RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 032 DE 2021

(Mayo 05)

Para: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTESIAS, PRESIDENTES/AS, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, SUBREDES INTEGRADAS DE SALUD, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, PERSONERÍA DE BOGOTÁ Y CONCEJO DE BOGOTÁ.

De: SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Asunto: LINEAMIENTO PARA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO+ DE TELETRABAJO DISTRITAL CON ENFOQUE DIFERENCIAL.

En el Acuerdo Distrital 761 de 2020 por medio del cual se adoptó el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas del Distrito Capital 2020-2024 "Un nuevo contrato social y ambiental para la Bogotá del siglo XXI", se estableció la consolidación de un nuevo acuerdo social, ambiental e intergeneracional que permita avanzar hacia la igualdad de oportunidades. En materia de teletrabajo, la administración distrital se comprometió en establecer un modelo incluyente, basado en la productividad laboral, bienestar, balance y calidad de vida y la sostenibilidad social, ambiental y económica. Con las metas trazadoras No. 74 y 75, se prevé implementar una estrategia progresiva de teletrabajo en el 100% de las entidades distritales, con enfoque de género, privilegiando a las mujeres cabeza de hogar, con la participación total de 5.400 servidores/as teletrabajadores a 2024.

Mediante Decreto Distrital 806 de 2019, la Alcaldía Mayor de Bogotá dictó las disposiciones para la implementación, apropiación, adopción, fomento y sostenibilidad del Teletrabajo en organismos y entidades Distritales en el marco de la Ley 1221 de 2008.

El artículo 2 del mencionado Decreto, indica que es responsabilidad de las entidades distritales, expedir los actos administrativos necesarios para regular la puesta en marcha e implementación del Teletrabajo en el Distrito Capital, así como realizar la evaluación permanente y formular las acciones de mejora cuando su desarrollo lo requiera.

De igual manera, la Política Pública Distrital de Gestión Integral del Talento Humano 2019 2030, incluyó el Programa de Teletrabajo Distrital como un indicador de producto enfocado a aumentar el índice de Calidad de Vida del Talento Humano distrital, promoviendo su crecimiento de forma progresiva.

Durante la vigencia 2020, en un proceso de participación colectiva con los organismos y entidades distritales y con el objetivo de potenciar la modalidad laboral de teletrabajo, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., coordinó y consolidó un nuevo modelo+ de teletrabajo inclusivo y centrado en los servidores distritales. La cadena de valor y las fases del nuevo modelo están orientadas a (1) vincular un mayor número de servidores/as, en particular, con enfoque diferencial; (2) teletrabajar con asignación de tareas, acuerdos de servicio, disponibilidad y entregables; (3) fortalecer la medición y seguimiento, formación, mejora continua y gestión del conocimiento e innovación; (4) impactar la productividad laboral, el bienestar, balance y calidad de vida, sostenibilidad social ambiental y económica; y (5) evaluación constante (impactos).

Adicionalmente, el trabajo desde casa permitió visualizar el potencial del teletrabajo, con la aplicación de encuestas de sondeo a servidores/as distritales que desarrollaron sus actividades laborales en casa, a través de los instrumentos #YoMeQuedoEnCasa (14.628 registros) y #YoTrabajo EnLaNueva Realidad (5.367 registros), se caracterizó a la población detectando que, según sexo, el 69% de los encuestados son mujeres; que, por grupo etario, más del 80% de los/as servidores/as están en etapa de adultez (27 a 59 años); y que, cerca del 10% de la población, tiene más de 60 años. Por otra parte, en enfoque territorial, se determinó que el mayor número de teletrabajadores residen en las localidades de Suba, Engativá y Kennedy en los estratos 2, 3 y 4 (93%). También, en cuanto al enfoque diferencial, el 21% son madres cabeza de familia, el 16% son prepensionados/as, el 10% son mujeres en edad de jubilación, el 8% cuidadores/as, el 2% reporta movilidad reducida y un 2% tiene alguna discapacidad.

Así mismo, se indagó sobre la percepción de la experiencia laboral, de la cual el 91% de los encuestados señalan que tiene un alto nivel de satisfacción; así mismo un 80% de los encuestados indican que desean continuar bajo la modalidad de teletrabajo y, el 88%, reporta que las obligaciones del cargo pueden realizarse desde la casa.

En virtud de lo anterior, y conforme a lo previsto en la normatividad vigente (Decreto Distrital 806 de 2019), así como los compromisos señalados anteriormente, la Secretaria General define las siguientes acciones para potencializar el teletrabajo como una modalidad laboral con enfoque diferencial y priorización de su población objetivo, bajo el esquema del modelo+ de teletrabajo:

Definición: El nuevo modelo+ de teletrabajo se define como una herramienta adicional de apoyo para la consolidación y fortalecimiento del proceso de implementación del teletrabajo en los organismos y entidades Distritales. En dicho modelo, se complementa y simplifica las cinco fases iniciales de implementación, definidas en el artículo 5 del Decreto Distrital 806 de 2019, a través de un esquema de tres etapas con once hitos de cumplimiento así:

Etapa 1: Acuerdo Institucional.

·  Firma del pacto por el Teletrabajo con enfoque diferencial.

• Designar y capacitar al equipo técnico.

Etapa 2: Consolidación del Programa.

• Analizar las condiciones organizacionales y tecnológicas para el teletrabajo.

• Identificar los riesgos y definir los controles.

- Revisar y actualizar los lineamientos particulares de la entidad: Resolución General que soporta el desarrollo del teletrabajo en la entidad. (incluyendo los nuevos elementos: Derecho a la desconexión, Reconocimiento de la compensación por gastos, Horarios flexibles, Criterios de prioridad actualizados).

- Elaborar el Plan de Acción - Anual del Programa de Teletrabajo.

• Revisión y/o actualización del procedimiento en el Sistema de Gestión de Calidad.

Etapa 3: Implementación y seguimiento

-Realizar seguimiento al Plan de Acción - Anual del Programa de Teletrabajo

• Implementar el procedimiento de manera escalonada y desarrollar evaluaciones

periódicas.

-Formular las acciones de mejora.

-Presentar reportes periódicos a la Secretaría General de la Alcaldía de Bogotá con el cumplimiento de las metas.

Para lograr una efectiva consolidación y fortalecimiento del proceso de implementación del teletrabajo en cada una de las Entidades, se hace necesario contemplar una serie de lineamientos enmarcados en la cadena de valor, que permitirán potencializar el teletrabajo como una modalidad laboral con enfoque diferencial y priorización de su población objetivo:

1. Firma del Pacto por el teletrabajo con enfoque diferencial: Corresponde al acuerdo de intención y marco de cooperación entre los Sectores (y sus entidades adscritas), los organismos de control y la Administración Distrital, para dar cumplimiento a las metas establecidas en el programa de gobierno 2020-2024, y alcanzar 5.400 servidores/as distritales como teletrabajadores a 2024. Para ello, el 100% de los organismos y entidades del Distrito mantendrán el número anual acordado de servidores/as bajo esta modalidad.

2. Vincular: Con el fin de contar con la participación de los/as servidores/as distritales en el programa teletrabajo, se desarrollarán acciones encaminadas a impulsar al interior de las entidades, las etapas de promoción, inscripción, aprobación y legalización de la modalidad laboral, teniendo en cuenta los servidores/as priorizados en el artículo 3 del Decreto Distrital 806 de 2019 y, en especial, para aquellos que se encuentren en condición de discapacidad, cuidadores/as, madres o padres cabeza de familia y en plan de retiro.

Para ello, los equipos técnicos de apoyo en teletrabajo de los organismos y entidades distritales implementarán y aplicarán periódicamente las siguientes directrices:

a. Revisar el manual de funciones y verificar con los directivos de áreas, las nuevas opciones de cargos aptos para teletrabajo; esto, dada la experiencia y resultados de trabajo en casa.

b. Priorizar la población objetivo: Identificar los/as servidores/as que ocupan cargos aptos para el teletrabajo, en especial aquellos/as con discapacidad, cuidadores/as, madres o padres cabeza de familia y en plan de retiro.

c. Fomentar la participación en el programa de teletrabajo distrital del mayor número de servidores/as. Realizar mínimo dos (2) convocatorias anuales; y en ellas, contemplar la inclusión de cargos directivos, asesores, técnicos y asistenciales. De manera complementaria, la entidad debe mantener abierta la opción para que, en cualquier momento, los servidores interesados puedan postular su participación.

d. Orientar las acciones de convocatoria con enfoques diferenciales, de género, territorial, etario (plan de retiro de prepensionados), y de acuerdo con las prioridades definidas en el artículo 3 del Decreto Distrital 806 de 2019. Dicha priorización no excluye la posibilidad que los/as demás servidores/as distritales participen en el programa teletrabajo distrital.

e. Modalidades y días de teletrabajo: Soportados en el parágrafo del artículo 6o del Decreto Distrital 806 de 2019, se establece la aplicación de la modalidad "suplementario". Sin embargo, y de ser requerido, se puede llegar a aplicar otras modalidades y/o ajustar el número de días para teletrabajar desde el lugar de residencia. En estos casos, la entidad deberá contar con la revisión y evaluación del equipo técnico de apoyo en teletrabajo de la Entidad, y la aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de esta.

f. Considerar la Circular 027 de 2019, del Ministerio de Trabajo en la que se viabiliza la posibilidad de realizar la verificación de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo de manera virtual y con el diligenciamiento de un formato de autoreporte por parte del servidor/ra.

g. Otorgar la calidad de teletrabajador durante el período de prueba, a los/as servidores/as que están ingresando como consecuencia de la Convocatoria 806 a 825 de 2018 y las demás que surjan en el corto, mediano y largo plazo; en concordancia con los conceptos No. 108911 y 119381 de 2019 del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

h. Priorizar la vinculación al programa de teletrabajo a los/as servidores/as con discapacidad, cuidadores/as (as), padres o madres cabeza de familia y en plan de retiro, que cumplan el proceso de aprobación para ingreso.

3. Teletrabajar: Una vez vinculado el/la servidorlar a la modalidad laboral, se realiza la asignación de tareas; se establecen los acuerdos de servicio, la disponibilidad y cumplimiento de entregables.

a. La condición de teletrabajo no debe generar sobrecarga y extensión de la jornada laboral para los trabajadores: El nivel directivo y los líderes de procesos revisarán el desempeño de los teletrabajadores para verificar que no se esté generando sobrecarga ni extensión de la jornada laboral; en este sentido, revisarán los procesos a su cargo, con el fin de identificar cuáles de ellos pueden ser optimizados, analizarán la necesidad de redistribuir las cargas y a través de los planes de capacitación fortalecerán en los funcionarios las competencias de planeación y logro por resultados., Es decir, se trabajará por el cumplimiento de metas sin generar sobrecargas, ni jornadas de trabajo que sobrepasen las establecidas por Ley.

b. Horario flexible: En virtud de lo dispuesto por el Decreto Nacional 400 de 2021 y el Decreto Distrital 842 de 2018, los secretarios/as de despacho y los directores/as de los departamentos administrativos y de las unidades administrativas sin personería jurídica, deberán establecer horarios flexibles a todos los teletrabajadores reconocidos por la entidad, con la finalidad de facilitar el desarrollo de la jornada laboral, en especial a madres/padres cabeza de familia, cuidadores/as. En consecuencia, adoptarán los turnos fijados en el Decreto mencionado, los cuales deberán ser asignados de manera proporcional entre los/as servidores, garantizando la prestación del servicio en los siguientes términos:

. De lunes a viernes en jornada de 7:00 a.m. a 4:30 p.m., incluida una hora de almuerzo.

• De lunes a viernes en jornada de 10:00 a.m. a 7:30 p.m., incluida una hora de almuerzo.

• De lunes a viernes en jornada continua de 12:00 m. a 8:30 p.m.

De acuerdo con lo anterior, se exhorta a las unidades administrativas especiales con personería jurídica, establecimientos públicos distritales, empresas industriales y comerciales del Distrito, sociedades de economía mixta, sociedades públicas, empresas de servicios públicos, empresas sociales del Estado, Subredes Integradas de Salud, a la Veeduría Distrital, a la Contraloría de Bogotá, a la Personería de Bogotá y al Concejo de Bogotá a que establezcan este horario flexible para sus teletrabajadores/as.

4. Fortalecer: Medición y seguimiento; formación; mejora continua; gestión del conocimiento e innovación.

a. Generar una cultura favorable al teletrabajo: Las entidades fomentarán la divulgación y promoción del programa de teletrabajo distrital a todos sus servidores y directivos; y para quienes se vinculen al Programa (jefes, teletrabajadores y Equipos Técnicos), se desarrollarán acciones enfocadas en el fortalecimiento de capacidades en Teletrabajo, manejo de herramientas ofimáticas, y las demás temáticas inmersas dentro de los Planes Institucionales de Capacitación, a través de los Cursos de Formación - Soy 10 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá; y la plataforma de Aprendizaje Organizacional - Escuela Virtual del DASCD.

b. Presupuestar la compensación por gastos a teletrabajadores, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1221 de 2008. Por jornada laboral (ocho horas de trabajo diario), se reconocerán a los teletrabajadores los montos indicados en la Circular 096 de 2020 y las que la modifique o actualice.

c. Realizar presentación periódica de avance en el cumplimiento de metas de teletrabajo en Comités Sectoriales.

d. Fomentar el uso de herramientas tecnológicas que orienten la planeación y seguimiento de tareas, en las diferentes plataformas con las que cuentan las entidades y organismos distritales.

e. Desarrollar acciones para simplificar y mejorar las fases y el procedimiento de implementación de teletrabajo distrital.

Las acciones de los literales c), d) y e) estarán bajo el liderazgo de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - Programa Teletrabajo Distrital.

5. Impactar: La productividad laboral, el bienestar, balance y calidad de vida, sostenibilidad social ambiental y económica; y la evaluación constante impactos).

a. La Secretaría General a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional el seguimiento de la estrategia establecida en la presente Circular, y definirá las acciones para su sostenibilidad y/o mejoramiento. Para esto, es necesario que los organismos y entidades distritales reporten trimestralmente a esta Dirección bajo los parámetros que se establezcan.

Cordialmente,

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

Secretaria General

Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Proyecto: Marisol Suárez Barreto - Contratista - Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

Milton Eduardo Virviescas - Profesional Especializado - Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

Reviso: Oscar Niño del Rio - Director Distrital de Desarrollo Institucional.

Alexandra Quitian Alvarez - Profesional Especializado Subsecretaría Técnica.

Alex Bemeo - Profesional Especializado - Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

Aprobó: Gloria Patricia Rincón Mazo - Subsecretaria Técnica.

Luz Karime Fernández Carrillo - Jefe Oficina Asesora de Jurídica.