CIRCULAR 15 DE 2022

(Septiembre 13)

Para: SERVIDORES Y SERVIDORAS DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D. C.

De: SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ (E)

Asunto: INSTRUCCIONES DE USO DE PUESTOS DE TRABAJO UBICADOS EN LA RED CADE DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D. C. - PRUEBA PILOTO

Estimados (as) servidores y servidoras, cordial saludo,

La Política Pública Distrital de Gestión Integral de Talento Humano 2019-2030 - PPDGITH, adoptada en el Documento CONPES D. C. No. 7[1] estableció como uno de sus objetivos específicos: incrementar la calidad de vida del Talento Humano Distrital y dispuso el Programa de movilidad laboral, “que le apuesta a promover una rotación ordenada y con propósito hacia el mejoramiento de las competencias y las condiciones o entornos de vida de las personas que están vinculadas a la administración distrital, mediante su traslado y/o reubicación entre procesos organizacionales o entre entidades y complementar la estrategia de teletrabajo, a través de la reubicación geográfica cuando sea posible, entre sedes o entidades distritales. Además, seguramente la ciudad deberá avanzar en la definición de nuevos lugares o esquemas de trabajo que aprovechan infraestructura existente para promover la reubicación de sus espacios laborales, tales como el co-working, que al encontrarse desplegados en toda la ciudad seguramente facilitan las condiciones de desplazamiento de las personas hacia sus lugares de trabajo y les proveen de espacios de trabajo digno en los territorios”.

En efecto, el mejoramiento de la calidad de vida del talento humano hace parte de las metas que se propone alcanzar el Plan de Bienestar e Incentivos que conforma a su vez el Sistema de Estímulos que se encuentra regulado en el Decreto Ley 1567 de 1998, siendo su propósito elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar de los empleados públicos.

Con base en lo expuesto, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., adoptó los lineamientos para la formulación del Plan Estratégico de Talento Humano, a través de la Resolución No. 660 del 30 de diciembre de 2021, conformado entre otros por el Plan de Bienestar e Incentivos que, para la vigencia 2022, fue adoptado mediante Resolución No. 025 del 18 de enero de 2022.

Así pues y con el fin de adelantar acciones que coadyuven al bienestar de los (as) servidores (as) públicos (as) y a efectos de impulsar y promocionar el objetivo propuesto en la PPDGITH la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., ha dispuesto en los puntos presenciales de la Red CADE doce (12) puestos de trabajo, que pueden ser usados por quienes lo requieran conforme las instrucciones que a continuación se detallan, contribuyendo así a mejorar su calidad de vida laboral y reduciendo el tiempo de movilidad con miras a impactar positivamente en la productividad.

1. ALCANCE

Los puestos de trabajo ubicados en los puntos presenciales de la Red CADE podrán ser usados por los (las) servidores (as) públicos (as) de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., que, por razones excepcionales y especiales debidamente motivadas, no puedan desplazarse a su sede de trabajo habitual para el desempeño de sus funciones. Este uso estará sujeto al horario de atención asignado a cada sede de trabajo.

El uso de los puestos de trabajo no aplica para aquellos servidores que debido a las funciones asignadas deban desempeñarlas de manera presencial en una sede específica de la Entidad, quienes desarrollen sus funciones por turnos de trabajo o que tengan horarios flexibles asignados, conforme lo dispuesto por la Resolución No. 040 del 28 de enero de 2022.

En caso que las necesidades del servicio exijan el desarrollo de las funciones en la sede habitual de trabajo, el (la) servidor (a) deberá atender el llamado que para el efecto realice el (la) jefe inmediato.

2. ESPACIOS DISPONIBLES

Los espacios disponibles corresponden a doce (12) puestos de trabajo que están distribuidos en las siguientes sedes de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C..

- Super Cade Bosa: Cuatro (4) puestos

Dirección: Avenida Calle 57 R Sur No. 72 D -12

Horario de atención: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:30 p.m. Sábado de 8 a.m. a 12 m.

- Super Cade Manitas: Tres (3) puestos

Dirección: Carrera 18L No. 70B - 50 Sur

Horario de atención: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:30 p.m. Sábado de 8 a.m. a 12 m.

- Cade La Victoria: Dos (2) puestos

Dirección: Diagonal 37 Sur No. 2-00 Este

Horario de atención: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:00 p.m.

- Cade Gaitana: Tres (3) puestos

Dirección: Transversal 126 No. 133 - 32

Horario de atención: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:00 p.m.

Estos puestos cuentan con equipo de cómputo con conexión a internet y mobiliario ergonómico (Silla y escritorio).

3. DERECHOS

Los (las) servidores (as) públicos (as) que hagan uso de los espacios disponibles en sede diferente a la habitual, mantienen los mismos derechos salariales y prestacionales que les corresponden, en razón a su vinculación legal y reglamentaria.

4. RESPONSABILIDADES

Los (las) servidores (as) públicos (as) que hagan uso de los espacios disponibles tendrán las siguientes responsabilidades:

a) Usar los elementos y puesto de trabajo únicamente para fines institucionales y atendiendo el deber de cuidado.

b) Suscribir la asignación del inventario y hacer devolución de este, en los términos dispuestos en el punto No. 6 de este documento.

c) Guardar la reserva de la información que le sea encomendada en el marco de sus funciones.

d) Cumplir con sus funciones en el horario de trabajo que tiene asignado.

e) Suscribir la planilla de ingresos y salidas establecida en cada sede de trabajo, así como el cumplimiento con el horario de trabajo, en los términos dispuestos en los artículos 2 y 3 de la Resolución No. 040 del 28 de enero de 2022.

f) En caso de que los equipos de cómputo presenten fallas para su adecuado uso, deberán reportarlo directamente al correo electrónico oticsoporte@alcaldiabogota.gov.co.

5. PROCEDIMIENTO DE LAS SOLICITUDES

El uso de los espacios se realizará previa reserva y no podrá ser superior a dos (2) meses. Los (as) servidores (as) públicos (as) deberán adelantar el siguiente procedimiento para gestionar la reserva del puesto de trabajo, previa aprobación de las razones excepcionales y especiales debidamente motivadas conforme se indicó en el punto No. 1:

a) Cuando la reserva del puesto de trabajo sea requerida por un tiempo superior a diez (10) días hábiles y hasta dos (2) meses, el jefe inmediato del (la) servidor (a) interesado (a), deberá enviar la solicitud con cinco (5) días hábiles de antelación, a través del SIGA y dirigido a la Subdirección de Servicios Administrativos.

b) Cuando la reserva del puesto de trabajo sea requerida para un tiempo inferior a diez (10) días hábiles, la solicitud deberá ser enviada por el jefe inmediato con cinco (5) días hábiles de antelación vía correo electrónico a subdireccionadministrativa@alcaldiabogota.gov.co, con copia a myprada@alcaldiabogota.gov.co.

c) La solicitud deberá contener la siguiente información:

i) identificación del (la) servidor (a) público (a).

ii) Ubicación permanente.

iii) Ubicación de la cual solicita préstamo.

iv) Motivación de su solicitud.

v) Aprobación del jefe inmediato.

d) Recibida la solicitud de reserva, la Subdirección de Servicios Administrativos informará la disponibilidad de los espacios y emitirá su aprobación vía correo electrónico si se trata de solicitudes de reserva inferiores a diez (10) días hábiles o vía SIGA si se trata de un tiempo superior, con copia a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, con el fin que ésta última realice el reporte respectivo a la ARL Positiva.

En caso de presentarse situaciones que constaten el incumplimiento de las responsabilidades del (la) servidor (a) público (a) frente al uso del puesto de trabajo, la Subdirección de Servicios Administrativos podrá dar por terminada la reserva de manera unilateral, informando de ello a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía.

Así mismo, la constatación por parte del jefe inmediato del incumplimiento de las actividades asignadas o del horario de trabajo por parte del (la) servidor (a) público (a), generará la terminación de la reserva de manera unilateral, para lo cual se deberá informar a la Subdirección de Servicios Administrativos, a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía. Ello sin perjuicio de la valoración que se haga de estas situaciones en la evaluación de desempeño laboral, la determinación del descuento de los días no laborados y el reporte del caso a la Oficina de Control Disciplinario Interno.

6.  ASIGNACIÓN DE INVENTARIOS

En caso de que la reserva del espacio se conceda por un término inferior a diez (10) días hábiles, el inventario del puesto de trabajo y los elementos que lo conforman, continuará a cargo del responsable de punto del Cade o Super Cade, sin embargo, se deberá suscribir formato de evidencia de reunión (FT-449) tanto al recibir los bienes como al entregarlos al finalizar la labor a efectos de proceder con su uso. En dicho documento se deberán registrar como mínimo los siguientes datos:

- Fecha de entrega de los bienes.

- Indicar que los bienes se entregan para trabajo en la modalidad co-working o, en caso de devolución, indicar que los bienes fueron usados para dicha modalidad.

- Mencionar la placa, descripción y estado de los bienes.

- Indicar claramente quien entrega y quien recibe los bienes, mencionando nombre completo y número de cédula de ambos.

En caso de que la reserva del espacio se conceda por un término mayor a diez (10) días y hasta dos (2) meses, el inventario se asignará al (a la) servidor (a) público (a) que lo usará. Al finalizar su uso, deberá realizar devolución del inventario al coordinador (a) del CADE o SuperCADE.

Indistintamente de la dependencia a la que esté vinculado el (la) servidor (a), el inventario seguirá siendo parte del CADE o SuperCADE en donde esté ubicado el puesto de trabajo y, por ninguna razón, podrá ser trasladado a alguna persona distinta del coordinador (a) de la sede, ni podrá retirarlo del punto.

El responsable de los bienes deberá cumplir con los procedimientos del proceso de Recursos Físicos relacionados con la gestión de los bienes que le sean asignados y, en caso de algún siniestro (daño, pérdida o robo), deberá generar de inmediato el informe de tiempo modo y lugar de los hechos y enviarlo al Subdirector (a) de Servicios Administrativos con copia al coordinador (a) del CADE o Super CADE

7. EVALUACIÓN PRUEBA PILOTO

El uso de los puestos finalizará el 31 de diciembre de 2022 y al cabo de los dos (2) meses siguientes, la Dirección de Talento Humano, la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, evaluarán el piloto aquí desarrollado a efectos de determinar su uso permanente en la Entidad y la correspondiente retroalimentación de las lecciones aprendidas.

Cordialmente,

LUZ KARIME FERNÁNDEZ CASTILLO

Secretaría General (E)

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