RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 670 DE 2021

(Diciembre 31)

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del artículo 13 del Decreto Distrital No. 140 de 2021 y el artículo 16 de la Ley No. 594 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que la Ley No.594 de 2000 denominada “Ley General de Archivos” estableció reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Que el artículo 3 ibídem, define la gestión documental como el “(…) conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (…)”

Que el artículo 4 ibídem, establece dentro de los principios generales que rigen la función archivística el siguiente:

“(…) a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.(…)”

Que el artículo 11 ibídem, estableció, entre otras, la “(…) obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, en donde el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. (…)”

Que el artículo 12 ibídem, indica que la responsabilidad de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos será de la administración pública.

Que el artículo 21 ibídem, estableció que las “(...) entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. (…)”

Que el artículo 15 de la Ley No. 1712 de 2014, determina la obligación de adoptar un Programa de Gestión Documental, en donde “(…) se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. (…)”

Que el artículo 16 ibídem, indica sobre los archivos que, “(…) en su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación. (…)

Que el artículo 17 ibídem, establece que “(…) para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos: a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad. (…)”

Que el numeral 6 del artículo 2.8.2.1.16. del Decreto No. 1080 de 2015, indica que, entre una de las funciones establecidas del Comité Interno de Archivo se encuentra “(…) aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el Área de Archivo de la respectiva Entidad. (...)”, dicha función la ejerce comité a nivel institucional el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que el artículo 2.8.2.5.6 ibídem, establece que las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos.

Que la Resolución No.299 del 6 de junio de 2013, estableció el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General y derogó la Resolución No. 410 de 2004.

Que la Resolución No. 164 de 2017, derogó la Resolución No. 299 del 2013, y conformó el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto No. 1499 de 2017, establece que en cada una de las entidades del Orden Nacional y Territorial deberán integrar un “(…) Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integral de Planeación y Gestión – MIPG (…)”, dentro del cual es incluida la política de Gestión Documental.

Que mediante Resolución No.494 de 2019, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., constituyó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y reorganizó las instancias de coordinación de la Entidad.

Que en los numerales 13 y 24 del artículo 6 ibídem, estableció las funciones del Comité Institucional de Desempeño, entre ellas, “(…) Aprobar el Plan Institucional de Archivos - PINAR, junto con las Tablas de Retención Documental – TRD. (…)”; y “(…) Las demás asignadas por el Secretario General, que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. (….)”

Que el artículo 33 ibídem suprimió varios comités entre ellos el Comité Interno de Archivo.

Que dando cumplimiento a lo establecido por el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, en el que se señala que las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, se remitió dicho instrumento al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Que mediante Acta No. 26 del 29 de diciembre de 2021, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprobó la Política de Gestión Documental.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Adoptar la Política de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., la cual forma parte integral de la presente Resolución.

Artículo 2. Lo dispuesto en la Política de Gestión documental adoptada por la presente Resolución, es de obligatorio cumplimiento para todos los servidores y contratistas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Artículo 3. Comunicar la presente Resolución a través de la Subdirección de Servicios Administrativos a todas las dependencias de la Secretaría General.

Artículo 4. Publicar el presente acto administrativo, en la página web de la Entidad.

Artículo 5. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 31 días del mes de diciembre del año 2021.

MARÍA CLEMENCIA PÉREZ URIBE

Secretaria General (E)

NOTA: Ver Anexo.