RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 896 DE 2020

(Diciembre 31 de 2020)

Por la cual se adoptan el Programa de Gestión Documental – PGD y del Plan Institucional de Archivos - PINAR de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena la implementación de estos instrumentos archivísticos

LA SECRETARIA GENERAL (E) DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 16 del artículo 10 del Decreto Distrital 425 de 2016 y el artículo 16 de la Ley 594 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 denominada “Ley General de Archivos” estableció reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Que el artículo 3 ibídem, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Que el artículo 4 ibídem, establece dentro de los principios generales que rigen la función archivística el siguiente:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

Que el artículo 11 ibídem, estableció, entre otras, la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, en donde el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Que el artículo 12 ibídem, indica que la responsabilidad de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos será de la administración pública.

Que el artículo 21 ibídem, estableció que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Que el artículo 58 de la Ley 1437 de 2011 establece que cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo.

Que el parágrafo primero del artículo 59 de la Ley 1437 de 2011 define que el expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.

Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 determina la obligación de adoptar un Programa de Gestión Documental, en donde se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.

Que el artículo 16 de la Ley 1712 de 2014 indica sobre los archivos que, en su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación.

Que el artículo 17 de la Ley 1712 de 2014 establece que para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la Entidad.

Que el numeral 6 del artículo 2.8.2.1.16. del Decreto 1080 de 2015 indica que, entre las funciones del Comité Interno de Archivo, hoy sustituido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, deberá aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el Área de Archivo de la respectiva Entidad.

Que el artículo 2.8.2.5.8 ibídem, establece que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará partir de instrumentos archivísticos entre ellos el Programa de Gestión Documental (PGD) y el Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

Que el artículo 2.8.2.5.10 ibídem, establece todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.

Que el artículo 2.8.2.5.11 ibídem, establece que El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

Que el artículo 2.8.2.5.12 ibídem, indica que El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea.

Que el artículo 2.8.5.1 ibídem, establece que dentro de los instrumentos para la gestión de la información pública se encuentra el Programa de Gestión Documental (PGD).

Que el artículo 2.8.5.2 ibídem, establece que el Programa de Gestión Documental (PGD) deberá ser adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado.

Que la Resolución No. 299 del 6 de junio de 2013 estableció el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General y derogó la Resolución No. 410 de 2004.

Que la Resolución No 164 de 2017 derogó la Resolución No. 299 del 2013 y conformó el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, establece que en cada una de las entidades del orden nacional o territorial se debe integrar un “Comité Institucional de Gestión y Desempeño” encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integral de Planeación y Gestión – MIPG, dentro del cual se incluye la política de Gestión Documental.

Que mediante Acta No.1 del 10 de mayo de 2018, el Comité Interno de Archivos aprobó el ajuste al Plan Institucional de Archivos – PINAR de la Entidad, para las vigencias 2017-2020.

Que mediante Acta No.3 del 31 de octubre de 2018, el Comité Interno de Archivos aprobó el ajuste al Programa de Gestión Documental - PGD de la Entidad, vigente desde el 31 de octubre de 2018 al 30 de diciembre de 2020.

Que mediante Resolución 494 de 2019 la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., constituyó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y reorganizó las instancias de coordinación de la entidad.

Que en el artículo 6 ibídem se establecieron las funciones del Comité Institucional de Desempeño, entre ellas, aprobar el Plan Institucional de Archivos – PINAR, junto con las Tablas de Retención Documental – TRD y las demás asignadas por el Secretario General, que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

Que el artículo 33 ibídem suprimió varios comités entre ellos el Comité Interno de Archivo.

Que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., cuenta con el Programa de Gestión Documental – PGD y el Plan Institucional de Archivos – PINAR, aprobados por el Comité Interno de Archivo, instrumentos archivísticos que deben ser formulados con el fin de articular los objetivos y metas estratégicas institucionales, aportando a los logros del Plan Distrital de Desarrollo 2020-2024 “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del siglo XXI”.

Que mediante Acta No. 27 del 28 de diciembre de 2020, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., aprobó el Programa de Gestión Documental – PGD y el Plan Institucional de Archivos – PINAR de la Entidad, para la vigencia 2021-2024.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Adoptar el Programa de Gestión Documental – PGD y del Plan Institucional de Archivos – PINAR de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., para la vigencia 2021-2024, aprobados por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta resolución, los cuales forman parte integral de la presente Resolución.

ARTÍCULO 2. La implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental – PGD y del Plan Institucional de Archivos – PINAR será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Dirección Administrativa y Financiera de la Subsecretaría Corporativa de la Entidad. Así mismo, le corresponde realizar las actualizaciones que requieran estos instrumentos, de acuerdo con las necesidades y requerimientos institucionales.

ARTÍCULO 3. Comunicar la presente resolución a través de la Subdirección de Servicios Administrativos a todas las dependencias de la Secretaría General.

ARTÍCULO 4. Publicar el presente acto administrativo, así como el Programa de Gestión Documental – PGD y el Plan Institucional de Archivos – PINAR, en la página web de la Entidad.

ARTÍCULO 5. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 31 días del mes de diciembre del año 2020.

MARÍA CLEMENCIA PÉREZ URIBE

Secretaria General (E)

NOTA: Ver Anexos.