RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 086 DE 2021

 

(Octubre 26)

 

Para: SUBSECRETARIOS, ALTOS CONSEJEROS, CONSEJEROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, GERENTES DE PROYECTOS DE INVERSION Y RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO

 

De: SECRETARIA GENERAL

 

Asunto: LINEAMIENTOS CIERRE EJECUCIÓN FINANCIERA VIGENCIA 2021

 

Con el objeto de aportar al cumplimiento de las metas trazadas para la presente vigencia del Plan de Desarrollo 2020-2024 "Un nuevo contrato social y ambiental para el siglo XXI", así como en dar cumplimiento al Decreto 192 de 2021 en lo que respecta a la eficiencia y calidad del gasto público, se hace necesario adelantar las acciones pertinentes que permitan optimizar los recursos del presupuesto de la presente vigencia y fortalecer la gestión financiera de la Secretaría General.

 

De igual forma y en cumplimiento con las Circulares 3 y 6 de 2021 de la Secretaría General, Circulares 4 y 6 de 2021 de la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaria Distrital de Hacienda, así como las Circulares Externas DDP 0004 de 2021 y SDH 0006 de 2021 y Directiva 002 de 2021 de la Alcaldesa Mayor de Bogotá; de manera atenta comunicamos los siguientes lineamientos de carácter presupuestal, contable y tesoral:

 

A. ASPECTOS TRAMITE DE PAGOS

 

1. FECHAS LIMITE PARA RECEPCIÓN TRAMITES DE PAGO

 

Para el cuarto (4°) trimestre de la vigencia 2021, el calendario dispuesto para la recepción de documentos para tramites de pago queda establecidos así:

 

 

 

[1]

 

En concordancia con lo anterior, los pagos de las cuentas y facturas en general recibidas antes del 20 de diciembre de 2021, se pagarán en este mismo mes siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos en el contrato y se cuente con disponibilidad de PAC.

 

Las cuentas en general radicadas a partir del 21 de diciembre y hasta antes del 24 de diciembre de 2021 se constituirán como Cuentas por Pagar y su desembolso efectivo se realizará dentro de las dos primeras semanas de enero de 2022.

 

Las cuentas que no se radiquen en las fechas anteriormente indicadas, se deben constituir como reserva presupuestal las cuales se pagarán de conformidad con las instrucciones de la Dirección Distrital de Tesorería, una vez efectúe el cierre de la vigencia 2021 y se asigne y apruebe el monto de PAC correspondientes a la reserva presupuestal.

 

El pago de las cuentas está sujeto a que se radiquen dentro de los plazos establecidos con el lleno de requisitos de pago y a la programación del PAC de vigencia o de reserva, según el presupuesto que se afecte. En caso de no cumplimiento de alguno de los requisitos la cuenta se procederá a devolver y perderá su turno en él proceso, con lo cual y una vez que se haya subsanado la situación motivo de la devolución, la dependencia ejecutora deberá volver a radicar y a partir de allí se le asignara un turno nuevo para el desarrollo del trámite de pago.

 

Nota 1: Los contratistas que se encuentren clasificados a ARL Riesgo V deberán radicar su cuenta para pago de honorarios antes del día 2° hábil siguiente al mes de cobro. Lo anterior con el fin de que la entidad realice los respectivos pagos a ARL de forma oportuna y no incurra en cobros por intereses moratorios, de acuerdo con lo establecido en el Decreto Ley 538 del 12 de abril de 2020 prorrogado por la Resolución 1315 del 27 de agosto de 2021. De lo contrario cada uno de estos contratistas deberá asumir este pago en forma directa.

 

Nota 2: Para realizar la solicitud de tramite pago del último desembolso de un contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, se hace necesario presentar como anexo el Paz y Salvo por todo concepto con la entidad.

 

2. COMISIONES DE SERVICIO FUNCIONARIOS

 

Se informa que las Comisiones de Servicio de funcionarios que hayan sido autorizados, deben ser legalizados en la Subdirección Financiera antes del 24 de diciembre de 2021.

 

Nota 3: En ninguna circunstancia este tipo de compromisos debe constituirse como reserva presupuestal toda vez que no cumple con las condiciones exigidas en la norma presupuestal vigente.

 

3. CUMPLIMIENTO DE LA PROGRAMACIÓN PAC

 

Para el trámite de liquidación y pago de cuentas a proveedores y contratistas, es indispensable que cada supervisor dé total cumplimiento a la reprogramación que se registre en el Sistema de Gestión Contractual - SGC de las necesidades del Programa Anual de Caja - PAC para el último trimestre de la vigencia 2021.

 

La reprogramación del PAC debe estar sujeta al ejercicio integral de planeación financiera de tal manera que el pago los compromisos adquiridos, guarde coherencia entre el avance fisico y recepción real, plena y a satisfacción de los bienes y servicios; sin el cumplimiento total de requisitos no es posible la utilización del PAC lo que conduce al congelamiento de recursos de caja, así como observaciones por parte de los entes reguladores, sin perjuicio de las acciones disciplinarias, administrativas que se puedan derivar.

 

La reprogramación de Diciembre 2021, debe contener el PAC requerido para las cuentas y facturas que se radiquen durante dicho mes, es decir se debe contemplar tanto las que serán abonadas en cuenta (pagadas efectivamente) como las que se constituirán como Cuentas por Pagar[2] (que serán abonadas durante las dos primeras semanas de enero de 2022)

 

4. CREACIÓN DE TERCEROS

 

Considerando los tiempos de creación y asociación de terceros en los sistemas de información financiero, tanto internos como los dispuestos por la Secretaria Distrital de Hacienda, la fecha máxima para solicitud de creación de terceros nuevos es el 10 de diciembre de 2021, esto implica que para dicha fecha ya debieron haberse surtido todos los procesos precontractuales. En caso que el nuevo contratista sea un consorcio o unión temporal, para dicha fecha ya debe contar con la documentación necesaria para la creación del tercero, incluyendo RUT y cuenta bancaria.

Es necesario recordar que sin la disposición correcta del tercero beneficiario no es posible la expedición del Registro Presupuestal, con lo cual es imperativo realizar todas y cada una de las actividades que permitan iniciar la ejecución de recursos dentro de la vigencia, eso es que el compromiso sea legalizado, perfeccionado y con cumplimiento de requisitos de inicio de ejecución antes del 31 de diciembre de 2021

 

B. ASPECTOS PRESUPUESTALES

 

1. LIBERACIÓN DE SALDOS CDP y CRP

 

Antes del 17 de diciembre de 2021, los responsables de la ejecución de presupuesto deben solicitar la liberación de saldos de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, que no estén amparando compromisos. En caso de evidenciar saldos de CDP y sobre los cuales no se haya solicitado su liberación, se dará aplicación al principio de anualidad procediendo a ser anulados por la Subdirección Financiera a partir del 20 de diciembre, por lo tanto, la responsabilidad derivada de cualquier compromiso que pierda su amparo presupuestal por efecto del no registro presupuestal del mismo, recae en el área supervisora del mismo.

Respecto de los saldos de registro presupuestal de compromisos (honorarios, proveedores, convenios, órdenes de compra, etc.) que presenten saldos no requeridos para ser ejecutados, originados por saldos de pagos a prorrata, menores valores que no cubre cantidades completas de bienes y servicios, terminaciones anticipadas o cualquier otra causal, el supervisor debe solicitar la liberación de los mism9s mediante solicitud de modificación contractual, presentada ante la Dirección de Contratación, antes del 7 de diciembre de 2021, de acuerdo con los lineamientos y normatividad vigente.[3]

 

Será responsabilidad del supervisor responder por los saldos no liberados y que se constituyan como reserva presupuestal

 

En todo caso, se deben revisar todos los contratos suscritos con el objeto de asegurar que su ejecución, entendida como la entrega de bienes y servicios, se realice dentro del cronograma previamente descrito y si es del caso, cuando corresponda, solicitar la terminación anticipada mediante acta de liquidación que se debe tramitar ante la Dirección de Contratación, para constatar que los saldos no requeridos sean liberados efectivamente antes de finalizar la vigencia fiscal.

 

Los contratos que garantizan la continuidad de la prestación del servicio por corresponder a, servicios esenciales previa aprobación del ordenador del gasto, se constituirán como reserva presupuestal para ser ejecutada en los primeros meses de la siguiente vigencia.

 

2. DEPURACIÓN SALDO RESERVAS PRESIJPUESTALES 2020 Y DE PASIVOS EXIGIBLES 2021

 

Es imperativo que los supervisores de los contratos y/o convenios depuren los saldos de reservas presupuestales de la vigencia 2020 o de pasivos exigibles, antes del 31 de octubre de 2021, ya sea mediante el trámite de pago y/o liquidación, con el propósito de evitar la constitución de pasivos exigibles.

 

En caso de que se constituyan pasivos exigibles, los supervisores y ordenadores del gasto deberán preparar las justificaciones necesarias de las razones de carácter técnico, jurídico y/o contractual que impidieron la ejecución de los mencionados compromisos, esto sin perjuicio de la acciones disciplinarias o administrativas que se puedan derivar, en virtud lo establecido en la Resolución 204 de 2020 de la Secretaria General.

 

3. CONSTITUCIÓN RESERVA PRESUPUESTAL 2021

 

De conformidad con lo establecido en la normativa vigente, especialmente en lo dictado en el Manual Operativo de Presupuesto Distrital, adoptado mediante Resolución SDH 191 de 2017, la Directiva 02 de 2021 de la Alcaldesa Mayor de Bogotá, el Decreto Distrital 492 de 2019, el Decreto Distrital 192 de 2021, así como las diversas circulares de los organismos de control, la constitución de reserva presupuestal obedece a circunstancias y criterios excepcionales, razón por la cual los supervisores de los compromisos adquiridos por la Secretaría General que presenten saldos que serán ejecutados en la vigencia 2022, deberán presentar ante la Dirección Administrativa y Financiera y ante la Oficina Asesora de Planeación, para gastos de funcionamiento y de inversión respectivamente, la justificación técnica, económica y legal que soporte las razones por las cuales no se realizó la ejecución de los mencionados compromisos y sobre los cuales se constituye la reserva presupuestal.

 

En los casos en que se presente alguna circunstancia imprevista e incontrolable que impida la entrega de los bienes y servicios pactados dentro del plazo de ejecución se deben adelantar las actividades contractuales requeridas que permitan la revisión, aval y autorización de la prórroga de¡ tiempo de ejecución de los compromisos.

 

Esto con el objeto de presentar ante la Secretaria Distrital de Hacienda el documento de constitución de Reserva Presupuestal, en el marco de la circular Externa DDP 0004 de 2021.

 

La ejecución de la reserva que se constituya estará acorde con el cierre financiero de la Secretaría Distrital de Hacienda y sólo se podrán tramitar una vez aprobado, por parte de la DDT, el PAC de Reserva 2022.

 

4. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

 

Considerando los tiempos requeridos para la realización de modificaciones presupuestales, los mismos serán recibidos de acuerdo con la siguiente tipología.

 

 

Cabe resaltar que dicho trámite solo iniciará su proceso una vez cumpla con la totalidad de los requisitos para su trámite y no presente documentación pendiente o incompleta.

 

En este sentido, y fuera de las fechas indicadas y/o sin cumplimiento de los requisitos, el trámite será archivado y devuelto por parte de la Subdirección Financiera y/o la Oficina Asesora de Planeación (según corresponda), dado que tras la modificación presupuestal se requiere iniciar los demás procesos contractuales o de generación de compromisos, los cuales están sujetos a las fechas indicadas en la presente circular.

 

C. ASPECTOS CONTABLES

 

1. FACTURACIÓN SERVICIOS RED CADE

 

La Subsecretaría de Servicio al Ciudadano debe presentar ante la Subdirección Financiera, a más tardar el 5 de enero de 2022, la totalidad de las operaciones realizadas por cuentas de cobro por concepto de arrendamiento y administración de los espacios de la Red Cade, con corte 31 de diciembre, haber ingresado el 100% de la información requerida en el sistema de facturación e informar los trámites de cobro que se hayan adelantado sobre las entidades que tengan deudas pendientes con la Secretaría General.

 

2. RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN

 

Los supervisores de compromisos sobre los cuales se hayan girado recursos en desarrollo de Convenios Interadministrativos, Convenios de Cooperación deben remitir los informes de ejecución financiera con corte a 31 de diciembre a la Subdirección Financiera a más tardar el 11 de enero de 2022.

 

Los rendimientos financieros generados, así como los recursos no utilizados o no comprometidos, deben ser reintegrados a la Tesorería Distrital, dentro de los cinco primeros días hábiles de enero de 2022.   

 

3. CAJA MENOR

 

La Subdirección de Servicios Administrativos debe legalizar ante la Subdirección Financiera los recursos entregados para caja menor antes del 13 de diciembre de 2021, por cuanto la legalización definitiva de estos gastos, de acuerdo con la normativa vigente se debe realizar antes del 16 de diciembre de 2021 ante La Dirección Distrital de Tesorería La solicitud de nuevos recursos podrá realizarse únicamente cuando se haya constituido la caja menor de la vigencia 2022.

 

4. PROCESOS JURIDICOS

 

La Oficina Asesora de Jurídica debe incluir en el sistema SIPROJWEB la información actualizada, con corte a 31 de diciembre, de los procesos jurídicos a favor y en contra de la entidad, a más tardar el 7 de enero de 2022

 

5. ALMACÉN

 

Las facturas de los bienes ingresados a almacén hasta el día 10 de diciembre por parte de la Subdirección de Servicios Administrativos, podrán ser pagados en la presente vigencia. Los bienes recibidos en almacén hasta el 15 de diciembre se constituirán como cuentas por pagar para ser abonadas dentro de las dos primeras semanas de enero de 2022.

 

El movimiento de almacén del mes de diciembre, junto con los reportes de inventarios en servicio y bodega, deben ser remitidos a la Subdirección Financiera a más tardar el 5 de enero de 2022.

 

6. NÓMINA

 

La Dirección de Talento Humano debe enviar a más tardar el 5 de enero de 2022, a la Subdirección Financiera, la información correspondiente al total de las operaciones realizadas en el sistema PERNO: nóminas de planta global, cesantías e intereses, parafiscales y seguridad social tanto para causación como para registro de los pagos respectivos, así como la información correspondiente a pasivos reales por funcionario para prestaciones sociales, reconocimiento por permanencia, días de descanso compensatorio, informes de legalización de viáticos y reporte incapacidades a 31 diciembre, entre otros trámites asociados a la nómina de la entidad.

 

Las fechas presentadas la presente circular, son las establecidas como máximas para el trámite de radicación de los procesos aquí señalados. Es importante tener en cuenta que no se recibirán tramites después de las fechas autorizadas en la presente circular, por lo cual se solicita a los responsables de las dependencias, realizar las acciones necesarias que permitan el logro de los objetivos.

 

Finalmente, es necesario recordar que los supervisores y ordenadores del gasto deberán garantizar que sus respectivas áreas o dependencias realicen el completo cumplimiento de estos lineamientos, incluso antes de disfrutar su turno de descanso de fin de año, ya que la Subdirección Financiera no tramitará documentos que no cumplan con los requisitos exigidos en la presente circular.

 

Cordialmente,

 

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

 

SECRETARIA GENERAL

 

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