RESOLUCIÓN 083 DE 2017

(Marzo 08)

Por medio de la cual se ordena a las Organizaciones Comunales de primer y segundo grado del Distrito Capital, actualizar y/o remitir información concerniente a la Persona Jurídica

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL -IDPAC-

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las previstas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, en el literal e del artículo 53 del Acuerdo Distrital 257 del 30 de noviembre de 2006, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., Ley 743 de 2002, y lo estipulado en los artículos 2.3.2.2.1, 2.3.2.2.2, 2.3.2.2.3, 2.3.2.2.6  y 2.3.2.2.7 del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior N° 1066 del 26 de mayo de 2015 (compilatorio de los decretos 2350 de 2003 y 890 de 2008).

Para efectos de la vigilancia, inspección y control a que se refiere la Ley 743 de 2002, se entiende por:

Vigilancia: La facultad que tiene el Estado para hacer seguimiento a las actuaciones de las organizaciones comunales, con el fin de velar por el cumplimiento de la normatividad vigente.

Inspección: La facultad que tiene el Estado para verificar y/o examinar el cumplimiento de la normatividad legal vigente de los organismos comunales en aspectos jurídicos, contables, financieros, administrativos, sociales y similares.

Control: La facultad que tiene el Estado para aplicar los correctivos necesarios, a fin de subsanar situaciones de orden jurídico, contable, financiero, administrativo, social y similar de las organizaciones comunales, como resultado del ejercicio de la inspección y/o vigilancia.

En virtud de lo anterior y con el fin mantener actualizada la información de las Organizaciones Comunales de Primer y Segundo Grado del Distrito Capital, que permita a esta entidad realizar las funciones de Inspección, Vigilancia y Control, así como la competencia de registro, de manera objetiva y acorde a las necesidades particulares de cada organización comunal.

Se debe tener en cuenta que la información aquí solicitada, es información pública y por ende el manejo y validación de la misma se encuentra supeditada la ley 1712 de 2014. El objeto de la mencionada ley es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

Para el reporte de la información solicitada se deberán tener en cuenta los principios establecidos en el artículo 3 de la ley 1712 de 2014, los cuales se describen a continuación:

Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia, de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.

Principio de buena fe. En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.

Principio de facilitación. En virtud de este principio los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.

Principio de no discriminación. De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud.

Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Principio de celeridad. Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades y servidores públicos.

Principio de eficacia. El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales.

Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.

Principio de la divulgación proactiva de la información. El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros.

Principio de responsabilidad en el uso de la información. En virtud de este, cualquier persona que haga uso de la información que proporcionen los sujetos obligados, lo hará atendiendo a la misma.

Los anteriores principios, son de obligatoria observancia para los dignatarios responsables de reportar la información aquí solicitada.

En mérito de lo expuesto, el Director General del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal,

RESUELVE:

Artículo Primero: Solicitar a los(as) dignatarios(as) del periodo 2016-2020, remitir y/o actualizar la información detallada más adelante, de conformidad con las consideraciones fácticas determinadas en la presente Resolución; dado que el IDPAC requiere información detallada de las anteriores, de conformidad con el formato adoptado para este fin.

La información anteriormente descrita debe ser remitida de manera semestral al Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, en los meses de febrero y noviembre de cada año, en los formatos estipulados, junto con los soportes y/o anexos necesarios.

Artículo Segundo: Ordenar a las Juntas de Acción Comunal y Asociaciones de Juntas de la Ciudad de Bogotá D.C., remitir al IDPAC la siguiente información detallada en los formatos anexos IDPAC-IVCOC-FT-24 y IDPAC-IVCOC-FT-25, que deberá ser radicada en forma física en la sede B de la Entidad ubicada en la Avenida calle 22 No. 68C – 51, legajada en una carpeta de cartón Con ganchos legajadores 100% plásticos con capacidad para archivar 200 documentos.

Asociaciones de Juntas de Acción Comunal

La documentación debe ser grabada en un CD (NO regrabable) y archivada en la carpeta antes mencionada, con el formato adjunto totalmente diligenciado (Documento de Trabajo Asojuntas IDPAC-IVCOC-FT-24), debidamente foliada, legajada y archivada en el siguiente orden:

1. Formato IDPAC-IVCOC-FT-24 Documento de Trabajo Asojuntas.

2. Copia de las actas de asamblea periodo 2016 y 2017.

3. Copia del informe de tesorería aprobado en asamblea periodos 2016 y 2017.

4. Presupuesto de la organización 2017 aprobado en asamblea.

5. Plan de trabajo actual de la Asociación de Juntas aprobado en asamblea.

6. Copia plan de trabajo de las secretarias de la Junta.

7. Relación de dignatarios que vienen ejerciendo sus funciones y de aquellos que fueron elegidos y que no ejercen, especificando la razón.

8. Relación de Juntas de Acción Comunal afiliados a la organización

9. Relación de procesos que cursan actualmente en la Comisión de Convivencia y Conciliación: (reportar en cuadro adjunto tipo de proceso, nombre de la organización comunal y estado del caso).

10. CD (No regrabable) con información grabada.

Juntas de Acción Comunal

La documentación debe ser grabada en un CD (No regrabable) y archivada en la carpeta de características antes mencionadas, con el formato adjunto totalmente diligenciado (Documento de Trabajo Juntas de Acción Comunal IDPAC-IVCOC-FT-25), debidamente foliada, legajada y archivada en el siguiente orden:

1. Formato IDPAC-IVCOC-FT-25 Documento de Trabajo Juntas de Acción Comunal.

2. Copia de las actas de asamblea periodo 2016 y 2017.

3. Informe de tesorería aprobado en asamblea periodo 2016 y 2017

4. Presupuesto de la organización 2017 aprobado en asamblea.

5. Plan de trabajo de la Organización Comunal aprobado en asamblea.

6. Si administra espacios públicos adjuntar copia de contrato o convenio de administración. (si no está vigente adjuntar copia del último contrato o informar estado actual).

7. Relación de dignatarios que vienen ejerciendo sus funciones y de aquellos que fueron elegidos y que no ejercen, especificando la razón.

8. Copia del Plan de Trabajo de la Comisiones.

9. Copia del último proceso de actualización de libro de afiliados realizado (Auto, Fallo, Firmeza de Fallo y listado de afiliados vigente).

10. CD con información grabada.

Artículo Tercero: Las Organizaciones Comunales de Primer y Segundo Grado del Distrito Capital deberán radicar la información solicitada en la sede B ubicada en la Avenida calle 22 No. 68C – 51 de acuerdo con el siguiente cronograma:

Asociaciones de Juntas de Acción Comunal del Distrito

Juntas de Acción Comunal del Distrito

Artículo Cuarto – Periodicidad de reportar: Las Organizaciones Comunales de Primer y Segundo Grado del Distrito Capital, deberán reportar la información solicitada dos veces en el año, de la siguiente manera:

• Durante el primer año 2017: Según cronograma descrito en la presente Resolución; el segundo reporte deberá hacerse a más tardar el 30 de noviembre de 2017.

• Para la vigencia 2018 y siguientes: El primer reporte deberá hacerse a más tardar el 30 de abril de 2018 y el segundo reporte deberá hacerse hasta el 30 de noviembre de 2018.

• Foliación: Todos los documentos antes mencionados, deberán estar archivados en las carpetas y foliados debidamente de acuerdo a las normas enumeradas anteriormente.

Artículo Quinto: El no reporte de la información podrá generar investigaciones administrativas sancionatorias, lo anterior en virtud lo estipulado en el artículo 2.3.2.2.4. del Decreto 1066 de 2015.

Artículo Sexto: Comuníquese el contenido de la presente Resolución a los(as) interesados(as), haciéndoles saber que contra la misma no procede recurso alguno.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. 

Dada en la Ciudad de Bogotá, D.C., a los 06 días del mes de febrero del año 2017

ANTONIO HERNÁNDEZ LLAMAS

Director General