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DIRECTIVA 001 DE 2017 Derogado por el art. 2, Resolución 136 de 2019. PARA: ASESORES,
SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINAS, SERVIDORES Y CONTRATISTAS DEL INSTITUTO PARA
LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO – IDEP
DE: DIRECCIÓN
GENERAL IDEP
ASUNTO:
Implementación de políticas de prevención del daño antijurídico para el
Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - lDEP
Que
el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que en
las entidades y organismos de derecho público del orden Nacional,
Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en
todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por
funcionarios del nivel directivo. Que
el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del IDEP se expidió en el año
2006, el cual tuvo su última actualización mediante la Resolución No. 111 del
25 de junio de 2012, conforme a los nuevos lineamientos establecidos en el
Decreto Distrital No. 690 de 2011, con el objeto de garantizar el normal
funcionamiento y toma de decisiones. Que
en cumplimiento del artículo 2, numeral 1 de la Resolución No. 111 de 2012, la
cual dispone que: "Son funciones del Comité de Conciliación "1. Formular
y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la
entidad", en sesiones ordinarias del Comité de Conciliación celebradas
los días 28 de marzo, 05 de abril y 31 de mayo de 2017, constantes en las Actas
No. 5, 6 y 9, cada una de las áreas analizaron las diferentes disposiciones e
instrucciones del orden distrital y nacional relacionadas con la implementación
de mecanismos de prevención del daño antijurídico, con el fin de revisar la
pertinencia de su aplicación en el IDEP, determinándose cuáles de ellas debían
ser adoptadas a partir de la fecha y cuáles deben ser ratificadas en la
entidad, que devienen de la Directiva No. 001 de 2012 "Implementación de políticas de prevención
del daño antijurídico para el Instituto para la Investigación Educativa y e/
Desarrollo Pedagógico-lDEP" Que como consecuencia de lo indicado, el contenido
del presente documento es aprobado por el Comité de Conciliación del IDEP en
sesión ordinaria del 09 de junio de 2017, Acta No. 10 de 2017, y se adopta como
política de prevención de daño antijurídico, entendido como aquel que puede ser
prevenido por la entidad, el cual será publicado en la Imprenta Distrital, en
el régimen legal de la página de la Alcaldía Mayor de Bogotá y al interior del
Instituto para su cumplimiento y desarrollo. Una
vez implementadas las medidas correctivas, se realizará por parte de cada de
una de las áreas el seguimiento a los resultados y se institucionalizarán
nuevas medidas en caso de ser necesario, a través del Comité de Conciliación. POLÍTICAS PREVENCIÓN DAÑO
ANTIJURÍDICO IDEP: 1. Cuando se seleccionen
y contraten abogados externos en el Instituto para la Investigación Educativa y
el Desarrollo Pedagógico- IDEP, ya sea como asesores o para que asuman la
defensa judicial o extrajudicial del Instituto, además de las exigencias
establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos
Reglamentarios, se debe incluir como requisito no estar asesorando o
adelantando procesos judiciales contra el Distrito Capital y mantener dicha
prohibición mientras el contrato de prestación de servicios profesionales
permanezca vigente. 2. En la construcción y
elaboración de los estudios previos, de la minuta contractual y de las
modificaciones a que hayan lugar, se debe realizar la
debida planeación y se adoptarán todas las medidas que garanticen el
cumplimiento de los objetos contractuales, dentro de los plazos establecidos, Io anterior con el fin de minimizar los riesgos de la
actividad contractual. 3. Cuando se trate de
garantizar los derechos de autor para los contratos que así se determine, se
deberá incorporar dentro del clausulado de la minuta del contrato, una cláusula
específica sobre las normas que rigen los derechos de autor y la obligación del
contratista de conocer el Ideario Ético y el Código del Buen Gobierno del IDEP.
Además, quien realice la supervisión del contrato, deberá realizar la revisión
de la totalidad de los documentos que sean allegados por el contratista, y
acudirá a los mecanismos que tenga en su alcance, para verificar que no se
vulneren los derechos de autor. 4. Los servidores públicos
y colaboradores de la administración pública deberán dar cumplimiento de las
políticas del subsistema de seguridad de la información, con el fin de prevenir
que se instale en los equipos software que no cuente con la correspondiente
licencia y que se haga uso indebido de las herramientas TIC con las que cuenta
el Instituto, como por ejemplo el correo electrónico, las redes sociales y el
canal de internet del IDEP. Por consiguiente en las
minutas se deberá incluir dentro de las obligaciones generales del contratista,
el texto que asegure el cumplimiento de ésta política. 5. Acatar oportunamente
las decisiones judiciales, para evitar generar intereses moratorios con su
correspondiente pago. Por lo anterior, se deberán establecer los procedimientos
y controles necesarios a efecto de responder con eficiencia y eficacia al deber
legal de acatar oportunamente las decisiones de las autoridades judiciales,
estrictamente en los términos en que estas son proferidas, evitando la
generación de intereses moratorios y su correspondiente pago. 6. Cuando el Instituto
reciba reclamaciones por parte de los servidores y ex servidores públicos, se
deberá comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto que
motivó la decisión, o con la fecha de los hechos u omisiones en las que se
fundamenta la reclamación, y manifestar, si es del caso, que las acciones se
encuentran caducas, e indicar clara y expresamente estas circunstancias a los
peticionarios que están en la situación antes indicada, teniendo claro que la
respuesta suministrada no revive los términos legales vencidos. 7. Respetar el debido
proceso en toda actuación administrativa que adelante el Instituto en contra de
sus servidores públicos, contratistas y/o terceros. 8. Cuando se ordene el
retiro del servicio o declaración de vacancia por abandono del cargo, se debe
realizar previamente el proceso disciplinario con la correspondiente imposición
de la sanción de destitución. 9. En los estudios
tendientes a adelantar procesos de modificación de plantas de personal o
similares, se incluirán los temas de supresión efectiva de los cargos, derecho
preferencial a la reincorporación o a la indemnización, retiro forzoso y
estudios para la reincorporación. 10. Se tomarán todas las
medidas necesarias para generar y pagar los aportes al sistema general de
seguridad social y parafiscales de manera oportuna. 11. Todas las personas que
ejerzan funciones públicas para el Instituto, dentro de la gestión contractual,
administrativa y presupuestal cuando resulte pertinente, acudirán a la
herramienta de gestión que contiene la compilación de normatividad, doctrina y
jurisprudencia de la Alcaldía Mayor de Bogotá, conocido como "Régimen
legal de Bogotá", así como al Boletín Jurídico "Bogotá Legal" el
Boletín Jurídico Virtual, en la página WEB de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la
actualización semanal "Bogotá Jurídica" de noticias, en la página web
del SECOP - en el aplicativo "Síntesis", Manuales, guías y documentos
tipo y en el normograma de la Entidad. 12. Se realizará por parte
de los usuarios la actualización de la información de los diferentes módulos
del Sistema Único de Información de Procesos Judiciales -SIPROJWEB. 13. Los servidores a
quienes dentro de sus funciones les compete la gestión del registro contable de
las obligaciones contingentes, deberán realizar de forma permanente seguimiento
a la identificación, valoración, y mitigación del riesgo que dichos registros
generen, estando atentos a cualquier modificación que surja y que sea
pertinente para adoptar las políticas establecidas. 14. En el caso de que el
Instituto requiera la utilización de fotografías, material audiovisual y
producción intelectual de determinadas personas, para el cumplimiento de los
fines institucionales, solicitará previamente el consentimiento de estos o de
sus representantes legales. 15. Los servidores
públicos y contratistas del IDEP, con funciones y obligaciones dentro de cada
uno de los procesos del Instituto, deberán atender y participar de las
auditorías internas y externas, responder o apoyar en dar respuesta a los
hallazgos, elaborar o contribuir en la formulación de los planes de
mejoramiento, dentro de los plazos legales establecidos para cada uno de ellos. 16. El Comité de
Conciliación deberá tener en cuenta las siguientes actividades al momento de
evaluar la procedencia o no de conciliar: 1)
Verificar el cumplimiento de los requisitos formales antes de proceder a citar
al Comité de Conciliación, 2) La
Secretaría Técnica debe citar a los miembros del Comité con la debida
antelación. 3). El abogado debe
presentar a los miembros del Comité, la ficha sobre la procedencia o no de
conciliación, conforme a lo requerido por SIPROJWEB, 4) Los miembros con voz y voto del Comité deben estudiar la ficha
técnica que le presenta el abogado encargado. 5) La Secretaría Técnica del Comité debe contar con la
documentación completa antes de que se presente el acuerdo conciliatorio ante
la instancia administrativa y/o judicial.
6) Se deberá remitir una vez ejecutoriados, los fallos desfavorables para
la entidad, a la Personería, Contraloría y Veeduría Distritales, para que en el
menor tiempo posible inicien las investigaciones que estimen pertinentes. La
anterior directiva se expide a los 15 días del mes de junio del año 2017. CLAUDIA LUCÍA SÁENZ BLANCO Directora General – IDEP Aprobó: Integrantes
e invitados del Comité de Conciliación Adriana
Díaz Izquierdo. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Carlos
Germán Plazas. Subdirector Administrativo, Financiero y de Control
Disciplinario Juliana Gutiérrez Solano. Subdirectora Académica Olga Lucía
Sánchez Mendieta. Jefe Oficina Asesora de Planeación Diana
Karina Ruíz Perilla. Jefe Oficina de Control Interno Revisó Integrantes
e invitados del Comité de Conciliación Proyectó: Dayana
Yiseth Rengifo Flórez. Secretaría Técnica del Comité de Conciliación
Los arriba
firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos
ajustado a las normas y disposiciones legales lo técnicas vigentes |