RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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CIRCULAR 003 DE 2021 (Enero 22) Para: SUBSECRETARIOS, CONSEJEROS, ALTOS CONSEJEROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO Y DE PROYECTOS DE INVERSIÓN De: SECRETARIA GENERAL Asunto: CRONOGRAMA PLAZOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS VIGENCIA 2021 Con el fin de optimizar el proceso de Gestión Administrativa y Financiera de la Secretaría General, y teniendo en cuenta la normatividad aplicable, a continuación, se establece el calendario con las fechas de radicación de: cuentas para pago recurso humano y proveedores, reprogramación del PAC, entrega de información contable, fechas de ingreso a almacén y radicación de nómina; lo anterior según Circular de la Dirección Distrital de Tesorería No. 6 de 2020 del 22 de diciembre de 2020 y lineamientos internos. 1. RADICACIÓN DE CUENTAS
- Recurso Humano: La radicación de cuentas se realizará en las fechas establecidas en el calendario anexo. El Sistema de Gestión Contractual quedará habilitado para expedir las certificaciones de cumplimiento a partir del penúltimo día hábil de cada mes de cobro. La fecha máxima de radicación de cuentas de recurso humano será el cuarto día hábil de cada mes, excepto que estén clasificados con ARL riesgo V, que para este caso será el segundo día hábil siguiente al mes de cobro. - Proveedores y otros: La subdirección Financiera recibirá las cuentas y facturas, a partir del primer día hábil del mes y hasta las fechas límite de recepción[1], las mismas se tramitarán de conformidad con el PAC programado.
Las cuentas que se radiquen posterior a la fecha límite indicada anteriormente, podrían ser tramitadas para de pago en la primera semana del mes siguiente, siempre y cuando haya sido programado el PAC respectivo. Las cuentas que presenten inconsistencias, serán devueltas al supervisor del contrato para su respectiva subsanación de conformidad con el procedimiento de gestión de pagos vigente, una vez corregida, deberá remitirse nuevamente a la Subdirección Financiera, esto indica que el trámite inicia de nuevo desde la fecha de la radicación de la subsanación. Las cuentas corregidas que no se radiquen nuevamente dentro de la fecha indicada deben ser reprogramadas dentro del PAC correspondiente. Para la vigencia 2021 el trámite de radicación de las cuentas se realizará a través de memorando electrónico de acuerdo con los lineamientos internos. De la oportunidad en la radicación de cuentas, depende la eficiencia de los giros, por tanto, se debe dar estricto cumplimiento a las fechas establecidas en la presente circular. 2. RADICACIÓN DE CUENTAS QUE REQUIERAN INGRESO AL ALMACÉN Las cuentas y facturas que requieran ingreso al almacén, deberán radicarse a través de memorando electrónico con destino a la Subdirección de Servicios Administrativos, teniendo en cuenta las fechas límite de recepción para pagos del mes, relacionadas a continuación:
3. REPROGRAMACIÓN PAC La responsabilidad de programación y reprogramación del PAC – Programa Anual de Caja es de los gerentes de proyecto, responsables de rubro y/o supervisores, quienes asignarán el responsable del registro de esta información en el Sistema de Gestión Contractual, de acuerdo con las necesidades de pago de las cuentas a proveedores y contratistas, tanto para los compromisos de vigencia actual como de reserva 2020. Esta gestión deberá adelantarse bimestralmente de acuerdo con las siguientes fechas:
Así las cosas y siguiendo estrictamente las recomendaciones impartidas por la Secretaría Distrital de Hacienda, se solicita realizar el ejercicio de la reprogramación del PAC teniendo en cuenta el principio de planeación de acuerdo con lo programado y lo ejecutado en la vigencia, lo que permitirá a la entidad mejorar sus niveles de ejecución de giros y cumplimiento del PAC. 4. REMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA PARA LOS REGISTROS CONTABLES Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Con el fin
de elaborar, reportar y publicar los Estados de Situación Financiera, ante la
Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda y a
los distintos entes oficiales de control, se requiere que las dependencias
responsables reporten a la Subdirección Financiera la siguiente información de
manera completa, fidedigna y oportuna así:
Nota: Las fechas presentadas en el calendario, son las establecidas como máximas para el trámite de radicación de los procesos aquí señalados. Es importante tener en cuenta que no se recibirán trámites después de las fechas autorizadas mediante la presente circular. Las fechas y trámites estipulados en la presente circular, son de estricto cumplimiento, por lo cual se solicita a los responsables de las dependencias, realizar las acciones necesarias que permitan el logro de los objetivos. Cordialmente, MARGARITA BARRAQUER SOURDIDS SECRETARIA GENERAL NOTAS DE PIE DE PÁGINA: [1] Los lineamientos estipulados, se realizan en el marco de las disposiciones de la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda. [2] Para el caso de cuentas que sean radicadas desde el penúltimo día hábil del mes, estas iniciarán turno de procesamiento de pagos desde el primer día hábil del mes siguiente, conforme a los lineamientos de la DDT [3] Conforme a los lineamientos de la DDT NOTA: Ver Anexo. Alvaro Ramon Antonio Mosquera Ramos - Profesional Especializado - Subdirección Financiera-Elaboró Marcela Manrique Castro - Subdirectora Servicios Administrativos - Elaboró Luis Alejandro Leal Bernal - Contador - Subdirección Financiera: Revisó Luis Eugenio Herrera Páez - Subdirector Financiero: Revisó Gina Alexandra Vaca Linares - Directora Administrativa y Financiera: Aprobó María Clemencia Pérez Uribe - Subsecretaria Corporativa: Aprobó |