RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 671 DE 2021

(Diciembre 31)

"Por la cual se adoptan las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.”

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 y el numeral 7 del artículo 13 del Decreto Distrital 140 de 2021 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000 denominada "Ley General de Archivos" estableció reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Que el artículo 3 ibídem, define la gestión documental como el "(...) conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (...)”.

Que el artículo 4 ibídem, establece dentro de los principios generales que rigen la función archivística el siguiente:

“(...) a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidady garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley. (...)”.

Que el artículo 11 ibídem, estableció, entre otras, la “(...) obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, en donde el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. (...)”.

Que el artículo 12 ibídem, indica que la responsabilidad de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos será de la administración pública.

Que el artículo 2.8.2.5.8. del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, señala los instrumentos archivísticos con los que deben contar las entidades públicas así:

"Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.

a). El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

b). La Tabla de Retención Documental (TRD).

c). El Programa de Gestión Documental (PGD).

d). Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

e). El Inventario Documental.

f). Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

g). Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.

h). Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

i). Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.”

Que el numeral 6 del artículo 2.8.2.1.16. del Decreto No. 1080 de 2015, indica que, entre una de las funciones establecidas del Comité Interno de Archivo se encuentra "(...) Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística. (...)", dicha función la ejerce a nivel institucional el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que la Resolución No. 299 del 6 de junio de 2013, estableció el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General y derogó la Resolución No. 410 de 2004.

Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, establece que en cada una de las entidades del Orden Nacional y Territorial deberán integrar un "(...) Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integral de Planeación y Gestión - MIPG (...)", dentro del cual es incluida la Política de Gestión Documental.

Que la Resolución No. 164 de 2017, derogó la Resolución No. 299 del 2013, y conformó el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que mediante Resolución No. 494 de 2019, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., constituyó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y reorganizó las instancias de coordinación de la Entidad.

Que en los numerales 13 y 24 del artículo 6 ibidem, estableció las funciones del Comité Institucional de Desempeño, entre ellas, Aprobar el Plan Institucional de Archivos - PINAR, junto con las Tablas de Retención Documental - TRD. (...)"; y "(...) Las demás asignadas por el Secretario General, que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión  - MIPG. (...)”.

Que el artículo 33 ibídem suprimió varios comités entre ellos el Comité Interno de Archivo.

Que dando cumplimiento a lo establecido por el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, en el que se señala la Tabla de Control de Acceso como uno de los instrumentos archivísticos con los que deben contar las entidades públicas, se remitió dicho instrumento al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Que mediante Acta No. 26 del 29 de diciembre de 2021, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprobó las Tablas de Control de Acceso.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Adoptar la Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo 2. Lo dispuesto en las Tablas de Control de Acceso adoptadas por la presente Resolución, es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo 3. Comunicar la presente Resolución a todas las dependencias de la Secretaría General, a través de la Subdirección de Servicios Administrativos de la entidad.

Artículo 4. Publicar el presente acto administrativo en la página web de la Entidad.

Artículo 5. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los 31 días del mes de diciembre del año 2021.

Secretaria General (E)

NOTA: Ver Anexo.