RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 080 DE 2021

 

(Septiembre 20)

 

Para: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES (AS), PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL NIVEL DISTRITAL Y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

 

De: SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

 

Asunto: NUEVOS CAMPOS DE INFORMACIÓN DE LA GUÍA DE TRÁMITES Y SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL E INTEGRACIÓN DE ESTA CON EL SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DEL TRÁMITES (SUIT)

 

Rad. 2-2021-29958

 

Respetados (as) doctores (as), reciban un cordial saludo.

 

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., informa a las entidades distritales que hacen parte de la Guía de Trámites y Servicios del Distrito Capital, que fueron creados nuevos campos de información, en este gestor de contenidos. Así mismo, comunicamos que la guía será armonizada e integrada con el Sistema Único de Información de Trámites SUIT del Distrito Capital.

 

A continuación, exponemos los aspectos más relevantes sobre estos cambios, no sin antes mencionar que toda la información será socializada en detalle en las jornadas de capacitación que serán lideradas desde la Subsecretaria de Servicio a la ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

1. Manejo de la información existente en la Guía de Trámites y Servicios que no cumple con los requerimientos del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP para ser clasificada como trámite, OPA (Otros procedimientos administrativos) o consultas de información.

 

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, y en cumplimiento de la normatividad nacional y distrital vigente en materia de trámites, OPA y consultas de información, ha generado la categoría "Otros servicios" en la Guía de Trámites y Servicios del Distrito Capital, la cual se habilitará a más tardar el 30 de septiembre el 2021.

 

En esta categoría se ubicarán aquellos registros de información existentes que no están en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), y que las entidades distritales que prestan sus servicios en la RedCADE, han venido registrando en la Guía de Trámites y Servicios, del Distrito Capital para facilitar información a la ciudadanía.

 

La categoría "otros servicios" corresponde a información que facilita el acceso a trámites, Otros Procedimientos Administrativos (OPA) y consultas de información, y la garantía de derechos por parte de las entidades distritales.

 

Las entidades deberán revisar y asegurar que la información registrada en esta categoría ha pasado por un análisis juicioso y minucioso de la normatividad vigente, de tal forma que dichos registros no correspondan a trámites, OPA o consultas de información. En el caso contrario, las entidades deberán realizar los procedimientos necesarios frente al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) para la inscripción y el registro de información que cumpla con los criterios establecidos.

 

En el caso de que el trámite, OPA o consulta de información esté en proceso de inscripción o registro en el SUIT, la entidad podrá mantener esta información en la guía; sin embargo, esta catalogación del registro como "Otros Servicios" será de carácter temporal mientras que culmina su registro en SUIT.

 

Estos registros en la categoría "Otros Servicios", deberán garantizar la gratuidad. De igual manera, la información que se presente deberá emplear un lenguaje claro y ser pertinente para la ciudadanía y la misionalidad de la entidad.

 

2. Cambios tecnológicos que se realizarán sobre el gestor de contenidos sobre el cual funciona Guía de Trámites y Servicios (GTyS) y el manejo de la información de la guía durante el cambio de herramienta.

 

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., está realizando la migración de la información del gestor de contenidos (CMS) actual de la Guía de Trámites y Servicios, WordPress, al gestor de contenidos Drupal de Portal Bogotá. El propósito de esta integración es mejorar la experiencia de la ciudadanía y unificar las tecnologías de portales que se manejan desde la Secretaría General. El paso a producción de la nueva Guía de Trámites y Servicios, de acuerdo con el cronograma de actividades, se estima para el 20 de septiembre de 2021.

 

Es importante mencionar que toda la información de la Guía de trámites y Servicios actual será migrada al nuevo gestor contenidos, por lo cual, las entidades no deberán diligenciar nuevamente la información, salvo los nuevos campos que se relacionan en el punto a y b que se describen a continuación.

 

a) Nuevos campos de información en Guía de Trámites y Servicios (GTyS)

 

Se crearán los siguientes campos de información en la Guía de Trámites y Servicios del Distrito Capital, los cuales deberán ser diligenciados por los delegados y delegadas de las entidades antes del 31 octubre de 2021. Estos ítems serán detallados en las jornadas de capacitación que se brindarán:

 

1) Enlace a las redes sociales de la entidad (Twitter, Facebook, lnstagram, Youtube, entre otros).

 

2) Campo de información de los asistentes virtuales o chatbots de la entidad.

 

3) Dirección de correo electrónico a través del cual la ciudadanía pueda realizar la radicación de solicitudes, comunicaciones y correspondencia en general en la entidad.

 

4) Para temas de analítica y de posicionamiento en los diferentes buscadores, se incluyeron los siguientes campos SEO, título y descripción, dentro de cada trámite, OPA, consulta de información u otros servicios.

 

b) Otros servicios asociados a la reactivación económica y rescate social.

 

Considerando la importancia de poner a disposición de la ciudadanía la información de los distintos programas asociados a la reactivación económica durante la emergencia sanitaria, las entidades distritales deberán registrar bajo la tipología "otros servicios", y en "añadir contenido", toda aquella información de interés para la ciudadanía relacionada con programas y apoyos para la reactivación económica y el rescate social.

 

Para registrar esta información en el nuevo gestor documental, se agregaron dos tipos de servicio: I) Programas y apoyos para las empresas y negocios y, II) Programas y apoyos para las personas.

 

3. Armonización de información de trámites, OPA (Otros Procedimientos Administrativos) y consultas de información de la Guía de Trámites y Servicios y el Sistema Unico de Información de trámites (SUIT) del Departamento Administrativo de la Función Pública.

 

A partir del 30 de noviembre del 2021, los trámites, OPA y consultas de información inscritos y registrados en el SUIT por parte de las entidades distritales, serán integrados automáticamente a la Guía de Trámites y Servicios del Distrito Capital. Lo anterior busca dar cumplimiento a la normatividad nacional y distrital relacionadas con la materia.

 

A continuación, se presentan los campos de información que serán integrados desde el SU IT:

 

 

Las entidades distritales deberán asegurar que la información de los trámites, OPA y consultas de información registradas en el SUIT sea clara, veraz y esté actualizada.

 

Considerando las recomendaciones de las entidades distritales de mantener información adicional en la Guía de Trámites y Servicios del Distrito Capital, que facilite la comprensión de los trámites, OPA y consultas de información, se mantendrá la información del espacio "tenga en cuenta" de GTyS, donde se podrá registrar otra información que la entidad considere pertinente, la cual será complementaría a la que será tomada del SU IT.

 

4. Transferencia de conocimiento

 

La Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. convocará a los delegados y delegadas de la Guía de Trámites y Servicio del Distrito Capital, de cada una de las entidades distritales, a mesas de trabajo sectoriales e individuales con el propósito de sensibilizar e interiorizar la información explicada en la presente circular.

 

Con el propósito de articular estas sesiones de transferencia de conocimiento y a su vez facilitar la interlocución con las entidades y acompañarlas en el proceso de actualización de la plataforma, cada entidad deberá revisar el formato 957 de la Guía de Trámites y Servicios "Formato de delegación", el cual se envía periódicamente a la Dirección de¡ Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, y asegurar que la información allí consignada sea vigente. En el caso de que dicho formato no esté actualizado, la entidad deberá enviarlo nuevamente dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes al recibo de la presente comunicación.

 

Es importante resaltar que la persona delegada es responsable de articular la información con las distintas dependencias de la entidad que administran la información sobre trámites, OPA, consultas de información y otros servicios.

Atentamente,

 

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

 

Secretaria General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

 

Proyectó: Paula Vanessa Páez Barreto- Contratista - Subsecretaría de Servido a la Ciudadanía

Marcela Fernández Méndez-Contratista - Subsecretaría de Servido a la Ciudadanía

Revisó:    Carlos Armando Franco Quitian - Profesional Universitario Dirección del Sistema Distrital de Servido a la Ciudadanía.

                Dorian de Jesús Coquies Maestre - Dirección Distrital de Calidad del Servido

Aprobó:   Diana Marcela Velasco - Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía.

                Luz Karime Fernández Castillo - Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica