RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

3-2012- 14889 / 17-05-12

Respetado doctor Ramírez:

Esta Dirección recibió su memorando del asunto, por medio del cual requiere concepto jurídico respecto de los Convenios Interadministrativos¹ que se encuentran en proceso de liquidación, y otros próximos a su fecha de terminación, teniendo en cuenta la función archivística para la gestión documental y la organización de fondos documentales por parte de la Dirección a su cargo; y plantea algunas inquietudes, las cuales se procede a absolver, en su orden, así:

La Ley 549 de 2000² establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado con aplicación en la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la misma ley.

Adicionalmente, el artículo 6 ídem dispone lo siguiente:

c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado". (Resaltado fuera del texto).

De la misma forma, el Decreto Nacional 4124 de 2004³ dispuso en su artículo 4 las funciones de los archivos generales de los entes territoriales, dentro de las cuales se destaca la siguiente:

c) Recibir las transferencias documentales que se efectúen bajo la responsabilidad de los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos, de conformidad con el plan de transferencias documentales que se elabore conjuntamente con los organismos de la administración del nivel territorial respectivo y de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nación".

En el mismo sentido, el artículo 31 del Decreto Distrital 267 de 2007 estableció que la Dirección Archivo de Bogotá tendrá las funciones de asistir, formular, coordinar, promover y orientar las políticas de gestión documental distrital y los planes y programas necesarios para garantizar el Sistema Integrado de Conservación de la memoria institucional del Distrito Capital. Asimismo, la de promover la formulación y orientar la ejecución de políticas sobre acopio, adquisición, organización, custodia y servicio de los fondos documentales históricos producidos por las entidades distritales y otros de interés patrimonial para la ciudad.

De otra parte, mediante la Resolución 442 de 2011⁴, el Secretario General de la Alcaldía Mayor delegó en el Director Archivo de Bogotá, la competencia para dirigir y adjudicar los procesos contractuales relacionados a continuación y suscribir los respectivos contratos:

c. Contratos entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y terceros, cuyo objeto consista en la entrega al Archivo de Bogotá, a título de comodato, de Fondos Documentales de valor histórico y patrimonial para la ciudad." (Resaltado no es del texto).

La competencia para dirigir, suscribir y adjudicar los respectivos Contratos, Convenios, y demás documentos inherentes a la actividad contractual que la Secretaría efectúe para el correcto cumplimiento de sus funciones, y cuyos Actos deberán regularse por los procedimientos contractuales a cargo de la Subdirección de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., con el fin de garantizar que éstos se ajusten al marco legal aplicable, y que la referida Subdirección pueda responder por la actualización del sistema de información previsto para diligenciar, publicitar, registrar y hacer seguimiento de todos los procesos contractuales que se adelanten⁵.

De acuerdo con lo arriba expuesto, se puede concluir que:

a. La ley General de Archivos es de obligatorio cumplimiento para todas las entidades de la administración pública en sus diferentes niveles, y para las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

b. Las transferencias documentales que se efectúen por parte de las entidades a cuyo cargo estén los archivos, se sujetan al plan de transferencias documentales y a los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nación.

c. La utilización de los convenios o contratos interadministrativos como instrumento para asesorar a las entidades es únicamente para la organización e implementación del Subsistema Interno de Gestión de Archivos – SIGA- y es facultativo de la Dirección Archivo de Bogotá, cuando quiera que se presente la necesidad de dicha asesoría conforme a las evaluaciones previas correspondientes.

d. Lo dispuesto en la Resolución 442 de 2011, no contiene una imposición de la suscripción de los convenios nuevamente, toda vez que la utilización de las facultades en ella delegadas corresponde a la actividad contractual, cuando quiera este instrumento se requiera y así lo determine el delegatario de la función.

Según la Ley 594 de 2000, la función archivística consiste en desarrollar las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Asimismo, señala que la Gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación⁶.

Del mismo modo, el Decreto Distrital 514 de 2006⁷ estipula que la Función Archivística consiste en el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final⁸.

Igualmente, establece que el Subsistema de Información de Gestión Documental y Archivo – SIGA, es el subsistema que debe estar conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad⁹, el cual tiene como función general la de planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica¹⁰.

Teniendo en cuenta lo anterior las entidades deben implementar la función archivística a su interior, sin requerir de la suscripción de Convenios Interadministrativos con el Archivo de Bogotá, ya que el objeto de los Convenios de que trata el literal a) del artículo 5¹¹ de la Resolución 442 de 2011, consiste en la asesoría para la organización e implementación del Subsistema Interno de Gestión de Archivo – SIGA, en cada una de ellas, y no para el desarrollo de la función archivística de las diferentes entidades u organismos.

La Ley 594 de 2000 estableció que para el ciclo vital de los documentos se formarán archivos, dentro de los cuales se destaca el Archivo Central, definiéndolo como el lugar donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general¹².

De la misma forma, el artículo 34 de la Ley ídem señala que "en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones". (Resaltado fuera del texto).

En el mismo sentido, el artículo 4 del Decreto Nacional 4124 de 2004 determinó las funciones para los Archivos Generales de los entes territoriales, de las que es pertinente resaltar la del literal c), la cual estipuló que dichos Archivos recibirán "las transferencias documentales que se efectúen bajo la responsabilidad de los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos, de conformidad con el plan de transferencias documentales que se elabore conjuntamente con los organismos de la administración del nivel territorial respectivo y de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nación". (Subrayado fuera del texto).

De lo anterior se colige que no es necesario exigir la suscripción de convenios interadministrativos, para la transferencia de documentos al Archivo de Bogotá; sino que se requiere de la estricta observancia de los procedimientos instituidos a nivel Nacional y los planes de transferencias documentales acordados con cada una de las entidades distritales y/o particulares, en concordancia con los procedimientos internos y regulaciones del Archivo de Bogotá, en cuanto al recibo de documentos en el Archivo Central.

Es de anotar que, la valoración de las alternativas para establecer el manejo de las transferencias de archivos de las entidades distritales, bien por instrumentos contractuales, procedimentales o reglamentarios, debe efectuarse por el Archivo de Bogotá¹³.

Atentamente,