RESOLUCIÓN 6334 DE 2017

(Junio 16)

Por la cual se fijan los subsidios en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las Notarías de Insuficientes ingresos y se establece el procedimiento para su pago en la vigencia fiscal del año 2017

EL SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO (E),

En ejercicio de las facultades legales conferidas por el artículo 5° del Decreto número 1672 de 1997, en concordancia con el artículo 17 del Decreto número 1987 de 1997, y

CONSIDERANDO QUE:

La Ley 29 de 1973 creó el Fondo Nacional de Notariado, hoy Fondo Cuenta Especial de Notariado, con el objeto de mejorar las condiciones económicas de los notarios de insuficientes ingresos, propender por la capacitación de los Notarios y la divulgación del derecho notarial, objetivos reafirmados en los artículos 5° del Decreto-ley 1672 de 1997 y 17 del Decreto número 1987 del mismo año.

El artículo 2° de la Ley 29 de 1973 establece que la remuneración de los Notarios la constituyen las sumas que perciban de los usuarios por la prestación de sus servicios, de acuerdo con las tarifas legales y por los subsidios que les fije el Fondo Cuenta Especial de Notariado o la Superintendencia de Notariado y Registro, cuando fuere el caso.

Con esta remuneración los notarios están obligados a costear y mantener el servicio.

El Decreto número 1672 de 1997 creó el Consejo Asesor en apoyo a la función de administración del Fondo, integrado por el Ministro de Justicia y del Derecho o su Delegado y un Notario de Tercera Categoría, o su suplente y dispuso que el Superintendente de Notariado y Registro será el representante legal del Fondo y el ordenador del gasto.

El Decreto número 697 de 1999 estableció que el Consejo Asesor creado por el Decreto número 1672 de 1997, definirá los criterios objetivos para determinar cuándo un notario es de insuficientes ingresos y reconocerá, en cada caso, los notarios que pueden ser beneficiarios de los programas del Fondo Cuenta Especial de Notariado de la Superintendencia de Notariado y Registro para mejorar sus condiciones económicas.

El Decreto número 1890 de 1999 atribuyó al Consejo Asesor la función de la aprobación del gasto del Fondo Cuenta Especial de Notariado.

El parágrafo 3° del artículo 4° de la Resolución número 1921 del 16 de marzo de 2009, en materia de fijación de políticas de subsidios para los Notarios de insuficientes ingresos estableció que es necesario definir la cantidad de subsidios que se otorgarán a las notarías que se creen a partir del año 2008 y en las siguientes vigencias.

Al tomar en cuenta el número de escrituras, elemento básico para calcular el subsidio en dinero, el Consejo Asesor ha observado la necesidad de estimular el desempeño de aquellos Notarios de insuficientes ingresos que ejercen las funciones en círculos cuya comprensión territorial es objeto de planes de vivienda de los Gobiernos nacional y municipal, concebidos bajo la forma de viviendas de interés social.

El Acuerdo número 01 de 2010 expedido por el Consejo Asesor del Fondo Especial del Notariado en el artículo quinto: Periodo de transición, preceptúa: “Al comienzo de la anualidad siguiente se continuará pagando los subsidios en el monto acordado para el año anterior a los notarios que alleguen los informes estadísticos notariales dentro del término establecido en este Reglamento, con el fin de tener la certeza de que el notario continúa siendo de ingresos insuficientes hasta que el Consejo Asesor, establezca los valores correspondientes al año en curso. Una vez definido el subsidio se harán los ajustes pertinentes de manera retroactiva liquidados desde el 1° de enero de la vigencia en curso, lo que se hará efectivo con el pago del mes inmediatamente siguiente a la fecha de aprobación del reajuste de los Notarios que teniendo derecho a ello continúen en el cargo”.

El Consejo Asesor en sesión celebrada el día 15 de junio de 2017, aprobó los parámetros de la políticas de subsidios para los Notarios de insuficientes Ingresos para la vigencia 2017, en la cual, los subsidios tienen un incremento del 3% sobre los rangos y se determinó que los ingresos brutos promedio mensual deber ser de hasta 20 s.m.m.l.v. y el total de la escrituración anual deberá ser igual o inferior a 1.521 escrituras; cumplidas estas condiciones los Notarios tendrán derecho a doce (12) subsidios ordinarios y dos (2) adicionales.

La política de subsidios se aplicará de forma retroactiva a partir del subsidio del mes de enero de 2017.

Por lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. El subsidio en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las Notarías de Insuficientes ingresos, se calculará tomando en consideración el número de escrituras y el ingreso bruto mensual promedio del año anterior. El ingreso bruto corresponde al total de ingresos y se establecerá de acuerdo con la información suministrada por los Notarios en el Informe Estadístico Notarial.

Artículo 2°. El subsidio en dinero para garantizar la prestación del servicio notarial en las notarlas de insuficientes ingresos se fijará de acuerdo con lo determinado en el artículo anterior.

Para tales efectos, se establecerá la equivalencia del ingreso bruto promedio mensual del Notario en salarios mínimos mensuales legales vigentes correspondiente al año en que se va a pagar, teniendo en cuenta el monto del presupuesto aprobado para los subsidios en la vigencia 2017 por el Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial del Notariado, en sesión del 15 de junio de 2017.

La asignación de subsidios se efectuará conforme a los rangos siguientes:

*$.M.M.L.V. Salario Mínimo Mensual Legal Vigente 2017.

Artículo 3°. Los Notarios que de acuerdo con la información examinada en el Informe Estadístico Notarial reporten ingresos brutos promedio mensual, de hasta 20 s.m.m.l.v. y la escrituración no supere las 1.521 escrituras anuales, tendrán derecho al subsidio en dinero establecido en esta resolución.

El ingreso bruto promedio mensual para el subsidio, se calculará descontando los ingresos generados por escrituras públicas de vivienda de interés social y el número de escrituras se establecerá excluyendo del total, las correspondientes a las escrituras de vivienda de interés social, por la razón expuesta en la parte considerativa de este acto administrativo.

Tampoco se sumarán aquéllas escrituras públicas exentas de derechos notariales, entre ellas las de Vivienda de Interés Prioritario (VIP) y Vivienda de Interés Prioritario con Ahorro (VIPA), por corresponder a determinaciones de colaboración interinstitucional o por motivos de interés público.

Artículo 4°. Se pagará subsidio de mayor rango de cero (0) a cinco (5) s.m.m.l.v. a las notarías que se creen durante la vigencia del año 2017. Tal pago se hará proporcionalmente al número de días en que se haya prestado el servicio notarial al público, a partir de la entrega que se realice y por los meses siguientes durante la vigencia 2017.

Artículo 5°. En caso de producirse ausencia temporal del notario inferior al término de treinta (30) días calendario, la Superintendencia de Notariado y Registro pagará el respectivo subsidio al titular, quien a su vez hará el reconocimiento económico a la persona que se desempeñó en calidad de Encargado, en concordancia con lo establecido en el artículo 131 de la Constitución Política y los artículos 3° y 4° de la Ley 29 de 1973 y las normas del Código Sustantivo del Trabajo que le apliquen a los notarios.

Cuando la ausencia del Notario titular sea de 30 días calendario, la Superintendencia pagará el subsidio al Notario encargado, quien deberá responder por las obligaciones de la Notaría durante ese período.

Artículo 6°. Si durante la respectiva vigencia anual se presenta el retiro definitivo de un Notario, este tendrá derecho a que se le liquide el subsidio en forma proporcional al mes en que ocurrió el retiro, de haber lugar a ello.

Una vez posesionado el nuevo notario y efectuada la entrega de la notaría, esta continuará recibiendo el subsidio asignado a la misma, a partir de la fecha de los efectos fiscales establecidos en el acta de la diligencia respectiva.

Artículo 7°. Ninguna Notaría podrá recibir el subsidio asignado sin que previamente haya enviado el Informe Estadístico Notarial dentro del término de ley, es decir, dentro de los quince primeros días de cada mes, ya sea en imagen firmada (escaneada en formato PDF) remitido por el correo electrónico institucional de la notaría al correo electrónico institucional señalado por la Superintendencia de Notariado y Registro, o de manera física (impresa) a través de una empresa de mensajería. En ambos casos el informe debe incluir los soportes de pago correspondientes y demás obligaciones señaladas en la Ley 29 de 1973, en el Decreto número 2148 de 1983 (hoy compilado por el Decreto número 1069 de 2015), Instrucciones Administrativas números 22 del 1° de noviembre de 2005 y 14 del 24 de julio de 2009, Circular número 340 de 7 de febrero de 2017, confirmando la recepción y legibilidad del mismo.

Parágrafo. El Informe Estadístico Notarial incluye los archivos DMP o back-up de la base de datos de la Notaria, pero estos no sustituyen la obligación de enviar el Informe Estadístico Notarial de las notarías que tienen el aplicativo SIN.

Artículo 8°. En caso de que el notario no envíe dentro del término de ley el Informe Estadístico Notarial, con los pagos de los aportes y recaudos a favor del Fondo Cuenta Especial de Notariado y los recaudos a la Superintendencia de Notariado y Registro, del mes inmediatamente anterior al que se efectúa el pago del subsidio, no se pagará el subsidio en dinero correspondiente al mes en que se incurrió en la inobservancia de las normas relacionadas en el artículo séptimo, de esta resolución.

Artículo 9°. Los Notarios serán responsables de la información contenida en el Informe Estadístico Notarial. Cualquier inconsistencia que induzca a error a la administración y dé lugar a erogaciones injustificadas del subsidio que causen detrimento a los recursos públicos, generará las acciones legales correspondientes y la devolución de los mencionados recursos.

Artículo 10. La Dirección Administrativa y Financiera queda autorizada para liquidar los catorce (14) subsidios aprobados, los cuales pagará el ordenador del gasto, así:

Los doce (12) subsidios ordinarios se pagarán: uno cada mes de la vigencia y dos (2) adicionales así: uno (1) en el mes de junio y uno (1) en el mes de diciembre.

Los subsidios adicionales de junio y diciembre de 2017 se pagarán proporcionalmente a los días en que se acredita la prestación del servicio, conforme a los Informes Estadísticos Notariales de mayo y noviembre respectivamente.

La anterior política de subsidios se aplicará de forma retroactiva a partir del subsidio de enero de 2017, de conformidad con el artículo 5° del Acuerdo número 01 de 2010, proferido por el Consejo Asesor del Fondo Cuenta Especial de Notariado.

Los subsidios aquí fijados se pagarán a las notarías de insuficientes ingresos para garantizar la prestación del servicio notarial, que cumplan con las obligaciones en los términos establecidos en los artículos séptimo y octavo de la presente resolución, con el envío del Informe Estadístico Notarial y sus soportes, del mes inmediatamente anterior al que se efectúa el pago.

Artículo 11. La Superintendencia de Notariado y Registro mediante el análisis del Informe Estadístico Notarial, o en desarrollo de sus visitas generales y especiales, velará que la destinación de los subsidios para el mejoramiento del servicio, se cumpla a cabalidad, de manera racional, demostrable y adecuada.

Artículo 12. Las Notarías que perciban el subsidio notarial, deberán cumplir unas condiciones mínimas de salubridad, infraestructura, comodidad, atención al público y conservación e integridad del protocolo, como lo establecen los artículos 108 y 159 del Decreto-ley 960 de 1970, el Decreto Reglamentario número 1438 de 2005 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, la Ley 361 de 1997 y la Instrucción Administrativa número 12 de diciembre 18 de 2007, expedida por esta Entidad, así como también las nuevas exigencias a las notarías, relacionadas con: atención al público, cambio de imagen institucional, el incremento de la actividad notarial, adecuación de infraestructura para discapacitados, ventanilla para el adulto mayor, baños públicos, señalización, planta mínima de personal y reposición de equipos de cómputo.

Artículo 13. Esta resolución, rige a partir de la fecha de su expedición, será publicada en el Diario Oficial y deroga la Resolución número 3780 de 2016, en lo que le sea contraria.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 16 días del mes de junio del año 2017.

El Superintendente de Notariado y Registro (E),

Jairo Alonso Mesa Guerra.