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De
conformidad con su consulta del asunto, elevada mediante el radicado de la
referencia, esta Oficina Asesora Jurídica procederá a emitir concepto, de
acuerdo a sus funciones establecidas los literales A y B1 del artículo 8 del Decreto Distrital 330 de
2008, y en los términos del artículo 28 del CPACA, sustituido por el artículo 1
de la Ley 1755 de 2015, según el cual, por regla general, los conceptos
emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en
ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento
o ejecución. 1. Consultas jurídicas ¿Es
posible para las autoridades públicas exigir presentación personal y/o copia
del documento de identificación en la reglamentación interna de ciertas
peticiones? 2. Marco
jurídico 2.1. Constitución Política
de Colombia de 1991. 2.2. Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo: Ley 1437 de
2011. 2.3. Ley 39 de 1961:
"Por la cual se dictan normas para la cedulación, y otras de carácter
electoral.” 2.4. Ley 27 de 1977:
"Por la cual se fija la mayoría de edad a los 18 años.” 2.5. Ley 962 de 2005: “Por
la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de
los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.” 2.6. Jurisprudencia
constitucional sobre el derecho fundamental de petición. 2.7. Decreto-ley 2150 de
1995: "Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública." 2.8. Decreto-ley 19 de
2012: "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública." 3.
Análisis jurídico Previo
a entrar en materia, precisamos que esta Oficina Asesora Jurídica no responde
consultas de casos particulares, por ende, a continuación
abordaremos el caso consultado de manera general y serán los interesados
quienes deberán aplicar las orientaciones generales dadas en este concepto a su
caso concreto. El
artículo 84 de la Constitución Política de 1991 establece expresamente la
prohibición a las autoridades públicas de exigir requisitos adicionales para el
ejercicio de un derecho que ya haya sido reglamentado de manera general. “ARTÍCULO 84. Cuando un derecho o una
actividad hayan sido reglamentados de manera general las autoridades públicas
no podrán establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales
para su ejercicio.” En
concordancia con lo anterior, el artículo 22 del CPACA, sustituido por el
artículo 1 de la Ley 1755 de
2015, relativo a la organización para el trámite interno de peticiones, faculta
a las autoridades públicas para regular la tramitación interna de las
peticiones (entendidas como de: reconocimiento de derechos, intervención,
resolución de una situación jurídica, prestación de un servicio, requerimiento
de información, examen y requerimiento de copias de documentos, formulación de
consultas, quejas, denuncias y reclamos e interposición de recursos) que les
corresponda resolver para garantizar el buen funcionamiento de la
administración pública. "Artículo 22. Organización para el trámite
interno y decisión de las peticiones. Las autoridades reglamentarán la
tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver, y la manera
de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a
su cargo. Cuando
más de diez (10) personas formulen peticiones análogas de información, de interés general o de consulta, la
Administración podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de
amplia circulación, la pondrá en su página web y entregará copias de la misma a
quienes las soliciten. En
armonía con lo anterior, la Corte Constitucional en la sentencia C-951 de 2014,
relacionada con el estudio de constitucionalidad previo de la ley estatutaria
del derecho de petición (Ley 1755 de 2015), estableció que la reglamentación
interna de los aspectos operativo y
administrativo de las peticiones es
un desarrollo de la autonomía administrativa consagrada en el artículo 209
Superior, y una garantía para la adecuada y eficiente atención de las mismas,
la cual tiene como límite regulatorio el marco establecido en la ley. Veamos: "5.10.
Reglamentación interna del trámite de peticiones contribuye a su resolución
pronta y eficaz (…) Contenido normativo y
análisis de constitucionalidad El
primer inciso del artículo 22, en desarrollo de la autonomía administrativa de cada entidad (art. 209 CP), prevé un
contenido acorde con el derecho de petición, en tanto redunda en la adecuada y eficiente atención de las peticiones
presentadas ante una entidad. Se erige como una garantía, pues el reglamento no podrá modificar
aspectos regulados por el proyecto estatutario que ahora se estudia. Así el
ámbito que se reserva a las entidades administrativas es el de reglamentar en
los aspectos operativo y administrativo lo ya establecido por una ley
estatutaria, para facilitar la eficiente y adecuada ejecución de lo previsto en
ella. (…) Conclusión Por
esta razón, la Corte procederá a declarar exequible el artículo 22 del proyecto
de ley revisado, con un condicionamiento en el sentido de que la constitucionalidad
de la norma se declara, sin perjuicio de que deba enviarse la respuesta a todos
los que hayan formulado la petición.” (Negritas
y subrayado nuestros) A
su turno, no se debe perder de vista que el artículo 1 de la Ley 39 de 1961 -Por la cual se dictan normas para la
cedulación y otras de carácter electoral- establece a la cédula de
ciudadanía como el único documento de identificación válido en todos los actos
civiles, políticos, administrativos y judiciales. "ARTICULO 1º. A partir del primero (1°)
de enero de mil novecientos sesenta y dos (1962), los colombianos que hayan
cumplido veintiún (21) años solo podrán identificarse con la cédula de
ciudadanía laminada, en todos los actos civiles, políticos, administrativos y
judiciales. En
este punto es pertinente aclarar que el artículo 2 de la Ley 27 de 1977 – Por la cual se fija la mayoría de edad los
18 años- estableció que "[e]n todos los casos en que la ley señale los
21 años como aptitud legal para ejecutar determinados actos jurídicos, o como
condición para obtener la capacidad de ejercicio de los derechos civiles, se
entenderá que se refiere a los mayores de 18 años.” Por
otra parte, el menester recordar que el artículo 33 del Decreto-ley 2150 de
1995 prohibió expresamente las presentaciones personales en los trámites ante
la administración pública excepto aquellas exigidas expresamente por fas leyes. "Artículo 33°. Prohibición de presentaciones
personales. Prohíbese la exigencia de la presentación personal en las
actuaciones frente a la Administración Pública salvo aquéllas exigidas
taxativamente en los códigos.” Igualmente,
el artículo 5 de la Ley 962 de 2005, relativo a la notificación en sede
administrativa, establece el derecho que tiene cualquier persona natural o
jurídica para notificarse de un acto administrativo a través de apoderado, cuyo
poder no requiere presentación personal, excepto en los casos de reconocimiento
de derechos con cargo a recursos públicos. "Artículo 5°. Notificación. Cualquier persona natural o jurídica que requiera
notificarse de un acto administrativo, podrá delegar en cualquier persona el
acto de notificación, mediante poder, el cual
no requerirá presentación personal, el delegado sólo estará facultado
para recibir la notificación y toda manifestación que haga en relación con el
acto administrativo se tendrá, de pleno derecho, por no realizada. Las demás actuaciones deberán efectuarse en la
forma en que se encuentre regulado el derecho de postulación en el
correspondiente trámite administrativo. Se exceptúa de lo dispuesto en este artículo la
notificación del reconocimiento de un derecho con cargo a recursos públicos, de
naturaleza pública o de seguridad social." (Negritas y subrayado
nuestros) En
el mismo sentido, el artículo 5 del Decreto-ley 19 de 2012, relativo al
principio de economía en las actuaciones administrativas, dispone que las
autoridades públicas por regla general no deben exigir notas de presentación
personal, salvo que la ley de ordene expresamente o tratándose de poderes
especiales. “ARTICULO 5. ECONOMÍA EN LAS ACTUACIONES
ADMINISTRATIVAS. Las normas de procedimiento
administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los
procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de
gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares
que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias
que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de
presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa o
tratándose de poderes especiales. En tal Virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia,
optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto
nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las
personas.” (Negritas y subrayado
nuestros) Finalmente,
por su pertinencia para el caso consultado, a continuación, citaremos "in
extenso" las diferentes disposiciones de las leyes antitrámites vigentes,
a efectos de evitar que en la regulación interna de las peticiones a futuro se
exijan requisitos o documentos innecesarios o prohibidos por las normas sobre
la materia. DECRETO-LEY 2150 DE
1995 "Artículo 1. Supresión de Autenticaciones y
Reconocimientos. A las entidades que integran la Administración Pública les
está prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial
o judicialmente. (…) Artículo 10. Modificado por el Decreto 19 de 2012, artículo 7°. Prohibición de declaraciones extra juicio. Se prohíbe exigir como requisito para el trámite de una actuación administrativa declaraciones extra juicio ante autoridad administrativa o de cualquier otra índole. Para surtirla bastará la afirmación que haga el particular ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento. Artículo 11. Supresión
de sellos.
En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o
no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la
modalidad o técnica utilizada en el otorgamiento o trámite de documentos,
distintos de los títulos valores La
firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la
expedición del documento respectivo. Prohíbese
a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado
para el uso por la Administración Pública. (…) Artículo 13.
Prohibición de exigir copias o fotocopias de documentos que se poseen. En todas las
actuaciones públicas, quedan prohibidas las exigencias de copias o fotocopias
de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública
tenga facultad legal de acceder. Artículo 14. Modificado por la Ley 962 de 2005, artículo 11. Prohibición de
exigencia de requisitos previamente acreditados. En relación con las
actuaciones que deban efectuarse ante la Administración Pública, prohíbese la
exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una
actuación administrativa agotada cuando una en curso suponga que la anterior
fue regularmente concluida. Igualmente no se podrá solicitar documentación de actos
administrativos proferidos por la misma autoridad ante la cual se está
tramitando la respectiva actuación. Las
autoridades administrativas de todo orden no podrán revivir trámites o requisitos
eliminados o modificados por el legislador o el Gobierno Nacional" Artículo 15.
Prohibición de paz y salvos internos. En las actuaciones administrativas queda
prohibida la exigencia de cualquier tipo de paz y salvo interno. Artículo 16. Modificado por la Ley 962 de 2005. artículo 14. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad envió de dicha información. En tal caso. la carga de la prueba no corresponderá al usuario. Será
permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en
aplicación del principio de colaboración El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Publica esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades. (…) Artículo 18. Modificado por la Ley 962 de 2005, artículo 23. Prohibición de retener documentos. Ninguna autoridad podrá retener la cédula
de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, la licencia de
conducción, el pasado judicial, la libreta militar, o cualquier otro documento
de las personas. Si se exige la identificación de una persona, ella cumplirá la
obligación mediante la exhibición del correspondiente documento. Queda
prohibido retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada. (…) Artículo 21. Prohibición de los certificados de vigencia. Prohíbese la exigencia y expedición de
certificados de vigencia de los documentos de identidad. (…) Artículo 25. Modificado por la Ley 962 de 2005, artículo 10. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la
Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos,
propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo
certificado y por correo electrónico. En ningún caso, se podrán
rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales
o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional. Las peticiones de los
administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al
correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán
radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el
día de su incorporación al correo. Las solicitudes formuladas a
los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que
sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la
propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de
recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible
establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del
destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el
correo. Igualmente, los
peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información
a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con
porte pagado y debidamente diligenciado. Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se
entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección
esté correcta y claramente diligenciada. Artículo 26. Utilización
del sistema electrónicos de archivo y transmisión de datos. Las entidades de la
Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de
datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus
actuaciones frente a la administración. En ningún caso las entidades
públicas podrán limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por
parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las
entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas de las obligaciones
legales a cargo de los particulares. (…) Artículo 29.
Expedición
de actos y comunicaciones de las entidades públicas. Todos los
actos administrativos a través de los cuales se exprese la Administración
Pública por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias.
Una de éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo
central de la entidad. (…) Artículo 32. Ventanillas
únicas. Para
la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, los despachos
públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice
la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del
peticionario. (…) Artículo 39. Sanciones. El desconocimiento de los deberes del
presente capítulo impuestos a los servidores públicos, será considerado como
una falta gravísima sancionable conforme a lo dispuesto en el Código
Disciplinario Único.” LEY 962 DE 2005 “Artículo 1°. Objeto y principios rectores. La presente ley tiene por objeto
facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública, de
tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de
actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de
conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333
de la Carta Política. En tal virtud, serán de obligatoria observancia los
siguientes principios como rectores de la política de racionalización,
estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias
injustificadas a los administrados: 1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio de
actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán
exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos
taxativamente en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. En
tales casos las autoridades públicas no podrán exigir certificaciones,
conceptos o constancias. Las autoridades públicas no
podrán establecer trámites, requisitos o permisos para el ejercicio de
actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren
expresamente autorizados por la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación
de documentos de competencia de otras autoridades. 2. Numeral modificado por el Decreto Nacional 019 de 2012,
artículo 39. Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la
ley. Las
entidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativa
expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite, deberán
previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la
Función Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual
se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de
implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la
existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su
aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de
simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento
Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción e implementación. Para el cumplimiento de esta
función el Departamento Administrativo de la Función Pública contará con el
apoyo de los Comités Sectoriales e Intersectoriales creados para tal efecto.
Asimismo, podrá establecer mecanismos de participación ciudadana a fin de que
los interesados manifiesten sus observaciones. El Director del Departamento
Administrativo de la Función Pública rendirá, al inicio de cada período de
sesiones ordinarias, informe a las Comisiones Primeras de cada Cámara sobre la
expedición de los nuevos trámites que se hayan adoptado. Parágrafo
1. El
procedimiento previsto en el presente artículo no se aplicará cuando se trate
de adoptar trámites autorizados por los decretos expedidos durante los estados
de excepción, con motivo de la declaratoria de un estado de catástrofe o
emergencia natural o cuando se requiera la adopción inmediata de medidas
sanitarias para preservar la sanidad humana o agropecuaria. Parágrafo
2. Las
Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales o Municipales únicamente
podrán adoptar, mediante ordenanza o acuerdo, las medidas que se requieran para
la implementación o aplicación de los trámites creados o autorizados por la
Ley. (…) Artículo 6°. Medios
tecnológicos.
Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y
entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los
ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear,
adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que
dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía,
celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función
administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos
de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las
competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas. La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos
administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones
vigentes. Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y
actos, podrán adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones
electrónicas. Toda persona podrá
presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier
medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos
de la Administración Pública. En los casos de peticiones
relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso
deben allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama. La utilización de medios electrónicos
se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la
complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del
Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a
293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que
sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo
del documento. Parágrafo 1°. Las entidades y
organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios
tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización. Parágrafo 2°. En todo caso, el uso de
los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias
de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad,
disponibilidad e integridad. Parágrafo 3°. Cuando la sustanciación
de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos,
las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un
certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con
lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional. Artículo 7°. Publicidad
electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública. La Administración Pública
deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las
leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de
interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días
siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de
publicarlos en el Diario Oficial. Las reproducciones
efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que
no se altere el contenido del acto o documento. A partir de la vigencia de
la presente ley y para efectos de adelantar cualquier trámite administrativo,
no será obligatorio acreditar la existencia de normas de carácter general de
orden nacional, ante ningún organismo de la Administración Pública. Artículo 8°. Entrega de
información.
A partir de la vigencia de la presente ley, todos los organismos y entidades de
la Administración Pública deberán tener a disposición del público, a través de
medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por medio telefónico o por
correo, la siguiente información, debidamente actualizada: Normas básicas que
determinan su competencia; Funciones de sus distintos
órganos; Servicios que presta. Regulaciones, procedimientos
y trámites a que están sujetas las actuaciones de los particulares frente al
respectivo organismo o entidad, precisando de manera detallada los documentos
que deben ser suministrados, así como las dependencias responsables y los
términos en que estas deberán cumplir con las etapas previstas en cada caso. Localización de
dependencias, horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para
que las personas puedan cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos ante
ellos. Dependencia, cargo o nombre
a quién dirigirse en caso de una queja o reclamo; Sobre los proyectos
específicos de regulación y sus actuaciones en la ejecución de sus funciones en
la respectiva entidad de su competencia. En ningún caso se requerirá
la presencia personal del interesado para obtener esta información, la cual
debe ser suministrada, si así se solicita por cualquier medio a costa del
interesado. (…) Artículo 13. Prohibición de exigencia de presentaciones
personales para probar supervivencia. Ninguna autoridad podrá exigir
presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya transcurrido
más de un (1) año contado a partir de la última presentación de supervivencia.
Este término será de tres (3) meses cuando se trate de entidades que hagan
parte del Sistema de Seguridad Social Integral, a menos que la persona se
encuentre residenciada fuera del país en sitio donde no exista representación
consular colombiana, en cuyo caso operará el término de seis (6) meses. Parágrafo. El certificado de supervivencia solamente se
podrá exigir cuando el importe de la prestación se pague por abono en cuenta
corriente o de ahorro, abierta a nombre del titular de la prestación, o cuando
se cobre a través de un tercero. (…) Artículo 15. Derecho de
turno. Los
organismos y entidades de la Administración Pública Nacional que conozcan de
peticiones, quejas, o reclamos, deberán respetar estrictamente el orden de su
presentación, dentro de los criterios señalados en el reglamento del derecho de
petición de que trata el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo, sin
consideración de la naturaleza de la petición, queja o reclamo, salvo que
tengan prelación legal. Los procedimientos especiales regulados por la ley se
atenderán conforme a la misma. Si en la ley especial no se consagra el derecho
de turno, se aplicará lo dispuesto en la presente ley. En todas las entidades, dependencias
y despachos públicos, debe llevarse un registro de presentación de documentos,
en los cuales se dejará constancia de todos los escritos, peticiones y recursos
que se presenten por los usuarios, de tal manera que estos puedan verificar el
estricto respeto al derecho de turno, dentro de los criterios señalados en el
reglamento mencionado en el inciso anterior, el cual será público, lo mismo que
el registro de los asuntos radicados en la entidad u organismo. Tanto el
reglamento como el registro se mantendrán a disposición de los usuarios en la
oficina o mecanismo de atención al usuario. Cuando se trate de pagos que
deba atender la Administración Pública, los mismos estarán sujetos a la
normatividad presupuestal. Artículo 16. Cobros no
autorizados.
Ningún organismo o entidad de la Administración Pública Nacional podrá cobrar,
por la realización de sus funciones, valor alguno por concepto de tasas,
contribuciones, formularios o precio de servicios que no estén expresamente
autorizados mediante norma con fuerza de ley o mediante norma expedida por
autoridad competente, que determine los recursos con los cuales contará la
entidad u organismo para cumplir su objeto. (…) Artículo 24. Modificado por el Decreto 019 de 2012, artículo 36. Presunción de validez de firmas. Las firmas de particulares
impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades
públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de
la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se
desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de
falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la
falsedad de la misma. Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en
general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los
procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales
aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el
sistema de seguridad social integral y los del magisterio. Artículo 79. El incumplimiento en todo o en parte de las
disposiciones previstas en la presente ley, será causal de mala conducta de
conformidad con el Código Disciplinario Único. Artículo 81. Ninguna denuncia o queja anónima podrá promover
acción jurisdiccional, penal, disciplinaria, fiscal, o actuación de la
autoridad administrativa competente (excepto cuando se acredite, por lo menos
sumariamente la veracidad de los hechos denunciados) o cuando se refiera en
concreto a hechos o personas claramente identificables. (Negritas y subrayados nuestros) DECRETO-LEY 19 DE 2012 ARTICULO 3. MORALIDAD. La actuación administrativa debe ceñirse a los postulados de la ética y cumplirse con absoluta transparencia en interés común. En tal virtud, todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas. ARTICULO 4.
CELERIDAD EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Las
autoridades tienen el impulso oficioso de los procesos administrativos; deben
utilizar formularios
gratuitos para actuaciones en serie, cuando la naturaleza de ellas lo haga
posible y cuando sea asunto de su competencia, suprimir los trámites
innecesarios, sin que ello las releve de la obligación de considerar y valorar
todos los argumentos de los interesados y los medios de pruebas decretados y
practicados; deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con
diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y
deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible. (…) ARTICULO 6.
SIMPLICIDAD DE LOS TRÁMITES. Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser
sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se
exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines
que se persigue cumplir. Las autoridades deben
estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares para trámites
similares. (…) ARTICULO 9.
PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD. Cuando se esté adelantando
un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,
constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la
cual se está tramitando la respectiva actuación. Parágrafo. A partir del 1 de enero de
2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se
esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen
en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual
reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la
persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de
trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los
archivos de otra entidad pública. ARTICULO
11. DE LOS ERRORES DE CITAS, DE ORTOGRAFÍA, DE MECANOGRAFÍA O DE ARITMÉTICA. Ninguna autoridad
administrativa podrá devolver o rechazar solicitudes contenidas en formularios
por errores de citas, de ortografía, de mecanografía, de aritmética o
similares, salvo que la utilización del idioma o de los resultados aritméticos
resulte relevante para definir el fondo del asunto de que se trate y exista
duda sobre el querer del solicitante. Cualquier funcionario podrá corregir el
error sin detener la actuación administrativa, procediendo en todo caso a
comunicar por el medio más idóneo al interesado sobre la respectiva corrección. ARTÍCULO
12. PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS O RECLAMOS POR PARTE DE LOS NIÑOS,
NIÑAS Y ADOLESCENTES. Los niños, niñas y adolescentes podrán presentar directamente
solicitudes, quejas o reclamos en asuntos que se relacionen con su interés
superior, su bienestar personal y su protección especial, las cuales tendrán
prelación en el turno sobre cualquier otra. ARTICULO
13. ATENCIÓN ESPECIAL A INFANTES, MUJERES GESTANTES, PERSONAS EN SITUACIÓN DE
DISCAPACIDAD, ADULTOS MAYORES Y VETERANOS DE LA FUERZA PÚBLICA. Todas las entidades del
Estado o particulares que cumplan funciones administrativas, para efectos de
sus actividades de atención al público, establecerán mecanismos de atención
preferencial a infantes, personas con algún tipo de discapacidad, mujeres gestantes,
adulto mayor y veterano de la Fuerza Pública. ARTICULO
14. PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, RECOMENDACIONES O RECLAMOS FUERA DE LA
SEDE DE LA ENTIDAD. Los interesados que residan en una ciudad diferente a la de la
sede de la entidad u organismo al que se dirigen, pueden presentar sus
solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamaciones a través de medios
electrónicos, de sus dependencias regionales o seccionales, Si ellas no
existieren, deberán hacerlo a través de aquellas en quienes deleguen en
aplicación del artículo 9 de la Ley 489 de 1998, o a través de convenios que se
suscriban para el efecto, En todo caso, los respectivos escritos deberán ser
remitidos a la autoridad correspondiente dentro de las 24 horas siguientes. (…) ARTICULO
17. ELlMINACIÓN DE HUELLA DACTILAR. Suprímase
el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite,
procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los
particulares que cumplan funciones administrativas. Excepcionalmente
se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos: 1. Servicios
financieros de entidades públicas 2. Trámites
propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones 3. Trámites
ante Registro Públicos 4. Trámites
relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería 5. Visas y
prórrogas de permanencia 6. Escrituras
Públicas 7. Visita a
internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario -INPEC- 8. Cédula
de ciudadanía y tarjeta de identidad 9. Autorización
para salida de menores de país 10. Cesión
de derechos 11. Comercio
de armas, municiones y explosivos 12. Otorgamiento
de poderes 13. Registros
delictivos 14. Trámites
para el registro de víctimas y ayuda humanitaria En todo
caso la exigencia de la huella dactilar será remplazada por su captura mediante
la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente
Decreto. ARTÍCULO 18.
VERIFICACIÓN DE LA HUELLA DACTILAR POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. En los
trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los
particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la
obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la
persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y
particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad
necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de
datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el
trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad
o el particular encargado de funciones administrativas coordinarán con la Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo de
verificación de la información requerida. Cuando por
razones físicas la persona que pretenda identificarse no pueda imponer la
huella dactilar o esta carezca de calidad suficiente para identificarla, la
verificación de la identidad se hará mediante la comparación de su información
biográfica con la que reposa en la base de datos de la Registraduría
Nacional del Estado Civil. De igual
forma se procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, caso
en el cual deberá acompañarse copia del Registro Civil de Nacimiento. La
comprobación de identidad a través de la Registraduría
Nacional del Estado Civil no tendrá costo para la entidad pública o el
particular que ejerza funciones administrativas Parágrafo
1. La identificación mediante la
obtención electrónica de la huella dactilar no excluye la presentación del
documento de identidad. En caso de que la persona no tenga documento de
identidad, el requisito se surtirá con la exhibición del comprobante del
documento en trámite, expedido por la Registraduría
Nacional del Estado Civil, el cual se presume auténtico. Parágrafo 2.
Cuando sea necesario, y con el fin de obtener la huella dactilar en
sitios distintos a su sede operativa, las autoridades públicas o los
particulares en ejercicio de funciones administrativas podrán incorporar
mecanismos móviles de obtención electrónica remota de la huella dactilar. Las
notarías del país están obligadas a contar con sistemas de obtención
electrónica remota de la huella dactilar. Parágrafo
3. Para los efectos de este
artículo, entiéndase que el documento de identidad es la cédula de ciudadanía,
la cédula de extranjería, la tarjeta de identidad o el pasaporte si el nacional
que se identifica se encuentra en el exterior. Parágrafo 4. Los
particulares que prestan servicios públicos podrán incorporar mecanismos de
obtención electrónica de la huella dactilar de usuarios, clientes o
consumidores cuando resulte indispensable para evitar suplantaciones o fraudes,
e inter-operar con la base de datos de la Registraduría
Nacional del Estado Civil para verificar su identidad. (…) ARTÍCULO
19. VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD DE PERSONAS MAYORES DE SIETE (7) AÑOS QUE NO
HAYAN CUMPLIDO LA MAYORÍA DE EDAD. La
verificación de la identidad de personas mayores de siete (7) años que no hayan
cumplido la mayoría de edad se hará mediante la exhibición de la tarjeta de
identidad y la obtención de la huella dactilar, en los términos del artículo
anterior.
No obstante, en los trámites que se realicen en el exterior, no se les exigirá
la tarjeta de identidad, sino el registro civil de nacimiento. (…) ARTICULO 25.
ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Todos los actos de
funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa
o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades
públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus
distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren
autenticación o reconocimiento. Ninguna autoridad
administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos
originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de
los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para
el reconocimiento o pago de pensiones. Los documentos privados,
tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas,
incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se
compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los
poderes especiales Las copias simples que
expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos
protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite. (…) ARTICULO 38.
FORMULACIÓN DE POLÍTICA PÚBLICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES. La formulación de la
política de racionalización de trámites estará a cargo del Departamento
Administrativo de la Función Pública, organismo que velará para que ésta se
aplique en el Estado Colombiano, con el apoyo del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la República y del Ministerio de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, TICS. Para tal fin, la política
pública atenderá, entre otros, a los siguientes principios: 1. Racionalizar, a través de
la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización,
los trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación
ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las
debidas garantías legales. 2. Facilitar el acceso a la
información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por
medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los
mismos. 3. Contribuir a la mejora
del funcionamiento interno de las entidades públicas que cumplan una función
administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas
mediante el uso de las tecnologías de la información, cumpliendo con los
atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica. (…) ARTICULO 40. INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD. Sin perjuicio de las exigencias
generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o
requisito sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en
el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT- del
Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que verificará que
el mismo cuente con el respectivo soporte legal. El contenido de la
información que se publica en el SUIT es responsabilidad de cada una de las
entidades públicas, las cuales tendrán la obligación de actualizarla dentro de
los tres (3) días siguientes a cualquier variación. Parágrafo. El Departamento
Administrativo de la Función Pública con el apoyo del Ministerio de Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones, especialmente el Programa Gobierno en
Línea, deberá fortalecer el SUIT y depurar la información contenida en el
mismo, de tal manera que permita el acceso y actualización de manera clara y
ágil al usuario, reflejando las cadenas de trámites. Para tal efecto, las
entidades deberán prestar el apoyo y suministrar información requerida. Dentro de los seis meses
siguientes a la vigencia del presente Decreto, el Departamento Administrativo
de la Función Pública deberá organizar y depurar la información contenida en
dicho sistema. ARTICULO
41. COMPETENCIA DE UNIFICACIÓN. El Departamento Administrativo de la Función Pública velará por la
permanente estandarización de los trámites dentro de la Administración Pública
y verificará su cumplimiento cuando se inscriban los mismos en el Sistema Único
de Información de Trámites SUIT. Los trámites que no cumplan con esta condición
serán devueltos para hacer los ajustes pertinentes. Se entiende por
estandarización el deber de la administración de establecer trámites
equivalentes frente a pretensiones equivalentes o similares que pueda presentar
una persona ante diferentes autoridades. Corresponde igualmente al
Departamento Administrativo de la Función Pública velar porque las entidades
públicas no pidan la misma información en distinto formato. (Negritas y subrayados nuestros) 4. Respuesta a la consulta jurídica ¿Es posible para las
autoridades públicas establecer en la reglamentación interna de sus peticiones
la presentación personal o la copia del documento de identificación al momento
de la radicación de ciertas peticiones? Respuesta. En primer lugar, se
aclara que la reglamentación interna de los aspectos operativos y
administrativos de las peticiones por parte de las autoridades públicas es
procedente, conforme al artículo 22 del CPACA, sustituido por el artículo 1 de
la Ley 1755 de 2015, siempre y cuando se respeten los aspectos mínimos
contemplados en las leyes. No se pierda de vista que la SED reglamento el
trámite interno de sus peticiones mediante Resolución 1140 del 21/06/2016. Por
regla general está prohibido legalmente exigir la presentación personal en los
trámites ante la administración pública, excepto en los casos de reconocimiento
de derecho con cargo a recursos públicos, apoderado especial y en los demás
casos que la ley lo establezca específicamente, conforme a los artículos 33
Decreto-ley 2150 de 1995 y 5 común de la Ley 962 de 2005 y el Decreto-ley 19 de
2012. Por
regla general, la identificación de personas en actos civiles, políticos, administrativos
y judiciales se hace con la presentación
del documento de identificación original correspondiente [cédula de
ciudadanía para los colombianos mayores de 18 años (art. 1 Ley 39/61), registro
civil de nacimiento para los colombianos menores de 7 años (art. 18 D.L.
19/12), tarjeta de identidad para los colombianos menores a partir de los 7
años (art. 19 D.C. 19/12), cédula de extranjería para los extranjeros menores
desde los 7 años y mayores de 18 años titulares de visas con vigencia superior
a 3 meses (art, 2.2.1.11.4.7. del D.N. 1067/153), y pasaporte para
los extranjeros menores y mayores de edad titulares de visas con vigencia
inferior a 3 meses (art. 2.2.1.11.4.7, del D.N. 1067/15)], sin que sea
necesario entregar la copia del mismo, por principio de economía, celeridad y
eficiencia de la función administrativa, conforme quedó visto en las
disposiciones normativas analizadas en este concepto. Finalmente,
pero no por eso menos Importante, no debe perderse de vista que los trámites de
prestaciones sociales del magisterio son regulados por normas especiales, por
ende, debe estarse a lo allí establecido para el efecto. Los trámites de
solicitud de primera copia de acto administrativo que presta mérito ejecutivo
con constancia de ejecutoria y copias de expedientes; no tienen regulación
especial, por ende, les aplican las reglas generales expuestas en este escrito. Finalmente,
recuerde que puede consultar los conceptos emitidos por la Oficina Asesora
Jurídica en la página web de la Secretaría de Educación del Distrito, http://www.educacionboqotaedu.co,
siguiendo la ruta: Nuestra entidad /
Marco Jurídico / Oficina Asesora Jurídica / Conceptos jurídicos emitidos por la
OAJ. Cordialmente, HEYBY
POVEDA FERRO Jefe Oficina Asesora Jurídica NOTAS DE PIE
DE PÁGINA 1 "Artículo
8°. Oficina Asesora de Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora de
Jurídica las siguientes: A. Asesorar y apoyar en materia jurídica
al Despacho del Secretario v demás dependencias de la SED B. Conceptuar sobre Pos asuntos de
carácter jurídico que le sean consultados por las dependencias de la SED y
apoyarlas en la resolución de recursos 2 Nota 1. La
expresión tachada fue declarada exequible por la Corte Constitucional en la
Sentencia C-634 de 2012. Nota 2. Ver Sentencia C-634 de 2012, con relación a la
expresión subrayada. 3 Por el cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores. Proyectó: Javier Bolaños Zambrano –
Abogado Contratista Oficina Asesora Jurídica |