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Directiva 009 de 2018 Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
02/11/2018
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

DIRECTIVA 009 DE 2018

 

(Noviembre 02)

 

PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES DEL DISTRITO, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DEL SERVICIO DE SALUD E.S.E DEL DISTRITO, EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ – EAB- E.S.P. Y ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

 

DE: Alcalde Mayor de Bogotá. D.C.

 

ASUNTO: Directrices para el trámite de la ejecución y cobro persuasivo de sanciones disciplinarias de carácter pecuniario.

 

En virtud de lo preceptuado por el artículo 14 del Decreto Distrital 139 de 2017, el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios, es la instancia encargada de la coordinación disciplinaria en el Distrito Capital. Para ello, tiene como funciones, entre otras, aportar elementos e insumos para la elaboración y adopción de políticas y estrategias en materia disciplinaria, formular recomendaciones al Alcalde Mayor y a los jefes/as de las Entidades y Organismos distritales para la formulación de políticas de prevención de las conductas irregulares de los/as servidores/as públicos/as para el fomento de la lucha contra la corrupción.

 

De ahí, que en desarrollo de la función asignada en el numeral del artículo 14 del Decreto Distrital 139 de 2017, de acuerdo con lo decidido en sesión llevada a cabo el día 17 de septiembre de 2018, el Comité Distrital de Asuntos Disciplinarios, consideró lo siguiente:

 

“El cobro persuasivo es la actuación administrativa mediante la cual la entidad de derecho público acreedora, invita al deudor a pagar voluntariamente sus obligaciones, previamente al inicio del proceso de cobro por jurisdicción coactiva”[1].

 

Ahora bien, el artículo 9 del Decreto Distrital 397 de 2011 “Por el cual se establece el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, estableció en su artículo 7, las tres (3) etapas que se deben seguir en el Distrito, a fin de surtir el cobro de rentas distritales, dentro de las cuales, se incluye el procedimiento de cobro persuasivo.[2]

 

En ese contexto, sobre la etapa persuasiva, el Decreto Distrital 397 de 2011, indica:

 

Artículo 9°. Etapa persuasiva del recaudo de cartera. Cada una de las entidades u organismos del Distrito Capital encargados del recaudo de rentas o caudales públicos deberá adelantar a los deudores, a través del funcionario competente, una gestión persuasiva que contendrá como mínimo las siguientes acciones:

 

- Localización del deudor: Entendiendo por tal las referencias en las cuales sea posible contactar al deudor para efectos de comunicaciones y notificaciones. Comprende además la determinación de su domicilio, lugar de trabajo, direcciones y teléfonos, principales y secundarios.

 

- Realización de comunicaciones telefónicas y/o escritas: recordando el cumplimiento de las obligaciones derivadas del título ejecutivo. En estas comunicaciones se informará de manera clara la forma, lugar y oportunidad de realizar el pago.

 

- Realización de visitas: si se conoce el domicilio del deudor, a criterio de cada entidad, se podrán realizar algunas visitas con el propósito de suministrar al deudor la información relativa a la obligación pendiente de pago, la opción de solicitar facilidades de pago, así como las implicaciones de pasar a la etapa de cobro coactivo.

 

- Identificación bienes del deudor: Verificar los bienes que eventualmente puedan respaldar el pago de la obligación.

 

Parágrafo 1. Para las acreencias diferentes a impuestos, la etapa de cobro persuasivo en la entidad de origen del título ejecutivo tendrá una duración máxima de 4 meses, contados a partir de la ejecutoria del respectivo título. Si al vencimiento de los mismos no se logra el pago de la obligación o la facilidad de pago, la entidad que originó el título ejecutivo deberá remitirlo inmediatamente con su respectiva constancia de ejecutoria a la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Dirección Distrital" de Tesorería para lo de su competencia. Sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias que se generen en el evento de incumplimiento de lo señalado por parte de los responsables”.

 

Por lo anterior, la Entidad deberá agotar la etapa de cobro persuasivo de acuerdo con lo señalado por el Decreto Distrital 397 de 2011, se dictan las siguientes directrices para su despliegue, en lo concerniente a las sanciones disciplinarias de carácter pecuniario o en el caso de la suspensión convertida en salario.

 

En consecuencia y para mayor claridad, se imparten las siguientes directrices:

 

1. Corresponde a los servidores públicos con competencia disciplinaria al interior de las entidades y organismos distritales, al momento de dictar fallo sancionatorio consistente en multa o suspensión convertida a salario, dar estricto cumplimiento a lo establecido en el inciso segundo y tercero del artículo 46 de la Ley 734 de 2002, teniendo en cuenta lo siguiente:

 

En caso que se imponga como sanción una multa, se deberá indicar el valor de la misma en días de salario básico devengado al momento de la comisión de la falta.

 

En el evento en que sea necesario convertir en salarios el término de la sanción de suspensión o lo que faltare para el ejercicio del cargo, se deberá detallar, claramente, que corresponde al monto de lo devengado mensualmente (todos los emolumentos que componen el salario), al momento de la comisión de la falta.

 

En ambos casos, se deberá señalar de manera concreta y precisa, la fecha en que se cometió la falta.

 

2. Ejecutoriada la decisión[3] a través de la cual se impone una sanción disciplinaria de contenido económico (multas o suspensiones convertidas en salario), el operador disciplinario deberá enviarla al nominador de manera inmediata, quien tendrá diez (10) días contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva comunicación, para expedir el acto administrativo que ordena la ejecución de la sanción, acompañada de una copia de los fallos disciplinarios de primera y segunda instancia (en caso de haberse surtido), verificando que allí reposen las constancias de notificación de cada decisión, así como la constancia de ejecutoria[4].

 

3, El acto administrativo mediante el cual se ordena la ejecución de la sanción disciplinaria impuesta, deberá incluir:

 

- Nombre y apellido del sancionado

 

- Documento de identificación.

 

- Sanción impuesta.

 

- Orden de comunicarse la ejecución de la sanción al sancionado disciplinariamente.

 

- Orden de anotación en la hoja de vida del sancionado disciplinariamente.

 

- Orden para que el competente al interior de la entidad, inicie, dentro de los siguientes treinta (30) días a la ejecutoria del acto administrativo que ordena la ejecución de la sanción, las acciones tendientes a que el sancionado pague el monto de la sanción impuesta.

 

- Orden para que se remita el acto administrativo que ordena la ejecución al operador disciplinario para su incorporación el expediente.

 

- Orden para que se registre la sanción impuesta en el formato dispuesto por Procuraduría General de la Nación -División de Registro y Control y Correspondencia, Grupo SIM-, atendiendo a lo previsto en el artículo 174 del C.D.U, el cual se puede encontrar en la página de la Procuraduría, en el link del Sistema SIRI[5].

 

- Orden para que se reporte la sanción disciplinaria a la Personería de Bogotá D.C, en virtud de la atribución consagrada en el numeral 5 del artículo 102 del Decreto Ley 1421 de 1993, atendiendo al formato dispuesto por ésta, acompañado de una copia de los fallos de primera y segunda instancia (si tuvo lugar) y de la constancia de ejecutoria de la sanción disciplinaria.

 

- La liquidación en pesos del monto de la multa impuesta o de la suspensión convertida en salario. Para ello, se contará con la colaboración de la dependencia de talento humano de la entidad donde laboraba el sancionado para el momento de la ocurrencia de los hechos reprochados, o de la dependencia que, dentro de sus competencias, posea dicha información.

 

4. Cumplido el anterior paso, a fin de llevar a cabo el cobro persuasivo, se debe remitir al área que ostenta la competencia, de acuerdo a lo fijado dentro de la estructura de cada entidad, la respectiva carpeta del trámite, la cual debe contener como mínimo las copias de las decisiones de primera y segunda instancia (en caso de haberse surtido), con sus respectivas constancias de notificación, así como la constancia de ejecutoria. Adicionalmente, debe incorporarse allí el acto administrativo que ordena la ejecución con su respectiva comunicación.

 

5. Para cumplir con el cobro persuasivo, además del procedimiento interno que fije cada entidad, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

 

-El funcionario debe evaluar la acreencia con el fin de determinar con qué tiempo cuenta para interrumpir la prescripción de la acción de cobro que es de cinco (5) años[6], y si hay tiempo suficiente para realizar el cobro persuasivo, o si, por la premura del tiempo, deberá omitir la etapa persuasiva e iniciar el cobro coactivo con la emisión y notificación del mandamiento de pago.

 

Se debe tener en cuenta, que el término de prescripción de la acción de cobro se cuenta a partir de la ejecutoria del acto administrativo que ordenó la ejecución de la sanción[7].

 

-La deuda contenida en los documentos que soportan el cobro debe reunir los requisitos propios de un título ejecutivo, es decir que se observe que la obligación es clara, expresa y exigible. Teniendo en cuenta que se trata de la ejecución de un fallo disciplinario, éste debe encontrarse plenamente ejecutoriado.

 

-La etapa persuasiva tiene una duración máxima de cuatro (4) meses, contados a partir de la ejecutoria del respectivo acto administrativo; vencido este término y habiendo agotado el trámite persuasivo sin haber logrado el pago de la acreencia, los actos administrativos que conforman el título ejecutivo y los soportes de las gestiones de cobro realizadas, se remitirán a la dependencia que ostente la competencia para realizar el cobro coactivo[8].

 

-Si el deudor no responde a la comunicación o no celebra acuerdo de pago, en los casos en que la ley permita esto último, se proferirá acto administrativo que disponga iniciar la etapa de cobro coactivo y allegar las diligencias adelantadas al expediente respectivo.

 

6. Al agotarse la etapa de cobro persuasivo, el funcionario que la llevó a cabo procederá a la remisión del expediente a la dependencia encargada del cobro coactivo, de acuerdo con las competencias fijadas a nivel distrital y dentro de cada entidad.

 

Para el efecto, deben remitirse los siguientes documentos:

 

* Copia de los fallos de primera y segunda instancia (en caso de haberse surtido).

 

* Constancias de notificación y las correspondientes comunicaciones de las decisiones.

 

* Constancia de ejecutoria de la actuación administrativa sancionatoria, en la cual se debe indicar de manera clara y precisa la fecha en la cual adquirió firmeza el acto, bien sea porque se resolvieron los recursos interpuestos o, porque no se hizo uso de los mismos dentro del término de ley.

 

* Acto administrativo que ordena la ejecución con su respectiva comunicación.

 

* Documentos donde se evidencie que se agotó previamente el procedimiento de cobro persuasivo.

 

7. Recibido el expediente en la dependencia competente para realizar el cobro coactivo, de acuerdo a las competencias que se fijen a nivel distrital y dentro de cada entidad, se debe proceder de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Decreto Distrital 397 de 2011.

 

8. Debe tenerse en cuenta que de conformidad con lo establecido en el último inciso del artículo 173 de la Ley 734 de 2002, adicionalmente al monto de la multa, cuando se presente mora en el pago, se debe proceder al cobro de los correspondientes intereses comerciales, estos intereses empezarán a contarse desde el vencimiento de los treinta (30) días siguientes a la ejecutoria de la decisión disciplinaria que la impuso.

 

9. Efectuado el cobro se informará a la Procuraduría General de la Nación[9], y adicionalmente al operador disciplinario respectivo.

 

En caso de operar el fenómeno de prescripción de la sanción, se deberá informar igualmente al operador disciplinario, remitiendo el acto administrativo que la declara.

 

10. Corresponde a cada dependencia de control interno disciplinario realizar un seguimiento continuo a la ejecución de la sanción por ellos expedidos, con el fin de verificar el efectivo cumplimiento de las sanciones impuestas, en especial las de contenido económico, caso en el cual debe verificarse el cumplimiento del trámite aquí establecido.

 

11. En caso de configurarse la prescripción de la acción de cobro, se deberá informar a la dependencia de control interno disciplinario o aquella que haga sus veces, para que inicie la correspondiente acción disciplinaria al responsable de la acción de cobro persuasivo y coactivo.

 

La presente Directiva deroga la Directiva Distrital 017 de 2007 y la Directiva Distrital 008 de 2017.

 

En caso de requerir más información, puede dirigirse a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría Jurídica Distrital al teléfono 3183000 ext. 1590.

 

Cordialmente,

 

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO

 

Alcalde Mayor

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 



 

[1] Concepto Unificador 3 de 2011. Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. 14 de diciembre de 2011.

 

[2] Decreto Distrital 397 de 2011. “Artículo 7°. Etapas del proceso de cobro. El proceso administrativo de cobro de rentas distritales tiene tres (3) etapas:

 

a) Determinación del debido cobrar.

 

b) Cobro persuasivo

 

c) Cobro coactivo.”

 

[3] Las sanciones disciplinarias adquieres ejecutoria en los siguientes eventos, según lo previsto por el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011:

 

* Cuando contra ellos no proceda recurso alguno.

 

* Cuando vencido el término para interponerlos no se hayan interpuesto o no se presenten en debida forma.

 

* Cuando se renuncie expresamente o se desista de ellos, y

 

* Cuando los recursos interpuestos en sede administrativa o las acciones de restablecimiento del derecho se hayan decidido en forma definitiva, según el caso.

 

[4] Ley 734 de 2002. “Artículo 172. Funcionarios competentes para la ejecución de las sanciones. La sanción impuesta se hará efectiva por:

 

1. El Presidente de la República, respecto de los gobernadores y los alcaldes del Distrito.

 

2. Los gobernadores, respecto de los alcaldes de su departamento.

 

3. El nominador, respecto de los servidores públicos de libre nombramiento y remoción o de carrera.

 

4. Los presidentes de las corporaciones de elección popular o quienes hagan sus veces, respecto de los miembros de las mismas y de los servidores públicos elegidos por ellas.

 

5. El representante legal de la entidad, los presidentes de las corporaciones, juntas, consejos, quienes hagan sus veces, o quienes hayan contratado, respecto de los trabajadores oficiales.

 

6. Los presidentes de las entidades y organismos descentralizados o sus representantes legales, respecto de los miembros de las juntas o consejos directivos.

 

7. La Procuraduría General de la Nación, respecto del particular que ejerza funciones públicas.

 

Parágrafo. Una vez ejecutoriado el fallo sancionatorio, e l funcionario competente lo comunicará al funcionario que deba ejecutarlo, quien tendrá para ello un plazo de diez días, contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva comunicación.”

 

[5] Ley 734 de 2002. “Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes:

 

(…)

 

57. No enviar a la Procuraduría General de la Nación dentro de los cinco días siguientes a la ejecutoria del fallo judicial, administrativo o fiscal, salvo disposición en contrario, la información que de acuerdo con la ley los servidores públicos están obligados a remitir, referida a las sanciones penales y disciplinarias impuestas y a las causas de inhabilidad que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal, de las declaraciones de pérdida de investidura y de las condenas proferidas en ejercicio de la acción de repetición o del llamamiento en garantía”.

 

[6] Ley 734 de 2002. Artículo 32.

 

[7] El artículo 53 de la Ley 1739 de 2014 “Por medio de la cual se modifica el Estatuto Tributario, la Ley 1607 de 2012, se crean mecanismos de lucha contra la evasión y se dictan otras disposiciones” Modifíquese el artículo 817 del Estatuto Tributario Nacional el cual quedará así: “Artículo 817. La acción de cobro de las obligaciones fiscales, prescribe en el término de cinco (5) años, contados a partir de (…) 4. La fecha de ejecutoria del respectivo acto administrativo de determinación o discusión (…)”.

 

[8] Decreto Distrital 397 de 2011. Artículo 9, Parágrafo 1.

 

[9] Ley 734 de 2002. Artículo 173 inciso quinto.

 

Proyectó: Juan Camilo Cabrejo Gutiérrez – Contratista

 

Revisó: Sofía Lozano – Profesional Especializado

 

Juan Carlos León Alvarado – Director Distrital de Asuntos Disciplinarios

 

Aprobó: William Antonio Burgos Durango – Subsecretario Jurídico

 

Aprobó: Dalila Astrid Hernández Corzo – Secretaría Jurídica Distrital