RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 045 DE 2021

(Enero 29)

Por Ia cual se adopta Ia segunda actualización de Ia Tabla de Retención Documental de Ia Secretarla General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena Ia implementación de este instrumento archivístico

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 16 de Ia Ley 594 de 2000 yen ci numeral 16 del artículo 10 del Decreto Distrital 425 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que Ia Ley 594 de 2000 denominada "Ley General de Archivos" estableció regias y principios generales que regulan Ia función archivística del Estado.

Que el artículo 12 de Ia Ley 594 de 2000, indica que Ia responsabilidad de Ia gestión de documentos y de Ia administración de sus archivos será de Ia administración pública.

Que el artículo 24 de Ia citada ley, dispuso Ia obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Que Ia Resolución N° 299 del 6 de junio de 2013 estableció el Comité Interno de Archivo de Ia Secretarla General y derogo Ia Resolución N° 410 de 2004.

Que mediante Acta N° 02 del 19 de septiembre de 2012, el Comité Interno de Archivo aprobó Ia Tabla de Retención Documental - TRD de Ia Secretarla General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que mediante Acuerdo 02 del 09 de septiembre de 2013, el Consejo Distrital de Archivos convalidó Ia Tabla de Retención Documental - TRD de Ia Secretaria General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que Ia Resolución N° 306 del 28 de julio de 2014 aprobó las Tablas de Retención Documental - TRD de Ia Secretaria General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que Ia Resolución N° 164 de 2017, derogo Ia Resolución N° 299 del 2013 y conformó el Comité Interno de Archivo de Ia Secretarla General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que con Resolución N° 494 de 2019 Ia Secretaría General constituyó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y reorganizó las instancias de coordinación de Ia entidad.

Que mediante memorandos N° 3-2019-41153 del 31 de diciembre de 2019, N° 3-2020-12606 del 12 de junio de 2020 y N° 3-2020-21008 del 10 de septiembre de 2020, Ia Secretaría General remitió a Ia Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., Ia segunda actualización de su TRD, para que realizara el correspondiente proceso de revisión, evaluación y convalidación de este instrumento archivístico.

Que a través de Acta N° 20 del 7 de octubre de 2020, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de Ia Secretarla General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá, aprobó Ia segunda actualización de Ia Tabla de Retención Documental.

Que mediante radicado N° 3-2020-28444 del 24 de noviembre de 2020, Ia Dirección Distrital de Archivo de Bogotá de Ia Secretarla General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., envió a Ia Subdirección de Servicios Administrativos de Ia misma entidad, concepto técnico de evaluación de Ia segunda actualización de Ia Tabla de Retención Documental, donde se encontró que Ia TRD cumple con todos los parámetros técnicos y legales, exigidos por el Archivo General de Ia Nación y Ia Dirección Distrital de Archivo de Bogotá.

Que mediante Acta N° 7 del 10 de diciembre de 2020, el Consejo Distrital de Archivos dispuso por unanimidad convalidar Ia segunda actualización de Ia Tabla de Retención Documental de Ia Secretarla General de Ia Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Adóptese la segunda actualización de la Tabla de Retención Documental-TRD por parte de la Secretarla General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y convalidada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta resolución.

Artículo 2. Impleméntese la segunda actualización de la Tabla de Retención Documental-TRD, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Artículo 3. La Tabla de Retención Documental - TRD actualizada, será aplicada por todas las dependencias de la Secretarla General respecto de los documentos generados a partir de la vigencia de la estructura establecida en el Decreto Distrital 425 de 2016.

Artículo 4. La Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretarla General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., como responsable del desarrollo e implementación de la Política de Gestión Documental y Archivo de la Entidad, hará seguimiento a la aplicación de la Tabla de Retención Documental - TRD en los archivos de gestión.

Artículo 5. La Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretarla General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. deberá adelantar el trámite correspondiente para la inscripción de la Tabla de Retención Documental - TRD, en el Registro Único de Series Documentales - RUSD, de que trata el artículo 19 del Acuerdo 004 de 2019 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Artículo 6. La Subdirección de Servicios Administrativos de la Secretarla General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. realizará las gestiones correspondientes a la publicación de la Tabla de Retención Documental -TRD, de que trata la presente resolución, en la página web de Ia entidad, manteniéndola de forma permanente.

Artículo 7. Comunicar la presente resolución a todas las dependencias de la Secretarla Genera!, a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la entidad.

Artículo 8. La presente resolución rige a partir del día siguiente al de su publicación.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE V CUMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los 29 días del mes de enero del año 2021.

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

Secretaria General