RESOLUCIÓN 218 DE 2022

(Junio 29)

Derogada por la Resolución 035 de 2023

Por medio de la cual se regula el trámite de conciliación extrajudicial en materia de lo contencioso administrativo y se dictan otras disposiciones

LA PROCURADORA GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en el artículo 277 de la Constitución Política, numeral 7 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, modificado por el Decreto Ley 1851 de 2021, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 275 de la Constitución Política señala que la Procuradora General de la Nación es Suprema Directora del Ministerio Público.

Que el numeral 7 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, modificado por el Decreto Ley 1851 de 2021, establece que es función de la Procuradora General de la Nación, “[e]xpedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley”.

Que de acuerdo con lo previsto en el inciso segundo del artículo 37 del Decreto Ley 262 de 2000 “(…) los procuradores judiciales en lo Contencioso Administrativo tendrán funciones de conciliación en los términos señalados por las leyes que regulan esta materia”.

Que de conformidad con el artículo 41 del Decreto Ley 262 de 2000, "(...) los procuradores judiciales tienen la condición de agentes del Ministerio Público, para lo cual intervendrán ante las autoridades judiciales indicadas en los artículos siguientes, de conformidad con lo establecido en la Constitución, la ley y lo dispuesto por el Procurador General. Igualmente, intervendrán en los trámites de conciliación”.

Que el artículo 42A de la Ley 270 de 1996, modificado por el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009^[1], estableció la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad para acceder ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, en ejercicio de los medios de control de nulidad y restablecimiento del derecho, reparación directa y controversias contractuales contemplados en los artículos 138, 140 y 141 de la Ley 1437 de 2011.

Que el artículo 23 de la Ley 640 de 2001^[2], determina que las conciliaciones extrajudiciales en materia de lo contencioso administrativo sólo podrán ser adelantadas por los agentes del Ministerio Público asignados a la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

Que de conformidad con el numeral 9 del artículo 5 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, CPACA), modificado por el artículo 1 de la Ley 2080 de 2021, toda persona tiene derecho a relacionarse con las autoridades por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad o integrados en medios de acceso unificado a la administración pública, en consonancia con el artículo 54 del mismo Código, modificado por el artículo 9 de la Ley 2080 de 2021 que dispone que toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos.

Que el artículo 53 ibídem señala que “[l]os procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos”.

Que el artículo 8 del Decreto Ley 2106 de 2019[3], dispone que "[c]uando las entidades habiliten canales digitales para el cumplimiento de sus competencias deberán relacionarse por dichos medios. Únicamente se utilizarán otros medios cuando la ley así lo exija". En consonancia con lo dispuesto en el artículo 53A de la Ley 1437 de 2011, adicionado por el artículo 8 de la Ley 2080 de 2021, establece que cuando las autoridades habiliten canales digitales para comunicarse entre ellas, tienen el deber de utilizar este medio en el ejercicio de sus competencias.

Que de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.4.3.1.1.7. y artículo 2.2.4.3.1.1.9 del Decreto Reglamentario 1069 de 2015^[4] en desarrollo del trámite de conciliación extrajudicial en materia contencioso administrativa se celebra una audiencia dirigida por el Ministerio Público en la que se exponen los puntos de vista de las partes y proponen fórmulas de arreglo con el objeto de lograr un acuerdo conciliatorio.

Que con ocasión de la emergencia sanitaria por el Covid-19, la Procuraduría General de la Nación, mediante la Resolución 143 de 31 de marzo de 2020, habilitó un enlace en la sede electrónica de la página web y dispuso el uso de correos electrónicos en todas las sedes del país a la ciudadanía para la radicación de sus distintas solicitudes de trámite de conciliación.

Que por medio de la Resolución 127 del 16 de marzo de 2020, se autorizó a los agentes del Ministerio Público para celebrar audiencias de conciliación no presenciales; y a través de la Resolución 312 de julio 29 de 2020, se autorizó a los procuradores judiciales para adelantar en cualquier tiempo audiencias de conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo bajo la modalidad no presencial, de manera sincrónica o asincrónica, haciendo uso de las tecnologías de la información, con las que se garantizara su autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta.

Que en aras de continuar implementando el uso y apropiación de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y dados los resultados obtenidos con la realización de las audiencias no presenciales durante la emergencia sanitaria, se hace necesario incorporar de manera permanente la nueva regulación introducida en los trámites administrativos por la Ley 2080 de 2021 en materia de TICs al interior de los trámites de conciliación a cargo de la Procuraduría General de la Nación, en aras de facilitar y agilizar la prestación del servicio a los usuarios y garantizar los principios de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política.

RESUELVE:

TÍTULO I

DE LAS GENERALIDADES

CAPÍTULO I

PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y RADICACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN ASUNTOS DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

ARTÍCULO 1. PRESTACIÓN DEL SERVICIO. La Procuraduría General de la Nación presta el servicio de conciliación extrajudicial en materia de lo contencioso administrativo, para cuyo trámite prevalecerá el uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones.

Para ello, se adoptará las medidas necesarias que garanticen el derecho a la igualdad debido proceso, transparencia y la publicidad. El agente del Ministerio Público a cargo del trámite de conciliación extrajudicial procurará la efectiva comunicación con los usuarios de la conciliación, a través de los canales digitales dispuestos por la entidad con el fin de permitir el conocimiento oportuno de las decisiones y el ejercicio pleno de sus derechos.

ARTÍCULO 2. RADICACIÓN. Las solicitudes de conciliación en materia de lo contencioso administrativo deberán ser radicadas por cualquiera de los siguientes medios:

1. Enlace: En la sede electrónica del portal web de la Procuraduría General de la Nación:

https://www.procuraduria.gov.co/portal/conciliacion_extrajudicial_%20contencioso_administrativa.page

2. Correo electrónico: Para tal efecto, se ha dispuesto una dirección de correo electrónico en las sedes donde operan procuradurías judiciales que ejercen funciones de conciliación en materia de lo contencioso administrativo:

PARÁGRAFO. Excepcionalmente se recibirán en medio físico las solicitudes de conciliación extrajudicial en asuntos administrativos y demás requerimientos y recursos, cuando no se cuente con acceso o se presenten dificultades o imposibilidad para hacer uso de los canales digitales y electrónicos dispuestos por la Entidad, situación que deberá acreditase siquiera sumariamente.

El interesado deberá radicar la solicitud en los centros de atención al público del nivel central y territorial de la Procuraduría General de la Nación, dependencias que procederán a digitalizarlas con todos sus anexos, a registrarlas en el sistema de información dispuesto para ello, y a remitirlas al competente para su respectivo trámite.

TÍTULO ll

DE LAS AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL

CAPITULO I

MODALIDAD DE LAS AUDIENCIAS

ARTÍCULO 3. AUDIENCIA NO PRESENCIAL SINCRÓNICA^[5]. Los procuradores judiciales encargados de adelantar procedimientos de conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, realizarán las audiencias de que trata el artículo 2.2.4.3.1.1.7 del Decreto 1069 de 2015 o aquellas que lo modifiquen, sustituyan o deroguen, en la modalidad no presencial sincrónica.

En la modalidad de audiencia no presencial sincrónica se hará uso de los medios autorizados y dispuestos^[6] por la entidad para tales efectos, garantizando la autenticidad integridad, conservación y posterior consulta de los documentos correspondientes.  Igualmente, la plena identificación y representación de los intervinientes e interesados.

Las audiencias deberán ser grabadas en audio y video, circunstancia que será informada a los intervinientes y de lo cual se dejará expresa constancia. La grabación hará parte del respectivo expediente electrónico[7]^.

ARTÍCULO 4. AUDIENCIA PRESENCIAL. Excepcionalmente la audiencia de conciliación extrajudicial podrá realizarse de manera presencial, en aquellos eventos en que los sujetos intervinientes presenten solicitud debidamente justificada.

La solicitud deberá presentarse con tres (3) días de antelación a la fecha dispuesta para la celebración de la audiencia, indicando las razones por las cuales no puede realizarse la audiencia de conciliación de manera no presencial sincrónica, a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

La petición será resuelta por el procurador a cargo, quien podrá disponer realizarla de manera presencial o combinándose con la modalidad no presencial sincrónica, esta decisión deberá ser comunicada a los interesados.

PARÁGRAFO. Se considerarán presenciales las audiencias de conciliación extrajudicial en las que el procurador a cargo y uno o más de los interesados asistan de manera física a la audiencia, sin perjuicio de que otro u otros de los intervinientes lo hagan a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. En cualquier caso, se dejará constancia en el expediente de la modalidad de audiencia de conciliación extrajudicial que se realice.

CAPÍTULO ll

CONVOCATORIA Y TRÁMITE DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL

ARTÍCULO 5. CONVOCATORIA A LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN. El auto mediante el cual fije fecha para la realización de la audiencia de conciliación extrajudicial deberá indicar:

1.    La modalidad de la audiencia de conciliación.

2.    Las reglas para su desarrollo.

3.    Los requerimientos de información y documentos:

- Nombre completo del apoderado.

- Copia digital del documento de identificación del apoderado.

- Copia digital de la tarjeta profesional de abogado del apoderado, a efectos de verificarse su vigencia en el Registro del Consejo Superior de la Judicatura.

- Copia digital del poder otorgado con la facultad expresa de conciliar, o de la sustitución, cuando corresponda, con los documentos que acrediten la representación legal de la entidad pública o privada que lo otorga o el documento de identificación de la personal natural, según el caso.

- No se exigirá la presentación personal de los poderes conferidos a los abogados ante juez, oficina judicial de apoyo o notario, bastará con que se cumplan los requisitos establecidos en el artículo 5 de la Ley 2213 del 13 de junio de 2022, así como aquellas que la modifiquen, deroguen, sustituyan o complementen.

- Datos de contacto del apoderado: número telefónico y correo electrónico (el cual deberá coincidir con el inscrito en el Registro Nacional de Abogados).

Esta información deberá ser entregada por las partes, mínimo dos (2) días antes de la realización de la audiencia, salvo que haya sido previamente aportada.

4. Requerir a la entidad convocada el documento en que conste la decisión debidamente suscrita por el comité de conciliación u órgano competente sobre la convocatoria de conciliación, y en la que se adviertan sus fundamentos. Dicha acta o certificación deberá remitirse en medio electrónico, mínimo con dos (2) días de antelación a la fecha establecida para la realización de la audiencia.

En caso de que la parte convocante sea una entidad pública, también deberá aportar esta información y documentación.

ARTÍCULO 6. DESARROLLO DE LA AUDIENCIA. La audiencia de conciliación extrajudicial no presencial sincrónica, se desarrollará en los términos establecidos en la Ley 640 de 2001, el Decreto 1069 de 2015, así como aquellas disposiciones que las modifiquen, sustituyan o deroguen y demás normas concordantes.

En cualquier caso, el procurador a cargo levantará acta de la audiencia en la que describirá la modalidad en que se tramitó, identificará a los intervinientes y realizará una síntesis de sus intervenciones. Dicha acta será suscrita por el procurador garantizando su autenticidad y será remitida a los comparecientes e inmediatamente se incorporará al expediente de forma electrónica.

En igual sentido, el Procurador expedirá el acta y las constancias de que tratan los artículos 1º y 2º de la Ley 640 de 2001, o de aquellas disposiciones que la modifique sustituya o derogue y las demás normas concordantes.

ARTÍCULO 7. AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN SIN ACUERDO. En las audiencias de conciliación extrajudicial en las que no se logre un acuerdo entre las partes, el procurador expedirá la constancia de que trata el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 640 de 2001, la cual deberá ser remitida desde el correo electrónico institucional al interesado, siempre que se garantice la autenticidad del documento y se deje acreditada su recepción por el interesado. En caso contrario, quedará a disposición del interesado la constancia en medio físico.

ARTÍCULO 8. AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN CON ACUERDO. En las audiencias de conciliación extrajudicial en las que se logre un acuerdo total o parcial, deberá indicarse claramente la manifestación de voluntad de las partes a través de sus representantes facultados para conciliar. El procurador de conocimiento suscribirá el acta en la que certificará los acuerdos alcanzados, total o parcialmente y emitirá las constancias, según corresponda.

ARTÍCULO 9. REMISIÓN DE LAS ACTAS DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL A LA RAMA JUDICIAL. Las actas del acuerdo que se remiten al juez o corporación competente deben ser radicadas a través de su sede electrónica o el correo electrónico dispuesto por el centro de servicios o reparto de la rama judicial en cada ciudad/región, cuando se tenga dispuesto tal medio, en caso contrario, se radicarán de manera física.

TÍTULO III

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 10. INTEROPERABILIDAD. La Procuraduría General de la Nación podrá concertar con otras entidades públicas para que el trámite de las solicitudes de conciliación extrajudicial a las cuales deben acudir en calidad de convocantes o convocadas pueda realizarse, preferentemente, a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Para ello, el Procurador Delegado con funciones mixtas 6: Para la Conciliación Administrativa junto con la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital de la Procuraduría General de la Nación, deberán definir las condiciones mínimas que serán requeridas a la entidad correspondiente para que sea posible habilitar este mecanismo a más tardar dentro del año siguiente a la fecha de expedición de la presente resolución.

ARTÍCULO 11. GESTIÓN DOCUMENTAL. La División de Documentación de la Procuraduría General de la Nación instruirá a todas las Procuradurías encargadas del trámite de conciliaciones extrajudiciales en materia de lo contencioso administrativo sobre el archivo de gestión, central e histórico de los expedientes híbridos y electrónicos de conciliación y apoyará a la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital en la implementación del protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente.

ARTÍCULO 12. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 312 de 29 de julio de 2020 y demás que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 29 días del mes de junio de 2022.

MARGARITA CABELLO BLANCO

Procuradora General de la Nación

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