RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 566 DE 2021

(Octubre 28)

Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental - PGD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena la implementación de este instrumento archivístico

LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del artículo 13 del Decreto Distrital No. 140 de 2021 y el artículo 16 de la Ley No. 594 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que la Ley No. 594 de 2000 denominada "Ley General de Archivos" estableció reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Que el artículo 3 ibídem, define la gestión documental como el "(...) conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (...)”

Que el artículo 4 ibídem, establece dentro de los principios generales que rigen la función archivística el siguiente:

“(...) a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley. (...)”

Que el artículo 11 ibídem, estableció, entre otras, la "(...) obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, en donde el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. (…)”

Que el artículo 12 ibídem, indica que la responsabilidad de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos será de la administración pública.

Que el artículo 21 ibídem, estableció que las "(...) entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. (...) "

Que el artículo 58 de la Ley No. 1437 de 2011 establece que, "(a..) cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo. (…)”

Que el parágrafo primero del artículo 59 ibídem, modificado por el artículo 11 de la Ley 2080 de 2021, define el expediente electrónico como “(...) el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. (...)”

Que el artículo 15 de la Ley No. 1712 de 2014, determina la obligación de adoptar un Programa de Gestión Documental, en donde “(...) se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. (...)”

Que el artículo 16 ibídem, indica sobre los archivos que, “(…) en su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación. (…)

Que el artículo 17 ibídem, establece que “(...) para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos: a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad. (…)”

Que el numeral 6 del artículo 2.8.2.1.16. del Decreto No, 1080 de 2015, indica que, entre una de las funciones establecidas del Comité Interno de Archivo se encuentra “(...) aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el Área de Archivo de la respectiva Entidad. (...)”, dicha función la ejerce comité a nivel institucional el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que el artículo 2.8.2.5.8 ibídem, establece que la gestión documental, en las entidades públicas se desarrollará a partir de instrumentos archivísticos entre ellos el Programa de Gestión Documental (PGD).

Que el artículo 2.8.2.5.10 ibídem, establece “(...) todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. (…)”

Que el artículo 2.8.2.5.11 ibídem, establece que “(...) El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD les responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. (…)”

Que el artículo 2.8.2.5.12 ibídem, indica que “(...) El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. (...)”

Que el artículo 2.8.5.1 ibídem, establece que dentro de los instrumentos para la gestión de la información pública se encuentra el Programa de Gestión Documental (PGD).  

Que el artículo 2.8.5.2 ibídem, establece que el Programa de Gestión Documental (PGD) deberá ser adoptado" y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado.

Que la Resolución No. 299 del 6 de junio de 2013, estableció el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General y derogó la Resolución No. 410 de 2004.

Que la Resolución No. 164 de 2017, derogó la Resolución No. 299 del 2013, y conformó el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto No. 1499 de 2017, establece que en cada una de las entidades del Orden Nacional y Territorial deberán integrar un “(...) Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integral de Planeación y Gestión -  MPG (...)”, dentro del cual es incluida la política de Gestión Documental.

Que mediante Acta No. 3 del 31 de octubre de 2018, el Comité Interno de Archivos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C aprobó el ajuste al Programa de Gestión Documental - PGD de la Entidad, vigente desde el 31 de octubre de 2018 al 30 de diciembre de 2020.

Que mediante Resolución No. 494 de 2019, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., constituyó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y reorganizó las instancias de coordinación de la Entidad.

Que en los numerales 13 y 24 del artículo 6 ibídem, estableció las funciones del Comité Institucional de Desempeño, entre ellas, “(...) Aprobar el Plan Institucional de Archivos - PINAR, junto con las Tablas de Retención Documental  TRD. (...)”; y “(...) Las demás asignadas por el Secretario General, que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG. (…)”

Que el artículo 33 ibídem suprimió varios comités entre ellos el Comité Interno de Archivo.

Que mediante Acta No. 27 del 28 de diciembre de 2020, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., aprobó el Programa de Gestión Documental - PGD, para la vigencia 2021-2024.

Que el 31 de diciembre de 2020, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió la Resolución No. 896 “Por la cual se adoptan el Programa de Gestión Documental - PGD y del Plan Institucional de Archivos - PINAR de la Secretarla General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se ordena la implementación de estos instrumentos archivísticos”.

Que mediante Memorando radicado No. 3-2021-10438 de fecha 8 de abril de 2021, la Oficina de Control Interno remitió a la Subdirección de Servicios Administrativos el Informe definitivo de la Auditoría realizada al Programa de Gestión Documental - PGD, con el objetivo de establecer el cumplimiento y estado de avance de los objetivos, metas y actividades de este Programa, en el cual se relacionan oportunidades de mejora que derivan en la actualización del Programa de Gestión Documental vigente.

Que mediante Acta No. 19 del 28 de septiembre de 2021, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprobó la actualización del Programa de Gestión Documental - PGD de la Entidad, el cual estará vigente hasta el 31 de diciembre de 2024.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Adoptar el Programa de Gestión Documental - PGD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., para la vigencia 2021-2024, aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta Resolución.

Artículo 2. La implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental - PGD será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Administrativos de la Dirección Administrativa y Financiera de la Subsecretaría Corporativa de la Entidad. Así mismo, le corresponde realizar las actualizaciones que requieran estos instrumentos, de acuerdo con las necesidades y requerimientos institucionales.

Artículo 3. Comunicar la presente Resolución a través de la Subdirección de Servicios Administrativos a todas las dependencias de la Secretaría General.

Artículo 4. Publicar el presente acto administrativo, así como el Programa de Gestión Documental - PGD, en la página web de la Entidad.

Artículo 5. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C, a los 28 días del mes de octubre del año 2021.

            MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

Secretaría General

NOTA: Ver Anexos.