RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR CONJUNTA 011 DE 2021

(Junio 23)

Para: Funcionarios, contratistas y personal visitante.

De: Secretaría general Secretaría jurídica y Secretaría de gobierno.

Asunto: reforzamiento medidas de seguridad vigilancia y salvaguarda de los funcionarios contratistas personal visitante y bienes muebles e inmuebles de la Secretaría general Secretaría jurídica y Secretaría de gobierno.

Para el equipo directivo de la Secretaría general, Secretaría jurídica y secretaría de gobierno es fundamental la seguridad de sus funcionarios, contratistas, visitantes, así como salvaguardar sus bienes muebles e inmuebles con el propósito de preservar el patrimonio estatal, y asegurar el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, previstos en el artículo 2° de la Constitución política de Colombia, que establece: “son fines esenciales del Estado: servir la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”.

Considerando la actual coyuntura en materia de orden público, se hace necesario extremar las medidas de seguridad con el fin de:

1. Prever las amenazas que afectan o pueden afectar la vida integridad del personal que labora en la Secretaría general, Secretaría jurídica y Secretaría de gobierno.

2. Minimizar los riesgos existentes y evitar situaciones que atentan contra la seguridad del personal que labora visita a las instalaciones.

3. Custodiar y garantizar que los bienes a cargo de estas tres secretarias no sean objeto de sustracción o daño.

En consecuencia, cordialmente se reitera todos los funcionarios y contratistas el cumplimiento de las siguientes disposiciones:

- En la entrada vehicular, todos los funcionarios ocupantes de un vehículo en identificarse con el carné o en su defecto eran registrarse como visitantes, con el respectivo documento identificación.

- Todo funcionario contratista de la Secretaría general, Secretaría jurídica y Secretaría de gobierno, debe portar su carné visible de forma permanente en las instalaciones de la entidad, para facilitar el acceso a las diferentes dependencias.

El carné es un documento personal intransferible y por ningún motivo puede ser entregado una persona diferente de la que fue autorizada, ya que esto será considerado como suplantación de identidad.

- Todo funcionario contratista sin carné así como los visitantes, sin excepción, deben registrarse en la recepción, utilizando la cédula como único documento válido autorizado, así como proporcionar la información que sea solicitada por el personal de vigilancia. De igual manera, deberá prestar el sticker de identificación temporal que le sea entregado mientras permanezcan las instalaciones de la entidad.

En caso de que el propósito del visitante sea diferente a radicación de documentos o recibir atención al ciudadano, el funcionario o contratista quien visite, deberá autorizar el ingreso del personal de vigilancia.

- La pérdida o daño el carné o documento de identificación entregado por la secretaría general, Secretaría jurídica y Secretaría de Gobierno debe ser reportado la Dirección de Talento Humano o quien haga sus veces, para lo cual se debe anexar la copia del denuncio por pérdida de la policía nacional cuando sea el caso y la consignación del valor de reposición que haya lugar.

- A todos los vehículos que ingresan a las instalaciones de las Manzana Liévano se realizará dos inspecciones externas en paralelo: la primera utilizando un espejo cóncavo y la segunda utilizando un canino detector de explosivos. El vehículo deberá estar apagado y se solicitará al conductor la apertura de las puertas y el baúl; en el caso de las de motos y bicicletas, el conductor deberá retirarse el casco antes de iniciar la revisión. Esto se realizará sin excepción. Finalizando la inspección, el personal de seguridad entregará la tarjeta del parqueadero y hará la respectiva anotación del ingreso del vehículo en la minuta, registrando fecha, hora, nombre del conductor, tipo de vehículo, placa, hora de salida, y oficina a la que pertenece.

- Los funcionarios, contratistas y visitantes sin excepción deben registrar los elementos tecnológicos personales de alta gama a la entrada y salida. De lo contrario, el personal de vigilancia de la Secretaría general, Secretaría jurídica y Secretaría de gobierno, no se hacen responsable los elementos que no sean registrados, y por lo tanto la custodia y cuidado será responsabilidad del propietario.

- El personal de vigilancia de la entidad tiene responsabilidad y autorización de verificar los paquetes, morrales, maletas, maletines, etc, que considere necesarios.

- El movimiento de cajas o carpetas con documentación de la entidad debe ser autorizado por las respectivas oficinas de gestión documental, con los respectivos inventarios en los formatos dispuestos para tal fin, diligenciados con la información de la documentación objeto en movimiento y dejar una copia de ese fomento autorizado el personal de vigilancia.

- Todos los funcionarios deben garantizar que ninguna persona ajena a la entidad se queden las instalaciones sin acompañamiento o supervisión.

Las disposiciones expuestas en esta circular son de estricto cumplimiento, por lo cual se solicita a los funcionarios y contratistas apoyar las acciones necesarias que permitan dar cumplimiento a los protocolos de seguridad, considerando que la seguridad es responsabilidad de todos.

Cordialmente,

MARÍA CLEMENCIA PÉREZ URIBE

Subsecretaría Corporativa

Secretaría General

MAGDA MERCEDE ARÉVALO ROJAS

Subsecretaria Corporativa

Secretaría Jurídica

ANA MARÍA ARISTIZABAL OSORIO

Subsecretaría de Gestión Institucional

Secretaría de Gobierno