RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 003 DE 2022

(Enero 24)

Para: SUBSECRETARIOS, CONSEJEROS, ALTOS CONSEJEROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO Y DE PROYECTOS DE INVERSIÓN.

De: SECRETARIA GENERAL (E)

Asunto: CRONOGRAMA PLAZOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS VIGENCIA 2022

Con el fin de optimizar el proceso de Gestión Administrativa y Financiera de la Secretaría General, y teniendo en cuenta la normatividad aplicable, a continuación, se establece el calendario con las fechas de radicación de: cuentas para pago recurso humano y proveedores, reprogramación del PAC, entrega de información contable, fechas de ingreso a almacén y radicación de nómina; lo anterior según Circular de la Dirección Distrital de Tesorería No. 11 del 22 de diciembre de 2021 y lineamientos internos.

CALENDARIO FINANCIERO

1. RADICACIÓN DE CUENTAS

- Recurso Humano: La radicación de cuentas se realizará en las fechas establecidas en el calendario anexo. El Sistema de Gestión Contractual quedará habilitado para expedir las certificaciones de cumplimiento a partir del penúltimo día hábil de cada mes de cobro. La fecha máxima de radicación de cuentas de recurso humano será el cuarto día hábil de cada mes, excepto que estén clasificados con ARL riesgo V, que para este caso será el segundo día hábil siguiente al mes de cobro.

- Proveedores y otros: La Subdirección Financiera recibirá las cuentas y facturas, a partir de¡ primer día hábil del mes y hasta las fechas límite de recepción[1], las mismas se tramitarán de conformidad con el PAC programado.

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Nota. Estas fechas están sujetas a la implementación del nuevo catálogo presupuestal en la programación del PAC y pueden ser modificadas en el transcurso del año.

Las cuentas que se radiquen posterior a la fecha límite indicada anteriormente, podrían ser tramitadas para de pago en la primera semana del mes siguiente, siempre y cuando haya sido programado el PAC respectivo.

Las cuentas que presenten inconsistencias serán devueltas al supervisor del contrato para su respectiva subsanación de conformidad con el procedimiento de gestión de pagos vigente, una vez corregida, deberá remitirse nuevamente a la Subdirección Financiera, es importante mencionar que el trámite inicia de nuevo desde la fecha de la radicación de la subsanación. Las cuentas corregidas que no se radiquen nuevamente dentro de las fechas indicadas, deben ser priorizadas dentro de las cuentas programadas cada mes o en su defecto aplazar el pago hasta cuando se cuente con el PAC correspondiente.

Para las facturas de proveedores y demás obligaciones no contractuales, de la vigencia 2022, el trámite de radicación se debe realizar a través de memorando electrónico. Para el caso de pago de honorarios de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, se realiza en línea a través del Sistema de Gestión Contractual.

De la oportunidad en la radicación de cuentas, depende la eficiencia de los giros y por ende la utilización al máximo del PAC mensual asignado, por tanto, es importante dar estricto cumplimiento a las fechas establecidas en la presente circular.

2. RADICACIÓN DE CUENTAS QUE REQUIERAN INGRESO AL ALMACÉN

Las cuentas y facturas que requieran ingreso al almacén se deben radicar a través de memorando electrónico con destino a la Subdirección de Servicios Administrativos, teniendo en cuenta las fechas límite de recepción para pagos del mes enunciadas en el numeral anterior, relacionadas a continuación:

[3]

3. REPROGRAMACIÓN TRIMESTRAL PAC

La responsabilidad de reprogramación del PAC - Programa Anual de Caja es de los gerentes de proyecto, responsables de rubro y/o supervisores, quienes asignarán el responsable del registro de esta información en el Sistema de Gestión Contractual, de acuerdo con las necesidades de pago de las cuentas a proveedores y contratistas, tanto para los compromisos de vigencia actual como de reserva.

Esta gestión debe adelantarse trimestralmente de acuerdo con las siguientes fechas:

Así las cosas y siguiendo estrictamente las recomendaciones impartidas tanto por nuestra Secretaria General como por la Secretaría Distrital de Hacienda, la reprogramación periódica del PAC debe obedecer al ejercicio integral de planeación financiera para cada compromiso adquirido, con el fin de evitar el congelamiento y/o las sanciones administrativas por una errónea disposición de los recursos de caja Distrito Capital, impidiendo con ello la gestión efectiva de la tesorería distrital.

El sistema de gestión contractual estará habilitado hasta las 5:00 pm de las fechas anteriormente descritas, dicha fecha y hora es perentoria e improrrogable, por lo que la información que sea registrada en el sistema tendrá carácter oficial, con lo cual, dichas reprogramaciones serán solicitadas a la Secretaria de Hacienda Distrital y deberá cumplirse al 100%.

Adicionalmente y en cumplimiento de la Resolución 295 de 2017 de la Dirección Distrital de Tesorería, todos los traslados presupuestales que sean cargados y aprobados durante el último trimestre de la vigencia afectarán directamente el PAC programado del respectivo mes, por lo cual para la reprogramación de PAC del trimestre octubre - diciembre deben tener en cuentan dichos traslados.

En caso de que un determinado proyecto requiera PAC adicional o presente un exceso no utilizable de PAC en un determinado mes, deberán ser comunicadas mínimo 3 días antes del vencimiento del plazo para radicar cuentas, con el propósito de hacer los movimientos internos requeridos para la asunción de las obligaciones de pago.

4. REMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA PARA LOS REGISTROS CONTABLES Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Con el fin de elaborar, reportar y publicar los Estados de Situación Financiera, ante la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda y a los distintos entes oficiales de control, se requiere que las dependencias responsables reporten a la Subdirección Financiera la siguiente información de manera completa, fidedigna y oportuna así:

Las fechas y trámites estipulados en la presente circular, son de estricto cumplimiento, por lo cual se solicita a los responsables de las dependencias, realizar las acciones necesarias que permitan el logro de los objetivos.

Cordialmente,

MARIA CLEMENCIA PEREZ URIBE

SECRETARIA GENERAL (E)

NOTA: Ver Anexo.

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