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Concepto 17920 de 2012 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. - Dirección Jurídica Distrital

Fecha de Expedición:
12/04/2012
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

Memorando

2214400

2-2012-17920 de 12/04/2012

Bogotá D.C.,

Doctor

CHRISTIAN GONZÁLEZ ÁLVAREZ

Presidente

Junta Administradora Local

Localidad de Rafael Uribe Uribe

Calle 32 Sur No. 23-62

Ciudad

Asunto:

Normatividad – expedición de actas y documentos públicos. Radicación No. 1-2012-13803, 3-2012-9585.

Respetado doctor González:

Esta Dirección recibió la comunicación del asunto, dirigida al Secretario General, mediante la cual solicita información sobre la normatividad correspondiente a la expedición de actas y documentos públicos, además de las grabaciones de audio de las sesiones de la Junta Administradora Local, solicitadas por particulares a la citada Corporación; la cual se atenderá en los siguientes términos.

* Derecho de los particulares a obtener copia de los documentos públicos.

En primer lugar es de resaltar que la Constitución Política de 1991 estableció en el artículo 74 que todas las personas tiene derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Al respecto mediante Sentencia T-487/11 la Corte Constitucional reiteró la posición respecto al derecho fundamental de petición en el siguiente sentido:

"La jurisprudencia constitucional ha expresado que el derecho a la información es un derecho de doble vía: el derecho a dar y el derecho a recibir información. De tal forma que, este derecho fundamental brinda a los asociados la posibilidad de solicitar cualquier tipo de información que no esté bajo ningún tipo de reserva definido por la ley o la Constitución. Así, en el marco de una democracia participativa como es la colombiana, la posibilidad que tienen las personas para acceder a la información que reposa en manos de las entidades estatales, promueve el control de las decisiones que les afecten al generar en dichos organismos el deber de brindar una información "completa, consistente, coherente, verificable, comparable, contextualizada, diáfana y siempre oportuna". Igualmente, la protección del derecho de acceso a documentos públicos, dentro de una interpretación sistemática, se encuentra íntimamente ligado al derecho fundamental de a la información. Conforme a lo descrito, la información que se caracterice por estar sometida a reserva, debe tener sustento legal y constitucional como límite del derecho de acceso a la información pública". (subrayado fuera de texto)

Con anterioridad, la Ley 57 de 1985 "Por la cual se ordena la publicación de los actos y documentos oficiales" estableció en el artículo 12 lo siguiente:

"Artículo  12º.- Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional"

De igual forma en el artículo 15 de la citada Ley se establece que la autorización para consultar documentos oficiales y para expedir copias deberá concederla el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado dicha facultad.

* Documentos públicos

En el Concepto 3164 de 2011 de la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, se precisó que "(…) la Ley 57 de 1985 no define el "documento público", sin embargo, una interpretación sistemática de la misma permite concluir que para ella, el documento público es todo aquel que repose en las oficinas públicas, entendiendo por éstas las que expresamente están enumeradas en su propio texto.

No obstante lo anterior, el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil señala las distintas clases de documentos: "Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares." (subrayado fuera de texto). En el inciso 3º del citado artículo se establece que el documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Asimismo, en el Concepto 3164 anteriormente referenciado se estableció que la Sentencia T-473 de 1992 indicó que "los documentos públicos no se limitan a aquellos que son producidos por órganos públicos, sino que se extiende a aquellos documentos que reposan en las entidades públicas, los producidos por las entidades públicas y documentos privados que por ley, declaración formal de sus titulares o conducta concluyente, se entienden públicos."

* Reserva de los documentos

Por regla general los documentos son de acceso a los particulares, salvo los que tienen reserva de ley, como lo señala la Constitución y la Ley 57 de 1985.

Al respecto, el Concepto Unificador No. 1 de 20111 expedido por la Secretaría General, se refirió a la reserva legal citando un pronunciamiento realizado por la Corte Constitucional en la Sentencia C-491/07, M.P. Jaime Córdoba Triviño.

En este caso la Corte Constitucional consideró legítima la restricción del derecho de acceso a la información pública, cuando:

1. La restricción está autorizada por la ley o la Constitución;

2. La norma que establece el límite es precisa y clara en sus términos de forma tal que no ampare actuaciones arbitrarias o desproporcionadas de los servidores públicos;

3. El servidor público que decide ampararse en la reserva para no suministrar una información motiva por escrito su decisión y la funda en la norma legal o constitucional que lo autoriza;

4. La ley establece un límite temporal a la reserva;

5. Existen sistemas adecuados de custodia de la información;

6. Existen controles administrativos y judiciales de las actuaciones o decisiones reservadas;

7. La reserva opera respecto del contenido de un documento público pero no respecto de su existencia;

8. La reserva obliga a los servidores públicos comprometidos pero no impide que los periodistas que acceden a dicha información puedan publicarla;

9. La reserva se sujeta estrictamente a los principios de razonabilidad y proporcionalidad;

10. Existen recursos o acciones judiciales para impugnar la decisión de mantener en reserva una determinada información.

Asimismo, menciona que "Adicionalmente la Corte ha señalado que en las siguientes situaciones puede resultar legítima la reserva: (1) para garantizar la defensa de los derechos fundamentales de terceras personas que puedan resultar desproporcionadamente afectados por la publicidad de una información; (2) ante la necesidad de mantener la reserva para garantizar la seguridad y defensa nacional; (3) frente a la necesidad de asegurar la eficacia de las investigaciones estatales de carácter penal, disciplinario, aduanero o cambiario; (4) con el fin de garantizar secretos comerciales e industriales. En todo caso cualquier restricción debe resultar razonable y proporcionada a los fines que se busca alcanzar".

* Conclusiones

Al ser las actas y las grabaciones de audio de las sesiones de las Juntas Administradoras Locales documentos públicos, el acceso a las mismas se rige por lo contemplado por el artículo 74 de la Constitución Política y la Ley 57 de 1985. Igualmente, es necesario tener en cuenta los alcances que sobre el análisis de constitucionalidad ha realizado la Corte Constitucional en las Sentencias anteriormente citadas, y revisar en todo caso, la normatividad reseñada en el Concepto Unificador 1 de 2011 de la Dirección Jurídica Distrital de la Secretaría General.

Es posible que la Junta Administradora Local en el marco de su autonomía regule el tema para la expedición de estos documentos, pero su desarrollo se supedita a lo establecido por las normas y jurisprudencia citada, previendo que su regulación no establezca restricción al derecho fundamental de la información.

Para la expedición de las copias, es pertinente tener en cuenta que mediante Resolución 340 de 2002 expedida por la Secretaría General, se estableció el valor de las copias de documentos solicitados por particulares, quienes están en la obligación de sufragar dichos gastos, cuando el número solicitado sea superior a cinco páginas.

Finalmente, atentamente le informo que las normas, sentencias y conceptos acá mencionados, pueden ser consultados en el portal de Bogotá, www.bogota.gov.co, en el link régimen legal.

Cordialmente,

JORGE ENRIQUE RAMÍREZ HERNÁNDEZ

LUIS EDUARDO SANDOVAL ISDITH

Director Jurídico Distrital

Subdirector Distrital de Estúdios e Informática Jurídica

NOTA DE PIE DE PÁGINA:

1 Atención de derechos de petición en las entidades y organismos distritales. Copia. Doctora Ana Dolores Correa. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaria Distrital de Gobierno.

Proyectó: Zulma Rojas Suárez

Revisó: Luis Eduardo Sandoval

Aprobó: Jorge Ramírez Hernández