RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 010 DE 2022

(Mayo 17)

Para: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES/AS, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA, SOCIEDADES PUBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES(AS) LOCALES, VEEDURIA DISTRITAL.

De: SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C

Asunto: REITERACIÓN PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS - CIRCULAR 095 DE 2020

Radicado: 2-2022-15103

Respetados(as) doctores(as), reciban un cordial saludo.

Atendiendo el procedimiento establecido en la Circular 095 de 2020 de la Secretaría General y con miras a garantizar la gestión efectiva, eficiente y oportuna de las situaciones administrativas de los servidores y servidoras que por competencia debe conceder la señora Alcaldesa Mayor y/o la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se reitera el cumplimiento de los términos con los cuales deben ser radicadas las correspondientes solicitudes ante la Secretaría General, así:

1. Las solicitudes relacionadas con situaciones administrativas deben ser radicadas con antelación de mínimo siete (7) días hábiles a la fecha de inicio.

2. Las solicitudes de licencias por enfermedad, maternidad paternidad y luto deberán ser informadas al momento de la ocurrencia del hecho

3. Las solicitudes de vacaciones que impliquen pago, se deberán radicar con una antelación de mínimo treinta (30) días hábiles a la fecha de inicio del disfrute.

De igual forma, es preciso indicar que, para tramitar comisiones de servicios, se deberán allegar los siguientes documentos.

1. Solicitud que incluya:

1.1. Certificación en la que conste el nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia y entidad a la cual pertenece la persona que requiere la comisión.

1.2. Denominación y fechas de inicio y terminación del evento.

1.3. Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.25 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 648 de 2017.

1.4. Indicar quién asume los gastos de tiquetes aéreos y viáticos, y si se requiere que la entidad realice un traslado presupuestal para los mismos. En caso de que los gastos que genera la comisión sean asumidos en forma parcial por la entidad y un organismo, debe indicarse la diferencia.

1.5. Invitación al evento expedida por el gobierno extranjero u organismo internacional que incluya la respectiva naturaleza jurídica y la discriminación de los gastos que se pagarán en el exterior, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.40. del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 648 de 2017, si a ello hubiere lugar.

Cuando la invitación sea en idioma diferente al español, la misma deberá acompañarse de la respectiva traducción, la cual no tiene que ser "traducción oficial".

1.6. Justificación del porqué la asistencia del comisionado al evento es importante para la entidad; adicionalmente debe exponerse la relación directa entre el objeto del evento y las funciones del(a) servidor(a) público(a) comisionado(a).

1.7. Visto bueno del Secretario/a de Despacho cabeza del respectivo sector administrativo, cuando la solicitud sea de entidades descentralizadas, el cual deberá estar acreditado a través de cualquier medio electrónico.

2. Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuando la Entidad asuma total o parcialmente el costo de la comisión.

3. Resolución del Ministerio del Interior que autoriza la comisión, cuando quien asume total o parcialmente los costos de la misma sea un gobierno extranjero u organismo internacional, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 129 de la Constitución Política.

4. Proyecto de acto administrativo en archivo "Word".

5. Aclaración del porcentaje de viáticos que se otorga discriminados por días.

6. Los demás documentos que soportan la comisión, como contratos y convenios.

Adicionalmente, en caso de Secretarios(as) de Despacho, Directores(as), Gerente, Veedor(a), Alcalde(sa) Local, y demás miembros del Gabinete Distrital que requieran de encargo, se deberá allegar la siguiente documentación:

1. Certificación de cumplimiento de requisitos del cargo de la persona que va a quedar encargada o a quien se debe asignar funciones, en la cual se especifique nombre completo, identificación, denominación del cargo actual, dependencia y entidad a la cual pertenece la persona e indicar que cumple requisitos para el respectivo cargo de acuerdo con el manual de funciones de cada Entidad.

2. Certificados de antecedentes: Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Personería de Bogotá, D.C., y Policía Nacional de Colombia.

3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona encargada o a quien se asignará funciones.

En todo caso, al momento de solicitar el trámite de una comisión, las entidades deben tener en cuenta los lineamientos sobre austeridad y transparencia del gasto público emitidos mediante el Decreto Distrital 492 de 2019.

Las solicitudes que sean radicadas de forma extemporánea o con la documentación incompleta, serán devueltas sin tramitar y la entidad debe radicar nuevamente la solicitud

Finalmente, se recuerda que las solicitudes deben ser radicadas ante la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., con copia a la Dirección de Talento Humano, en las instalaciones de esta Secretaría, ubicada en la Carrera 8 No. 10 - 65 o remitidas al correo electrónico ventanillaelectronica@alcaldiaboqota.gov.co

La presente Circular modifica en lo pertinente la Circular 095 del 10 de diciembre de 2020

Cordialmente,

MARIA CLEMENCIA PÉREZ URIBE

SECRETARIA GENERAL

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Aprobó: Luz Karime Fernández Castillo - Subsecretaria Corporativa

Revisó: Luisa Betancourth - Contratista Subsecretaria Corporativa

Proyectó: Nathalie Andrea Ríos Muñoz - Asesora.