RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Por medio de la comunicación 904 de 2001, radicada bajo el número 21548, se adicionó la solicitud 887-001 inicialmente formulada, con el objeto de plantear inquietudes correspondientes a los trámites que se llevan a cabo por las solicitudes de devolución por concepto de multas y comparendos a cargo de la Secretaría de Tránsito. Se afirma, que por la continua adulteración y falsificación de copias, solamente se puede afectar estas solicitudes aportando los originales de las consignaciones, pero existen eventos en que se anexan fotocopias o certificaciones expedidas por el Banco recaudador, con el argumento de haberse extraviado el documento o de encontrarse en poder de la Secretaría de Tránsito en virtud de algún trámite; plantea entonces, la pregunta sobre si se debe recibir y tramitar la solicitud con las mencionadas fotocopias, certificaciones o manifestaciones de la perdida del original exigido?.

De otra parte, expresa que la Secretaría de Tránsito tiene como regla autorizar la devolución a nombre del consignante, pero en ocasiones uno es el solicitante, otro el propietario, otro el infractor, otro el consignante y a nombre de otra persona figura la tarjeta de propiedad; por lo cual, pregunta a quien debe favorecer la devolución?, qué documentos soporte se deben exigir? y, en caso de proponerse el trámite por medio de autorización, qué requisitos debe cumplir esta?.

A manera de corolario, deja abierta la propuesta de variar el procedimiento que actualmente se efectúa, para que sea directamente la Secretaría de Tránsito o la entidad que corresponda, quien radique, analice y apruebe los documentos soporte para su posterior envío a la Unidad de Registro y Consolidación, donde se cumple el último paso, el de la devolución efectiva; y, si ese mismo procedimiento se pudiera utilizar en relación con los trámites en otras dependencias, cuyos conceptos de recaudo puedan ser materia de devolución.

Para dar respuesta a la pregunta formulada, sobre si se debe recibir y tramitar la solicitud de devolución con base en copias de los originales extraviados o en poder de entidad pública por hallarse en desarrollo otro trámite, podemos afirmar que las copias deben aceptarse siempre y cuando sean auténticas del original, de esta manera cumplen con los requisitos para constituirse en documentos que tienen el mismo valor del original, con lo cual adquieren el mismo valor probatorio.

Las autoridades llamadas a aportar la autenticidad a las copias, son los notarios y los jueces en todos los casos en que les presenten los originales; y, en particular, el funcionario público en cuyo despacho repose el documento original o una copia autentica, de conformidad con el artículo 267 del Código Contencioso Administrativo. Es decir, en caso de encontrarse el documento original o el recibo de consignación original, en la Secretaría de Transito o en otra dependencia pública, se deberá solicitar copia autenticada de dicho documento al funcionario correspondiente de la entidad donde reposa.

En el caso de perdida del original de la consignación bancaria, el artículo 278 del Código de Procedimiento Civil, le confiere a los informes de los bancos e instituciones de crédito, rendidos dentro del género de negocios para los cuales están autorizados, la característica de entenderse presentados bajo juramento; con mayor razón, las certificaciones que ellos emitan respecto de los recaudos que realicen.

Cuando se pierda otro documento original requerido para la devolución, diferente a la consignación bancaria, deberá diligenciarse la obtención del original.

Adicionalmente, frente al indicio de fraude, se debe comunicar a las autoridades correspondientes en cumplimiento del deber de denuncia y, el trámite interrumpirse hasta que se establezca plenamente la idoneidad del documento.

Lo anterior, es consecuencia del cumplimiento de los deberes del funcionario público, en virtud de la especial responsabilidad, prudencia y diligencia con que debe actuar cuando del manejo de los recursos públicos se trata.

En nuestro concepto emitido el 28 de diciembre último, tuvimos oportunidad de señalar el carácter complejo que comporta el acto administrativo motivado, que el Decreto 854 de 2001 exige para efectos de la devolución que debe ordenar el Tesorero Distrital.

En efecto, el acto administrativo de la Tesorería involucra el reconocimiento de derecho de otra autoridad pública en la cual se ha originado el recaudo motivo de la devolución. Para definir quien debe ser el titular de la devolución, es necesario tener en cuenta como principio general, que el titular del derecho es aquel sobre quien recayó la obligación de consignar o de pagar la multa o comparendo.

En consecuencia, ella es la persona que tiene interés directo de la devolución y por lo tanto es quien debe realizar la solicitud y a nombre de quien se debe proceder a efectuar la devolución.

Por ejemplo, cuando de un comparendo se trate, teniendo en cuenta que la infracción la comete una determinada persona, es ella la obligada a cancelar la suma correspondiente, y cualquier persona que deposite el dinero por ese concepto será a su nombre. De esa manera, sí existe una posible causal de devolución será a favor de la infractora. Cuando la sanción ha sido impuesta en razón del vehículo, será su propietario el obligado al pago y el llamado a solicitar y recibir la devolución.

Las solicitudes de devolución son equivalentes a las peticiones respetuosas o derechos de petición, previstos por la Constitución y el Código Contencioso Administrativo. Por esta razón, para determinar si es posible la autorización en los términos referidos por el consultante, debemos remitirnos a las disposiciones contenidas en dicho Código, en particular al artículo 5°, referido a las peticiones en interés general, pero que, por lo establecido en el artículo 9° de la misma codificación es aplicable a las de interés particular; y, cuyo texto es del siguiente tenor:

En interés particular, la persona que puede presentar la solicitud debe ser el interesado o su representante o apoderado si es el caso; no cualquier tercer persona carente de interés así sea ésta autorizada, ya que el representante es aquel que ostenta la representación legal en el caso de las sociedades, o el que tiene la representación del incapaz en los distintos eventos que se pueden presentar y el apoderado necesariamente es el abogado investido de ese carácter.

En efecto, el ejercicio del derecho de petición es uno de los eventos en que está permitido litigar en causa propia, de conformidad con lo establecido en el numeral 1°, artículo 28 del Decreto 196 de 1971. De tal forma, que no es necesario concurrir a formular la solicitud con o por intermedio de abogado; pero, si no se formula la petición directamente por el interesado, no se encuentra conducente permitir que quien no ostenta la calidad de abogado, pueda, por medio de una autorización, así ella provenga del titular del derecho, ejercer el derecho de petición en interés particular de otro, pues con dicha actuación incurriría en el ejercicio ilegal de la profesión de abogado y de contera en violación de los presupuestos del artículo 41 del citado decreto 196 de 1971, lo cual hace acreedor a sanción al funcionario público que lo tolere, de conformidad con el artículo 42 del mismo estatuto.

Así mismo, por mandato del Código Contencioso Administrativo, el Alcalde Mayor del Distrito Capital en cumplimiento de lo establecido en el artículo 32 del C.C.A. expidió el Decreto 638 del 24 de febrero de 1987, de conformidad con el cual se reglamenta internamente el ejercicio del Derecho de Petición y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a cargo del Distrito Especial de Bogotá, al referirse en el artículo 4° a los requisitos que debe contener el escrito, señala:

b) Identificación completa del solicitante, con registro de dirección a donde deba enviarse información sobre el asunto, e indicando si actúa a nombre propio o a través de representante legal.

Pese a que no cita al apoderado como si lo hace el Decreto Ley 01 de 1984, además de no desvirtuar por ello la eventual asistencia de un profesional del derecho en ejercicio del poder otorgado, tampoco habilita la existencia de una representación diferente a las legalmente autorizadas tales como la del incapaz o de la persona jurídica.

De otra parte, es pertinente hacer aclaración que no sucede lo mismo con el recibo de la devolución, para el cual de conformidad con lo señalado en artículo 1634 del Código Civil el acreedor puede diputar, es decir, puede autorizar o designar a otra persona que reciba el respectivo cheque.

Igualmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 1638 de la misma codificación, "La diputación para recibir el pago puede conferirse por poder general para la libre administración de todos los negocios del acreedor, o por poder especial para la libre administración del negocio o negocios en que esté comprendido el pago, o por un simple mandato comunicado al deudor."

A la vez el artículo 1639 ibidem, consagra que: "Puede ser diputado para el cobro cualquier persona a quien el acreedor cometa el encargo, aunque al tiempo de conferírsele no tenga la administración de sus bienes ni sea capaz de tenerla."

Como podemos ver, resulta claro que en relación con el pago puede quien ha ejercitado su derecho de petición en interés individual autorizar a cualquier persona, para que en su nombre, reciba la devolución que la Dirección Distrital de Tesorería le deba hacer. Dicha autorización debe ser expresa y otorgada ante notario o un juez.

Dentro de las inquietudes planteadas, se presenta la de modificar el procedimiento que actualmente se aplica a las solicitudes de devolución para realizarlo casi en su totalidad en cada una de las dependencias o entidades para las cuales se efectúa el recaudo por parte de la Dirección Distrital de Tesorería, así sea de manera indirecta a través de la red bancaria.

Respecto de la mencionada propuesta, es prudente advertir que el competente para realizar las mencionadas devoluciones es la Tesorería Distrital y que resulta conveniente mantener esta facultad en esta autoridad con el fin de asegurar el buen manejo de los recursos.

La propuesta de iniciar el trámite desde la radicación en la entidad involucrada en el pago y que sólo intervenga la Dirección Distrital de Tesorería en la parte final de dicho trámite, conlleva la modificación del Decreto 854 y la reelaboración del procedimiento.

De otra parte, con las ligeras modificaciones del Decreto 854 de 2001 que en cuanto al tema se consideran necesarias, como llenar el vacío respecto de las personas jurídicas y los extranjeros, la conservación de la competencia para la expedición del acto administrativo en cabeza de la Dirección Distrital de Tesorería sería, a juicio de este despacho, una actitud recomendable.

En todo caso, se recomienda proyectar una resolución que prevea el trámite y los requerimientos necesarios para que la Tesorería adelante la devolución de los recursos de conformidad con el artículo 37 numerales 8, 9 y 10 del Decreto 270 de 2001 y el numeral 1° del artículo 32 del Decreto 854 de 2001.

Para dejar absueltas las preguntas motivo de la consulta, podemos afirmar:

1.- En general, se deben recibir y tramitar las solicitudes de devolución aún con base en documentos en fotocopia cuando estas son autenticas. La autenticación de esos documentos puede provenir, según el caso, de notario, juez o funcionario público. Además, las certificaciones de la entidad bancaria recaudadora reemplazan los originales de los recibos de consignación.

Igualmente, cuando los documentos originales se encuentren en otras dependencias oficiales en cumplimiento de un trámite, se solicitará directamente a ese despacho el envío de copia autentica del documento respectivo.

2.- La solicitud de devolución debe ser suscrita por quien tenía la obligación de realizar la consignación objeto de la devolución, o por intermedio de abogado o representante legal. Lo anterior no obsta para que la solicitud pueda ser enviada vía correo o por intermedio de persona natural.

Para reclamar el cheque representativo de la devolución, el beneficiario puede autorizar u otorgar poder.

3.- La competencia para efectuar la devolución o compensación de ingresos no tributarios se encuentra asignada a la Secretaría de Hacienda en virtud de los Decretos Distritales 270 y 854 de 2001, razón por la cual las modificaciones respecto a dichas competencias deben tener en consideración tales circunstancias.

4.- Se recomienda la expedición de una resolución que regule el proceso de devolución en su totalidad, desarrolle las competencias y fije el procedimiento y sus requisitos teniendo en cuenta lo expuesto.

Cordial saludo,