RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 095 DE 2020

 

(Diciembre 10)

Modificada en lo pertinente por la Circular 010 de 2022.

 

PARA: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES/AS, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES V COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA, SOCIEDADES PUBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES(AS) LOCALES, VEEDURIA DISTRITAL.

 

DE: LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA, D.C.

 

ASUNTO: TRAMITE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

 

De conformidad con lo señalado en el Capítulo 5 del Título 5 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017, un empleado (a) público (a) se puede encontrar en las siguientes situaciones administrativas:

 

1.    En servicio activo.

2.    En licencia: (No remunerada: Ordinaria y no remunerada para adelantar estudios; Remunerada: Para actividades deportivas, Enfermedad, Maternidad, Paternidad, Luto)

3.    En permiso.

4.    En comisión (Comisión de Servicios y para adelantar estudios)

5.    En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo.

6.    Suspendido o separado en el ejercicio de sus funciones.

7.    En periodo de prueba en empleos de carrera.

8.    En vacaciones.

9.    Descanso compensado.

 

El Departamento Administrativo de Ia Función Pública, mediante concepto No. 88801 de 2019, establece:

 

"De acuerdo con el Decreto Ley Z85 S 2005, los diputados, gobernadores, concejales, alcaldes municipales o distritales, alcalde local, contralor departamental, distrital o municipal, personero distrital a municipal, veedor distrital, secretarios de despacho, directores de departamentos administrativos, gerentes de unidades administrativas especiales y directores, gerentes 0 presidentes de entidades descentralizadas, son cargos que pertenecen a Ia alta dirección territorial, y por Ia tanto, su actividad se enmarca dentro de los criterios expuestos por el Consejo de Estado para decir que los mismos, no están sujetos a una jornada de trabajo, por cuanto, se entiende que por las funciones que le son propias su actividad debe ser permanente."

 

Ahora bien, respecto de las solicitudes de encargos durante los días que integran un fin de semana, es decir: sábado, domingo y lunes festivo, cuando sea el caso, Ia entidad tendrá en cuenta lo dispuesto por el Departamento Administrativo de Ia Función Pública, mediante concepto No. 88801 de 2019, estableciendo que, para conceder el encargo deberé mediar una situación administrativa del titular del empleo, que Ia separe temporalmente de las funciones propias de su cargo.

 

Así las cosas, con el ánimo de tramitar oportunamente los actos administrativos relacionados con las situaciones administrativas señaladas anteriormente, que por competencia debe conceder Ia señora Alcaldesa Mayor y/o Ia Secretaria General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., este Despacho se permite manifestar Ia siguiente:

 

Las solicitudes relacionadas con situaciones administrativas de los miembros del Gabinete Distrital, deben ser radicadas ante Ia Secretaria General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., mediante comunicación suscrita por el/la Secretario(a), Gerente o Director(a) de Ia Entidad respectiva, con copia a Ia Dirección de Talento Humano, en las instalaciones de ésta Secretaria, ubicada en Ia Carrera 8 No. 10 - 65 o remitidas al correo electrónico ventaniIlaelectronicaalcaldiaboqota.gov.co, mediante oficio dirigido a Ia Secretaria General, con antelación de mínimo siete (7) días hábiles a Ia fecha de inicio de Ia respectiva situación administrativa. El término señalado no aplica para licencias por enfermedad, maternidad, paternidad, luto y vacaciones que impliquen pago.

 

Las solicitudes de licencias por enfermedad, maternidad, paternidad y luto de los(as) servidores(as) relacionados en el acápite anterior deberán ser informadas oportunamente a Ia respectiva Entidad (ocurrencia del hecho), y ante ésta presentar los soportes que acrediten Ia situación administrativa; Io anterior, con el fin de dar trámite a Ia autorización y reconocimiento de ésta ante Ia EPS, si es el caso.

 

A su vez, el(la) servidor(a) público(a) a Ia Entidad respectiva, deberá remitir comunicación dirigida a Ia Secretaria General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para iniciar los trámites administrativos correspondientes, a través de los canales de comunicación ya mencionados, de conformidad con el inciso segundo del artículo 121 del Decreto 019 de 2012, el cual a continuación nos permitimos transcribir:

 

"Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre Ia expedición de una incapacidad o licencia".

 

Las solicitudes de vacaciones que impliquen pago, se deberán radicar ante Ia Secretaria General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., en comunicación dirigida a Ia Secretaria General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., con copia a Ia Dirección de Talento Humano de éste Organismo, a través de los canales de comunicación dispuestos por Ia Entidad, con una antelación de mínimo treinta (30) días hábiles a Ia fecha de inicio del disfrute de las vacaciones. La anterior, en concordancia con 10 consagrado en el artículo 18 del Decreto 1045 de 1978, el cual, establece que el valor correspondiente a las vacaciones deberá ser pagado, por 10 menos, con cinco (5) días hábiles de antelación a Ia fecha dispuesta para iniciar el disfrute de éstas.

 

Para el trámite de las comisiones, se debe tener en cuenta Ia siguiente:

 

Para las comisiones de servicios al exterior de los secretarios(as) de despacho, directores(as) de departamentos administrativos, gerentes, presidentes, directores(as) de establecimientos públicos, unidades administrativas especiales, empresas industriales y comerciales del distrito, sociedades de economía mixta, sociedades públicas, empresas de servicios públicos, empresas sociales del estado, Veeduría Distrital y servidores(as) públicos(as) de cualquier nivel jerárquico, exceptuando al personal docente vinculado a Ia Secretaria de Educación del Distrito, se requerirá de Ia autorización de Ia señora Alcaldesa Mayor de Bogotá, D.C., (Ia aprobación de Ia señora Alcaldesa Mayor para las comisiones al exterior y al interior del país se entenderán surtidos con Ia firma del respectivo acto administrativo).

 

Adicional, previo a Ia expedición del acto administrativo que autorice Ia comisión al exterior, se deberá contar con Ia disponibilidad presupuestal requerida para el reconocimiento de los viáticos y gastos de viaje, con lo cual se podrá continuar con el trámite, de conformidad con el Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital.

 

Las solicitudes de comisión de entidades adscritas 0 vinculadas en todos y cada uno de los sectores del Distrito Capital, deberán ser presentadas con Ia previa aprobación del respectivo(a) Secretario(a).

 

Las comisiones de servicio que impliquen Ia asignación de viáticos y gastos de viaje al interior del país de los servidores(as) públicos(as) de cualquier nivel jerárquico serán conferidas por el jefe del Órgano público respectivo o por quien éste delegue. En el caso del jefe del respectivo organismo, ente o entidad, se requerirá Ia aprobación del despacho de Ia señora Alcaldesa Mayor de Bogotá, D.C.

 

Cuando Ia totalidad de los gastos para manutención, alojamiento y transporte que genere Ia comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o Entidad Pública o Privada, no habrá lugar at pago de viáticos y gastos de viaje. Así mismo, si los gastos que genera Ia comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad pública o privada, únicamente se reconocerá Ia diferencia. De igual manera, las entidades y organismos deberán racionalizar el gasto cuando Ia comisión de servicios no requiera que eI (la) servidor(a) público(a) se aloje en el lugar de Ia comisión.

 

El jefe del respectivo ente o entidad distrital, o en quien éste delegue deberá determinar el número racional de servidores(as) públicos(as) que debe desplazarse para cumplir el objeto de Ia comisión, de acuerdo con los objetivos, proyectos y metas previstos para Ia vigencia, Ia disponibilidad de Ia apropiación presupuestal y en el marco de Ia eficiencia de los recursos y austeridad en el gasto público.

 

La solicitud de comisión debe tener Ia siguiente información:

 

1.    Nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia y entidad a Ia cual pertenece Ia persona que requiere Ia comisión.

2.    Denominación y fechas de inicio y terminación del evento.

3.    Fechas de ida y regreso al lugar de Ia comisión, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.25 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017.

4.    Indicar quien asume los gastos de tiquetes aéreos y viáticos, y si se requiere que Ia entidad realice un traslado presupuestal para los mismos.  En caso que los gastos que genera Ia comisión sean asumidos en forma parcial por Ia entidad y un organismo, debe indicarse Ia diferencia.

5.    Justificación del porqué Ia asistencia del comisionado al evento es importante para Ia entidad, adicionalmente debe exponerse Ia relación directa entre el objeto del evento y las funciones del(a) servidor(a) público(a) comisionado(a).

 

Toda solicitud de comisión debe ir acompañada de Ia invitación al evento o certificación del programa o curso al que se pretende asistir, si Ia invitación se presenta en idioma diferente al español, Ia misma deberá acompañarse de Ia respectiva traducción, Ia cual no tiene que ser "traducción oficial". En caso de que el organismo que extiende Ia invitación asuma algún gasto debe indicar cuál.

 

Adicionalmente, de acuerdo con el tipo de comisión, se deben acompañar y radicar de manera completa y dentro del término establecido, los siguientes documentos:

 

Para Comisión de Servicios:

 

- Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuando Ia Entidad asuma total o. parcialmente el costo de Ia comisión.

 

- Resolución del Ministerio del Interior cuando quien asume total o parcialmente los costos de Ia comisión es un organismo público del orden internacional, de conformidad con el artículo 2.2.5.11.10 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado par el Decreto 648 de 2017 (artículo 2.2.5.5.40)

 

- Proyecto de acto administrativo impreso y en archivo "Word"

 

- Aclaración del porcentaje de viáticos que se otorga discriminados por días. - Los demás documentos que soportan Ia comisión, coma contratos y convenios.

 

Cuando Ia comisión de servicios solicitada para un Secretario(a) de Despacho, Director(a), Gerente, Veedor(a), Alcalde(sa) Local, y demás miembros del Gabinete Distrital requiera encargo, se deben anexar los siguientes documentos:

 

-Certificación de cumplimiento de requisitos de Ia persona que va a quedar encargada o a quien se debe asignar funciones, en Ia cual se especifique: nombre completo, identificación, denominación del cargo actual, dependencia y entidad a Ia cual pertenece Ia persona e indicar que cumple requisitos para el respectivo cargo de acuerdo con el manual de funciones de cada Entidad.

-Certificados de antecedentes: Procuraduría General de Ia Nación, Contraloría General de Ia República, Personería de Bogotá, D.C., y Policía Nacional de Colombia.

-Fotocopia de Ia cédula de ciudadanía de Ia persona encargada o a quien se asignará funciones.

 

Para Comisión de Estudios:

 

-Certificado laboral en el que se indique nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia, entidad a Ia cual pertenece Ia persona que requiere Ia comisión, fecha y tipo de vinculación, así como el nivel alcanzado en Ia calificación de servicios correspondiente al Último año de servicio.

-Invitación a certificación del programa o curso en el que se especifique las fechas de inicio y terminación.

-Resolución del Ministerio del Interior cuando quien asume total o parcialmente los costos de Ia comisión de estudios es un organismo público del orden internacional. de conformidad con el artículo 2.2.5.11.10 del Decreto 1083 de 2015, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017 (artículo 2.2.5.5.40)

- Proyecto de acto administrativo impreso y en archivo "Word"

- Certificados de antecedentes: Procuraduría General de Ia Nación, Contraloría General de Ia República, Personería de Bogotá, D.C., y Policía Nacional de Colombia.

 

Toda comisión de servicio o de estudio, que se radique de manera incompleta 0 fuera del término establecido, será devuelta sin tramitar.

 

Radicada Ia solicitud de comisión en los términos y condiciones expresadas, la misma surtirá el siguiente trámite:

 

 

Para Ia presentación del proyecto de acto administrativo de comisión, las Entidades solicitantes deberán tener en cuenta el siguiente modelo:

 

1.            Para comisiones de servicios

 

 

2.            Para comisiones de estudios

 

 

Ante Ia ausencia temporal de un miembro del Gabinete Distrital, por encontrarse ante cualquiera de las situaciones administrativas que establece Ia ley, se debe garantizar Ia prestación del servicio, efectuando Ia Alcaldesa Mayor de Bogotá, D.C., el encargo correspondiente a través del mismo acto administrativo que concede Ia situación.

 

Para efectos del encargo a que haya lugar, Ia entidad correspondiente del Distrito Capital, debe radicar, ante esta Secretaria, Ia solicitud dirigida a Ia Secretaria General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. a través de los canales de comunicación dispuestos por esta entidad, indicando el nombre y cargo del servidor que debe ser encargado de las respectivas funciones, anexando, para el trámite respectivo, los certificados de antecedentes (Procuraduría General de Ia Nación, Contraloría General de Ia República, Personería de Bogotá, D.C. y Policía Nacional de Colombia) y el certificado de cumplimiento de requisitos expedido por el jefe de talento humano o quien haga sus veces.

 

La cabal observancia del contenido de Ia presente Circular nos permitirá atender sus requerimientos.

 

Cordialmente,

 

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

 

Secretaria General

 

Luz María Sánchez Romero. Asesora. Revisó

María Clemencia Pérez Uribe. Subsecretaria Corporativa. Aprobó

Luz Karyme Fernández Castillo. Jefe Oficina Asesora de Jurídica – Revisó

Ennis Esther Jaramillo Morato. Directora de Talento Humano - Secretaria General. Revisó

Camilo Andrés Fino Sotelo. Profesional Universitario. Proyectó