RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Ver la Ley 594 de 2000, Ver la Circular de la Procuraduria General de la Nación 035 de 2009

Respetado (a) Procurador (a):

El Procurador General de la Nación expidió la Circular 035 del 12 de junio de 2009, por medio de la cual instó a los representantes legales, funcionarios y servidores públicos responsables de los procesos de archivo y de administración documental de las entidades territoriales, a "adelantar las gestiones correspondientes, para que se cumpla, en el menor tiempo posible, con lo preceptuado en la Ley 594 de 2000" y las circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación!!

Al efecto, se señaló como plazo para el cumplimiento de las disposiciones antes señaladas, el mes de diciembre de 2009.

Al Procurador Regional se le solicitó dar traslado de la presente comunicación a Alcaldes, Gerentes de Entidades Descentralizadas del orden departamental y municipal, Asambleas Departamentales, Concejos Municipales y Personeros Municipales.

Dentro del marco que regula la mencionada obligación, se tienen las siguientes normas constitucionales y legales: Art. 277.1 Constitución Política. El Procurador General de la Nación por sí, o a través de sus Delegados y Agentes, tendrá como función la de "Vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos".

Ley 80 de 1989. "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones"

Ley 594 de 2000. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

Decreto 4124 de 2004. "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados"

El Decreto 262 de 2000. y Resolución 017 de 2000 establece como función de la Procuraduría Delegada para Descentralización y las Entidades Territoriales las de " Velar por el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, así como de Ias judiciales y administrativas" además, "Velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones públicas y ejercer control de gestión sobre ellas, para lo cual podrán exigir a los servidores públicos y a los particulares que cumplan funciones públicas la información que considere necesaria".

Decreto 262 de 2000 y Resolución 017 y 018 de 2000. Funciones y competencias de las Procuradurías Regionales, Provinciales y Distritales.

El objetivo del presente oficio es precisar a los representantes legales y diferentes funcionarios y Servidores Públicos responsables de los procesos de archivo y de administración documental de las Entidades Territoriales, las actividades archivísticas que deberán cumplir al mes de DICIEMBRE DE 2009, EN CUMPLIMIENTO DE LA CIRCULAR 035 DE JUNIO DE 2009 y fijar como plazo para el cumplimiento de la totalidad de procesos, concernientes a la Ley 594 de 2000, el mes de DICIEMBRE DE 2010. ´

RESPECTO A LAS ACCIONES A CARGO DE GOBERNADORES, ALCALDES, GERENTES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DEL ORDEN MUNICIPAL Y DEPARTAMENTAL, ASAMBLEAS DEPARTAMENTALES, CONSEJOS MUNICIPALES PERSONEROS MUNICIPALES:

De conformidad a las normas citadas y dando alcance a la Circular 035 de 2009, se precisan las actividades archivísticas que los destinatarios del presente oficio deberán cumplir al mes de DICIEMBRE DE 2009:

• Creación de los Consejos Territoriales de Archivos, encargados de dirigir y coordinar la función archivística a nivel territorial asegurando que este organismo pueda dar cabal cumplimiento a las funciones establecidas para éstos, en el Artículo 6 del Decreto 4124 de 2004.

• Conformación de los respectivos Comités Evaluadores de Documentos. Elaboración de las Tablas de Retención Documental y presentación de las mismas en el mes de Diciembre de 2009 ante la respectiva instancia, para su evaluación y aprobación y posterior adopción e implementación en la respectiva entidad territorial. En el caso de aquellas entidades cuyas TRD ya fueron aprobadas, deberán adoptarse e implementarse de manera inmediata. Es importante anotar que, la elaboración de las TRD deberá hacerse según la metodología establecida por el Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 039 del 31 de octubre de 2002. Si la entidad decide contratar el servicio, debe exigir al contratista asesorar todo el proceso hasta la aprobación e implementación de las Tablas. (, y haciendo énfasis en que en el caso de contratar el servicio, deberá preverse que el contratista asesorará el proceso hasta su misma aprobación e implementación.)

• Dar cumplimiento al Artículo 10 del Título 111- Obligatoriedad de la creación de archivos, asegurando la creación del Archivo General del respectivo ente territorial (Departamentos y Municipios), mediante acto administrativo en el que se defina que contendrá el Central de la Administración y el histórico del departamento ó municipio, el espacio y los recursos destinados para su funcionamiento.

• Organización do Historias laborales de servidores activos y retirados con sus respectivos inventarios únicos documentales conforme a la circular 04 de 2003 emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación.

• Organización de los expedientes de contratos en atención al principio de procedencia y orden original mediante la identificación de las áreas o el área responsable de la conformación y administración del expediente. Proporcionar los recursos y mecanismos necesarios para la atención de los usuarios de los archivos en especial los ciudadanos del ente territorial.

Se fija como plazo para atender las restantes actividades archivísticas, el mes de DICIEMBRE DE 2010, previa evaluación del nivel de cumplimiento de las obligaciones legales y el nivel de avance.

Las entidades territoriales deberán informar al Consejo Departamental de Archivo de su departamento la creación de instancias articuladoras del Sistema Nacional de Archivos y asesoras señaladas anteriormente, así como la realización o ejecución de procesos de organización relacionados con las diferentes acciones señaladas en el presente oficio, así también de aquellas adicionales determinadas en virtud del nivel de avance del ente territorial, y los Consejos Departamentales al Archivo General de la Nación dado que es la máxima autoridad encargado de la vigilancia y control de la función archivística y la administración documental.

A su vez, el Archivo General de la Nación de oficio, o a solicitud de parte, tendrá la potestad de adelantar Visitas de Inspección, Control y Vigilancia a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000. En caso de advertirse irregularidades, en el cumplimiento y ejecución de los Planes de Mejoramiento Archivístico de las entidades, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos y dará traslado a la Procuraduría para lo de su competencia.

Se hará seguimiento al cumplimiento de la Circular 035 de 2009 y de lo precisado en el presente oficio, conforme a las normas legales expedidas sobre la materia a través de los Procuradores Provinciales y Distritales, bajo la orientación y supervisión de los Procuradores Regionales, quienes al detectar el incumplimiento de la función legal aquí referida, iniciarán las investigaciones disciplinarias a que haya lugar dentro del marco de su competencia. Se deberá presentar informe a la Procuraduría Delegada para la Descentralización y las Entidades Territoriales según lo señalado en la Circular 035.

La información no modificada con el presente oficio, sigue vigente conforme a las circulares existentes.

Atentamente,