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CIRCULAR CONJUNTA No.001 de 2016(24 de Octubre)
I. JUSTIFICACIÓN El reconocimiento contable de la propiedad inmobiliaria en
Bogotá D.C. a partir del Acuerdo 18 de 1999 es responsabilidad del Departamento
Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP), y se soporta en
que la titularidad del bien está en cabeza de Bogotá D.C., según lo establecido
en el Régimen de Contabilidad Pública emitido por la Contaduría General de la
Nación (CGN) en 2007. De acuerdo con el nuevo marco normativo en convergencia a
normas internacionales1 y el Instructivo No. 002 de 2015 emitidos de
igual manera por la CGN, aplicables a partir del 1° de enero de 2017, adicional
al criterio de titularidad, se deben analizar otras variables o características
de los activos que modifican el reconocimiento contable de la propiedad
inmobiliaria en comento y que originan la necesidad de actualizar los
procedimientos que sobre el tema ha emitido la Dirección Distrital de
Contabilidad (DDC). Por lo tanto, se requiere el establecimiento de nuevas políticas
contables para el reconocimiento y revelación de los bienes inmuebles de Bogotá
D.C., en cumplimiento de lo establecido en el numeral 4° del capítulo VI de las
normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los
hechos económicos contenidos en la Resolución 533 de 2015 de la CGN y sus
modificatorias y en el numeral 2.1 del Procedimiento para la Evaluación del
Control Interno Contable adoptado mediante la Resolución 193 de 2016 de la CGN
y sus modificatorias. En
este sentido, corresponde a la Secretaría Distrital de Hacienda a través de la Dirección
Distrital de Contabilidad, en cumplimiento del Acuerdo 17 de 1995 y de lo
dispuesto en el artículo 38º del Decreto No. 601 de 2014, entre otras
funciones, (…) c. Liderar y coordinar la
adopción e implementación de los métodos, técnicas y procedimientos necesarios
para el reconocimiento, evaluación, control y revelación de la información
contable a cargo del Distrito Capital, con arreglo a las normas superiores, en
especial, las contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública emitido por la
Contaduría General de la Nación. A
su vez, el artículo 6° del Acuerdo No. 18 de 1999 señala, entre otras funciones
del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público (DADEP),
lo siguiente: a) Ejercer la
administración, directa o indirectamente, de todos los bienes inmuebles del
Nivel Central del Distrito Capital. b) Recibir, custodiar y administrar los
bienes inmuebles que le transfieran otras entidades distritales. (…) d)
Adelantar las acciones requeridas para lograr el saneamiento de los bienes inmuebles
del Distrito Capital. Adicionalmente,
el acuerdo en mención, con referencia al Inventario
General del Patrimonio Inmueble Distrital, en su artículo 7°establece,
entre otras funciones: a) Diseñar,
organizar, operar, controlar, mantener, reglamentar y actualizar el Inventario
General del Patrimonio Inmueble Distrital, que se compondrá de dos capítulos
básicos: Espacio Público y Bienes Fiscales del nivel central. (…) De otra parte, mediante
el artículo 7º del Decreto 445 de 2015, el Alcalde Mayor de Bogotá asignó al
Director del DADEP, la representación
legal en lo judicial y extrajudicial de Bogotá, Distrito Capital, para promover
y atender las acciones administrativas, judiciales y extrajudiciales que fueren
necesarias para la defensa y saneamiento de los bienes inmuebles que conforman
el patrimonio inmobiliario distrital, incluidos los procesos necesarios para la
defensa, custodia, preservación y recuperación de los bienes del espacio
público del Distrito Capital, iniciados con posterioridad al 1º de enero de
2002. De
acuerdo con las consideraciones planteadas, la Secretaría Distrital de
Hacienda-Dirección Distrital de Contabilidad y el Departamento Administrativo
de la Defensoría del Espacio Público (DADEP), han acordado emitir esta Circular
Conjunta con el propósito de establecer la política contable y administrativa, que
aplicará para el reconocimiento de la propiedad inmobiliaria pública del
Distrito Capital atendiendo el nuevo marco normativo en convergencia a normas
internacionales de contabilidad pública. II. OBJETIVO Establecer los lineamientos que los entes públicos distritales deben cumplir para el adecuado reconocimiento de la propiedad Inmobiliaria de Bogotá D.C., representada en bienes fiscales y de uso público, de conformidad con lo establecido en el Nuevo Marco Normativo Contable emitido por la CGN, en especial atendiendo el principio de esencia sobre forma, el cual señala que las transacciones y otros hechos económicos de las entidades se reconocen atendiendo a su esencia económica, independientemente de la forma legal que da origen a los mismos. III. ÁMBITO DE APLICACIÓNLas
instrucciones contenidas en la presente Circular Conjunta son aplicables a los
organismos y dependencias de la Administración Central y Fondos de Desarrollo
Local2 que en adelante se denominarán Nivel Central, y a las
entidades del sector descentralizado en lo que a ellas aplique. IV. ALCANCE Esta
Circular Conjunta establece el tratamiento contable de los inmuebles fiscales y
de uso público de Bogotá D.C., enmarcados en las situaciones tipificadas en el Título
VII de este documento con ocasión a la aplicación del Nuevo Marco Normativo
expedido por la CGN. Este
documento incluye algunos temas incorporados en el Instructivo 29 de 2002,
razón por la cual, dicho instructivo será objeto de actualización. V. BASE NORMATIVA Acuerdo
Distrital No. 017 de 1995, “Por el cual se conforma la Dirección de
Contabilidad del Distrito Capital y se crea el Cargo de Contador Distrital.” Acuerdo
Distrital No. 018 de 1999, “Por el cual se crea la Defensoría del Espacio
Público.” Resolución 354 de 2007 “Por la cual se adoptó el Régimen
de Contabilidad Pública, conformado por el Plan General de Contabilidad
Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.” Resolución 355 de 2007 “Por la cual se adoptó el Plan General
de Contabilidad Pública, integrado por el marco conceptual y la estructura y
descripciones de las clases.” Resolución 356 de 2007 “Por la cual se adoptó el Manual
de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, integrado por el
Catálogo General de Cuentas, los Procedimientos Contables y los Instructivos
Contables.” Ley
1314 de 2009, “Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e
información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia,
se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y
se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento” y los
decretos reglamentarios.” Resolución 743 de 2013 y sus modificatorias, de la CGN, “Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones.” Resolución
414 de 2014 y sus modificatorias, de la CGN, “Por la cual se incorpora, en el
Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas
empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones.” Instructivo
No. 002 de 2014, de la CGN, “Instrucciones para la transición al Marco
Normativo para Empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no
captan ni administran Ahorro del Público.” Decreto
Distrital No. 601 de 2014, "Por el cual se modifica la estructura interna
y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda, y se dictan otras
disposiciones." Resolución
117 de 2015 y sus modificatorias, de la CGN, “Por la cual se incorpora, como
parte del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco normativo para empresas que
cotizan en el mercado de valores o que captan o administran ahorro del público
y se define la estructura del Catálogo General de Cuentas que se utilizará para
el reporte de información financiera de las entidades obligadas a observar
dicho marco.” Resolución
139 de 2015 y sus modificatorias, de la CGN, “Por la cual se incorpora, como
parte del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco normativo para empresas que
no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del
público; y se define el Catálogo General de Cuentas que utilizarán las
entidades obligadas a observar dicho marco.” Resolución
533 de 2015 y sus modificatorias, de la CGN, “Por la cual se incorpora en el
Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para entidades de
gobierno y se dictan otras disposiciones.” Resolución
620 de 2015 y sus modificatorias, de la CGN, “Por la cual se incorpora el
Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades de gobierno.” Instructivo
No. 002 de 2015, de la CGN, “Instrucciones para la transición al Marco
Normativo para entidades de gobierno.” Decreto Distrital
No. 445 de 2015, “Por medio del cual se asignan funciones en materia de
representación legal, judicial y extrajudicial, y se dictan otras
disposiciones” Resolución
193 de 2016 y sus modificatorias, de la CGN, “Por la cual se incorpora, en los
Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el
Procedimiento para la evaluación del control interno contable.” Resolución
468 de 2016, de la CGN, “Por medio de la cual se modifica el Catálogo General
de Cuentas del Marco normativo para entidades de gobierno.” VI MARCO
CONCEPTUAL En los
últimos años, el Gobierno Nacional y el Congreso de la República han venido
implementando una serie de medidas para la modernización de la regulación
contable pública y privada en Colombia. Mediante la Ley 1314 de 2009, se ordenó
la convergencia de las normas de contabilidad, de información financiera y de
aseguramiento de la información, hacia estándares internacionales de aceptación
mundial con las mejores prácticas y con la rápida evolución de los negocios. En
desarrollo de este precepto la Contaduría General de la Nación en su calidad de
máximo ente rector en materia de regulación contable pública, emitió las
Resoluciones 743 de 2013, 414 de 2014 y 533 de 2015, mediante las cuales se
incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, los nuevos marcos normativos
de regulación contable pública aplicable a los diferentes grupos de entes
contables públicos. En este sentido el marco normativo adoptado
por la Resolución 533 de 2015 para las entidades de gobierno, en las normas
para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos
económicos, entre otros aspectos, determinan: Activos3: Los
activos son recursos controlados por la entidad que resultan de un evento
pasado y de los cuales se espera obtener un potencial de servicio o generar
beneficios económicos futuros. Un recurso controlado es un elemento que otorga,
entre otros, un derecho a: a) usar un bien para prestar servicios, b) ceder el
uso para que un tercero preste un servicio, c) convertir el recurso en efectivo
a través de su disposición, d) beneficiarse de la revalorización de los
recursos, o e) recibir una corriente de flujos de efectivo. El
control implica la capacidad de la entidad para usar un recurso o definir el
uso que un tercero debe darle, para obtener potencial de servicio o para
generar beneficios económicos futuros. Al evaluar si existe o no control sobre
un recurso, una entidad debe tener en cuenta, entre otros aspectos: la
titularidad legal, el acceso al recurso o la capacidad de un tercero para negar
o restringir su uso, la forma de garantizar que el recurso se use para los
fines previstos y la existencia de un derecho exigible sobre el potencial de
servicio o sobre la capacidad de generar beneficios económicos derivados del
recurso. En algunas circunstancias, el control del activo es concomitante con la titularidad jurídica del recurso; no obstante, esta última no es esencial a efecto de determinar la existencia del activo y el control sobre este. La titularidad jurídica sobre el activo no necesariamente es suficiente para que se cumplan las condiciones de control. Por ejemplo, una entidad puede ser la dueña jurídica del activo, pero si los riesgos y beneficios asociados al activo se han transferido sustancialmente, dicha entidad no pude reconocer el activo así conserve la titularidad jurídica del mismo.(Negrilla fuera de texto) Propiedades Planta y Equipo4: Se
reconocerán como propiedades, planta y equipo, a) los activos tangibles
empleados por la entidad para la producción o suministro de bienes, para la
prestación de servicios y para propósitos administrativos; b) los bienes
muebles que se tengan para generar ingresos producto de su arrendamiento; y c)
los bienes inmuebles arrendados por un valor inferior al valor de mercado del
arrendamiento. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en
el curso de las actividades ordinarias de la entidad y se prevé usarlos durante
más de un periodo contable. También
se reconocerán como propiedades planta y equipo, los bienes inmuebles con uso
futuro indeterminado y las plantas productoras utilizadas para la obtención de
productos agrícolas. Una planta productora es una planta viva empleada en la
elaboración o suministro de productos agrícolas, que se espera genere productos
agrícolas durante más de un periodo y tiene una probabilidad remota de ser
vendida como producto agrícola, a excepción de las ventas incidentales de
raleos y podas. Los terrenos sobre los que se construyan las
propiedades, planta y equipo se reconocerán por separado. Bienes de Uso Público5 Se
reconocerán como bienes de uso público, los activos destinados para el uso,
goce y disfrute de la colectividad y que, por lo tanto, están al servicio de
esta en forma permanente, con las
limitaciones que establece el ordenamiento jurídico y la autoridad que regula
su utilización. Con respecto a estos bienes, el Estado cumple una función
de protección, administración, mantenimiento y apoyo financiero. Los bienes de
uso público se caracterizan porque son inalienables, imprescriptibles e
inembargables. (…) Los terrenos sobre los que se construyan los bienes de uso
público, se reconocerán por separado.(Negrilla
fuera de texto) Con relación a este tema, el Código Civil en el artículo 674 define los Bienes de uso público como aquellos que “su uso pertenece a todos los habitantes de un Territorio, como el de calles, plazas, puentes y caminos, se llaman bienes de la Unión o de uso público o bienes públicos del Territorio. Los bienes de uso público propiamente dicho, que pueden ser por naturaleza o por el destino jurídico6, se caracterizan por: * Pertenecer al Estado o a otros entes estatales, * Estar destinados al uso común de todos los habitantes, y *Por encontrarse fuera del comercio, son inalienables7,
imprescriptibles8 e inembargables9.” Políticas Contables10: Las
políticas contables establecidas por la Contaduría General de la Nación y
contenidas en el Marco Normativo para entidades de gobierno serán aplicadas por
la entidad de manera uniforme para transacciones, hechos y operaciones que sean
similares. No obstante, en algunos casos específicos, se permitirá que la
entidad, considerando lo definido en el Marco Normativo para entidades de
gobierno y a partir de juicios profesionales, seleccione y aplique una política
contable para el reconocimiento de un hecho económico, la cual permita mostrar
la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de
la entidad atendiendo las características de representación fiel y relevancia
de la información financiera; caso en el cual, se documentará la política
definida. Para finalizar, la Resolución 193 de 2016, indica11: El
desarrollo del proceso contable de una entidad requiere de la identificación
del marco normativo que la rige, el cual delimita la regulación que es
aplicable a cada una de sus etapas. A
partir de dicho marco normativo, la entidad establece las políticas contables
que direccionarán el proceso contable para la preparación y presentación de
los estados financieros, teniendo en cuenta que, en el caso de las empresas que
no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del
público y de las entidades de gobierno, la
mayoría se definen en los marcos normativos respectivos. Las políticas
contables se formalizarán mediante documento emitido por el representante legal
o la máxima instancia administrativa de la entidad. (Negrilla fuera de texto) (…) Las
políticas de operación facilitan la ejecución del proceso contable y deberán
ser definidas por cada entidad para asegurar: el flujo de información hacia el
área contable, la incorporación de todos los hechos económicos realizados por
la entidad, y la presentación oportuna de los estados financieros a los
diferentes usuarios. VII TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS BIENES INMUEBLES
DE USO PÚBLICO YFISCAL EN APLICACIÓN DEL NUEVO MARCO NORMATIVO 1. Terrenos, Edificaciones
y Bienes de Uso Público en entidades del Nivel Central 1.1. Cuando el
titular del inmueble es Bogotá D.C. Por tratarse de un solo ente contable, los terrenos, las edificaciones y en general los bienes inmobiliarios de propiedad de Bogotá D.C., utilizados por el Nivel Central que cumplan con la definición de activo y las características de Propiedades, Planta y Equipo, de Bienes de Uso Público o de Propiedades de Inversión, señaladas en el Nuevo Marco Normativo, se deben reconocer en los estados contables del DADEP, en las cuentas y subcuentas del activo que correspondan del Catálogo General de Cuentas expedido por la CGN mediante la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias. Si una entidad
del Nivel Central diferente al DADEP, tiene reconocidos inmuebles en sus
estados contables a la fecha de esta Circular Conjunta, que cumplan con lo
mencionado anteriormente, deberá remitir al DADEP antes del 30 de noviembre de
2016la información que se relaciona en el Anexo No. 1 “Lista de chequeo para la remisión de documentación al DADEP”. Adicionalmente, deberá remitir en la
misma fecha, la información contemplada en el Anexo No. 2 “Novedades de Predios”. A partir de la vigencia 2017, el Anexo
No. 2 deberá enviarse periódicamente a más tardar el primer día hábil del mes
de noviembre de cada vigencia, con el fin de que el DADEP proceda a la
actualización de sus bases de datos. El reconocimiento contable de estos inmuebles permanecerá en la entidad del Nivel Central hasta que el DADEP informe oficialmente la incorporación de los mismos en sus estados contables, independientemente de la fecha de envío de los Anexos Nos. 1 y 2. En el caso en que a 30 de noviembre de 2016 no sea posible el envío de la información solicitada, la entidad del Nivel Central es responsable de realizar la determinación de sus saldos iniciales a 1° de enero de 2017, para lo cual tienen la autonomía de evaluar y aplicar una de las alternativas de medición establecidas en el Instructivo No. 002 de 2015 y en la Guía para su aplicación elaborada por la DDC. De igual manera deberá definir, cuando aplique, las diferentes variables inherentes a los bienes inmuebles, como: vidas útiles, depreciación, valor residual, e indicios y cálculo de deterioro, entre otros. Para los inmuebles que a la fecha de esta Circular Conjunta no se hayan entregado al DADEP por no cumplir con los requisitos establecidos y se encuentren registrados contablemente como construcciones en curso en las entidades del Nivel Central diferentes al DADEP, y estén brindando potencial de servicio, deberán reclasificarse al rubro correspondiente12, calculando la depreciación desde la fecha en que se inició su servicio, y estableciendo las variables descritas en el párrafo anterior, las cuales son necesarias en la determinación de saldos iniciales y en la medición posterior. Con relación a los bienes inmuebles que a la fecha de la presente Circular Conjunta están registrados por el DADEP y fueron entregados en administración a una entidad del Nivel Central, ésta última, deberá remitir máximo el 30 de noviembre, la información contenida en el Anexo No. 2, con corte a 31 de octubre de 2016. 1.2. Cuando el
titular del inmueble es una entidad pública, diferente a Bogotá D.C. De existir
inmuebles que cumplan con la definición de activo y las características para su
clasificación como Propiedades, Planta y Equipo, Bienes de Uso Público o
Propiedades de Inversión,que se encuentren en uso por parte de entidades del Nivel
Central, cuya titularidad no sea de Bogotá D.C., serán reconocidos por cada una
de estas entidades, en las subcuentas 160505“Terrenos
de Propiedad de Terceros”,164028 “Edificaciones de Propiedad de Terceros”, 1710 “Bienes de uso público en servicio” o 1951 “Propiedades de Inversión”, respectivamente, del Catálogo General de Cuentas
emitido por la CGN mediante la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias; y la entidad pública
titular del bien inmueble, por su parte retirará de sus activos el inmueble y lo
registrará en la respectiva cuenta de control 8347 “ Bienes entregados a terceros”. 1.3. Terrenos y
edificaciones adquiridos con recursos de la Contraloría de Bogotá o de las Localidades Los inmuebles adquiridos con recursos de la Contraloría de Bogotá o de alguna Localidad, cuya titularidad se encuentre a nombre de las mencionadas entidades, se continuarán reconociendo en sus estados contables, siempre que cumplan con las características para ser incorporadas como activo, propiedades, planta y equipo, bienes de uso público o propiedades de inversión, según lo establecido en el nuevo marco normativo contable. Este reconocimiento contable no procederá cuando otras entidades públicas los estén utilizando y adicionalmente en la evaluación que se realice para la determinación de saldos iniciales, esos inmuebles cumplan, para estas últimas, con las características de activo, propiedades, planta y equipo, caso en el cual deberán ser incorporados en la información contable de las mismas en las subcuentas 160505 “Terrenos de Propiedad de Terceros” o 164028 “Edificaciones de Propiedad de Terceros” ,de las cuentas que correspondan según el Catálogo General de Cuentas emitido por la CGN; y la entidad pública titular del bien inmueble, por su parte los registrará en la respectiva cuenta de control 8347 “ Bienes entregados a terceros”. 1.4. Bienes de
uso público a cargo de las Localidades Las erogaciones capitalizables asociadas a bienes de uso público realizadas por las Localidades, que impliquen construcción o ampliación, continuarán reconociéndose en los estados financieros delos Fondos de Desarrollo Local en la cuenta 1705 “Bienes de Uso Público e Históricos y Culturales en Construcción”, hasta la terminación de la obra. Posteriormente, este activo deberá reclasificarse a la cuenta 1710 “Bienes de Uso Público en Servicio”, determinarse su vida útil, y calcularse la depreciación correspondiente, así como los indicios de deterioro, si hubiere lugar a ello. Si el área técnica o el personal idóneo determina
que estas inversiones corresponden a rehabilitación o mejoramiento de un bien
de uso público existente, el reconocimiento afectará directamente los Bienes de
Uso Público en servicio, e igualmente evaluará su vida útil, calculará las
alícuotas respectivas, establecerá los indicios de deterioro, determinará los
valores a registrar en los casos en que aplique. El reconocimiento contable mencionado se
realizará siempre que los inmuebles cumplan con las características de activoy
bienes de uso público para estas entidades. Por su parte, el mantenimiento y la conservación
de los bienes se reconocerán como gasto en el resultado del periodo, por cuanto
son erogaciones que permiten conservar la capacidad normal del uso del activo. 2. Bienes inmuebles
utilizados por entidades descentralizadas y cuya titularidad es de Bogotá D.C. 2.1. Establecimientos
Públicos, Empresas13 y Ente Autónomo Universitario, cuyo ámbito de
aplicación es la Resolución 533 de 2015. a. Bienes
recibidos y entregados para uso permanente sin contraprestación Los Establecimientos Públicos, la Corporación para el Desarrollo y la Productividad de Bogotá Región Invest in Bogotá y el Ente Autónomo Universitario, que se encuentran bajo el ámbito de aplicación de la Resolución 533 de 2015, y que hayan recibido de Bogotá D.C., a través del DADEP, bienes inmuebles14 para uso permanente sin contraprestación según el procedimiento definido en la Resolución 356 del 05 de septiembre de 2007, de la CGN, continuarán reconociendo en la información contable los inmuebles hasta el 31 de diciembre de 2016 utilizando el catálogo de cuentas del RCP precedente. A partir del 1° de enero de 2017, estas entidades deberán realizar la reclasificación u homologación de los inmuebles que cumplan con las características de activo y de propiedades, planta y equipo, Bienes de Uso Público o Propiedades de Inversión, atendiendo el Catálogo General de Cuentas expedido por la CGN en la Resolución 620 de 2015 y sus modificatorias, es decir se reconocerán en las subcuentas 160505“Terrenos de Propiedad de Terceros” o 164028 “Edificaciones de Propiedad de Terceros”, 1710 “Bienes de uso público en servicio” o 1951 “Propiedades de Inversión”, respectivamente; las entidades que se encuentran en esta situación, tienen la autonomía de evaluar y aplicar una de las alternativas de medición establecidas en el Instructivo No. 002 de 201515 y en la Guía para su aplicación elaborada por la DDC. Adicionalmente, estas entidades deberán enviar al DADEP, en el último trimestre de cada año, la información descrita en el Anexo No. 2 con el fin que ese Departamento actualice sus Bases de Datos. Por su parte el DADEP, continuará reflejando en las Cuentas de Orden Deudoras de Control los bienes inmuebles entregados a terceros y revelando la información respectiva en las notas a los estados Financieros. b. Bienes a incorporar
de acuerdo con los criterios del Nuevo Marco Normativo Si dentro de la evaluación y análisis de la información, los Establecimientos Públicos, la Corporación para el Desarrollo y la Productividad de Bogotá Región Invest in Bogotá y el Ente Autónomo Universitario, que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Resolución 533 de 2015, establecen que deben incorporar otros bienes inmuebles de propiedad de Bogotá D.C., por cumplir con los criterios de activo, de propiedades, planta y equipo, Bienes de Uso Público o Propiedades de Inversión, del nuevo Marco Normativo, y que no se encuentran en la situación planteada en el literal a. del numeral 2.1., de esta Circular, deberán reconocer estos activos en su información contable, en las subcuentas 160505 “Terrenos de Propiedad de Terceros” y164028 y “Edificaciones de Propiedad de Terceros”, 1710 “Bienes de uso público en servicio” o 1951 “Propiedades de Inversión”, respectivamente, a partir del 1° de enero de 2017. Así mismo, estas
entidades tienen la autonomía de evaluar y aplicar una de las alternativas de
medición establecidas en el Instructivo No. 002 de 2015 y la Guía para su
aplicación elaborada por la DDC y deberán
enviar a más tardar el 30 de noviembre de 201616 y periódicamente a
más tardar el primer día hábil del mes de noviembre de cada vigencia la
información descrita en el Anexo No. 2, con el fin de que el DADEP proceda a la
actualización de sus Bases de Datos. A su vez el DADEP, de acuerdo con la información recibida, procederá a retirar de sus activos los inmuebles objeto de este análisis y en forma alterna los reconocerá en las cuentas deudoras de control, revelando esta situación en notas a los estados financieros. 2.2. Nivel
Descentralizado cuyo ámbito de aplicación es la Resolución 743 de 2013 o la Resolución
414 de 2014. Los bienes inmuebles legalizados por el DADEP, que cumplan con la definición, criterios y características de activo y de propiedades, planta y equipo, para el ente del Nivel Descentralizado cuyo ámbito de aplicación es la Resolución 743 de 2013 o la Resolución 414 de 2014, se reconocerán en las subcuentas 160505 “Terrenos de Propiedad de Terceros” o 164028 “Edificaciones de Propiedad de Terceros”, del Catálogo General de Cuentas definido por la Contaduría General de la Nación para cada sector. Los terrenos en
los cuales las Empresas Sociales del Estado hayan construido edificaciones y
cuyo titular sea Bogotá D.C., serán reconocidos por estas entidades en la
subcuenta 160505 “Terrenos de Propiedad
de Terceros”, y revelará aspectos tales como naturaleza del bien (fiscal o
de uso público), identificación de la edificación construida, entre otros. Las entidades
anteriormente mencionadas deberán
enviar a más tardar el 30 de noviembre de 2016 y periódicamente a más tardar el
primer día hábil del mes de noviembre de cada vigencia la información descrita
en el Anexo No. 2, con el fin de que el DADEP proceda a la actualización de sus
Bases de Datos. El reconocimiento contable de los bienes inmuebles de propiedad de Bogotá D.C., por parte de las entidades descentralizadas, no otorga derecho alguno para argumentar la titularidad o propiedad sobre los mismos; la titularidad jurídica y legal continuará en cabeza de Bogotá D.C., así como, la defensa y saneamiento jurídico estará a cargo del DADEP de conformidad con el Acuerdo 18 de 1999. 3 Estimaciones
contables Los entes públicos que reconozcan en sus activos la propiedad inmobiliaria atendiendo el nuevo marco normativo, son autónomos y responsables de la determinación de los saldos iniciales, vidas útiles, indicios de deterioro, cálculos de depreciaciones y de deterioro, y medición posterior de los mismos. En este sentido,
a partir de la vigencia 2017, las entidades de gobierno que conforman el Nivel
Central y que utilizan inmuebles reconocidos contablemente por el DADEP,
deberán informar a este Departamento los cambios en las variables anteriormente
mencionadas, mediante el diligenciamiento y envío del Anexo No. 2, el cual deberá ser reportado a más
tardar el primer día hábil del mes de noviembre de cada vigencia. 4.Reconocimiento
y medición La
incorporación de los inmuebles fiscales o de uso público, objeto de esta
Circular Conjunta se medirá de conformidad con lo establecido en los
Instructivos 002 de 2014 y 002 de 2015, expedidos por la CGN. En este sentido,
podrá considerarse la información relacionada con el valor del bien contenido
en el documento soporte, mediante el cual la entidad titular de la propiedad
del inmueble hace entrega de la tenencia, uso o control de los mismos. Las
entidades tendrán en cuenta las prioridades de medición incorporadas en la Guía
para la aplicación del Instructivo No. 002 de 2015 emitida por la DDC para
efectos de la determinación de saldos iniciales. Para la valuación de los terrenos catalogados
como Bienes de Uso Público del Nivel Central, es decir a nombre de Bogotá
Distrito Capital es procedente aplicar en lo pertinente, la Metodología de Valoración
del suelo desarrollada por el DADEP. VIII. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Las
entidades del nivel descentralizado que reconozcan o incorporen en sus estados
contables, terrenos fiscales y de uso público, edificaciones y en general
bienes inmuebles de propiedad de Bogotá D.C., remitirán al DADEP a más tardar
el 30 de noviembre de 2016, la relación de los inmuebles que serán reconocidos
o incorporados a 1° de enero de 2017, para proceder a efectuar las respectivas
conciliaciones y evitar la omisión o el doble reconocimiento de los mismos. Adicionalmente,
es de precisar que si los bienes inmuebles son propiedad de una entidad descentralizada del
Distrito, estos son objeto de inclusión en el Registro Único del Patrimonio
Inmobiliario Distrital – RUPI, para lo cual se deberá remitir al DADEP la
información relacionada en el Anexo No. 1de la presente Carta Circular. En todos los casos referidos al reconocimiento contable de los bienes inmuebles utilizados, controlados o administrados por las entidades distritales, deberá existir la coordinación interinstitucional necesaria, para establecer mecanismos en el flujo de información y en la elaboración de conciliaciones periódicas. Los demás hechos económicos no considerados
en la presente Circular Conjunta, que requieran de reconocimiento contable, tales
como arrendamientos, bienes entregados en concesión, mediante convenios, entre
otros, se tratarán de conformidad con lo establecido en el Nuevo Marco
Normativo de Contabilidad Pública, según corresponda. NADIME AMPARO YAVER LICHT Director Departamento de la Defensoría del Especio Público DADEP MARCELA HERNANDEZ ROMERO Contadora General de Bogotá, D.C. NOTAS DE PIE DE PÁGINA 1. La CGN efectuó la adopción indirecta de las Normas
Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) 2. Los Fondos de Desarrollo Local forman parte
del proceso de
agregación de la información contable para la elaboración y presentación de los
estados contables de Bogotá Distrito Capital como ente jurídico independiente
aunque administrativamente pertenecen al Sector Localidades. 3.. Marco conceptual para la preparación y
presentación de la información financiera, numeral 6.1.1. Activos 4.
Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de
los hechos económicos, Capítulo I, numeral 10 Propiedades, planta y equipo. 5.
Ídem, Capítulo I, numeral 11 Bienes de Uso Público. 6. CSJ Sent. 26 de
Septiembre
de 1940. 7. Inalienables, significa que se encuentran fuera del comercio
mientras conserven la característica de uso público. En esa medida no pueden
ser vendidos, donados, permutados, etc. C.P. artículo 63. 8.
Imprescriptibles, por cuanto prima la defensa de la integridad del
dominio público frente a usurpaciones de los particulares, que, aplicándoles el
régimen común, terminarían por imponerse por el transcurso del tiempo- La
declaración de pertenencia no procede respecto de bienes imprescriptibles o de
propiedad de entidades de derecho público.( Concepto UESP – OAJ 009 de 2006 y
Sentencia STC1776-2016 – Corte Suprema de Justicia) 9. Inembargables
por cuanto la Constitución explícitamente impide embargos, secuestros o
cualquier medida de ejecución judicial tendiente a restringir el uso directo o
indirecto de un bien de uso público. C.P. artículo 63. 10. Normas para el reconocimiento, medición,
revelación y presentación de los hechos económicos Capítulo VI, Numeral 4, 11.
Procedimiento para la evaluación del Control Interno Contable, Numeral 2.1. 12.
Acorde con la clasificación del inmueble, se reconocerán en las cuentas 1640 “Edificaciones”, 1710 “Bienes de Uso
Público en Servicio” o 1951
“Propiedades de inversión”. 13.
Corporación para el Desarrollo y la Productividad de Bogotá Región Invest in
Bogotá. 14.
Fiscales y de Uso Público 15. Numerales 1.1.9 literal d) y 1.1.10 literal b) 16.
Resultado de proceso de análisis que las entidades actualmente están
efectuando. ANEXO
No. 1 LISTA
DE CHEQUEO PARA REMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN AL DADEP 1. INMUEBLES CUYA TITULARIDAD QUEDA A NOMBRE DE
BOGOTÁ D. C.: * Formato diligenciado de
Novedades de Predios * Copia de la escritura
pública o documento que haga sus veces donde conste la transferencia a favor
del Distrito Capital. * Certificado de
tradición y libertad con una vigencia no superior a 30 días, donde conste el
registro de la escritura pública o documento que haga sus veces y figure la
titularidad a favor del Distrito Capital. * Boletín Catastral. * Levantamiento
topográfico, si lo hubiere. * Acta de recibo material
si hubiere, (para los bienes recibidos en dación de pago, es obligatorio). * Copia del avalúo
comercial que soportó el proceso de adquisición predial. * Estudio de títulos del
bien inmueble, si lo hubiere. Para
los bienes adquiridos en dación de pago: * Auto de calificación y
graduación de créditos emitido por la Superintendencia de Sociedades. * Auto de
apertura de liquidación obligatoria o acuerdo concordatario. * Auto de la
SUPERSOCIEDADES donde se ordena a Instrumentos Públicos, registrar las
adjudicaciones. * Auto de
terminación del proceso. * Certificado de
tradición y libertad con una vigencia no superior a 30 días, donde conste el
registro del auto que transfiere la propiedad a favor del Distrito Capital. * Boletín
Catastral. * Copia del
avalúo comercial del predio. 2 INMUEBLES CUYA TITULARIDAD QUEDA A NOMBRE DEL
ENTE DESCENTRALIZADO QUE LO ADQUIERE: *. Copia de la escritura
o documento que haga sus veces donde conste la titularidad del bien. * Certificado de
tradición y libertad con una vigencia no superior a 30 días, donde conste el
registro de la escritura pública o documento que haga sus veces y figure la
titularidad a favor del Ente Descentralizado. * Boletín Catastral. * Levantamiento
topográfico, si lo hubiere. * Acta de recibo material
del bien inmueble, si lo hubiere. * Copia del avalúo
comercial que soportó el proceso de adquisición predial. * Estudio de títulos del
bien inmueble, si lo hubiere. 3 CONSTRUCCIONES EN BIENES CON TITULARIDAD DE
BOGOTÁ D.C. O DE ENTES DESCENTRALIZADOS: * Formato diligenciado de
Novedades de Predios, del Instructivo 29 de 2002 o la norma que lo modifique o
sustituya. * Copia de acta de
liquidación de obra o documento que haga sus veces, firmada por quienes
intervienen. * Licencia de
Construcción y planos arquitectónicos. * Póliza contra todo
riesgo. NOTA:
La información aquí descrita deberá ser entregada de forma física y/o digital NOTA 2. El anexo No. 2 puede consultarlo en la pestaña denominada "Documentos de la norma" |