades distritales deberán remitir, a través de sus oficinas de control interno de gestión y con destino a la Secretaría Técnica del Subcomité de Asuntos Disciplinarios del Distrito Capital en cabeza del Director Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., un informe contentivo de las actuaciones programadas y realizadas para dar cumplimiento a la presente directiva.

El Subcomité de Asuntos Disciplinarios consolidará la información remitida por las entidades distritales y presentará ese informe al Comité Sectorial de Gestión Pública. Adicionalmente, antes de terminar la presente vigencia se analizará la información que reposa en el Sistema Distrital de Información Disciplinaria para medir el impacto de las medidas adoptadas.

Cordialmente