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Resolución 157 de 2009 Subred Integrada de Servicios de Salud Sur E.S.E. - Hospital El Tunal III Nivel Empresa Social del Estado ESE

Fecha de Expedición:
15/07/2009
Fecha de Entrada en Vigencia:
15/07/2009
Medio de Publicación:
Registro Distrital 4271 de septiembre 1 de 2009
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

RESOLUCIÓN 157 DE 2009

(Julio 15)

Derogadada por la Resolución Hospital Tunal 316 de 2009

Por medio de la cual se Modifica el Manual Interno de Contratación, Supervisión e Interventoría del Hospital El Tunal III Nivel E.S.E.

LA GERENCIA DEL HOSPITAL EL TUNAL III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

En ejercicio de las atribuciones legales, estatutarias y de las facultades derivadas del Acuerdo 031 de 2008 de la Junta Directiva del Hospital y

CONSIDERANDO:Que la Constitución Política de Colombia en su Artículo 209 establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que en cumplimiento de la Ley 100 de 1993, Articulo 197, El Concejo de Bogotá D.C. mediante Acuerdo No. 017 de 1997 transformó el HOSPITAL EL TUNAL III Nivel de Atención en EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, categoría especial de organismo Descentralizada del Orden Distrital, dotada de Personería Jurídica, Patrimonio Propio y Autonomía Administrativa, con la razón social de HOSPITAL EL TUNAL III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO.

Que El HOSPITAL tiene por objeto la prestación de servicios de salud, entendido como un servicio público a cargo del Estado y como parte integral del Sistema General de Seguridad Social en Salud, acorde con lo consagrado en la Ley 100 de 1993, el Decreto 1876 de 1994, el Acuerdo 17 de 1997 emanado del Concejo de Bogotá DC y en sus propios Estatutos.

Que de conformidad con el numeral 6 del Artículo 195 de la Ley 100 de 1993, el Decreto 1876 de 1994, el Acuerdo 17 de 1997 del Concejo de Bogotá DC, los contratos que celebre EL HOSPITAL en su condición de Empresa Social del Estado se regirán por las norm as del Derecho Privado, sujetándose a la jurisdicción ordinaria.

Que el citado Numeral 6 del Artículo 195 de la Ley 100 de 1993 también autoriza a las Empresas Sociales del Estado incluir discrecionalmente en los contratos que realice las cláusulas excepcionales al derecho común, consagradas en el Estatuto de Contratación Estatal, al igual que aplicar las restricciones y consecuencias derivadas del régimen de inhabilidades e incompatibilidades y los principios consagrados en el mismo Estatuto.

Que se han promulgado nuevas normas sobre la contratación administrativa que de alguna manera deberán tenerse en cuenta en las nuevas condiciones de ampliación y ofrecimiento de prestación de servicios por parte del HOSPITAL

Que en virtud de lo anterior, La Junta Directiva expidió el Acuerdo 031 de 2008 por medio del cual se modifica el monto máximo hasta el cual podrá el Gerente comprometer al HOSPITAL EL TUNAL III NIVEL DE ATENCION EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO a través de la celebración y suscripción de los contratos, autorizando al Gerente del Hospital para adelantar los procesos precontractuales, contractuales y postcontractuales en la ejecución de contratos de cualquier naturaleza hasta una cuantía equivalente a CUARENTA Y DOS MIL (42.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, previo el cumplimiento de los requisitos correspondientes y se faculta al Gerente para que este adopte y reglamente los procesos y procedimientos de contratación para el Hospital El Tunal.

Que el citado acuerdo 031 de 2008 en el artículo 4 derogó el Acuerdo 06 de 2008 y todos los acuerdos o normas que le fueren contrarias.

Que se hace necesario reglamentar la Contratación, la supervisión e interventoría, mediante un manual en el que se dispongan los principios y reglas que deben regir las diferentes modalidades y tipos de contratos que celebre el Hospital el Tunal III Nivel, y el respectivo control y vigilancia sobre ellos, para el cabal cumplimiento de las funciones y de los servicios de salud que tiene a su cargo como Empresa Social del Estado.

Que en virtud de lo anterior La Gerencia del HOSPITAL El Tunal III Nivel E.S.E

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Modificar la Resolución 848 del 23 de diciembre de 2008, para establecer el nuevo Manual Interno de Contratación, Supervisión e Interventoría, para el Hospital EL TUNAL III NIVEL E.S.E., conforme a las siguientes disposiciones:

CAPÍTULO I.

DISPOCISIONES GENERALES

1.1. OBJETO. El presente manual tiene por objeto disponer las reglas y principios que regirán los contratos que celebre el Hospital El Tunal III Nivel, E.S.E. para el cabal cumplimiento de las funciones a su cargo.

1.2 NATURALEZA JURÍDICA: La contratación de la Empresa Social del Estado se regirá por el derecho privado, civil y comercial pero, podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública.

1.3. PRINCIPIOS QUE GOBIERNAN LAS ACTIVIDADES CONTRACTUALES EN EL HOSPITAL EL TUNAL III NIVEL ESE. La contratación que celebre la empresa social del Estado se debe ajustar a los principios de transparencia, responsabilidad y buena fé, de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo, por tal razón las normas que están previstas, obligan a la Empresa y a toda persona natural o jurídica que contrate con la misma.

1.4. FINALIDAD DE LA CONTRATACION DE LA EMPRESA. La finalidad fundamental que asiste a La Empresa al celebrar cualquier tipo de contrato, es el cumplimiento eficiente y oportuno del servicio público a su cargo, orientado a la satisfacción del interés general al que está obligado como entidad Estatal.

1.5. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS: La celebración de cualquier contrato que implique la ejecución de gasto se efectuará atendiendo la disponibilidad presupuestal. No podrá efectuarse gasto alguno cuyos recursos no se encuentren incorporados en el presupuesto de la respectiva vigencia.

CAPÍTULO II

LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

2.1. LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. En todos los contratos que celebre la Empresa, se aplicará el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, establecidos en la Constitución y la Ley vigente y especialmente las establecidas en el estatuto de Contratación Estatal

Para asegurar la aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades vigente, el HOSPITAL solicitará y/o exigirá a los proponentes y contratistas que manifiesten expresamente y por escrito, bajo la gravedad del juramento, que no se encuentran incursos en causal alguna de inhabilidad o de incompatibilidad consagrada en la Constitución o en la Ley para contratar con el Estado. Se entiende que al momento de formalizar el contrato o la orden de compra o de prestación de servicio el contratista hace tal afirmación.

CAPÍTULO III

DE LA COMPETENCIA

3.1. COMPETENCIA PARA DIRIGIR PROCESOS DE SELECCIÓN Y CELEBRAR CONTRATOS. Al Gerente del Hospital El Tunal III Nivel E.S.E., en su carácter de Representante Legal, le compete disponer la apertura de los procesos de selección, celebrar los contratos y ordenar la vigilancia y control de los mismos a través de la supervisión o interventoría, para que sus objetos se cumplan en la forma pactada, de conformidad la Gerencia aprobará los procedimientos de contratación y sus requisitos de acuerdo a cada una de las formas de contratación establecidas en el capitulo IV.

El Gerente del HOSPITAL podrá contratar sin límite de cuantía cuando se trate de contratos de prestación de servicios de salud celebrados con EPS, ESS, IPS, ESE, ARP, el Ministerio de Protección Social, el Fondo Financiero Distrital de Salud, Universidades o con Hospitales Públicos o Privados con el mismo objeto. Sin embargo dicha competencia estará sujeta a la capacidad y volumen de procedimientos y servicios que ofrezca el HOSPITAL. Lo anterior se aplicara igualmente cuando el Gerente celebre Convenios Interadministrativos.

CAPÍTULO IV

DE LAS FORMAS DE CONTRATACION

4.1. FORMAS DE CONTRATACIÓN. En el Hospital El Tunal III Nivel E.S.E., con sujeción a las reglas contenidas en éste Manual, se establecen tres formas de contratación así:

1) De mínima Cuantía.- Para contratos cuya cuantía sea inferior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Para esta clase contratos solo es indispensable el requerimiento, la justificación, (3) tres cotizaciones, la disponibilidad presupuestal, y el acuerdo elevado a escrito sobre el objeto, el precio, el plazo, y demás condiciones que se consideren necesarias. El proceso de selección del contratista comprenderá: Evaluación técnica y de precios y Adjudicación por la Gerencia. Se exigirán las garantías que para cada caso de acuerdo al objeto del contrato, la administración considere sean necesarias.

PARÁGRAFO: Se denominarán y elaborarán ORDENES DE COMPRA Y/O DE SERVICIO cuando la cuantía del objeto a contratar sea igual o inferior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

2) De menor Cuantía. Para aquellos contratos cuya cuantía se encuentre comprendida dentro del siguiente rango: Igual o superior a ciento un (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes y hasta Quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales. Para la escogencia el contratista, es necesaria la presentación de mínimo tres (3) cotizaciones. Este procedimiento comprenderá: Evaluación técnica y de precio y Adjudicación por la Gerencia. El contrato celebrado requerirá de garantías que cubran los riesgos en la contratación, publicación y pago del impuesto de timbre según el caso.

PARÁGRAFO: Para la contratación de mínima y menor cuantía es admisible, entre otros, el llamado telefónico a los proveedores inscritos en el kardex.

3) De mayor Cuantía. Para aquellos contratos cuya cuantía sea superior a Quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes. En esta clase de contratos se observará un procedimiento de selección que comprenderá las siguientes etapas: Elaboración de necesidad y justificación, Elaboración y aprobación de los Términos de Invitación, Publicación de los Términos de Invitación en la página web del Hospital y en las carteleras, Evaluación y calificación de las propuestas, Renegociación con el proponente que técnica y económicamente sean más favorables para la entidad; y la adjudicación por la Gerencia; elaboración firma y legalización del contrato (registro presupuestal y la aprobación de garantías), publicación y pago de impuesto de timbre.

CAPÍTULO V

DE LOS PROPONENTES

5.1. OFERENTES. Pueden presentar ofertas y celebrar contratos con el Hospital El Tunal III Nivel E.S.E., las personas naturales legalmente capaces conforme a las disposiciones legales vigentes, las personas jurídicas; los consorcios y uniones temporales, y cualquier otra forma de asociación permitida en la Ley que se constituya para el efecto.

5.2. EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL. Las personas jurídicas acreditarán su existencia y representación legal, con certificado expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio; Los consorcios y uniones temporales se constituirán y probarán su existencia y representación en la forma señalada en la Ley.

5.3. SISTEMA DE INFORMACION PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL. Conforme a lo dispuesto por la Ley 598 de 2000 y el artículo 13 del decreto reglamentario 3512 de 2003; las entidades que manejan recursos públicos, con régimen especial de contratación, solo están obligadas a inscribirse en el SICE, y a registrar en el portal de contratación del SICE, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, los contratos celebrados en el mes anterior, cuya cuantía sea superior a 50 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes

CAPÍTULO VI

ETAPAS PARA LA CONTRATACION

6.1. ETAPA PRECONTRACTUAL.

Se refiere especialmente al proceso de planeación, que debe adelantar la entidad para poder llegar a la celebración de los contratos, en ella se tiene:

6.1.1. PLAN DE COMPRAS: Toda adquisición de bienes y servicios que requiera el Hospital para el cumplimiento de sus fines y objetivos obedecerá a un PLAN DE COMPRAS, previamente analizado y aprobado por la Gerente. Este plan será elaborado por la profesional de Recursos Físicos con base en las necesidades de los servicios y su respectivo consolidado, el cual se costea y se proyecta agregándole el I.P.C. de la vigencia, proceso que se adelantará antes de culminar cada año y regirá para la vigencia fiscal siguiente.

6.1.2 JUSTIFICACIÓN: Comprende el análisis de las razones de oportunidad, económicas y técnicas de la necesidad para la contratación.

6.1.3. TERMINOS DE INVITACION: En todos los casos de Mayor Cuantía en que el Hospital deba seleccionar un contratista deberá elaborar unos términos de invitación, los cuales constituyen el documento que señala las especificaciones de los bienes o servicios a contratar, fija las reglas justas, claras y objetivas de participación en el proceso de selección, las de escogencia del contratista y las del futuro contrato. Con los términos de invitación se busca la consolidación de disposiciones técnicas, financieras, administrativas, jurídicas, que fija la administración para regular la esfera del contrato.

En los términos de invitación se debe otorgar a los proponentes interesados la facilidad de hacer ofrecimientos que conduzcan al Hospital, a cumplir el objetivo de seleccionar oferentes y no tener que declarar desierto el proceso de selección.

En consecuencia, los términos de invitación, deben contener de manera general los siguientes datos:

a. Descripción del objeto para el contrato o servicio requerido.

b. Indicación específica de las características técnicas, de calidad y de cantidad de los bienes o servicios que se pretenden contratar.

c. Indicación del presupuesto oficial de que dispone el Hospital para la contratación, con el propósito de que los oferentes interesados conozcan y presenten sus propuestas.

d. Señalar los criterios que se tendrán para la selección o escogencia de la mejor oferta, en el entendido de que siempre se seleccionará de acuerdo a la ponderación matemática que se establezca, la más favorable a los intereses del Hospital.

e. La escogencia del contratista, siempre estará indicada por la suma matemática de los diferentes criterios de selección, de acuerdo al valor numérico que se les asigne a cada uno, a menos que el valor del criterio técnico sea más representativo que el precio, caso en el cual se tendrá en cuenta ésta ponderación del criterio técnico frente al precio, por tal razón en los términos de referencia, se debe consignar en forma clara, detallada y precisa el valor porcentual de cada factor de selección y su ponderación matemática.

f. Se debe prever, un criterio objetivo de desempate, en caso de empate de dos o más ofertas.

g. Se debe consignar en forma precisa, los requisitos que se exigen de los oferentes, para participar en el proceso de selección.

h. Establecer el término en el cual, una vez abierto el proceso de selección y publicados los términos de referencia, los interesados puedan solicitar por escrito aclaraciones de los mismos, y el trámite que se dará en tal evento.

i. Precisar las fechas para la evaluación de las ofertas, la fecha de resultados a disposición de los oferentes y para adjudicar el contrato.

j. Establecer el término en el cual se debe suscribir el contrato que se adjudica, los requisitos para iniciar su ejecución y el término para la liquidación de común acuerdo entre las partes y/o unilateralmente por parte del Hospital.

k. El Hospital se abstendrá de exigir requisitos de imposible cumplimiento o establecer reglas que conduzcan en error a los proponentes o que determinen la declaratoria del proceso de contratación.

l. Los términos de referencia deben estar suscritos por el Gerente del Hospital.

6.1.4. BASE DE DATOS DE REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS: La base de datos de registro de proveedores de bienes y servicios se elaborará con la inscripción de las personas naturales y jurídicas que diligencien el formato establecido para dicha finalidad; señalándose que los interesados, en hacer parte de la base de datos, pueden registrarse en cualquier fecha. Por cada contrato que ejecute el contratista, se le calificará su servicio y/o producto, por parte del supervisor y/o interventor del mismo; quien establecerá si es recomendable o no, para una nueva convocatoria.

6.1.5. DECLARATORIA DESIERTA DE LA INVITACIÓN. La declaratoria desierta de una invitación procederá cuando no se presenten ofertas, o cuando ninguna de las ofertas presentadas se ajuste a los términos de la invitación, caso en el cual el Hospital podrá contratar directamente con el proveedor que seleccione sin obtener más cotizaciones u ofertas, observando los precios del mercado, la justificación y las evaluaciones que para tal efecto se hayan realizado previamente.

Su declaratoria se hará mediante acto administrativo motivado del ordenador del gasto, notificado y será susceptible del recurso de reposición.

6.1.6. RENEGOCIACIÓN. La renegociación tiene por objeto alcanzar un menor valor del ofertado por el proponente o los proponentes, que obtuvieron el mayor o mejor puntaje en la evaluación de la(s) propuesta(s).

6.1.6.1. Procedimiento: Una vez realizadas las evaluaciones jurídica, técnica, financiera y de precios para las invitaciones a cotizar de mayor cuantía, y técnica y de precios para las invitaciones de menor y mínima cuantía, se citan los proponentes con mayores o mejores puntajes para que mejoren la propuesta inicial de precios en descuentos comerciales o financieros. Revisada la nueva puntuación resultado de la renegociación se tendrá él o los proponentes seleccionados.

6.2. ETAPA CONTRACTUAL

Es el proceso en el cual se perfecciona la manifestación de voluntad de obligarse por las partes, consta de:

6.2.1. DE LOS CONTRATOS EN GENERAL. Para el cumplimiento de su función, El Hospital, con sujeción a lo dispuesto en el presente manual, podrá celebrar todos los contratos que requiera, siempre que la declaración de voluntad del Gerente en su condición de Representante Legal, recaiga sobre objeto lícito y se tenga causa lícita; no obstante en éste capítulo se definirán los de más frecuente celebración para satisfacer las necesidades del Hospital.

6.2.2. ELABORACIÓN DEL CONTRATO. Seleccionada la oferta por la Gerencia se enviarán todos los documentos que integran la etapa anterior, para la elaboración del contrato al área de Contratación, quien definirá el tipo y clase de contrato, así como los elementos específicos que los conforman.

6.2.3. CLÁUSULAS CONTRACTUALES. Son las que de acuerdo con las normas civiles o comerciales correspondan a la esencia y naturaleza del objeto contractual, puede acordarse lo que se quiera siempre y cuando no sea contrario a los términos de la invitación, a la constitución ni a la ley.

6.2.4. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO. El contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes o sus representantes y se legaliza con la aprobación de las garantías, la publicación y pago de impuesto de timbre, si son del caso, y la expedición del certificado de reserva presupuestal.

Cuando se lleve a cabo contratación mediante la modalidad de mínima cuantía, el contrato podrá constar en documento firmado por las partes, denominado orden de compra y/o servicio, el cual deberá reunir las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico, es decir, el objeto del contrato en forma precisa, el valor, el registro presupuestal.

6.2.5. REGISTRO PRESUPUESTAL. Una vez suscrito el contrato el Gerente hará la correspondiente solicitud del registro presupuestal al responsable de presupuesto, esto es, la asignación de una parte de un rubro del presupuesto, a una persona determinada o determinable denominada contratista.

6.2.6. CLASES DE CONTRATOS. Se definen los contratos de más frecuencia de celebración para satisfacer las necesidades del Hospital:

6.2.6.1. CONTRATOS DE PRESTACIÒN DE SERVICIOS. Para los efectos del presente manual, se entiende por contrato de prestación de servicios el celebrado por el Hospital El Tunal III Nivel E.S.E., con personas naturales o jurídicas, consorcios o uniones temporales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales, cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o cuando se requiera personal con conocimientos especializados o altamente calificados.

Es de anotar que en ningún caso estos contratos generan relación laboral, ni prestaciones sociales, y se celebran por el término que requiera el Hospital para satisfacer la necesidad del servicio.

6.2.6.2. CONTRATOS DE SUMINISTROS DE BIENES Y SERVICIOS. El contrato de suministro es el celebrado por el Hospital, con otra persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal, con el objeto de que esta cumpla a favor de aquella, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas para adquirir bienes y servicios.

Al determinar el objeto y la forma de cumplimiento, de las obligaciones de las partes se debe hacer claridad precisa, con la finalidad de diferenciarlo del contrato de compraventa. En éste contrato el cumplimiento de las obligaciones es sucesivo en el tiempo.

6.2.6.3. CONTRATOS DE COMPRAVENTA DE BIENES MUEBLES. El contrato de compraventa es aquel, en el que una persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal se obliga a entregar a título de venta una cosa, al Hospital, y éste a su vez se obliga a pagar en dinero el valor de la misma. Este contrato se caracteriza por ser de ejecución instantánea.

6.2.6.4. CONTRATOS DE COMPRAVENTA DE BIENES INMUEBLES. El contrato de compraventa de bienes inmuebles, tiene por objeto su adquisición por parte del Hospital para su funcionamiento.

6.2.6.5. CONTRATOS DE COMPRAVENTA DE SERVICIOS DE SALUD. Son contratos de compraventa de servicios de salud, aquellos que celebre el Hospital, con personas naturales o jurídicas, consorcios o uniones temporales para comprar o vender servicios de atención ambulatoria y/o hospitalaria, en las fases de educación, información y fomento de la salud, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, que hacen parte de los diferentes planes de Beneficios establecidos en la Ley 100 de 1993 y en sus decretos reglamentarios.

Los clientes a quienes se les ofrecerá la venta de servicios de salud, son principalmente: Las Empresas Solidarias de Salud (ESS), Las Empresas Promotoras de Servicios de Salud (EPS) que administran el régimen contributivo, y Las Administradoras de Régimen Subsidiado (ARS), los Municipios y Departamentos por sus direcciones territoriales de salud, las Cajas de Compensación, las Instituciones prestadoras de salud (IPS) y las Entidades de Medicina Prepagada.

Para la celebración de todo contrato de compraventa de servicios de salud, los actos tanto del Hospital como del contratista, se regirán por lo establecido en el presente manual y los procedimientos específicos aprobados por la Gerencia

6.2.6.6. LAS TARIFAS PARA VENDER SERVICIOS DE SALUD. Cuando el Hospital realice un contrato para vender servicios de salud, de acuerdo al POS contributivo y/o subsidiado, el precio de estos servicios se basará en las normas y tarifas del mercado, que las autoridades establezcan al respecto.

6.2.6.7. CONTRATOS DE COMODATO. Son los contratos mediante los cuales el Hospital, entrega o recibe gratuitamente una especie mueble o inmueble para hacer uso de ella, con el compromiso de restituirla o pedir su reintegro, después de terminado el uso o al cabo de determinado lapso de tiempo. El término máximo para los comodatos de bienes inmuebles será de cinco años, renovables, según lo dispuesto en la Ley 9a de 1989; y para muebles el término máximo será hasta por tres (3) años.

6.2.6.8. CONTRATOS DE PERMUTA DE BIENES MUEBLES. El contrato de permuta, es aquel por medio del cual las partes, se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro.

La celebración de éste tipo de contrato, debe estar precedida de un estudio previo, en el que se justifique la necesidad de celebrarlo y la conveniencia técnica, administrativa y económica de su celebración.

6.2.6.9. LOS CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA. Son contratos de obra pública los que suscriba el Hospital para la construcción, mantenimiento, montaje, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

En los contratos de obra que se hayan celebrado como resultado de un proceso por convocatoria pública, la interventoría deberá contratarse con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables.

6.2.6.10. LOS CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO. El arrendamiento es el contrato en virtud del cual una de las partes, se obliga a proporcionarle a otra el uso y goce de una cosa, durante cierto tiempo, y esta a pagar como contraprestación, un precio determinado.

En consideración a que los contratos de arrendamiento, se celebran en atención a la necesidad específica que tiene el Hospital, en dar o recibir un determinado bien mueble o inmueble en arrendamiento, éste se podrá celebrar en forma directa, sin que se precisen más condiciones que los estudios de necesidad y conveniencia y la observancia de las normas presupuestales en los casos en que El Hospital actúe como arrendatario. El plazo se pactará expresamente. El precio se establecerá por períodos de días, meses o años, pero si se trata de bienes inmuebles, no se podrán pagar valores superiores a los señalados en las disposiciones vigentes. En el caso de bienes muebles, no se podrá pagar valores superiores a los corrientes en el mercado, según el número de unidades.

Se tendrá como valor del contrato de arrendamiento, el correspondiente al monto total de acuerdo al plazo de su ejecución.

El Hospital podrá arrendar parte de sus instalaciones para la prestación de servicios conexos, anexos y complementarios.

6.2.6.11. CONTRATACION POR LA URGENCIA MANIFIESTA. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos establecidos en este manual, el Gerente del Hospital podrá contratar directamente sin someterlos a los trámites de una invitación o términos de invitación a cotizar.

El Gerente del Hospital declarará la urgencia en contratar, mediante acto administrativo motivado. Igualmente, con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la contratación de urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto de la entidad, legalizándose dichos traslados presupuestales en la reunión de la Junta Directiva más próxima a celebrarse.

6.2.6.12. LOS CONTRATOS DE EMPRESTITO. El contrato de empréstito, es aquel que consiste en el préstamo que se le efectúa al Estado o a la corporación o empresa pública, generalmente representados por títulos negociables o al portador.

Los contratos de empréstito celebrados por el Hospital, se sujetarán a lo dispuesto en las disposiciones civiles, comerciales y mercantiles. Sus requisitos y formalidades se señalarán de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

6.2.6.13. FORMA Y CONSERVACION DE LOS CONTRATOS. Todos los contratos que celebre el Hospital, constarán por escrito, el Gerente asignará a una dependencia que asuma la responsabilidad, de la guarda y conservación de los originales de los contratos vigentes, dichos expedientes deben contener todos los documentos de la etapa precontractual, contractual y post-contractual, los requisitos para la ejecución del contrato, las constancias, informes y actas que se expidan durante la ejecución, así como el acta de liquidación del contrato; una vez liquidados los contratos, se remitirán al archivo del Hospital; el funcionario encargado del archivo, responderá igualmente por la guarda y conservación, del original de los expedientes completos, a partir de la fecha en que se le remitan.

6.3. ETAPA POSTCONTRACTUAL O DE EJECUCIÓN

Es aquella en la que se realiza la acción contractual acordada, se le da cumplimiento en el tiempo y condiciones contractuales.

6.4. ESTIPULACION DE GARANTIAS: En las condiciones para la presentación de oferta que elabore el HOSPITAL y en los contratos que el mismo celebre, deberá pactarse de manera expresa que el contratista se obliga a constituir a favor del HOSPITAL las pólizas de garantías expedidas por una compañía de seguros debidamente autorizadas para operar en Colombia o adquirir las garantías bancarias correspondientes, que cubran al mínimo las garantías o amparos, duración y cuantías de acuerdo al objeto y modalidad contractual según sea el caso. Las pólizas, deben ser aprobadas por el Gerente del Hospital, o por el funcionario en quien éste delegue.

En el evento de aumentarse el valor del contrato o prórroga de su vigencia, deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.

Cuando se requiera la garantía el contratista deberá aportar el original de la póliza constituida acompañada del recibo de caja o el certificado en el cual conste el pago de cada póliza o de que la aseguradora no dejara sin vigencia las garantías por falta de pago.

6.4.1. SERIEDAD DE LA OFERTA: Para garantizar la seriedad de la oferta los oferentes deberán constituir una póliza de garantía de seriedad de la oferta no inferior al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta o del presupuesto oficial estimado y por un termino de noventa (90) días contados a partir del cierre de invitación a cotizar.

6.4.2. CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Para precaver los perjuicios que se deriven del incumplimiento de las obligaciones contractuales, incluidas las multas y la cláusula penal que se pacten en el contrato. Su cuantía no será inferior al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y su vigencia será igual al plazo total del contrato más seis (6) meses

6.4.3. CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES: Para precaver las eventualidades en que uno o varios bienes de los contratados no reúnan las especificaciones o calidades exigidas para la contratación o que no sean aptos para los fines para los cuales fueron adquiridos, así como para prevenir también los vicios de fabricación y la calidad de los materiales o componentes. Su cuantía no será inferior al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y su vigencia será igual a la del contrato y un (1) año más.

6.4.4. BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO Y/O DEL PAGO ANTICIPADO: Para proteger al HOSPITAL de la apropiación o la destinación indebida de los dineros entregados al contratista como anticipo y/o como pago anticipado del contrato. Su cuantía deberá corresponder al ciento por ciento (100%) de la suma que el contratista reciba a tal título en dinero o en especie para la ejecución del contrato y su vigencia será igual a la del plazo del contrato y seis (6) meses más. Su aprobación será requisito previo para el desembolso del anticipo y/o pago anticipado al contratista.

6.4.5. DE ESTABILIDAD DE LA OBRA: para prevenir que durante el período acordado la obra contratada, en condiciones normales de uso, no sufrirá deterioros imputables al contratista. Su cuantía no será inferior al treinta por ciento (30%) del valor del contrato y su vigencia será de cinco (5) años a partir de la aceptación final de la obra.

6.4.6. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: para precaver los eventos en que el contratista no cumpla con el pago de obligaciones laborales respecto de los trabajadores relacionados con la ejecución del respectivo contrato. Su cuantía no será inferior al diez (10%) del valor del contrato y su vigencia será igual al plazo total del contrato y tres (3) años más.

6.4.7. PROVISIÓN DE REPUESTOS Y ACCESORIOS: para precaver el incumplimiento en la provisión de repuestos o accesorios necesarios para los equipos o bienes adquiridos. Su cuantía no será inferior al diez por ciento (10%) del valor estimado de los repuestos y si no es posible establecer ese cálculo se fijará un porcentaje en relación con el monto total del contrato. Estará vigente durante todo el plazo convenido para el suministro de repuestos y accesorios.

6.4.8. RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: para asegurar el pago de los perjuicios que el contratista ocasione a terceros por razón de la ejecución del contrato. Su cuantía no será inferior al diez (10%) del valor del contrato y su vigencia será del plazo del contrato y seis (6) meses más.

6.4.9. RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL: para asegurar el pago de los perjuicios patrimoniales generados por la responsabilidad civil en que incurra, el contratista frente a terceros con ocasión de su actividad en la profesión que ejerce en general o como profesional de la salud durante la ejecución del contrato.

Además de los amparos contemplados anteriormente, el HOSPITAL está facultado para establecer las garantías que considere convenientes sin importar su cuantía, conforme a los riesgos que se puedan prever en la ejecución de determinados contratos.

En el evento de aumentarse el valor del contrato o prórroga de su vigencia, deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.

Cuando se requiera la garantía el contratista deberá aportar el original de la póliza constituida acompañada del recibo de caja o el certificado en el cual conste el pago de cada póliza o de que la aseguradora no dejara sin vigencia las garantías por falta de pago.

6.5. PRORROGAS Y ADICIONES. El Gerente podrá adicionar el valor de los contratos, cuando la necesidad lo amerite y exista justificación, hasta por el monto autorizado en el Acuerdo 031 de 2008. Las prórrogas de tiempo no tendrán topes o limitantes, podrán hacerse por el término que sea necesario para cumplir cabalmente el objeto del contrato. En estos eventos se adicionará la póliza en valor o tiempo según sea el caso.

6.6. ANTICIPO y PAGO ANTICIPADO. El Hospital podrá pactar en cada contrato a celebrar el pago anticipado o entrega de anticipo, sin exceder el 50% del valor total del contrato, previa existencia de justificación técnica, emitida por el Supervisor y/o interventor del contrato y de la existencia de la garantía de buen manejo e inversión del anticipo, cuando la cuantía lo requiera

Parágrafo: El anticipo es propio de los contratos de ejecución sucesiva; y, el Pago Anticipado es propio de los contratos ejecución instantánea.

6.7. SUPENSION Y REANUDACION DEL CONTRATO: La ejecución del contrato, podrá suspenderse por razones de fuerza mayor o caso fortuito, previa solicitud por escrito, la cual será verificada por el supervisor o interventor; para luego ser decidido si se concede o no por el Gerente del Hospital. Una vez cesen los motivos o hechos que originaron la suspensión; previa solicitud escrita del contratista y verificada por el supervisor o interventor, se reanudará la ejecución del contrato, por el término que hiciera falta.

La suspensión del contrato y su reanudación, deberán constar por escrito.

CAPÍTULO VII

LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

7.1. LIQUIDACION DE COMUN ACUERDO. Con excepción de los contratos de compraventa, todos los contratos que celebre el Hospital, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes, en el término que se haya fijado en el contrato, si no se fija tal plazo, se toma el término legal establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1.993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008, o sea que el contrato se debe liquidar a más tardar antes del vencimiento de los cuatro 4 meses, siguientes a la finalización de la ejecución del contrato.

7.2. LIQUIDACIÓN UNILATERAL. Si las partes no llegan a ningún acuerdo, o si el contratista, no comparece a la liquidación; en el expediente se dejarán las constancias de ello, y el Hospital, procederá a su liquidación unilateral, mediante acto administrativo motivado contra el cual procede el recurso de reposición; de acuerdo a lo consagrado en el Código Contencioso Administrativo artículo 136, numeral 10 literal d), ésta liquidación unilateral, debe efectuarse en los dos meses siguientes al vencimiento del plazo señalado de común acuerdo, o del plazo de 4 meses aludido en el artículo anterior.

7.3. COMPETENCIA PARA LIQUIDAR LOS CONTRATOS. El funcionario competente para liquidar los contratos, es el Gerente del Hospital o su delegado; él o los funcionarios designados para ejercer la vigilancia y control, es decir los supervisores e interventores deben preparar las correspondientes actas de liquidación de los contratos.

7.4. FINALIDAD DE LA LIQUIDACION. El acta de liquidación de un contrato, es un balance general de lo acontecido durante su ejecución, por tal razón en ella, se debe dejar constancia de las conciliaciones, u otros acuerdos con los que finalicen las diferencias, que respecto de la ejecución del contrato se presente por las partes, lo que les permita declararse a paz y salvo en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, en el evento de que no se logre tal paz y salvo, se debe dejar clara constancia en el acta de los compromisos pendientes de una y otra parte.

CAPÍTULO VIII

DE LAS RESPONSABILIDADES DEL HOSPITAL Y LOS CONTRATISTAS

8.1. HOSPITAL EL TUNAL III NIVEL DE ATENCIÓN ESE: El HOSPITAL responderá por las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicas que le sean imputables y que causen perjuicios a los contratistas. En tales casos, deberá indemnizar la disminución patrimonial que se ocasione, la prolongación de la misma y la ganancia, beneficio o provecho dejados de percibir por el contratista.

8.2. LOS CONTRATISTAS: Los contratistas responderán civil, fiscal y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de ley.

CAPÍTULO IX

SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA DE LOS CONTRATOS

9.1. OBJETO DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA. Es el conjunto de actividades que en representación de la Entidad realiza una persona natural o jurídica con el fin de vigilar, controlar, verificar y colaborar en la ejecución de los contratos y convenios.

9.2. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR. La vigilancia y seguimiento en la ejecución de los contratos, será ejercida por los servidores públicos vinculados laboralmente y por los contratistas de prestación de servicios del Hospital El Tunal, designados por el Gerente del Hospital para la realización de la interventorias técnica o administrativa; para lo cual solo se requiere que se deje plasmado como actividad contractual y se comunique por escrito su designación y/o se inserte en los formatos de requerimiento establecidos para solicitar la contratación.

9.3. DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR: La designación del interventor FUNCIONES Y/ U OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR TECNICO Y DEL SUPERVISOR ADMINISTRATIVO. Perfeccionado el contrato a través de su suscripción y expedida la reserva presupuestal, el responsable del Área de Contratación entregará inmediatamente copia integra del contrato, del oficio de inicio de ejecución y del aviso de supervisión a los supervisores técnico y administrativo, haciéndole saber el alcance de su designación.

Una vez notificados por el respectivo ordenador del gasto, como supervisores técnico o administrativo del contrato, éstos tendrán las funciones y obligaciones propias en cada contrato y las que a continuación se describen:

9.3.1 SUPERVISOR: Se denomina supervisor la persona superior que inspecciona los trabajos realizados por otros. Partiendo de las anteriores definiciones, sin excepción, en todos los términos de las invitaciones, y contratos que celebre el Hospital El Tunal E.S.E. deberá reservarse la facultad de inspeccionar, intervenir, autorizar y fiscalizar directamente con sus propios servidores o en quien se delegue para el efecto, las diversas etapas y fases de la ejecución de los contratos.

9.3.1.1. FUNCIONES DEL SUPERVISOR ADMINISTRATIVO

1. Antes de iniciar el proceso contractual, definir los lineamientos de la conveniencia y justificación para la adquisición del bien o servicio requerido para la proyección de los términos de la invitación a cotizar, indicando el objeto contractual, la necesidad, el personal requerido, las especificaciones de los elementos requeridos y demás aspectos necesarios para la contratación.

2. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado.

3. Suscribir con el contratista el Acta de iniciación del contrato, una vez que el área de Contratación comunique que el contrato de encuentra suscrito y legalizado.

4. Inspeccionar el cumplimiento del objeto del contrato.

5. Presentar los informes periódicos que se requieran en desarrollo del objeto del contrato.

6. Impartir instrucciones al contratista sobre asuntos de su responsabilidad.

7. Llevar un control sobre la ejecución y el cumplimiento del contrato, e informar a la Gerencia y/o oficina jurídica cualquier situación, irregularidad o incumplimiento con la debida fundamentación a fin de imponer correctivos y sanciones ha que haya lugar. Así mismo en caso de mora informar a la oficina Jurídica antes del vencimiento de ejecución del contrato.

8. Solicitar la autorización por parte de la Gerencia sobre la conveniencia adiciones, prórrogas o modificaciones del contrato y presentar al Área de Contratación los documentos soportes, para la elaboración de la respectiva minuta del otrosí de adición, prórroga o modificación para la firma de las partes contratantes, con una antelación no menor a ocho (8) días calendario.

9. Exigir el acompañamiento del contratista en el cumplimiento del POA.

11. Rendir informes que le sean requeridos por la administración y aquellos que sean estipulados en el contrato.

13. Exponer los motivos o causas por las cuales debe suspenderse o terminarse el contrato por lo menos con ocho (8) días de anticipación a la terminación o suspensión, con el fin de proceder a elaborar y suscribir el acta correspondiente.

14. Realizar junto con el contratista la liquidación del contrato dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato, conforme a la documentación soporte, de acuerdo al formato establecido para ello. Una vez suscrita el acta de liquidación por el supervisor y el contratista, se remitirá al área de contratación y a la oficina jurídica para visto bueno y firma del Gerente.

15. Comprobar conforme a la naturaleza del contrato la existencia de los permisos, licencias, autorizaciones y demás documentación legal y reglamentaria exigida por las autoridades competentes.

16. Velar porque se cumplan las normas de calidad, salud ocupacional, medio ambiente, por parte del contratista y del personal que este disponga para el servicio.

17. Procurar alternativas directas de solución ante diferencias que se susciten durante la ejecución del contrato.

18. Las demás funciones que específicamente se le señalen en el contrato.

9.3.1.2. FUNNCIONES DEL SUPERVINSOR TECNICO

1. Antes de iniciar el proceso contractual, definir los lineamientos y/o especificaciones técnicas de los bienes o servicios requeridos para la proyección de los términos de la invitación a cotizar, indicando sus características, referencias, marcas, etc. y demás aspectos necesarios para la contratación.

2. Llevar el control técnico en la ejecución del contrato.

3. Formular al contratista las observaciones que estime pertinentes para mejores resultados en la ejecución del contrato.

4. Rechazar las conductas del contratista que no se ajusten al contrato o a las formas técnicas.

5. Certificar que la ejecución del contrato por el contratista se ajusta a los requerimientos técnicos del contrato.

6. Coordinar la entrega de materiales, elementos y equipos requeridos para la ejecución de contrato.

7. Presentar oportunamente el cronograma de las entregas parciales y/o totales.

8. Levantar actas de las revisiones que se hagan conjuntamente con el contratista sobre elementos, insumos, equipos, accesorios, etc.

9. Verificar y firmar las cantidades de obra ejecutada y sus valores en la respectiva acta a aprobar o rechazar las cuentas de cobro que presenta el contratista que no estén acorde con lo pactado, las cuales no podrán ser pagadas en ningún caso sin dicho requisito.

10. Verificar el cumplimiento de las normas técnicas, de acuerdo al objeto del contrato, protección al medio ambiente, seguridad industrial, señalización, salud ocupacional, suministro de elementos de protección y seguridad. Si a ello hubiere lugar.

11. Recibir las obras y/o servicios una vez terminada de conformidad con el contrato y suscribir el acta final con el contratista.

12. Vigilar y exigir que la ejecución del contrato se cumpla de acuerdo al cronograma o plan de actividades con las normas, características, especificaciones, recomendaciones o instrucciones dadas por el Hospital.

13. Verificar la entrega de los bienes, obras, servicios y en general del objeto contratado de conformidad con las estipulaciones del contrato, suscribiendo las certificaciones de recibo correspondientes o constancias de prestación del servicio, las cuales remitirán al Área de Contratación.

14. Verificar que los equipos estén siempre en óptimas condiciones de funcionamiento.

15. Exigir al contratista la presentación de los programas de trabajo, actividades, inversiones, y/o entrega, revisarlos, aprobarlos o solicitar su modificación cuando resulte necesario.

16. |Requerir al contratista el cumplimiento de los mantenimientos preventivos y/o correctivos de los equipos que estén funcionando en los diferentes servicios.

17. Solicitar conceptos técnicos sobre equipos, insumos, accesorios en los casos en que proceda a instancia o entidades competentes.

18. Calificar al proveedor o contratista después de terminado y liquidado el contrato de acuerdo a los parámetros establecidos por el Hospital para una próxima contratación.

19. Dejar constancia del correcto funcionamiento de los bienes entregados o instalados por el contratista cuando según la naturaleza de los bienes objeto del contrato lo requieran.

20. Exigir que la calidad de los bienes o servicios contratados se ajusten a los requisitos, características y especificaciones estipuladas en el contrato.

21. Las demás funciones que específicamente se le señalen en el contrato.

9.4. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES. Los Supervisores, ejercerán un control administrativo, técnico y financiero en el desarrollo del contrato, propendiendo porque este se cumpla en la forma que se pacto. Dada su función de control en la debida ejecución del contrato, su incumplimiento en la medida en que cause daño o perjuicio a la entidad por las certificaciones irregulares que expida; es decir cuando falte a la verdad y manifieste en sus informes, actas o certificaciones que se cumplió a satisfacción con el objeto del contrato y esto no haya sucedido en la realidad los hará acreedores a la responsabilidad administrativa, civil, penal, fiscal, repetición, disciplinaria y ética.

Además de las sanciones penales a que haya lugar, la persona que ejerza la supervisión será civilmente responsable de los perjuicios originados en el mal desempeño de sus funciones, sin que ello exima de la responsabilidad que por el mismo concepto pueda corresponder el contratista. Así mismo incurre en causal de mala conducta el funcionario y/o contratista que ejerza sin el debido cuidado una supervisión le que cause perjuicios a la entidad o al contratista.

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su promulgación y deroga las normas de igual jerarquía que le sean contrarias y en especial la Resolución No. 848 del 23 de diciembre de 2008.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los quince (15) días del mes de julio de dos mil nueve (2009).

GLADYS MYRIAM SIERRA PÉREZ

Gerente

Hospital El Tunal III Nivel E.S.E.

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4271 de septiembre 1 de 2009.