RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 008 DE 2022

(Marzo 09)

Para: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN, DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO, DIRECCIÓN DEL SISTEMA DISTRITAL DE SERVICIO A LA CIUDADANÍA, DIRECCIÓN DISTRITAL DE ARCHIVO DE BOGOTÁ, DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL, DIRECCIÓN DISTRITAL DE RELACIONES INTERNACIONALES, OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, DIRECCIÓN DE CENTRO MEMORIA PAZ Y RECONCILIACIÓN, DIRECCIÓN DE PAZ Y RECONCILIACIÓN, DIRECCIÓN DE REPARACIÓN INTEGRAL, OFICINA ASESORA JURÍDICA, OFICINA CONSEJERÍA DE COMUNICACIONES, OFICINA DE ALTA CONSEJERÍA DE PAZ, VÍCTIMAS Y RECONCILIACIÓN, OFICINA DE CONTROL INTERNO, OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO, OFICINA DE LA ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES -TIC, OFICINA DE PROTOCOLO, OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, SECRETARÍA PRIVADA, SUBDIRECCIÓN DE IMPRENTA DISTRITAL, SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN INTERNACIONAL, SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, SUBDIRECCIÓN DEL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, SUBDIRECCION DEL SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS, SUBDIRECCIÓN FINANCIERA, SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL DISTRITO, SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL, SUBSECRETARÍA DE SERVICIO A LA CIUDADANÍA, SUBSECRETARÍA DISTRITAL DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

De: SECRETARIA GENERAL

Asunto: LINEAMIENTOS PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO VIGENCIA 2022

Radicado: 3-2022-8487

Atendiendo lo dispuesto en el “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales" expedido por la Secretaría Distrital de Hacienda en el año 2019, en particular el numeral "4.2 Toma Física de Bienes ", se informa a los funcionarios y contratistas de la entidad que durante la presente vigencia se llevará a cabo la toma física de inventarios de los bienes, con excepción de los elementos consumibles.

Para la anterior actividad, es indispensable contar con la colaboración del personal que tenga inventarios a cargo, gestores de inventarios y, también, coordinadores de sede o jefes de las diferentes dependencias de la entidad, con el fin de facilitar la ubicación e identificación de los bienes, así como los trámites relacionados con las actualizaciones que se consideren necesarias. En tal sentido, se recomienda que cada persona con inventario a cargo revise la ubicación actual de los elementos con el objeto de brindar claridad y facilitar el registro de cada elemento en la base de datos de la toma física.

Para llevar a cabo las actividades de la toma física, la Subdirección de Servicios Administrativos cuenta con un grupo de personal denominado "Equipo de Toma Física", quienes se encargarán de las actividades de registro de información, registro fotográfico, plaqueteo de elementos (cuando se requiera), entre otras actividades relacionadas con la actualización y conciliación de los inventarios.

Para el registro de la información, la Subdirección de Servicios Administrativos definió la siguiente metodología:

1. Se establecerá un cronograma de visitas con el cual el Equipo de Toma Física se pondrá en contacto con el gestor de inventarios y el coordinador de la sede o jefe de la dependencia, con el fin de concretar los horarios y días en que se realizará la toma física.

2. Cuando el Equipo de Toma Física llegue a la sede, se comunicará con el gestor de inventarios para determinar el recorrido que se realizará dentro de la sede.

3. El Equipo de Toma Física identificará todos los espacios ubicados en la sede con el fin de garantizar que el 100% de las zonas sean visitadas y todos los bienes sean registrados.

4. Una vez identificados los espacios, el Equipo de Toma Física procederá a recorrer la sede registrando la totalidad de bienes incluyendo los ubicados en techos, muros, zonas comunes y adicionalmente, indagará para saber si hay elementos guardados en muebles y/o bajo llave, los cuales, también serán revisados y registrados. Esta actividad se realizará evitando interrumpir las actividades del personal que esté usando los elementos y empleando el menor tiempo posible, sin embargo, se requiere de la colaboración de cada uno de los usuarios de los bienes para que permitan la revisión y registro.

5. Con el fin de dejar la información actualizada, el Equipo de Toma Física de inventarios generará los documentos denominados "Acta de Levantamiento Físico FT-1171" y/o "Registro Manual de Inventarios FT-427" los cuales contarán con el listado de elementos que cada persona tenga bajo su uso y/o responsabilidad. Dichos formatos acreditarán la responsabilidad sobre los bienes y, si es necesario, servirán de soporte para el registro de traslados en el sistema de inventarios. Para el caso del Acta de Levantamiento Físico (FT-1171), el formato deberá contar con la firma de la persona del Equipo de Toma Física encargada del registro, el servidor responsable de los bienes, el jefe de dependencia o coordinador de la sede y la firma del Gestor de Inventarios de la dependencia (no obligatoria) como testigo de la labor realizada. Para el caso del formato de Registro Manual de Inventarios (FT-427) el responsable deberá firmar frente a cada elemento en la columna denominada "21. FIRMA SI APLICA".

6. En los casos en que no se defina una persona como responsable de los bienes, el jefe de la dependencia o coordinador de sede deberá designar algún responsable o en su defecto asumir la responsabilidad del elemento firmando el documento correspondiente. En caso tal que ninguna persona se haga responsable del bien, el Equipo de Toma Física está autorizado para retirar el elemento de la dependencia o sede con el fin de reintegrarlo a la bodega del Almacén General.

7. En los casos en que se encuentren bienes sin placa o con placa ilegible, si con el apoyo del gestor de inventarios y/o el responsable de los bienes se logra conocer la placa que corresponde, se solicitará la impresión de la placa y se procederá al registro en la base de datos de la toma física (siempre y cuando el bien concuerde con los datos del sistema de inventarios). Si, por el contrario, no se logra identificar el elemento, se asignará una placa provisional la cual permitirá el registro en la base de datos de la toma física como sobrante mientras se logra establecer cuál es la identificación. A los elementos con placa provisional también se les designará un responsable o, en su defecto se llevarán al Almacén General.

8. Al finalizar los recorridos y la revisión, se consolidará un informe por dependencia o sede el cual contendrá la cantidad de elementos registrados, cantidad de actas firmadas, cantidad de actas pendientes por firma (situación que se debe evitar en lo posible), cantidad de elementos con placa provisional (sobrantes), cantidad de elementos no encontrados, entre otras observaciones. Dicho informe será remitido al jefe de la dependencia o coordinador de sede según corresponda con copia al gestor de inventarios.

Es importante que en cada sede o dependencia se brinde colaboración al Equipo de Toma Física con lo siguiente:

1. Durante las jornadas de visita evitar los traslados de elementos a menos que sea estrictamente necesario.

2. Permitir al Equipo de Toma Física la impresión de las actas de levantamiento físico y demás documentos que se requieran en el marco de la actividad.

3. Destinar un espacio, preferiblemente bajo llave, para que el Equipo de Toma Física guarde los elementos con los cuales realizará la toma física (computadores portátiles, lectores de código de barras, entre otros).

Se recomienda que con anterioridad a las visitas del Equipo de Toma Física los gestores de inventarios verifiquen en sus sedes o dependencias, si existen bienes ubicados en alturas, ubicados en lugares de difícil acceso, bienes bajo llave y si hay elementos que están en constante movimiento, con el fin de facilitar la verificación de estos por parte del Equipo de Toma Física. Si se requiere de algún apoyo especial para la verificación de dichos bienes, se deberá informar al equipo de Toma Física para los fines pertinentes.

Adicionalmente, se debe tener presente que, de acuerdo con la ley 734 de 2002 "Por la cual se expide el Código Disciplinario Único", en su título IV de "Derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflicto de intereses del servidor público", Articulo 34, se indica que, entre los deberes del servidor público se encuentran los siguientes:

"21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.”

"22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. "

Respecto a los contratistas, se debe tener presente que entre las obligaciones generales establecidas en los Contratos de Prestación de Servicios, se establece el deber de "Vigilar y salvaguardar los bienes que le hayan sido encomendados, utilizarlos debida y racionalmente, hacer su devolución al término del contrato y responder por su deterioro anormal o pérdida".

En tal sentido, tanto contratistas como funcionarios de la entidad deberán presentar los bienes a su cargo en el momento en que el Equipo de Toma Física lo requiera, informar sobre cualquier novedad que se haya podido presentar con los bienes y proceder de acuerdo con los procedimientos de la entidad en los casos de pérdida y/o hurto. Si la persona responsable queda con elementos registrados como faltantes de manera injustificada, dichos elementos serán clasificados como faltantes definitivos y serán puestos en conocimiento del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable para su posterior reporte a la Oficina de Control Interno Disciplinario para los fines pertinentes.

Dada la importancia de la toma física, se espera contar con la mejor disposición y colaboración de todo el personal de la entidad para contribuir a la revisión y conciliación de los inventarios.

Cordialmente,

MARÍA CLEMENCIA PÉREZ URIBE

SECRETARIA GENERAL

Luz Karime Fernández Castillo - Subsecretaria Corporativa - Aprobó 

Marcela Manrique Castro - Directora Administrativa y Financiera - Aprobó

Paulo Ernesto Realpe Mejía - Jefe Oficina Asesora Jurídica - Revisó

María Yenifer Prada Peña - Subdirectora de Servicios Administrativos - Revisó

Fidel Quiroga Triana - Profesional Especializado -Sub.Servicios Administrativos - Revisó

Jilmar Andrés Hernández C. - Contratista -Sub. Servicios Administrativos - Elaboró