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Circular 6 de 2012 Veeduría Distrital

Fecha de Expedición:
24/01/2012
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 06 DE 2012

(Enero 24)

PARA:

SECRETARIOS DE DESPACHO; DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS; GERENTES Y DIRECTORES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS; ALCALDES LOCALES; JEFES DE LAS OFICINAS JURÍDICAS, DE CONTRATACIÓN Y DE CONTROL INTERNO.

DE:

VEEDOR DISTRITAL (E)

ASUNTO:

LINEAMIENTOS GENERALES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

FECHA:

Bogotá D.C., 24 de enero de 2012

Ver la Circular de la Sec. General 013 de 2012

Producto de la aplicación de las herramientas de autorregulación denominadas Mapa de Riesgos y Procesos de Integridad y de los seguimientos a la gestión contractual de las entidades, realizados por la Veeduría Distrital, resulta conveniente exhortar a los servidores públicos que tienen responsabilidad en los procesos contractuales, en cualquiera de sus etapas, para que en desarrollo de los mismos tengan en cuenta lo siguiente:

En virtud del principio de transparencia, la ley ha consagrado como regla general para la selección de contratistas la licitación pública y estipula como excepción a dicha escogencia, las modalidades de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.

Así, resulta imperativo para los servidores públicos la observancia de procedimientos de selección objetiva y, como consecuencia, la aplicación de la modalidad de selección que conforme a la ley corresponda, para garantizar la escogencia del ofrecimiento más favorable para los intereses de la entidad.

Para ello, los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección acogida por la entidad, deberán encontrarse debidamente motivados y soportados en las circunstancias de hecho y de derecho, a partir de las cuales se garantice el cumplimiento de los fines de la contratación.

En este contexto, cada contratación deberá estar precedida de los análisis de la necesidad que la entidad pretende satisfacer, teniendo en cuenta las causas de sus requerimientos y las posibles soluciones, mediante la aplicación del principio de planeación, teniendo en cuenta los criterios relacionados con la oportunidad, la pertinencia y la eficacia de la misma.

Así mismo, para la elaboración de los estudios y documentos previos, se definirán de manera clara y precisa, aspectos tales como: el objeto del contrato, las obligaciones a cargo del contratista y las características a las que debe ajustarse el bien o servicio contratado, el plazo con que cuenta el contratista para satisfacer los requerimientos de la entidad y, en general, todas aquellas condiciones necesarias para asegurar la adecuada inversión de los recursos comprometidos en cada contratación.

En relación con la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización, es conveniente actualizar permanentemente las correspondientes fichas técnicas e inclusive, en virtud del principio de economía, evaluar la posibilidad de incluir en los estudios y documentos previos, la exigencia a los oferentes de tener en sus inventarios un porcentaje mínimo de existencias, a partir del cual les sea posible dar cumplimiento al contrato dentro del plazo previsto para su ejecución, con el fin de evitar demoras en su entrega.

La determinación del valor de la contratación deberá encontrarse soportada, documentada y justificada, con la indicación expresa y debidamente desagregada de las variables e ítems utilizados para calcular su presupuesto, monto y los posibles costos asociados al mismo, independientemente de la modalidad de selección y del régimen jurídico aplicable al contrato que se pretenda celebrar.

Para la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles de cada contratación, será preciso tener en consideración todas aquellas situaciones que de presentarse, puedan generar controversia entre las partes y/ó alterar el equilibrio financiero de la relación contractual.

La protección de los intereses de las entidades distritales, durante la ejecución de sus contratos, depende en gran medida de la realización de los análisis a partir de los cuales se identifiquen los amparos, porcentajes y vigencias que deban ser cobijados por las garantías que soliciten a sus contratistas y la implementación de acciones para asegurar que las condiciones de suficiencia de las mismas permanezcan incólumes en los términos consagrados en la ley.

Es importante tener en cuenta, que para poder participar en los procesos de selección cuyo objeto sea la contratación de obras, la capacidad residual del proponente o K de contratación deberá ser igual o superior al que la entidad haya establecido para el efecto en los pliegos de condiciones y que para establecer la capacidad residual del proponente o K de contratación, se deberán considerar todos los contratos que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar la oferta.

Las entidades estatales deberán contratar interventores y designar supervisores idóneos y definir las acciones de control, vigilancia, verificación y seguimiento, que deberán adoptarse en cada caso en concreto, para asegurar la correcta y cumplida ejecución de los contratos que celebren.

De otro lado, es importante tener en cuenta que el ordenador del gasto será solidariamente responsable con el contratista de los perjuicios que se ocasionen, cuando haya sido informado oportunamente de sus posibles incumplimientos y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o no adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados en la contratación.

De otro lado, es importante tener en cuenta que el ordenador del gasto será solidariamente responsable con el contratista de los perjuicios que se ocasionen, cuando haya sido informado oportunamente de sus posibles incumplimientos y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o no adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados en la contratación. (sic)

Finalmente, es preciso recordar que en virtud del principio de responsabilidad, las actuaciones de los servidores públicos estarán presididas por las reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética y a la justicia.

Es de anotar que la observancia de estas sugerencias contribuirá de manera efectiva al mejoramiento de los procesos contractuales y que para ello la Veeduría Distrital, brindará el apoyo y acompañamiento que sea necesario.

SALVADOR MENDOZA SUÁREZ