RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

2214200

Bogotá, D.C.

Doctor

IVÁN ENRIQUE QUASTH TORRES

Subdirector Administrativo y Financiero

Instituto para la Economía Social

Carrera 10 No. 16 – 82, piso 2

Ciudad

Radicado: 2-2013-22130 del 28-05-2013

Asunto: Su consulta sobre las Oficinas Asesoras de Control Interno y potestad disciplinaria. Rad. 1-2013-11579.

Respetado doctor Quasth:

Esta Dirección recibió su oficio del asunto, mediante el cual eleva consulta jurídica, solicitando se aclaren dos situaciones: La primera relacionada con el ejercicio de las competencias de las oficinas asesoras de Control Interno y la segunda, con respecto a la competencia de las oficinas de control interno disciplinario sobre los asesores de control interno, después de entrada en vigencia la Ley 1474 de 2011.

Con base en lo anterior, se da respuesta a sus inquietudes en el orden propuesto:

1. PETICIONES.

1.1. Ejercicio de las competencias de las oficinas asesoras de Control Interno.

Sobre el particular, indicando en su comunicación que los asesores de control interno están facultados para desarrollar la función de verificar y evaluar que los planes, métodos, principios y procedimientos de las entidades se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, a través de auditorias internas, de conformidad con el artículo 1 de la Ley 87 de 1993.

Con base en ello, pide esclarecer si dicha función puede ejercerse sin informar a los destinatarios de la verificación o de la evaluación acerca de la referencia del proceso, sin enunciar en el comunicado de citación el radicado de la investigación y los antecedentes de la misma, el alcance de los derechos de los funcionarios o contratistas que hacen parte de estos procesos, quienes al desconocer el objeto de la convocatoria y los alcances del poder del control interno, pueden ver comprometida su responsabilidad administrativa, disciplinaria o penal en los asuntos cuestionados.

Sobre el particular, analizados los fundamentos de su inquietud, se observa que surgen dos situaciones a saber:

a- Solicita aclarar si dicha función puede ejercerse sin informar a los destinatarios de la verificación o de la evaluación acerca de la referencia del proceso. Entiende este Despacho, que hace alusión a la facultad que tiene los Jefes de las Oficinas de Control Interno para prácticar auditorias internas con el fin de verificar y evaluar que los planes, métodos, principios y procedimientos de las entidades se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, de conformidad con el artículo 1 de la Ley 87 de 1993.

Al respecto, cabe precisar que la Ley 87 de 1993, debe aplicarse en concordancia con la Norma técnica de la Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009¹, la cual señala los requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad aplicable a todas las entidades prestadoras de servicios, y en el numeral 8.2.2², se relacionan las exigencias para realizar la auditoría interna, encontrándose entre ellas las siguientes:

“La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías internas para determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad:

a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad establecidos por la entidad, y

b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.

Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar de los resultados (...)”. (Subrayado fuera de texto).

De conformidad con lo expuesto, la Oficina de Control Interno es la encargada de la evaluación del Sistema de Control Interno y de proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización, a través de la auditoría interna, ejercicio que incluye cuatro fases: planeación, ejecución, informe y seguimiento; y su ejecución se efectúa teniendo en cuenta el conjunto de normas de auditoria generalmente aceptadas, a efecto de organizar los procesos auditores y formalizar el trabajo de auditoría propiamente dicho, previo el procedimiento y metodología establecido por la respectiva entidad, de conformidad con las normas que rigen sobre la materia.

En consecuencia, el informe sobre los resultados de la Auditoría debe ser comunicado al representante legal de la entidad y a cada uno de los niveles directivos responsables para que acojan las recomendaciones, e implementen las acciones de mejoramiento sugeridas por el ente de Control Interno.

b- No enunciar en el comunicado de citación el radicado de la investigación y los antecedentes de la misma, el alcance de los derechos de los funcionarios o contratistas que hacen parte de estos procesos, quienes al desconocer el objeto de la convocatoria y los alcances del poder del control interno, pueden ver comprometida su responsabilidad administrativa, disciplinaria o penal en los asuntos cuestionados.

Conforme lo expuesto, se infiere que posiblemente exista en curso alguna investigación con base en los informes de auditoría interna, de acuerdo con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, y por ello, este Despacho no se pronuncia sobre el asunto, considerando que pueden involucrarse situaciones y normativas que derivan de la responsabilidad personal de un/os posible/s implicado/s, y además, teniendo en cuenta que los funcionarios públicos únicamente deben ejercer las funciones que les son asignadas por la Constitución y la Ley, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 123 de la Carta Política.

1.2. Competencia de las oficinas de control interno disciplinario respecto de los asesores de control interno, después de entrada en vigencia la Ley 1474 de 2011.

En ese sentido, indica que la atribución para ejercer en primera instancia el control interno disciplinario en el Instituto para la Economía Social – IPES, es de la Subdirección Administrativa y Financiera, motivo por el cual requiere aclarar si con la entrada en vigencia de la Ley 1474 de 2011, se afecta la competencia de dicha Subdirección para iniciar procesos disciplinarios en los que el implicado sea el Jefe Asesor de la Oficina de Control Interno.

Ahora bien, es oportuno precisar que Ley 1474 de 2011, en su artículo 8º, otorga competencia a las autoridades del orden nacional para designar al Jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o a quien haga sus veces, y acto seguido, prevé la norma en cita, que para las entidades del orden territorial, la designación se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectiva entidad, que para el caso en estudio, es el Alcalde Mayor de la ciudad.

En ese orden de ideas, la referida disposición debe aplicarse en armonía con el artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993, que consagra:

“Atribuciones. Son atribuciones del Alcalde Mayor: (…).

8. Nombrar y remover libremente los secretarios del despacho, los jefes de departamento administrativo, los gerentes de entidades descentralizadas, el Tesorero Distrital y otros agentes suyos. Conforme a las disposiciones pertinentes, nombrar y remover a los demás funcionarios de la administración central...” (Subrayado fuera de texto).

Así las cosas, y considerando que el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011, modificó la facultad nominadora para designar a los Jefes de la Oficina de Control Interno, se concluye que la competencia para investigar disciplinariamente a dichos funcionarios públicos, también fue afectada y por ende, la potestad disciplinaria radica en cabeza del Alcalde Mayor de Bogotá, de conformidad con el numeral 8 del articulo 38 del Estatuto Orgánico de Bogotá, que prevé: “Igualmente, velar por el cumplimiento de las funciones de los servidores distritales y ejercer la potestad disciplinaria frente a los mismos”.(Subrayado fuera de texto).

En consecuencia, el Área de Control Interno disciplinario del IPES, no tiene competencia para iniciar procesos disciplinarios contra el Jefe Asesor de la Oficina de Control Interno de ese Instituto.

Finalmente, se le informa que la respuesta a su consulta se remita al correo electrónico saf@ipes.gov.co, tal y como lo solicitó en su comunicación y de conformidad con el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011.

En los anteriores términos se da contestación a su consulta, bajo las previsiones del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

Anexos: N. A.

Copia: N. A.

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